Kiedy rozpocząć windykację długu?

Większości polskich przedsiębiorców znany jest problem z zatorami płatniczymi i nierzetelnymi kontrahentami. Z wielu przyczyn obawiają się jednak rozpocząć proces egzekwowania należnej im zapłaty. Najczęściej boją się, że w ten sposób stracą ważnego klienta i szanse na kontynuację współpracy. Próby wyegzekwowania pieniędzy niejednokrotnie kończą się na telefonach i uprzejmych prośbach o zapłatę. Choć te obawy są w pewien sposób uzasadnione, warto mieć świadomość, że nowoczesna windykacja oferuje nam narzędzia, które pozwalają na utrzymanie dobrych relacji z kontrahentem i polubowne zakończenie sprawy. Nie zmienia to jednak faktu, że czym dłużej przedsiębiorca zwleka z rozpoczęciem działań windykacyjnych, tym mniejsze są jego szanse na odzyskanie pieniędzy. Dlaczego „świeży dług” jest łatwiejszy do odzyskania? W jakim momencie najlepiej jest rozpocząć windykację? Zapraszamy do lektury!

Po pierwsze - staranny monitoring należności

Orientacja w sprawach finansowych i transakcjach prowadzonych przez firmę jest podstawą dla rozpoczęcia działań windykacyjnych. Rzetelnie prowadzony rejestr sprzedaży, w którym odnotowuje się zawarte transakcje, informacje o tym kto i ile zapłacił oraz terminy płatności umożliwia identyfikację nawet kilkudniowego opóźnienia. W przedsiębiorstwach, które wystawiają bardzo dużo faktur VAT, taki rejestr jest nieocenioną pomocą i umożliwia szybkie odnalezienie się w gąszczu wystawionych faktur VAT.

Narzędzia, po które sięgamy stosując monitoring należności mają na celu łagodne przypomnienie kontrahentowi, że termin zapłaty się zbliża lub właśnie upłynął. Najbardziej powszechne formy monitoringu to kontakt telefoniczny, wiadomości SMS i e-mail oraz pisemne wezwania do zapłaty. Najczęściej przypominamy w nich kontrahentowi o konieczności zapłaty, numerze konta i ewentualnie prosimy o kontakt telefoniczny w razie jakichkolwiek problemów lub wątpliwości.

Choć monitoring należności może nasuwać skojarzenia z windykacją miękką (link do tekstu o windykacji miękkiej) to nie jest z nim tożsamy. Dopiero, gdy działania w ramach monitoringu nie przyniosą efektów, rozpoczynamy windykację.

Monitoring należności pozwala na zbudowanie pewnego rodzaju dyscypliny wśród kontrahentów, co pozwoli na uniknięcie problemów z terminowym regulowaniem przez nich należności w przyszłości. Pokazuje również profesjonalizm i zaangażowanie w prowadzenie swojego biznesu, a ponadto jest pierwszym krokiem do utrzymania płynności finansowej.

Aby nasza windykacja była skuteczna i w miarę możliwości bezproblemowa, należy każdorazowo rozpoczynać ją możliwie wcześnie. Aby jednak móc ją rozpocząć, konieczna jest precyzyjna identyfikacja faktur VAT, których termin płatności niedawno upłynął. Rzetelnie prowadzony monitoring należności jest zatem pierwszym krokiem do skutecznej windykacji.

Kiedy należy rozpocząć działania windykacyjne?

Jak wielokrotnie podkreślano już w niniejszym artykule - najlepiej jak najwcześniej.

Konkretyzując, windykację zasadniczo można rozpocząć już w dniu następującym po upływie terminu płatności. W polskich realiach, gdzie przyzwolenie na przedłużenie terminu płatności jest powszechnie spotkane, tak wczesne rozpoczynanie windykacji jest rzadkością. Warto jednak wiedzieć, że wierzyciel ma takie prawo i wskazane jest, aby jak najczęściej z niego korzystał.

Na pierwszym etapie windykacji nie chodzi rzecz jasna o skierowanie sprawy od razu do sądu, jak często mylnie uważają przedsiębiorcy. Wystarczy podjęcie próby polubownego rozwiązania problemu, tj. wszczęcie windykacji miękkiej. Można chociażby zwyczajnie zadzwonić do dłużnika, aby poznać przyczyny zwłoki w zapłacie. Często już na tym etapie wierzyciel jest w stanie się zorientować czy dłużnik faktycznie ma powody, dla których nie spłacił zobowiązania w terminie czy zwyczajnie unika zapłaty i sięga po różnego rodzaju wymówki (zobacz: tekst o najpopularniejszych wymówkach dłużników). Wyraźnym sygnałem świadczącym o tym, że z rozpoczęciem windykacji nie należy czekać jest też sytuacja, w której dłużnik w ogóle nie odbiera od nas telefonu lub nie odpisuje na maile.

Działania, które podejmiemy wobec dłużnika na etapie polubownym mogą być dla nas przydatnym dowodem, w razie gdyby jednak trzeba było skierować sprawę pod rozstrzygnięcie sądu.

Jeśli termin płatności upłynie bezskutecznie, nie należy zatem zwlekać, tylko czym prędzej podjąć działania określane jako windykacja miękka. Bierność jest naszym największym wrogiem na drodze do odzyskania pieniędzy.

Dlaczego warto szybciej?

Przede wszystkim dlatego, że prawdopodobnie nie jesteśmy jedynymi wierzycielami danego dłużnika. W czasie, kiedy my będziemy siedzieć i spokojnie czekać aż dłużnik opamięta się i bez naszych ponagleń dobrowolnie spłaci zobowiązanie, inni wierzyciele mogą aktywnie działać. Łatwo się domyślić kogo pierwszego spłaci dłużnik... A kiedy już spłaci, na na dług wobec naszej firmy może nie wystarczyć mu już pieniędzy.

Ponadto, za szybkim rozpoczęciem windykacji przemawiają również liczby i statystyki. Badania wskazują, że szanse odzyskania pieniędzy są największe w ciągu pierwszych 90 dni liczonych od daty, w której wierzytelność stała się wymagalna.

Prawie 90% długów, których egzekwowanie rozpoczęto w pierwszym miesiącu po upływie terminu płatności udaje się odzyskać. Po roku - jest to już tylko niecałe 10%. Taki spadek skuteczności ciężko zignorować.

Warto również mieć świadomość, że upłynnianie majątku to nadal powszechna praktyka wśród dłużników. Zwlekając z rozpoczęciem windykacji, sami dajemy dłużnikowi czas na pozbycie się majątku.

Co więcej, przedsiębiorcy, którzy zwlekają z windykacją i nie reagują na opóźnienia w płatności, pośrednio sponsorują działania nierzetelnego kontrahenta i dają przyzwolenie na tego typu zachowania. Dla dłużnika to sytuacja bardzo komfortowa, ale my dajemy tym samym zły przykład i szerzymy niepożądane praktyki rynkowe. W takiej sytuacji dłużnik po prostu uzyskuje darmowe kredytowanie naszym kosztem. Dzięki naszym pieniądzom może spłacać zobowiązania wobec innych firm... a nam zależy przecież na odzyskaniu naszych własnych pieniędzy.

Ponadto, gdyby jednak sprawa trafiła do sądu, odpowiednio wczesne rozpoczęcie windykacji jest dla nas szansą na uzyskanie korzystnego wyroku. Dzieje się tak chociażby dlatego, że są o wiele większe szanse, że świadkowie zapamiętają to co miało miejsce dwa miesiące temu niż to co wydarzyło się dwa lata temu. Dla nas również sprawa będzie świeższa i będziemy w stanie lepiej uargumentować i udokumentować swoje racje.

Jeśli natomiast nie zdecydujemy się na podjęcie działań windykacyjnych i chcemy czym prędzej „pozbyć się” problemu - możemy zawsze próbować sprzedać dług. Takie decyzje również należy podejmować odpowiednio szybko. Firmy zajmujące się skupowaniem wierzytelności co do zasady są zainteresowane tylko wierzytelnościami nowymi, rokującymi odzyskanie. Za takie długi otrzymamy największą zapłatę, choć oczywiście nigdy nie będzie to 100% wartości wierzytelności. Warto zatem zastanowić się nad windykacją, tym bardziej, że dzięki systemowi do samodzielnej windykacji Vindicat.pl jest to naprawdę proste.

Cokolwiek postanowimy zawsze warto działać szybko, mając na względzie dobro naszej firmy i utrzymanie płynności finansowej.

Konsekwencje zbyt późnego rozpoczęcia windykacji

Jak już wspominaliśmy powyżej, pierwszą i zasadniczą konsekwencją zbyt późnego podjęcia działań windykacyjnych jest ryzyko, że inni wierzyciele nas uprzedzą. Jeśli tak się stanie, nie będziemy już mieli z czego egzekwować. Tym samym sami pozbawiamy się szansy na pomyślne zakończenie sprawy. Narażamy się wówczas na utratę płynności finansowej, co dla małego i średniego średniego przedsiębiorstwa może być problemem nie do przeskoczenia. W konsekwencji zbyt przeciągnięte w czasie unikanie windykacji może doprowadzić nawet do bankructwa.

Ponadto, brak odpowiedniej reakcji na zatory w płatnościach może być odbić się na wizerunku i pozycji naszej firmy. Może ona zostać oceniona jako niepoważna, nieszanująca swoich pieniędzy i pracy. Szczególnie niebezpieczne jest to na wąskich, niewielkich rynkach, gdzie kontrahenci się powielają. Wieści szybko się rozchodzą - a my nie chcemy przecież, aby nasi przyszli partnerzy biznesowi mieli nas za niepoważną firmę, której nie trzeba płacić.

Samodzielna windykacja online z Vindicat.pl - idealne rozwiązanie dla małych i średnich firm

Samodzielne prowadzenie windykacji online zdobywa coraz większą popularność wśród małych i średnich firm. Vindicat.pl to narzędzie służące do samodzielnego odzyskiwania należności przez Internet. Korzystają z niego świadomi, nowocześni przedsiębiorcy, którzy wiedzą, że z rozpoczęciem windykacji nie warto zwlekać - tym bardziej, że dzięki Vindicat.pl cały proces windykacji został maksymalnie uproszczony.

Vindicat.pl prowadzi przedsiębiorców przez całość windykacji - pomaga w prowadzeniu postępowania polubownego oraz ewentualnie sądowego i egzekucyjnego.

Dzięki systemowi Vindicat.pl przedsiębiorcy otrzymują dostęp do profesjonalnie skonstruowanych wezwań do zapłaty, mogą wystawić dług na giełdzie długów lub zaprosić dłużnika do negocjacji online. System generuje też pozwy do sądu i e-sądu oraz wnioski o nadanie klauzuli wykonalności. Na etapie postępowania egzekucyjnego pomaga w prawidłowym sporządzeniu wszystkich niezbędnych dokumentów, m.in wniosków o wszczęcie postępowania czy wniosków o egzekucję z majątku dłużnika. Pozwala to zaoszczędzić mnóstwo czasu, a rozpocząć windykację możemy o dowolnej porze i w dowolnym miejscu. Potrzebujemy jedynie, komputera, Internetu i konta w systemie Vindicat.pl.

Przez wszystkie czynności podejmowane w aplikacji Vindicat.pl przedsiębiorcy są prowadzeni przez system, który jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Otrzymują również dostęp do sprawdzonych scenariuszy postępowania windykacyjnego oraz wsparcie prawników na każdym etapie sprawy.

Aż 93% spraw prowadzonych przy użyciu systemu Vindicat.pl kończy się na etapie postępowania polubownego. Warto sprawdzić to osobiście - tym bardziej, że ceny rozpoczynają się już od 169 zł netto za przyjęcie 5 spraw miesięcznie.

Jeśli jednak jesteśmy zwolennikami klasycznych metod windykacji, Kancelaria Vindicat również służy pomocą. Zespół prawników i ekspertów z dziedziny windykacji z pewnością pomoże doprowadzić sprawę do pomyślnego zakończenia.

Bez względu jednak czy decydujemy się na samodzielną windykację online czy bardziej klasyczne metody - nie warto podejmować ryzyka utraty płynności finansowej i zwlekać z windykacją.

A na przyszłość... lepiej zapobiegać niż leczyć

Zwlekanie z regulowaniem należności z faktur VAT silnie ukorzeniło się w polskim obrocie gospodarczym. Zapewne minie wiele lat nim przedsiębiorcy zrozumieją, że termin z faktury jest terminem ostatecznym, a nie pierwszym możliwym. Do tego czasu trzeba sobie jednak radzić z tym problemem - i próbować zmieniać tego typu myślenie wszelkimi dostępnymi metodami.

Niewątpliwie aby uniknąć tego typu przykrych sytuacji, wierzyciele nie powinni być bierni i spokojnie oczekiwać, aż dłużnik z własnej woli ureguluje zobowiązanie. Proszenie i uprzejme dopominanie się o swoje pieniądze na pewnym stopniu zaawansowania sprawy nie ma już sensu. Czym wcześniej rozpoczniemy zdecydowane działania windykacyjne, tym lepiej dla nas.

Zgodnie z zasadą, że lepiej zapobiegać niż leczyć, wierzyciele powinni również starannie weryfikować kontrahenta. Nie bez znaczenia pozostaje też odpowiednia konstrukcja umowy i stosowanie konkretnych zabezpieczeń już na początku współpracy.

Gdyby jednak działania prewencyjne zawiodły, warto otworzyć się na nowoczesne metody windykacji i skorzystać z możliwości systemu Vindicat.pl - czym szybciej, tym lepiej.