Należność - czym jest i kiedy powstaje?

Zarządzanie finansami w firmie możesz zacząć od zarządzania należnościami. Dlaczego? ponieważ mają one ogromny wpływ na zdolność finansową i powodzenie przedsiębiorstwa. Przyjrzyj się należnościom dokładnie, a nie powinny zaskoczyć Cię żadne przykre niespodzianki finansowe.

Co to jest należność?

Należność - określona kwota, której wierzyciel ma prawo oczekiwać od dłużnika. Może powstać podczas zakupu towaru, udzielenia pożyczki lub wyświadczenia usługi.

Należność to zobowiązanie finansowe, które dłużnik musi spełnić względem wierzyciela. Najlepiej wysokość należności określić już na etapie podpisywania umowy i określić też warunki jej spłaty oraz konsekwencje w razie braku uregulowania należności.

Przykłady należności:

• faktury,
• pożyczki,
• pensje/wynagrodzenia,
• podatki.

Faktura - dokument finansowy zawierający szczegóły transakcji, takie jak koszty, terminy i opis usługi/towaru.

Kiedy powstaje należność?

Termin płatności - termin wyznacza czas na spłatę powstałej należności. Jeśli kontrahent nie wywiąże się z obowiązku płatności, to po tym terminie należność zmienia się w wierzytelność.

Na powstanie należności nie trzeba długo czekać, ponieważ powstaje ona już w momencie zawarcia umowy między stronami. Należność może zostać spłacona na czas i zostać zaliczona jako zamknięta transakcja. Należność może też zmienić się w wierzytelność, jeżeli strona zobowiązana nie ureguluje płatności na czas.

Termin płatności za należność warto precyzyjnie określić w umowie. Pomoże to rozwiązać wszelkie wątpliwości, jeśli przy regulowaniu należności dojdzie do nieprawidłowości lub kontrahent będzie zwlekał z zapłatą.

Należność zmienia się w zobowiązanie, kiedy kontrahent nie zapłaci na czas. Dokładny termin zapłaty warto określić na fakturze. Może być np. 7 dni po wystawieniu faktury.

UWAGA: Nawet jeśli to nie jest Twoja pierwsza umowa, poświęć jej wystarczająco uwagi, aby zagwarantować sobie bezpieczeństwo transakcji.

Rodzaje należności, z którymi możesz się spotkać:

• należności handlowe,
• należności finansowe,
• należności od pracowników,
• należności od kontrahentów,
• należności podatkowe,
• należności związane z pożyczkami,
• należności związane z umowami najmów,
• należności związane ze świadczeniami emerytalnymi,
• należności związane z ubezpieczeniami.

Tak wiele rodzajów należności wymaga indywidualnego podejścia i ogromnej wiedzy. Należności handlowe, to te kiedy jedna ze stron umowy dostarcza produkt umowy, a usługobiorca lub towarobiorca zobowiązuje się opłacić należność w późniejszym terminie.

Należności finansowe to akcje, obligacje i wszelkie papiery wartościowe. Należności związane z pożyczkami obejmują konieczności spłacenia pożyczki czy kredytu udzielonego przez bank. Szczególnie w dużych firmach, gdzie należności jest wiele i mają różną specyfikę, do zarządzania nimi w efektywny sposób potrzebny jest wykwalifikowany zespół.

Kto jest uprawniony do odzyskiwania należności?

Wierzyciel - osoba prawnie upoważniona do żądania zaspokojenia roszczenia przez dłużnika.

Właściciel firmy ma prawo do odzyskiwania należności w swoim imieniu. Jeśli firma jest na tyle duża, aby oddelegować to zadanie, to sprawą odzyskiwania należności może zająć się pełnomocnik.

Osobę, która ma prawo do windykowania należności, nazywamy wierzycielem.

Wierzyciel to osoba, która jest uprawniona, aby wezwać dłużnika do zapłaty. Wierzyciel zgodnie z prawem ma prawo do żądania od dłużnika zaspokojenia roszczenia. Jeśli kontrahent nie zaspokoi roszczenia samodzielnie, wtedy właściciel należności staje się wierzycielem i może podjąć działania windykacyjne. Windykować możesz na drodze polubownej jak i sądowej.

Wierzyciel ma instrumenty, które wspierają go w windykacji powstałego zobowiązania finansowego.

Kto może być wierzycielem?

• osoba fizyczna,
• przedsiębiorstwo,
• instytucja finansowa,
• organizacja.

Jeśli kontrahent nie zapłaci należności na czas, to należność staje się wierzytelnością i możesz zająć się jej windykacją.

Prewindyakcja należności - na czym polega?

Przesłanie przyświecające prewindykacji jest takie, że lepiej nie dopuścić do powstania długu i zaopiekować się transakcją jeszcze zanim stanie się wierzytelnością.

Prewindykację możesz traktować jako działanie prewencyjne, działające korzystnie na rzecz finansów firmowych. Prewindykacja minimalizuje ryzyko powstawania zaległości, a w dodatku jest bezkosztowa! Prewindykacja nie jest obowiązkowa, nawet jeśli pominiesz ten proces, możesz windykować i korzystać z wszelkich praw wierzyciela, kiedy już faktycznie powstanie dług.

Dłużnik - osoba, które nie wywiązała się z warunków umowy, np. przekroczyła termin płatności i teraz jest zobowiązana do natychmiastowego zaspokojenia roszczenia.

Dzięki prewindykacji możesz uniknąć kosztownych działań sądowych i czasochłonnych działań windykacyjnych w przyszłości.

W ramach prewindykacji należności możesz:

• przypomnieć kontrahentowi o płatności przesłać wiadomość informującą o zbliżającej się płatności,
• negocjować warunki spłaty, jeśli już na tym etapie dowiesz się, że dłużnik będzie miał trudności ze spłatą umówionej kwoty
• prowadzić monitoring płatności.

Prewindykacja niesie korzyść zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. Wierzyciel zyskuje wiedzę o zamiarach dłużnika dotyczących spłaty w terminie. Dłużnik zyskuje świadomość ciążącego na nim zadłużenia.

Jak odzyskać zaległą należność?

Windykacja - zespół czynności mających na celu odzyskanie zaległych należności.

Odzyskać należność w drodze windykacji możesz, dopiero kiedy minie termin płatności. Formalnie dopiero wtedy możesz podejmować działania windykacyjne. I tutaj zależnie od przypadku i skomplikowania sprawy możesz otrzymać różne efekty w różnym czasie.

Windykacja nie musi być trudna, jeśli podejdziesz do niej z głową. Im więcej wiesz o windykacji i możliwościach, które otwiera, tym masz większe szanse na powodzenie.

Przy windykacji kluczowa jest komunikacja z dłużnikiem. Musisz przypominać o zaległej płatności. Wyjaśnić, dlaczego powstało opóźnienie i rozważyć jakie kroki podjąć dalej.

Windykując zaległą należność, weź pod uwagę:

• wysyłanie pism przypominających o płatności - wysyłaj wezwania do zapłaty
• rozłożenie długu na raty,
• wsparcie mediatora podczas szukania porozumienia finansowego.

Powyższe wskazówki wykorzystaj na etapie windykacji polubownej. Jeśli jednak nie przyniosą one oczekiwanego efektu, nie wahaj się wkroczyć na drogę sądową i prawnie dochodzić swoich praw.

Skierowanie sprawy do sądu jest ostatecznością, ale czasami naprawdę nie ma innego wyjścia. Sprawy sądowe są kosztowne, ale zapewnią Ci szansę na odzyskanie pieniędzy.

Kosztami postępowania sądowego możesz obciążyć dłużnika.

Czy mogę samodzielnie zajmować się swoją należnością?

Tak. Możesz samodzielnie przeprowadzić cały proces windykacyjny. Możesz zajmować się windykacją polubowną oraz samodzielnie przeprowadzić windykację sądowo-egzekucyjną. Na pierwszym etapie windykacji nie musisz jeszcze angażować sądu.

Twoje zadanie na tym etapie polega na nakłonieniu dłużnika do tego, aby dobrowolnie spłacił swój dług.

Komunikuj się z dłużnikiem i dowiedz się jak najwięcej o jego sytuacji i o możliwościach spłacenia długu. Możesz do dłużnika dzwonić, wysyłać SMS-y i pisać maile, a nawet proponować spotkania na żywo. Zrozumienie przyczyn opóźniania pomoże Ci opracować najlepszy harmonogram spłaty dostosowany do możliwości Twojego dłużnika.

Pamiętaj! Kontaktując się z dłużnikiem zachowuj się kulturalnie i zwracaj się z szacunkiem do drugiego człowieka.

Kiedy wysyłasz dłużnikowi wezwanie do zapłaty, skup się na tym, aby zawierało wszystkie kluczowe dla długu informacje. W wezwaniu do zapłaty należności musisz określić dokładnie kwotę i termin spłaty. Wrażenie na dłużniku zrobi również zawarcie listy konsekwencji związanych z brakiem uregulowania należności.

Jeśli windykujesz zaległą należność samodzielnie, bardzo pomocna będzie kompletna dokumentacja transakcji tj. faktury, umowy, wiadomości potwierdzające uznanie długu.

WAŻNE: Myśleć o windykacji zacznij jeszcze zanim podpiszesz umowę z klientem. Najlepiej będzie jeśli rozpiszesz sobie plan działania windykacyjnego i zrobisz listę dokumentów, które potwierdzą istnienie umowy i długu.

Przygotuj się na konieczność windykacji, ale działaj tak, aby nie musiało do niej dojść.

System Vindicat wesprze monitoring i windykację należności w Twojej firmie

Windykacja na własną rękę jest oczywiście możliwa, ale w wielu przypadkach warto przeprowadzić windykację ze wsparciem. Takim wsparciem w Twojej firmie może być system Vindicat. Dzięki systemowi Vindicat przeprowadzisz windykację całkowicie zdalnie i w pełni automatycznie!

System Vindicat to narzędzie do monitoringu i automatycznej windykacji online!

Vindicat wspiera przedsiębiorców na każdym etapie windykacji. Dzięki zautomatyzowaniu procesu windykacji możesz poświęcić czas na rozwój swojego biznesu. System Vindicat działa na wielu płaszczyznach, z jednej strony pomoże Ci odzyskać zaległe należności, a z drugiej strony przy stałej współpracy system przeprowadzi też gruntowny monitoring płatności.

Koszty automatycznej windykacji z Vindicat:

• model prowizyjny 6% prowizji od sukcesu,
• model abonamentowy 169 zł miesięcznie.

UWAGA: Dzięki modelowi prowizyjnemu możesz zapłacić za wsparcie windykacyjne, dopiero kiedy odzyskasz pieniądze od dłużnika. Z Vindicat możesz windykować o każdej porze i z każdego miejsca, w którym masz dostęp do komputera.

Sprawdź, co zyskujesz windykując z Vindicat:

• automatyzacja monotonnego procesu windykacji, dzięki RoboVindicat,
• monitoring płatności,
• wsparcie kancelarii windykacyjnej,
• generator pism niezbędnych na etapie windykacji polubownej i windykacji sądowo-egzekucyjnej.

System samodzielnie prześle kontrahentom przypomnienia o płatnościach, a w razie potrzeby doda wierzytelność na Giełdę długów. Dzięki połączeniu z system do fakturowania (np. ifirma, wFirma, InFakt, Fakturownią) system Vindicat będzie przekierowywał przeterminowane faktury bezpośrednio do windykacji.

Z Vindicat nie ominiesz żadnej faktury, a żaden dług nie ulegnie przedawnieniu. Przeterminowana faktura trafi automatycznie do RoboVindicat, gdzie system przeprowadza automatyczną windykację.

Do systemu Vindicat możesz zalogować się już dziś. System przeznaczonych jest dla małych i średnich przedsiębiorstw. Został stworzony z myślą, aby odciążyć przedsiębiorców w tym, co może być zautomatyzowane. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i masz fakturę, na podstawie której chcesz przeprowadzić windykację, nie czekaj - zarejestruj się.

FAQ: