Jak długo przechowywać dokumenty potwierdzające współpracę z kontrahentem oraz wykonanie usługi?

Jak długo przechowywać dokumenty potwierdzające współpracę z kontrahentem lub wykonanie usługi? Czy wszystkie takie dokumenty należy przechowywać w formie papierowej? Tego typu obawy często towarzyszą osobom prowadzącym firmy. Sprawdźmy, ile trzeba przechowywać dokumenty dotyczące współpracy z kontrahentami.

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe - dokumenty, które trzeba wydrukować

Na początek warto przypomnieć, że przedsiębiorcy mają obowiązek nie tylko przechowywania dokumentów przez określony czas, ale też przechowywania ich w odpowiedniej formie. Co może być dla wielu przedsiębiorców, w przypadku pewnej części dokumentacji, formą właściwą jest forma papierowa. Drukować trzeba:

• dowody wewnętrzne - przychodowe i kosztowe,
• ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
• ewidencję przebiegu pojazdu (tj. kilometrówkę),
• raporty z kas fiskalnych (miesięczne i dobowe).

Dodatkowe obowiązki mają przedsiębiorcy zatrudniający pracowników. W formie papierowej przechowywać oni mówią dokumenty kadrowe, w tym w szczególności umowy, rachunki, czy listy płac oraz akta osobowe pracowników.

Wszystkie te dokumenty papierowe trzeba przechowywać uszeregowane chronologicznie, zgodnie z widniejącymi na nich datami. Jeśli dokumentów jest dużo, trzeba zorganizować je w opisanych teczkach, po jednej na każdy miesiąc.

Jak długo przechowywać dokumenty firmowe - dokumenty, które można przechowywać elektronicznie

Polski ustawodawca zezwolił na elektronicznie przechowywanie m.in. rejestrów VAT sprzedaży i zakupów, faktur kosztowych i sprzedażowych (wystawionych lub otrzymanych od kontrahenta w formie elektronicznej), czy ewidencji wyposażenia. Co ważne, od 2021 r. nie trzeba już drukować także comiesięcznej ewidencji przychodów prowadzonej przy użyciu komputera (ryczałt).

Faktury papierowe także można przechowywać w formie elektronicznej - po ich zeskanowaniu.

Elektronicznie można również przechowywać ewidencję środków trwałych oraz zgłoszeń płatnika składek ZUS i dokumentów zmieniających je lub korygujących. Forma elektroniczna dopuszczalna jest też dla np. rachunków, potwierdzeń zapłaty, czy wyciągów bankowych.

Wszystkie dokumenty firmowe, które od początku swojego istnienia były elektroniczne, również można przechowywać w tej formie (nie trzeba drukować).

Dla formy elektronicznej bardzo ważne jest bezpieczeństwo. Dokumenty te trzeba przechowywać w sposób niestwarzający możliwości dostępu dla osób niepowołanych.

Jak długo przechowywać faktury?

Kluczowy dla większości przedsiębiorców - w tym również być może dla Ciebie - jest okres, przez jaki należy przechowywać faktury. Są to podstawowe dokumenty, które nie tylko stanowią dokumenty księgowe, ale też są ważne w przypadku dochodzenia roszczeń.

Faktury, zgodnie z ustawą o rachunkowości [Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105, 2106], należy przechowywać przez okres 5 lat. Termin ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przez okres 5 lat musimy przechowywać także: kopie faktur VAT, księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty. Okres 5-letni obowiązuje również kopie wystawionych rachunków, a także dokumenty mające związek z poborem i inkasem podatkowym. W dużym uproszczeniu można uznać, że większość firmowych dokumentów należy przechowywać właśnie przez okres 5 lat.

Jak długo przechowywać umowy z kontrahentami?

Drugą bardzo ważną kwestią są umowy potwierdzające współpracę z kontrahentem oraz wykonanie usługi. Chodzi o szeroko rozumiane umowy cywilno-prawne. Mogą to być np. umowy o współprace, umowy o dzieło, umowy zlecenia itp. Przypomnijmy w tym miejscu, że bardzo ważne jest, aby ze względów dochodowych zawierać umowy z klientami pisemnie (choć jeśli tego nie zrobiliśmy, nie oznacza to od razu, że sprawa jest beznadziejna, o czym pisaliśmy w osobnym artykule: Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?).

Dla pełnego bezpieczeństwa umowy z klientami najlepiej przechowywać aż do czasu upływu terminu przedawnienia roszczenia.

Dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej zasadniczy  termin przedawnienia wynosi 3 lata. Szczegółowo o terminach przedawnienia w konkretnych przypadkach pisaliśmy w artykule Windykacja długu po 5 latach - czy to możliwe?.

Przez ten czas (aż do przedawnienia) warto przechowywać również wszystkie inne dokumenty związane z zawartą z klientem umową.

Chodzi w szczególności o:

• dokumentację potwierdzającą wykonanie umowy,
• korespondencję upominawczą,
• porozumienia lub ugody dotyczące wynikającego z umowy zobowiązania (np. dokumenty dotyczące rozłożenie płatności na raty).

Przechowywanie umów, choć może wydawać się uciążliwe, bywa nieocenione. Posiadając umowę, znacznie łatwiej jest udowodnić swoje racje w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Zdecydowanie więc warto zadbać o tę kwestię... i o porządek w dokumentacji - zwłaszcza gdy zawieramy dużą liczbę umów.

Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe?

Dla przedsiębiorstw zatrudniających pracowników równie ważny jest okres przechowywania dokumentów kadrowych. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy.

Pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Warto też dodać, że poza rygorem 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji w niektórych przypadkach pracodawców nadal obowiązywać mogą zasady obowiązujące wcześniej. Przewidywały one 50-letni okres przechowywania dokumentów pracowniczych. Okres ten nadal stosujemy w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Przechowuj faktury, ale też działaj, gdy klient nie płaci!

Przechowywanie faktur i innych dokumentów firmowych to bardzo ważna kwestia. Właściwe przechowywanie dokumentów potwierdzających współpracę z kontrahentem oraz wykonanie usługi pozwoli uniknąć dotkliwych kar finansowych. W trosce o finanse przedsiębiorstwa równie ważna jest jednak regularna windykacja. Jeśli wystawiłeś fakturę, termin minął, a klient nie zapłacił i ignoruje Twoje przypomnienia... to najwyższy czas, aby działać. Każdy dzień Twojej bierności to dodatkowy czas dla dłużnika. Nie dawaj mu tej satysfakcji i windykuj - przy pomocy systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

System do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to narzędzie stworzone z myślą o potrzebach małych i średnich firm.

Pozwala efektywnie odzyskiwać pieniądze online. Prowadzi przedsiębiorców przez każdy etap windykacji. Wskazuje, co i kiedy trzeba zrobić, przedstawiając precyzyjne instrukcje. Nie musisz być ekspertem w zakresie windykacji, aby odzyskiwać pieniądze online!

Vindicat.pl zapewni Ci m.in.:

• Oszczędność czasu i nerwów dzięki windykacji automatycznej. Nie chcesz samodzielnie odzyskiwać pieniędzy online? Powierz to systemowi. Robot windykacyjny cały etap polubowny przeprowadzi automatycznie. Wyśle klientom przypomnienia o zapłacie i doda dane dłużników na giełdę długów. A Ty? Ty tylko czekasz, aż pieniądze znajdą się na Twoim koncie. Sprawdź, jak działa automatyzacja windykacji w systemie Vindicat.
• Możliwość zapłaty za windykację dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Prowizja za windykację automatyczną to tylko 6% windykowanej kwoty. Uregulujesz ją, dopiero gdy dłużnik zapłaci. To najkorzystniejsze rozwiązanie!
• Opcję integracji z Twoim systemem księgowości. Konto w Vindicat.pl połączysz ze swoim systemem księgowości online. Vinticat.pl integruje się z ifirmą, wFirmą, InFaktem lub Fakturownią. Dzięki temu nieopłacone przez klientów faktury od razu trafią do Vindicat.pl, a Ty bez ręcznego wprowadzania danych będziesz mógł zadecydować o rozpoczęciu windykacji. Dowiedz się więcej o tej możliwości: Połącz swój system księgowy z Vindicat.pl. Odzyskuj pieniądze wygodniej niż kiedykolwiek!
• Dostęp do jednej z najpopularniejszych i najbezpieczniejszych giełd długów - giełdy długów Vindicat.pl. Dodanie danych dłużnika giełdę długów to jedna z najskuteczniejszych metod zmotywowania dłużnika do szybkiej płatności. Warto z niej korzystać!
• Narzędzia prewencyjne, które zapobiegną opóźnieniom w płatnościach w przyszłości. Korzystając z Vindicat.pl, możesz także regularnie monitorować płatności oraz dodawać na swoje faktury pieczęć prewencyjną Vindicat.

Windykacja online jest szybka, ale też bardzo skuteczna. Ponad niż 90% spraw prowadzonych przy pomocy systemu kończy się polubownie.

Dbaj o swoją firmę - windykuj!

Wiesz już, jak długo przechowywać dokumenty potwierdzające współpracę z kontrahentem oraz wykonanie usługi. Pamiętaj jednak, że równie istotne jest regularne odzyskiwanie płatności od nierzetelnych klientów. Statystyki są w tym zakresie bezlitosne - pokazują, że z problemem niepłacących partnerów biznesowych zmaga się zdecydowana większość małych i średnich firm. Jeśli to także Twój problem, nie panikuj. To czas, abyś podjął rozsądne działania windykacyjne. Nie pozwól, aby klienci ignorujący terminy zapłaty zachwiali płynnością finansową Twojego przedsiębiorstwa.

Windykuj w nowoczesny sposób - razem z systemem Vindicat.pl. Sprawdź model rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego i wybierz model korzystniejszy dla Twojej firmy. Nie dawaj dłużnikom więcej czasu - nie zasłużyli na niego. Rozpocznij windykację już teraz i ciesz się efektami już bardzo niedługo!

FAQ: