Jakie są najczęstsze błędy popełniane podczas procesu windykacji?

Przedsiębiorcy każdego miesiąca zmagają się z opóźnieniami w płatnościach. Pewnie i Tobie nie raz zdarzyło się wystawić fakturę i poczuć tę niepewność czy zostanie opłacona na czas. Niestety niesłownych klientów, którzy zalegają z płatnościami, jest naprawdę wielu. Co za tym idzie, przedsiębiorcy muszą angażować się w proces windykacji, aby odzyskać pieniądze za zaległe faktury.

Zbieraj dokumenty potwierdzające Twoje prawa do zaspokojenia roszczenia

Windykacja zobowiązuje windykatora do trzymania ręki na pulsie. Ważne jest podejmowanie odpowiednich kroków w odpowiednim czasie. Pismo wysłane na czas, ale bez odpowiednich załączników nie będzie miało mocy prawnej.

Nawet najlepiej napisane pismo może nie przynieść efektu, jeśli zostanie wysłane za późno.

Nagminnym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest brak odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej transakcję. Umowy ustne, zawierane bez pisemnego potwierdzenia są na porządku dziennym. Wynika to z braku doświadczenia, chęci zaoszczędzenia lub po prostu przesadnego zaufania do kontrahenta.

Umowa ustna nie zastąpi umowy pisemnej, która stanowi dowód w sądzie.

Na te dokumenty warto zwrócić uwagę podczas zawierania transakcji:

• pisemna umowa sprzedaży towaru/usługi,
• faktura,
• protokół odbioru.

Zadbaj o to, aby na umowie znalazł się podpis klienta, będzie to bardzo pomocne, jeśli staniesz przed koniecznością windykowania pieniędzy z zaległej faktury. Warto dbać o dopięcie formalności od razu, jeszcze zanim staną się niezbędne.

Odpowiednia dokumentacja znacznie usprawni proces odzyskiwania należności, jeśli zajdzie konieczność odzyskiwania należności na drodze sądowej.

Nawet jeśli masz pełne zaufanie do swojego partnera biznesowego czy kontrahenta, to zadbaj o kompletną dokumentację. Jeśli sobie ufacie i macie chęci dłuższej współpracy, to nic nie stoi na przeszkodzie, prawda? Lepiej być przygotowanym na różne zawirowania życiowe i biznesowe. Twoja pozycja negocjacyjna będzie silna, jeśli dokumentacja nie pozostawi wątpliwości co do istnienia roszczenia.

Pamiętaj, że brak faktury za usługę czy brak umowy wpłynie na spowolnienie całego procesu odzyskiwania należności. Brak dokumentów potwierdzających zadłużenie może nawet całkowicie przekreślić możliwość odzyskania pieniędzy.

Im szybciej zaczniesz działać, tym szybciej odzyskasz pieniądze

Odkładanie działania windykacyjnego działa na niekorzyść wierzyciela. Dłużnik, który zalega z płatnościami, magicznie nie zmieni zdania i nie opłaci zaległości wraz z odsetkami. Oczywiście, dla niektórych dłużników przeszkodą w zaspokojeniu roszczenia są trudności finansowe. Jednak musisz pamiętać o tym, że możesz trafić na oszusta, który nigdy z własnej woli nie ureguluje należności.

Działaj od razu po upływie terminu płatności.

Po upływie terminu płatności nie musisz czekać już na nic, od razu po terminie możesz wysłać wezwanie do zapłaty. Jeśli windykacją zajmujesz się samodzielnie, sprawdź jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty. Obszerną wiedzę w tym zakresie znajdziesz w naszej bazie wiedzy. Jeśli według Twojego uznania wysłanie wezwanie do zapłaty dzień po terminie, to zbyt radykalny krok, masz też inne możliwości.

Najłatwiejszym i najbardziej instynktownym działaniem, które możesz podjąć, jest zatelefonowanie. Wykonanie telefonu do kontrahenta przy obecnej technologii jest rozwiązaniem dosłownie w zasięgu ręki. Zadzwoń i uświadom swojego dłużnika, jak wygląda status transakcji.

Ustalcie wspólnie dalszy plan działania. Koniecznie zapiszcie swoje ustalenia, aby umowa ustna miała odzwierciedlenie w umowie pisemnej.

Jeśli Twój kontrahent jest notorycznym dłużnikiem, może mieć wielu wierzycieli, którzy nie będą tak wyrozumiali jak Ty i zaczną szybciej windykować. Tym samym wywalczą sobie prawo do odzyskania należności szybciej. Majątek dłużnika już uszczuplony nie wystarczy na zaspokojenie wszystkich roszczeń. Ten wierzyciel, który pierwszy uzyska nakaz zapłaty lub dogada się z dłużnikiem, na drodze windykacji polubownej, odzyska swoje pieniądze.

Odwlekanie windykacji daje nieuczciwemu dłużnikowi czas na ukrycie majątku. Ponadto im dłużej czekasz z podjęciem działania tym, zanikająca pamięć działa na Twoją niekorzyść. Im wydarzenia są wcześniejsze, tym lepiej je pamiętasz Ty i potencjalni świadkowie.

Podejmuj regularne działania według skrupulatnie zaplanowanego terminarza

Kluczowym składnikiem skutecznej windykacji jest regularność. Podejmowanie działań windykacyjnych, zaplanowanych już na początku windykacji, znacznie ułatwi cały proces. Przejmij kontrolę nad procesem windykacyjnym!

Postępuj zgodnie z planem windykacyjnym.

Rozpisz sobie kroki windykacyjne, które podejmiesz w przypadku odzyskiwania należności. Działanie według planu umożliwi Ci podejmowanie odpowiednich działań, nawet jeśli podczas odzyskiwania pieniędzy pojawią się silne emocje. A mogą się takie pojawić, bo negocjacje z dłużnikiem, wiążą się często ze stresem i nerwami. W takim stanie działania chaotyczne, bez przygotowania sprzyjają popełnianiu błędów.

Dzięki rozpisce wiesz, co następuje po sobie, więc możesz o tym na czas poinformować dłużnika. Aby ten system zadziałał, warunkiem niezbywalnym jest Twoja determinacja w dążeniu do celu. Postępuj zgodnie z planem i realizuj wszystkie punkty po kolei, a to przybliży Cię do zaspokojenia roszczenia.

Co może znaleźć się na liście windykacyjnej? Te punkty wpisz na swoją listę:

• wysłanie wezwania do zapłaty,
• dodanie danych dłużnika na giełdę długów,
• dodanie danych o zadłużeniu do BIG-u,
• prowadzenie negocjacji z dłużnikiem.

Wszystkie powyższe punkty zrealizujesz jeszcze w ramach windykacji polubownej. Jednak, jeśli dłużnik, mimo Twojego wysiłku, nie będzie responsywny, nie wahaj się wkroczyć na drogę sądową.

Czasami windykacja sądowo-egzekucyjna jest jedynym dostępnym rozwiązaniem.

Czy komornik jest niezbędny w procesie windykacji?

Oczywiście, kiedy dojdzie do egzekucji, a dłużnik nie ukryje majątku, komornik ma duże szanse odzyskać pieniądze i pomóc w zaspokojeniu roszczenia. Jesteś na tym etapie i zastanawiasz się nad wyborem komornika? Ten artykuł podpowie Ci jak, to zrobić.

Komornik pojawia się dopiero na samym końcu procesu egzekucyjnego. Dodatkowo musisz wiedzieć, że egzekucja następuje dopiero po udanej windykacji sądowo-egzekucyjnej. Wierzyciele pokładają przesadne nadzieje w komorniku. Traktowanie egzekucji komorniczej jako oczywistego zakończenia windykacji bywa szkodliwe, bo demobilizuje do zaangażowanego działania.

Dużo szybciej odzyskasz pieniądze, kiedy przyłożysz się do windykacji polubownej. W windykacji polubownej chodzi głównie o to, jak dogadasz się z dłużnikiem. Tej umowy nie ogranicza oczekiwanie na werdykt sądowy.

Warto sporządzić umowę ugody, ponieważ jeśli nie da się uniknąć windykacji sądowo-egzekucyjnej będzie ona stanowiła dowód sądowy.

Z dłużnikiem możesz być ciągle pod telefonem i kontrolować sytuację. Koniec końców będziesz mieć też więcej pieniędzy, bo nie zmniejszysz odzyskanej kwoty o pokrycie kosztów sądowo-egzekucyjnych. Możesz starać się odzyskać koszty poniesione podczas windykacji, sprawdź jak to zrobić.

Za brak doświadczenia w windykacji możesz dużo zapłacić

Niestety, ale w windykacji, jak w każdej dziedzinie za brak doświadczenia się płaci. Niedoświadczeni wierzyciele popełniają błędy formalne, mają większy problem, aby dotrzymać terminów. Tracą też oczywiście więcej pieniędzy. A robią to wszystko w imię tańszego rozwiązania. Chcąc zaoszczędzić na opłaceniu doświadczonego windykatora, płacą za samodzielnie popełnione błędy.

Windykacja samodzielna ma sens, ale tylko w określonych przypadkach.

Jeśli cenisz niezależność i chcesz windykować samodzielnie, ale jednocześnie chcesz, aby nad procesem windykacyjnym czuwali doświadczeni specjaliści, spróbuj windykacji z systemem Vindicat. Dzięki zalogowaniu do systemu Vindicat możesz windykować samodzielnie i to całkowicie online!

System do monitoringu i samodzielnej windykacji online

Po zalogowaniu się wprowadź dane z zaległej faktury, system podpowie Ci, co masz dalej robić. Na każdym etapie windykacji system Vindicat zaproponuje Ci najkorzystniejsze dla Twojej sprawy rozwiązania. Twoim zadaniem będzie jedynie kliknąć w celu akceptacji propozycji.

Co zyskujesz korzystając z systemu Vindicat:

• dostęp do profesjonalnie sporządzonych pism windykacyjnych,
• spersonalizowane dokumenty sądowe,
• opiekę merytoryczną nad wszystkimi etapami windykacji.

Dzięki Vindicat masz pewność, że Twoje pisma wyglądają profesjonalnie i są skuteczne. Już nie musisz się o to martwić i polegać na wiedzy z niepewnych źródeł. Z Vindicat każdy dokument wygląda dokładnie tak, jak powinien.

Jeśli korzystasz z wFirmy, Fakturowni, ifirmy lub InFakt, od teraz możesz liczyć na to, że system Vindicat nie ominie żadnej zaległej faktury. Wystarczy, że na początku wprowadzisz dane i połączysz system Vindicat ze swoim systemem księgowym. Wtedy system może nawet wysyłać monity do kontrahentów, zanim termin minie, aby przypomnieć im o zbliżającym się terminie płatności.

Automatyczna windykacja w zasięgu ręki - system Vindicat

Narzędzie, o którym mowa, to system Vindicat, system do monitoringu i automatycznej windykacji online. Po wprowadzeniu danych system zacznie pracę i przeprowadzi Cię przez cały proces windykacji krok po kroku. Vindicat działa według opracowanego harmonogramu działań i pracuje przez 24/7.

W systemie Vindicat dostępne są dwa rozwiązania cenowe:

• rozliczanie abonamentowe,
• rozliczenie prowizyjne.

Wszystko zależy od potrzeb Twojej firmy, w rozliczeniu abonamentowym musisz liczyć się z miesięcznym kosztem. Możesz wybrać plan na 5, 15, 50 lub nawet nielimitowaną liczbę aktywnych spraw. Natomiast rozliczenie prowizyjne jest najkorzystniejsze, wtedy kiedy nie chcesz ponosić bieżących kosztów windykacji. W tym rozliczeniu zapłacisz 6% od odzyskanych pieniędzy i to dopiero po sukcesie windykacyjnym.

Nie zwlekaj i skorzystaj z systemu Vindicat już dziś. Zaproś do swojej firmy system do monitoringu i automatycznej windykacji online.

FAQ: