Koszty sądowe w sprawach o zapłatę - kto ponosi i jak je rozliczyć?

Decyzja o skierowaniu sprawy do sądu często zapada dopiero wtedy, gdy kolejne wezwania nie przynoszą rezultatu. Wierzyciel ma fakturę, potwierdzenie wykonania usługi i historię korespondencji, więc zakłada, że odzyskanie pieniędzy będzie formalnością. Jednak wygrana nie zawsze oznacza też odzyskanie całej kwoty zapłaconej kancelarii. Dlatego przed złożeniem pozwu warto policzyć wartość należności oraz koszt dochodzenia roszczenia i możliwy czas oczekiwania na zwrot pieniędzy.

Koszty sądowe a koszty procesu – jaka jest różnica?

Pojęcia te bywają używane zamiennie, ale nie oznaczają tego samego.

W praktyce w sprawie o zapłatę należy rozróżnić trzy grupy kosztów:

• opłatę od pozwu i innych pism podlegających opłacie,
• wydatki powstałe w toku postępowania,
• wynagrodzenie oraz wydatki pełnomocnika.

Każda z tych kwot może być ponoszona i później rozliczana na innych zasadach.

Kto pokrywa koszty na początku sprawy o zapłatę?

Opłatę od pozwu wnosi co do zasady powód, czyli wierzyciel rozpoczynający postępowanie. Zgodnie z ustawą o kosztach sądowych w sprawach cywilnych opłatę należy uiścić przy wniesieniu pisma podlegającego opłacie.

Oznacza to, że wierzyciel musi najpierw wyłożyć pieniądze, nawet jeśli ma kompletne dokumenty i spodziewa się pełnej wygranej. 

Podobnie może wyglądać sytuacja z wydatkami na przeprowadzenie dowodu. Sąd może wezwać stronę do wpłacenia zaliczki, na przykład na wynagrodzenie biegłego. Dopiero w orzeczeniu kończącym postępowanie sąd rozstrzyga, kto i w jakim zakresie ostatecznie poniesie koszty procesu. Do tego czasu opłata od pozwu i inne zaliczki obciążają płynność wierzyciela.

Wysokość opłaty zależy przede wszystkim od wartości przedmiotu sporu, czyli najczęściej od kwoty należności głównej dochodzonej pozwem.

Odsetek żądanych obok tej należności zasadniczo nie wlicza się do wartości przedmiotu sporu, jeżeli pozostają świadczeniem ubocznym.

W sprawach o roszczenia do 20 tys. zł obowiązują opłaty stałe:

Jeżeli wartość przedmiotu sporu przekracza 20 tys. zł, opłata wynosi 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200 tys. zł. Końcówkę obliczonej opłaty zaokrągla się w górę do pełnego złotego. 

Przykładowe wyliczenia wyglądają następująco:

Przed wniesieniem pozwu trzeba jeszcze sprawdzić, czy w konkretnej sprawie nie obowiązuje przepis szczególny zmieniający sposób obliczenia opłaty.

Strona przegrywająca powinna zwrócić przeciwnikowi, na jego żądanie, koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw lub celowej obrony.

Jeżeli wierzyciel wygra całą sprawę, sąd może zasądzić od pozwanego między innymi:

• zwrot opłaty od pozwu,
• zwrot uznanych za niezbędne wydatków,
• koszty zastępstwa procesowego ustalone zgodnie z przepisami,
• inne uzasadnione koszty uwzględnione przez sąd.

Nie oznacza to jednak, że pieniądze automatycznie wrócą na rachunek powoda w dniu wydania wyroku. Zasądzone koszty stają się kolejną należnością wobec pozwanego. Jeżeli dłużnik nie zapłaci dobrowolnie, ich odzyskanie może wymagać egzekucji razem z należnością główną.

Od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu należą się odsetki ustawowe za opóźnienie za okres od uprawomocnienia się orzeczenia do dnia zapłaty.

Czy dłużnik zwróci całe wynagrodzenie zapłacone kancelarii?

Nie zawsze. To jeden z najczęściej pomijanych elementów kalkulacji kosztów procesu.

Wynagrodzenie kancelarii wynika z umowy zawartej z klientem. Sąd ustala natomiast koszty zastępstwa procesowego na podstawie obowiązujących przepisów. Kwota zapłacona pełnomocnikowi i kwota zasądzona od przeciwnika nie muszą być identyczne. Punktem odniesienia są stawki określone w rozporządzeniu, ale ostateczną wysokość zasądzonych kosztów zastępstwa ustala sąd. Może przy tym uwzględnić między innymi nakład pracy pełnomocnika, stopień skomplikowania sprawy oraz jego wkład w jej wyjaśnienie.

Sprawa nie zawsze kończy się zasądzeniem całej kwoty wskazanej w pozwie. Sąd może uwzględnić tylko część roszczenia, jeżeli pozostała kwota nie została odpowiednio wykazana albo pozwany skutecznie podniósł zarzut częściowej zapłaty.

Załóżmy, że wierzyciel dochodzi 100 tys. zł, ale sąd zasądza 70 tys. zł. Powód wygrał sprawę w 70%, a pozwany w 30%. Sąd może zestawić koszty poniesione przez obie strony i rozliczyć je zgodnie z tym wynikiem. Nie będzie to więc automatycznie zwrot 70% opłaty od pozwu. W obliczeniach uwzględnia się również koszty poniesione przez pozwanego, w tym jego koszty zastępstwa procesowego.

Z tego powodu nie warto zawyżać roszczenia „na wszelki wypadek”. Dochodzenie kwoty, której nie da się udowodnić, zwiększa koszt rozpoczęcia sprawy i może pogorszyć końcowe rozliczenie procesu.

Jakie dodatkowe wydatki mogą pojawić się w czasie procesu?

Opłata od pozwu i koszt pełnomocnika nie zawsze wyczerpują budżet sprawy. W zależności od charakteru sporu mogą pojawić się między innymi:

• zaliczka na opinię biegłego,
• należności świadków,
• koszt tłumaczenia dokumentów,
• opłaty związane z uzyskaniem dokumentacji,
• koszty mediacji,
• opłaty od apelacji lub innych środków zaskarżenia.

Sprawa o niezapłaconą fakturę może być stosunkowo prosta, jeżeli dłużnik nie kwestionuje wykonania umowy. Sytuacja zmienia się, gdy pozwany podnosi zarzuty dotyczące jakości, zakresu lub wartości prac. Wtedy konieczne może być przesłuchanie świadków albo powołanie biegłego, co zwiększa koszt i wydłuża postępowanie.

Przed złożeniem pozwu warto więc sprawdzić:

• fakturę,
• umowę, 
• zamówienie, 
• protokół odbioru, 
• potwierdzenie dostawy,
• korespondencję dotyczącą realizacji świadczenia.

Jak rozliczyć koszty sądowe w firmie?

Z perspektywy zarządzania należnościami trzeba oddzielić moment poniesienia kosztu od chwili, w której powstaje możliwość żądania jego zwrotu od dłużnika.

Na początku opłata od pozwu, zaliczki i wynagrodzenie pełnomocnika obciążają firmę. Po zakończeniu sprawy sąd wskazuje, która strona i w jakim zakresie ma zwrócić koszty procesu. Samo zasądzenie zwrotu nie oznacza jednak jeszcze otrzymania pieniędzy.

W ewidencji sprawy warto oddzielnie monitorować:

• należność główną i odsetki,
• koszty zasądzone w orzeczeniu,
• wydatki poniesione przez firmę, których sąd nie uwzględnił,
• wpłaty otrzymane dobrowolnie lub w egzekucji,
• koszty kolejnych etapów postępowania.

Wszczynając postępowanie należy zastanowić się, ile firma musi wyłożyć, jak długo środki zostaną zaangażowane oraz czy dłużnik posiada majątek pozwalający na wykonanie wyroku.

Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć na trzy pytania:

• czy dokumenty potwierdzają istnienie i wysokość roszczenia,
• ile wyniesie pełny koszt przeprowadzenia sprawy,
• czy po uzyskaniu tytułu wykonawczego należność będzie możliwa do wyegzekwowania.

Pozew jest jednym z etapów zarządzania należnością, a nie celem samym w sobie. Uporządkowany proces pozwala wcześniej ocenić dokumentację, monitorować ponoszone wydatki i wybrać moment, w którym dalsze działania polubowne przestają być ekonomicznie uzasadnione.

Vindicat wspiera obsługę należności od monitoringu i działań polubownych po przygotowanie sprawy do kolejnego etapu. Zachowanie historii kontaktu, dokumentów i wcześniejszych wezwań ułatwia późniejszą ocenę, czy skierowanie sprawy do sądu będzie racjonalnym krokiem.

FAQ: