Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną?

W Polsce działa kilkaset firm, które trudnią się odzyskiwaniem należności. Według danych zebranych przez Główny Urząd Statystyczny firmy windykacyjne pod koniec 2021 roku obsługiwały ponad 1,23 mln zł czynnych wierzytelności. Wśród nich wierzytelności konsumenckie stanowiły aż 82,7%, pozostałą częścią, były wierzytelności korporacyjne. To oznacza, że coraz większa liczba wierzycieli decyduje się na podjęcie działań zmierzających do odzyskania należnych im pieniędzy. Właśnie dlatego na rynku jest tak wiele ofert firm zajmujących się windykacją. Którą ofertę wybrać? Na co zwrócić uwagę podejmując decyzję?

Czym zajmuje się firma windykacyjna?

Firma windykacyjna jest organizacją, która zajmuje się odzyskiwaniem pieniędzy. Jej zadanie polega na odzyskiwaniu należności od dłużnika. Na współpracę z firmą windykacyjną decydują się firmy oraz instytucje, których klienci nie uregulowali płatności w terminie.

Wykonywanie działalności windykacyjnej i zawodu windykatora jest regulowane przepisami z dnia 6 marca 2018 roku. Działania windykacyjne rozpoczynają się w momencie, kiedy firma windykacyjna otrzyma od swojego klienta pełnomocnictwo lub przeprowadzi umowę cesji wierzytelności.

Czy firma windykacyjna ma prawo wejść do domu?

Firmy windykacyjne mogą podejmować próby odzyskiwania pieniędzy, jednak muszą to robić zgodnie z prawem. Mogą próbować nawiązać osobisty kontakt z dłużnikiem, spotkać się z nią w miejscu zamieszkania. Nie mogą jednak nękać, nachodzić w domu lub pracy osobę zadłużoną.

Podczas ściągania wierzytelności firmy windykacyjne powinny zachować najwyższe standardy w czasie wykonywania swojej pracy. Powinny stosować dobre praktyki, czyli zbiór zasad pozwalający na komunikowanie się z osobą zadłużoną przy szczególnym uwzględnieniu poszanowania jej praw.

Na jakie formy współpracy z firmą windykacyjna może zdecydować się klient?

Klienci zlecający windykację należności wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej mogą zdecydować się na dwie formy współpracy. Czym różni się każda z nich?

Windykacja powiernicza

Klient przelewa na firmę windykacyjną prawa do wierzytelności na czas podjętych działań windykacyjnych. Podczas windykacji powierniczej pierwotny wierzyciel nie uczestniczy w sporze, natomiast firma windykacyjna staje się wierzycielem. Po uzyskaniu każdej kwoty firma windykacyjna wpłaca pieniądze na konto zleceniodawcy.

Windykacja powiernicza z zaliczką

Firma windykacyjna przejmuje wierzytelności na czas podjętej windykacji. Dodatkowo klient otrzymuje 90 procent kwoty wierzytelności. Zaliczka jest wypłacana wierzycielowi od razu po podpisaniu umowy.

Windykacja na zlecenie

Na windykację na zlecenie decydują się firmy, które z powodu zakazu cesji lub innych przyczyn nie mogą przelać wierzytelności na firmę windykacyjną. Podejmowane działania windykacyjne są takie same jak w przypadku windykacji powierniczej. Klient udziela firmie windykacyjnej pełnomocnictwa, a ta działa w jego imieniu i na jego rachunek.Jest to usługa przeznaczona dla tych, którzy chcą przez cały proces odzyskiwania należności być pierwotnym i jedynym wierzycielem, a firma windykacyjna ma jedynie działać na rzecz i w imieniu klienta. Rekomendujemy ten model windykacji.

Czy firma windykacyjna może wpisać do BIG?

Jednym z pytań, które zadaje sobie większość wierzycieli to, to czy firma windykacyjna może wpisać do BIG dane dłużnika? Jeśli polubowne odzyskanie pieniędzy nie przynosi odpowiednich efektów, wtedy firma windykacyjna ma prawo wpisać dłużnika do rejestru BIG (Biura Informacji Gospodarczej). Zanim jednak to zrobi, muszą zostać spełnione cztery warunki:

1. Istnienie wierzytelnościmusi zostać stwierdzone tytułem wykonawczym lub wynikać ze stosunku prawnego np.: faktury VAT, protokołu odbioru, umowy;
2. W przypadku konsumentów minimalna kwota zadłużenia musi wynosić 200 zł, a u przedsiębiorców 500 zł
3. Musi upłynąć miesiąc od momentu wysłania wezwania do zapłaty z informacją o wpisie do rejestru BIG
4. Jeśli jednak wierzyciel uzyskał tytuł wykonawczy, wtedy firma windykacyjna może wpisaćdane dłużnika do rejestru

Czy windykacja długu może być zlecona firmie windykacyjnej bez zgody dłużnika?

Wierzyciel nie potrzebuje zgody dłużnika na rozpoczęcie działań windykacyjnych. Kwestia przelewu jest uregulowana przez przepisy Kodeksu Cywilnego art. 509 - 518. Wystarczy, że wierzyciel poinformuje dłużnika o zbyciu wierzytelności. Wierzyciel nie musi mieć zgody dłużnika także w trakcie przekazywania jego danych osobowych firmie windykacyjnej. Podobnie jest, gdy do cesji nie dochodzi, a wierzyciel zleca odzyskanie wierzytelności firmie windykacyjnej.

Na co warto zwrócić uwagę, wybierając firmę windykacyjną?

Zanim wierzyciel podejmie decyzję o tym, z której oferty firmy windykacyjnej skorzysta, powinien wziąć pod uwagę:

• Sposób, w jaki przeprowadza działania windykacyjne
• zapisy znajdujące się w umowie
• w jakiej wysokości poniesie koszty windykacyjnej.

Sprawdź informacje na temat firmy windykacyjnej

Sprawdź, jakie informacje na temat firmy windykacyjnej znajdują się w internecie. Zwróć uwagę na referencje, doświadczenie w branży oraz ofertę. Dzięki opiniom dostępnym w sieci dowiesz się, czy warto jest podejmować współpracę z firmą windykacyjną. Dlaczego warto zdecydować się na to rozwiązanie?Nikt lepiej niż obecni klienci nie podpowie, czy warto rozpocząć współpracę z danym podmiotem. Dana firma windykacyjna może mieć wybitnych specjalistów, ale np. są to osoby, z którymi trudno na bieżąco konsultować podejmowane kroki.

Dobierz rodzaj windykacji do swoich potrzeb

Sposób prowadzenia windykacji zależy od branży, której dług dotyczy. Inaczej odzyskuje się pieniądze od sklepu, a inaczej od firmy konsultingowej. Wbrew pozorom różnice w sposobie prowadzenia procesu windykacji mogą być ogromne w zależności od branży. Niektórym firmom będzie zależało na utrzymaniu dobrego wizerunku, dlatego, szybko uregulują zaległość po to, aby ich dane nie zostały opublikowane na giełdzie długów. Natomiast dla innych większe znaczenie będą miały np. maszyny, które mogą stanowić zabezpieczenie podczas spłaty wierzytelności.

Decydując się na zlecenie windykacji dużej korporacji prowadzącej masową obsługę wierzytelności, narazisz się na ryzyko, że Twoja sprawa będzie jedną z wielu prowadzonych jednocześnie przez tę firmę. Może to być istotne szczególnie, jeżeli chcesz dochodzić stosunkowo niskich kwot, które w porównaniu z milionowymi długami mogą nie zachęcać do wytężonej pracy pracowników firmy windykacyjnej.

Sprawdzź także, czy dana firma dedykuje do obsługi każdego klienta indywidualnego opiekuna, z którym zleceniodawca będzie miał stały kontakt osobisty, telefoniczny oraz e-mailowy i będzie na bieżąco informowany o statusie sprawy.

Przeczytaj umowę

Decydując się na ofertę firmy windykacyjnej, przeczytaj umowę, którą masz podpisać z nią.Znajdują się w niej zapisy, dzięki którym możesz dowiedzieć się:

1. Jaką formę będzie miała umowa - czy będzie to umowa zlecenia, czy może powierniczy przelew wierzytelności?
2. Czy umowa będzie wypowiadana i jakie konsekwencje będą wiązały się z jej wypowiedzeniem przez każdą ze stron?
3. Czy współpraca z daną firmą będzie możliwa podczas całego procesu odzyskiwania należności - od windykacji polubownej, przez sądową, aż do etapu komorniczego?

Warto pamiętać o tym, że firmy windykacyjne podpisują dwa typy umów:

• zlecenia windykacji
• powierniczy przelew wierzytelności.

Umowa zlecenia windykacji jest zdecydowanie bardziej bezpieczna, ponieważ dochodzona wierzytelność pozostaje przez cały okres windykacji własnością klienta. Podmiot zlecający windykację ma prawo do podejmowania ostatecznych decyzji we wszystkich kluczowych kwestiach (takich jak np. skierowanie sprawy na drogę sądową, czy też wszczęcie egzekucji komorniczej z określonego składnika majątku dłużnika).

Zupełnie inaczej jest w przypadku umowy powierniczego przelewu wierzytelności. Firma windykacyjna staje się właścicielem długu i odzyskuje go bezpośrednio na swoje konto bankowe. Taka umowa może być więc kłopotliwa, jeżeli windykator okaże się nierzetelny i będzie zatajał fakt odzyskania zaległych środków, czy ich kwotę.

Istotnym elementem umowy jest klauzula o jej wypowiadalności. Nie tyle obecność tej klauzuli jest istotna (która jest obecnie standardem), ile jej treść.

Możesz się spotkać z zapisem, że w przypadku wypowiedzenia umowy klient będzie zobligowany do poniesienia kosztów za całą i skuteczną usługę nawet w przypadku nieodzyskania długu, czy niepodjęcia działań przez windykatorów. Oczywiście nie warto zgodzić się na takie zapisy.

Wreszcie analizując umowę z potencjalnym dostawcą usług windykacyjnych, powinieneś sprawdzić, czy oferuje on kompleksową windykację - od etapu polubownego, przez sądowy, aż do etapu komorniczego. Wielu klientom wydaje, że do odzyskania pieniędzy wystarczy jedno wezwanie do zapłaty i krótkie negocjacje. Jednak po kolejnej ugodzie, której dłużnik nie wykona będzieszprzekonany o tym, że jedynym skutecznym rozwiązaniem jest wszczęcie postępowania sądowego.

Dowiedz się, jaki jest koszt postępowania windykacyjnego

Przed podpisaniem umowy z konkretną firmą windykacyjną, powinieneś dowiedzieć się, ile będzie kosztować Cię obsługa postępowania windykacyjnego. Weź pod uwagę:

• Jakie są koszty windykacji prowadzonej przez daną firmę windykacyjną?
• Czy obsługa prawna (w szczególności zastępstwo procesowe) w toku postępowania sądowego i komorniczego jest wliczona w cenę podaną na początku?
• Czy są usługi osobno płatne?
• Czy te koszty obciążają jedynie dłużnika, czy może wierzyciela i dłużnika?

Większość firm windykacyjnych stosuje system success fee, czyli wynagrodzenia prowizyjnego płatnego po odzyskaniu długu.

Taki model rozliczenia wydaje się prosty, jednak również przy nim należy szczegółowo ustalić zasady naliczania successfee, np. to, czy prowizja jest naliczana sukcesywnie od każdej wyegzekwowanej kwoty, czy też firma windykacyjna w pierwszej kolejności windykuje swoją prowizję a dopiero potem należność klienta, itp.

Ustalić trzeba również, czy prowizja jest stała, czy może zmieniać się zależnie od etapu windykacji. Oczywiście korzystniejsze jest rozwiązanie pierwsze. To drugie może prowadzić do pokusy, aby jak najszybciej przechodzić do postępowania sądowego i komorniczego, jeżeli za nie jest większa prowizja, podczas gdy wystarczające byłoby np. rozłożenie długu na 3 czy 4 raty.

Konieczne jest również ustalenie, czy prowizja jest naliczana tylko od odzyskanej należności głównej, czy również od odsetek. Dlaczego to ważne? Jak nie zadbasz o jasne i korzystne dla siebie zapisy w umowie, to może się okazać, że odsetki ustawowe stanowią w całości wynagrodzenie firmy windykacyjnej i to właśnie one będą egzekwowane w pierwszej kolejności, a odzyskiwaniem reszty dana firma może już nie być aż tak zainteresowana.

Ważnym elementem informacji o kosztach są opłaty związane z etapem sądowym i komorniczym całego procesu odzyskiwania należności. O ile standardem jest, że firmy windykacyjne zapewniają swoim klientom obsługę prawną w zakresie postępowania sądowego oraz egzekucyjnego, o tyle o standardzie nie można mówić, jeśli chodzi o zasady rozliczania takiej pomocy. Firma windykacyjna może np. kosztami reprezentacji w sądzie obciążyć jedynie dłużnika, a w przypadku jego niewypłacalności przejąć te koszty na siebie. Może również kredytować koszty zastępstwa procesowego - czyli nie pobierać opłat od klienta, ale zobowiązać klienta do zwrotu kosztów reprezentacji w sądzie, gdyby windykacja okazała się nieskuteczna.

Co jeszcze warto wziąć pod uwagę, decydując się na firmę windykacyjną?

Wybierając firmę windykacyjną, weź pod uwagę, kwotę, którą chcesz odzyskać, czy oferta jest jasno sprecyzowana oraz, czy firma windykacyjna działa zgodnie z prawem.

Po pierwsze, jeżeli chcesz zlecić odzyskiwanie potężnej sumy, to nie zlecaj tego mniejszym firmom. Natomiast jeżeli chcesz odzyskiwać mniejszą kwotę, to nie decyduj się na większą firmę windykacją, ponieważ dla niej taka kwota może znajdować się bardzo nisko na liście priorytetów.

Po drugie, zwróć uwagę na to, jakie działania oferowane są w ramach usługi. Znaczenie ma np.: zakres kosztów, współpracy, godziny obsługi klientów, sposób prowadzenia windykacji. Takie informacje możesz znaleźć na stronie internetowej, w umowie oraz regulaminie. Im więcej ustaleń znajdzie się na piśmie, tym lepiej Twoje interesy będą zabezpieczone.

Upewnij się, że dana firma będzie odzyskiwała zaległe pieniądze w sposób zgodny z prawem. Wszelkie metody niezgodne z prawem lub balansujące na granicy legalności (choćby bardzo skuteczne) trzeba odstawić na bok. Fakt, że ktoś zalega z płatnościami, nie upoważnia firmy windykacyjnej do wychodzenia poza dozwolone granice procesu windykacyjnego. Oprócz zapewnień potencjalnego windykatora warto sprawdzić, czy pracownicy, którzy faktycznie będą zajmowali się odzyskiwaniem zaległej należności, mają wykształcenie prawnicze lub przeszkolenie w zakresie zgodnego z prawem prowadzenia negocjacji.

Co to jest windykacja online?

Samodzielna windykacja online to nic innego jak odzyskiwanie należności przez przedsiębiorcę przy pomocy internetowej platformy windykacyjnej. Cały proces polega na samodzielnym wyborze określonych działań w internetowym formularzu przygotowanym przez profesjonalistów.

Logując się do internetowego systemu windykacyjnego klient może w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie prowadzić działania windykacyjne. Może on oczywiście w każdej chwili liczyć na wsparcie techniczne i merytoryczne.

Wachlarz narzędzi oferowanych w systemach do samodzielnej windykacji online jest bardzo szeroki. W takim systemie można generować dokumenty, negocjować online z dłużnikiem, generować pozwy do sądu i dokumenty pozwalające na dochodzenie zaległych należności przez komornika.

Pierwszy krok, czyli wezwanie do zapłaty

Korzystając z systemu do windykacji online, w prosty sposób możeszw kilka minut wygenerować wezwanie do zapłaty i wysłać je do dłużnika. To podstawowe narzędzie służące do windykacji wierzytelności - pismo zawierające najistotniejsze informacje, na podstawie których wierzyciel żąda spłaty należności.

Co najważniejsze system windykacyjny sam generuje spersonalizowaną treść wezwania do zapłaty. Dzięki temu nie trzeba ręcznie sporządzać pisma, uzupełniać danych, czy poszukiwać wzoru w internecie. Co więcej, takie spersonalizowane wezwanie do zapłaty możesz od razu wysłać kontrahentowi na maila. Korzystanie z tego rozwiązania jest wygodne, dlatego, że pozwala na oszczędzanie czasu, który musiałbyś poświęcić na szukanie wzorów pism w internecie.

Następnie giełda długów

Kolejnym krokiem może być publikacja długu na giełdzie długów oferowanej przez system windykacyjny. Taka publikacja danych o tym, że podmiot X ma dług w wysokości Y na rzecz podmiotu Z, jest całkowicie zgodna z prawem, o ile podmiot publikujący dane dysponuje dokumentami, które mogą potwierdzić istnienie danego zobowiązania (np. przeterminowane faktury) i fakt, że dłużnik uznaje istnienie danego długu (przy czym wystarczy mail, czy sms).Upublicznienie danych na giełdzie długów jest jednym z najskuteczniejszych sposobów na zmotywowanie dłużnika do uregulowania zaległej płatności.

Sprawa w E-sądzie - jeśli nie uda się długu odzyskać polubownie

Jeżeli mimo wysłania kilku wezwań do zapłaty, podjęcia negocjacji i publikacji długu na giełdzie wierzytelności, dłużnik dalej nie ureguluje zobowiązania, to system do windykacji online umożliwia samodzielne wygenerowanie pozwu do e-sądu (którym jest Sąd Rejonowy Lublin - Zachód w Lublinie VI Wydział Cywilny). Przyjmuje on elektroniczne wnioski o nakaz zapłaty. Systemy do windykacji online pozwalają również na wygenerowanie wniosku do klasycznego sądu według właściwości ogólnej.

Korzyści, jakie daje samodzielna windykacja online

Najważniejszą korzyścią z samodzielnej windykacji przez internet, jest możliwość obniżenia kosztów przez przeniesienie windykacji w wymiar elektroniczny. Dzięki temu całe postępowanie windykacyjne ulega również przyspieszeniu. To z kolei może wpłynąć na poprawę skuteczności procesu odzyskiwania należności - im szybciej zaczniesz dochodzić zaległego zobowiązania, tym mamy większą szansę na jego odzyskanie, a im dług jest starszy, tym trudniej go odzyskać.To nie wszystko! Decydując się na samodzielną windykację online, masz kontrolę nad całym procesem windykacji. Możesz sam generować treści wiadomości i dostosowywać je tak by były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Na co się w takim razie zdecydować?

Polecamy system Vindicat.pl. Jest to nie tylko system do samodzielnej windykacji online, ale także skuteczne narzędzie. Korzystanie z niego jest naprawdę proste oraz intuicyjne. Decydując się na wykupienie oferty w formie abonamentu, zyskasz gotową bazę pism, które możesz wygenerować za pomocą kilku kliknięć. Skorzystasz także z fachowej pomocy specjalistów. Jeśli korzystasz z systemu księgowego np.: Fakturownia, Infakt, Wfirma i Ifirma, możesz zintegrować je z narzędziem Vindicat.pl

Vindicat.pl to nie tylko narzędzie, ale tworzy go zespół specjalistów zakresie windykacji należności

Działamy na rzecz wierzycielibędących dużymi korporacjami jaki i firmami segmentu MŚP, którym pomagamy odzyskać należności od nierzetelnych kontrahentów. Jesteśmy zrzeszeni z Polskim Związkiem Zarządzania Wierzytelnościami. Dlatego wybierając naszą firmę, możesz mieć pewność co do tego, że windykujemy na podstawiedobrych praktyk.

Dlaczego warto skorzystać z naszych usług?

• dysponujemy doświadczonymi negocjatorami, którzy pomogą Ci w kontaktach z nierzetelnymi dłużnikami,
• cała nasza obsługa jest przeszkolona w zakresie prawa i możliwości, jakie z niego wynikają w zakresie odzyskiwania należności,
• jesteśmy rzetelni w kontaktach z każdym klientem,
• łączymy zalety dużych firm windykacyjnych z proklienckim podejściem i zaangażowaniem w odzyskiwanie nawet najdrobniejszych roszczeń,
• jesteśmy skuteczni - odzyskaliśmy 90 % dochodzonych z naszym wsparciem roszczeń - to naprawdę wynik, z którego jesteśmy dumni,
• przygotowaliśmy dla klientów intuicyjny i kompleksowy system do samodzielnej windykacji online
• zbudowaliśmy giełdę długów, dzięki której poprawiliśmy skuteczność procesu windykacji polubownej o 35%.
• Nasza giełda długów ma przyznany certyfikację UODO - zgodności narzędzia z ustawą. 

Stworzyliśmy innowacyjną platformę, która wspiera skuteczną windykację

System do samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pomaga wierzycielom odzyskiwać należności bez niczyjej pomocy, jedynie z wykorzystaniem Internetu.

System Vindicat.pl działa w dwóch obszarach - w obszarze prewencji i w obszarze windykacji. W zależności od obszaru, klient ma do dyspozycji różne komponenty systemu, które może wykorzystać w toku procesu odzyskiwania zaległych należności od nierzetelnego kontrahenta.

Obszar prewencji

W ramach obszaru prewencji system Vindicat.pl pozwala na:

• sprawdzenie informacji o potencjalnym kontrahencie na giełdzie długów Vindicat.pl,
• wygenerowanie raportu z BIG InfoMonitor o bieżącym stanie zobowiązań kontrahenta,
• ściągnięcie pieczęci prewencyjnej i wykorzystanie jej na fakturze - dzięki niej kontrahent dowie się, że w przypadku opóźnienia w płatności, obsługą sprawy zajmie się kancelaria Vindicat.pl.

Obszar windykacji

W ramach obszaru windykacji system do samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pozwala na:

• obciążenie dłużnika równowartością kwoty 40 euro na podstawie ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych [Dz.U. 2013 poz. 403], a także odsetkami za opóźnienie, które system sam automatycznie wylicza,
• negocjacje online z dłużnikiem warunków częściowego umorzenia należności lub jego spłatę w ratach,
• wygenerowanie wezwania do zapłaty (przy czym dłużnik dodatkowo otrzymuje SMS i e-mail wzywający go do spłaty należności),
• opublikowanie danych dłużnika na giełdzie długów,
• wpisanie dłużnika do bazy BIG InfoMonitor,
• wygenerowanie pozwu do sądu,
• wygenerowanie pozwu do e-sądu (w ramach elektronicznego postępowania upominawczego),
• wygenerowanie wniosku o nadanie klauzuli wykonalności,
• uzyskanie nakazu zapłaty zaopatrzonego w klauzulę wykonalności (dzięki czemu klient może od razu przejść do egzekucji z majątku dłużnika),
• wygenerowanie wniosku o wszczęcie postępowania egzekucyjnego,
• wygenerowanie wniosków o egzekucję z poszczególnych części majątku dłużnika,
• wygenerowanie wniosku o udzielenie informacji przez komornika na temat prowadzonych przez niego działań.

Sprawdź, jakie możliwości oferuje narzędzie Vindicat.pl i zacznij korzystać z niego jak najszybciej. Odzyskaj pieniądze skutecznie, nie tracąc na to zbyt wiele czasu.