Wezwanie do zapłaty mailem lub SMS - czy jest to zgodne z prawem?
Wezwanie do zapłaty w praktyce jest bardzo powszechnym i często wykorzystywanym dokumentem windykacyjnym. Jest też jasną informacją dla obu stron. Informuje, na jakim etapie utknęła transakcja i jakie jeszcze kroki trzeba podjąć, aby doszło do finalizacji projektu. Kiedy kontrahent pomimo monitów przypominających o płatności, nie dotrzymał terminu i nie uregulował zaległej należności za faktury, czas wysłać wezwanie do zapłaty. Z artykułu dowiesz się, na jakie rodzaje wezwań do zapłaty może pozwolić sobie współczesny przedsiębiorca.
Co to jest wezwanie do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty zawiadamia dłużnika o wysokości zadłużenia i terminach, których powinien niezwłocznie dotrzymać.
Napisz wyraźnie w dokumencie, że chcesz polubownie rozwiązać spór i prosisz o kontakt, aby wyjaśnić zaistniałą sytuację. Pamiętaj, że zdarzają się także zaległości w płatnościach przez roztargnienie dłużników, lub chaos w dokumentach firmowych. Niektóre długi powstają przez przypadek.
Nie wahaj się przypominać, monitorować, wysłać wezwania do zapłaty.
Do wezwania do zapłaty dołącz też informację o konsekwencjach, które dłużnik poniesie jeśli nie zaspokoi roszczenia. Możesz poinformować dłużnika, że wpiszesz go na listę rejestru dłużników KRD lub umieścisz dług na Giełdzie długów Vindicat. Warto też poinformować dłużnika, że jeśli powyższe środki dyscyplinujące nie poskutkują, wniesiesz pozew do sądu i na drodze sądowej będziesz dochodzić swoich praw, a kosztami postępowania sądowego obciążysz dłużnika.
Osobiście możesz wysyłać dłużnikowi monity, upomnienia i wezwania do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty jest podstawowym dokumentem, kiedy wkraczasz na ścieżkę windykacyjną. Lepiej nie pomijaj tego kroku! Wezwanie do zapłaty jest to pierwszy dokument, który wysyłasz, kiedy dłużni przekroczył termin płatności. Jeśli wiesz, jak prawidłowo sporządzić prawidłowe wezwanie do zapłaty, nic nie stoi na przeszkodzie, abyś proces windykacji polubownej rozpoczął samodzielnie.
Wezwanie do zapłaty
Pismo to jest elementarnym narzędziem windykacji polubownej. Streszcza ono stanowisko wierzyciela i zobowiązania dłużnika. W wezwaniu do zapłaty wierzyciel przedstawia suche fakty dotyczące stanu zobowiązania. Nie ma miejsca w wezwaniu do zapłaty na obrażanie dłużnika czy szczegółowe przedstawianie korespondencji. Jako dowód na istnienie zobowiązania warto natomiast dołączyć umowę, lub fakturę.
Monit
Jest formą przypomnienia dłużnikowi o istniejącym zobowiązaniu. Warto wysyłać monity jeszcze zanim powstanie zadłużenie, czyli przed upływem terminu ustalonym na umowie.
Starania podczas windykacji polubownej mają szczególne znaczenie z dwóch powodów:
- dają ogromne szanse na odzyskanie pieniędzy bez konieczności wkraczania na drogę sądową,
- jeśli windykacja sądowo-egzekucyjna okaże się koniecznością, działania podejmowane na etapie polubownym będą dowodem na próby porozumienia z dłużnikiem.
Aby zdobyć dowody na próby polubownego porozumienia, warto właśnie wysłać wezwanie do zapłaty. Następnie możesz je dołączyć do dokumentów wysyłanych z pozwem sądowym. Dzięki temu spełnisz wymóg udokumentowania podejmowanych prób pozasądowego rozstrzygnięcia sporu.
Tuż przed złożeniem pozwu do sądu prześlij dłużnikowi przedsądowe wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty nie ma określonego wzoru, zawsze jednak musi zawierać określone dane i informacje, aby było brane pod uwagę, a koniec końców mogło zagwarantować Ci odzyskanie pieniędzy.
W wezwaniu do zapłaty warto precyzyjnie określić obowiązujący termin płatności.
Nie bój się wysyłać wezwań do zapłaty! Nie zwlekaj z wysłaniem pierwszego wezwania do zapłaty i konsekwentnie wyciągaj opisane w wezwaniu konsekwencje.
Przeczytaj także artykuły:
- Jak podpisać i wysłać wezwanie do zapłaty - podpis tradycyjny czy elektroniczny, pocztą czy emailem?
- Przedsądowe wezwanie do zapłaty
- Wezwanie do zapłaty, czyli jak je napisać, kiedy wysłać i jakie są jego rodzaje
Ostateczne wezwanie do zapłaty
Ostateczne wezwanie do zapłaty, lub przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno być ostatnim wezwaniem do zapłaty, które wysyłasz do dłużnika. Pilnuj tego, aby dotrzymywać danego słowa i wypełniać złożone deklaracje. Szczególnie te, które niosą konsekwencje finansowe dla dłużnika.
Ostateczne wezwanie do zapłaty jest definitywnym zakończeniem windykacji miękkiej, czyli zakończeniem windykacji polubownej.
Jest to nadal pismo, które nie obciąża Cię żadnymi kosztami, poza kosztem wysłania listu poleconego. Chyba że wysyłasz wezwanie do zapłaty mailem lub SMS, wtedy jest to procedura całkowicie bezkosztowa. Na szczęście takie wezwanie często przekonuje dłużnika do szybszego spłacenia długu.
Wezwanie do zapłaty wysłane mailem lub SMS - czy taka forma wezwania dłużnika jest zgodna z prawem?
Dłużnik powinien odebrać wezwanie do zapłaty jako okazję do porozumienia się i zamknięcia sprawy na drodze polubownej. Obydwie strony powinny być świadome, że polubowne rozstrzygnięcie sporu jest najkorzystniejsze dla wszystkich.
Obecnie możesz wysłać wezwanie do zapłaty na wiele sposobów. Nowe czasy wymagają nowoczesnych rozwiązań, również w działaniach windykacyjnych. Pamiętaj, że wezwanie do zapłaty możesz doręczyć dłużnikowi zarówno za pośrednictwem metod tradycyjnych, takich jak wezwanie listowne, ale możesz również przesłać wezwanie do zapłaty przez maila lub przez wiadomość SMS.
W wezwaniu do zapłaty wysłanym mailem lub za pomocą wiadomości SMS musisz zawrzeć te same dane, co w tradycyjnym piśmie.
Sporządzając pismo, pamiętaj o tym, aby wezwanie do zapłaty zawierało:
- dane dłużnika i wierzyciela,
- dokładną kwotę zadłużenia,
- termin spłaty i sposób przelania środków np. numer konta,
- umowę lub fakturę stanowiącą podstawę prawną do wysuwania roszczenia,
- informację o stanie odsetek,
- kroki, które wierzyciel podejmie, jeśli dłużnik nie wywiąże się ze zobowiązania.
INFORMACJA DLA DŁUŻNIKA: Po otrzymaniu wezwania do zapłaty, jak najszybciej skontaktuj się z wierzycielem w celu ustalenia dalszego postępowania.
Kontakt z wierzycielem zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Niezależnie od tego czy dłużnik dysponuje środkami do natychmiastowego spłacenia zobowiązania, czy skontaktuje się po to, aby w drodze mediacji ustalić, w jaki sposób spłacić zadłużenie.
Jeśli opóźnienie w spłacie zadłużenia wynika z braku środków, nie wahaj się zaproponować dłużnikowi inne rozwiązania.
Sposoby, po które warto sięgnąć, aby osiągnąć porozumienie między wierzycielem a dłużnikiem:
- mediacje,
- opracowanie nowego harmonogramu spłaty,
- rozłożenie długu na raty.
Dalej zastanawiasz się, czy dostarczenie wezwania do zapłaty mailem lub przesłanie wezwanie SMS jest zgodne z prawem? Owszem jest! Jeśli Cię to bardzo martwi, jest jeden mały szczegół, o który możesz zadbać. Ta mała zmiana rozwieje Twoje wszystkie wątpliwości co do prawomocności takiego rozwiązania.
Na etapie podpisywania umowy z klientem dopisz w umowie, że wezwanie do zapłaty może zostać dostarczone na podanego w umowie maila lub wpisany przez kontrahenta numer kontaktowy.
Kiedy już zadbasz o wyjaśnienie tego zagadnienie, ze spokojną głową porzucisz pytanie „w jaki sposób dostarczyć dłużnikowi wezwanie”, a zaczniesz pytać, „co zrobić, aby wezwanie do zapłaty było skuteczne?”
Skuteczne wezwanie do zapłaty to przede wszystkim wezwanie poprawnie sporządzone i te dostarczone do dłużnika na czas.
Nie upieraj się przy jednej formie dostarczana wezwania do zapłaty. Oceń, która forma wezwania dociera najlepiej do Twojego klienta. Zawsze upewnij się, że masz aktualne adresy zarówno adres korespondencyjny oraz adres mailowy. Wezwanie tylko wtedy będzie skuteczne i będzie stanowiło dowód w sądzie, jeśli dłużnik faktycznie je otrzyma.
Na co uważać wysyłając wezwanie do zapłaty?
Skup się na tym, aby wezwanie wysłane przez maila i za pomocą wiadomości SMS było zrozumiałe dla odbiorcy. Dłużnik musi wiedzieć, czego wierzyciel odczekuje i jak ma zaspokoić roszczenie.
Radzimy wysyłać wezwania od razu i nie ryzykować, że pieniądze nam przepadną, bo przegapimy termin na windykację dłużnika.
Zostaw ślad po wezwaniu do zapłaty! Unikaj ustnego wzywania dłużnika. Jeśli rozmawiasz z dłużnikiem osobiście lub prowadzisz negocjacje przez telefon, zadbaj o to, aby powstało pisemne potwierdzenie rozmowy.
Plusem tradycyjnego dostarczania wezwania do zapłaty, jest możliwość wysłania pisma listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Wtedy podpis dłużnika pod odebranym wezwaniem jest jasnym dowodem świadczącym za tym, że wierzyciel próbował zażegnać spór polubownie. Wysyłając wezwanie do zapłaty mailem lub sms-em zadbaj o wiadomość zwrotną, która stwierdzi, że dłużnik zapoznał się z pismem.
Przed wysłaniem wezwania do zapłaty upewnij się, jaki jest faktyczny stan zobowiązania. Musisz mieć pewność, że płatność na pewno nie została uregulowana. W przeciwnym razie możesz wzbudzić niepewność i lęk u kontrahenta. Jeśli dojdzie do sytuacji, w której wyślesz klientowi bezpodstawne wezwanie do zapłaty, radzimy wyjaśnić tę sytuację i oczyścić atmosferę.
Wezwanie do zapłaty będzie skuteczne tylko wtedy, kiedy wyślesz je w odpowiednim czasie. Dopiero kiedy mnie wyznaczony w umowie termin płatności świadczenie staje się wymagalne. Zajrzyj do naszego artykułu, gdzie dokładnie opisujemy różnice między wierzytelnością wymagalną a wymagalną.
Gotowe wezwanie do zapłaty czeka na Ciebie w Vindicat
Wezwanie do zapłaty, które możesz przesłać dłużnikowi listem mailem i SMS-em czeka na Ciebie w Vindicat. Kiedy zalogujesz się do systemu, pismo zostanie automatycznie uzupełnione Twoimi danymi. Oddeleguj to zadanie RoboVindicat i zajmij się tym, czego zautomatyzować się nie da.
Kim jesteśmy i jak działamy w Vindicat?
Vindicat to narzędzie do automatycznej windykacji online oraz system do monitorowania należności. Zaloguj się do Vindicat i zwiększ swoje szanse na szybkie odzyskanie pieniędzy z zaległych faktur. Dzięki pośrednictwu systemu Vindicat, aż 93% spraw windykacyjnych zakończyło się sukcesem na etapie windykacji polubownej.
W efekcie oznacza to:
- mniejsze koszty,
- mniej stresu,
- więcej czasu na działania rozwijające biznes.
W systemie Vindicat zalogujesz się w kilka minut. W zamian zyskasz mnóstwo czasu! Wszystko dzięki automatyzacji procesów windykacyjnych, które szczególnie przy wielu dłużnikach mogą stać się naprawdę monotonne.
Zaloguj się do Vindicat, aby wprowadzić do swojego biznesu:
- możliwość korzystania z gotowych, spersonalizowanych pism windykacyjnych i sądowych np. wezwanie do zapłaty, wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, pozew,
- automatyczne wysyłanie wezwań do dłużników, którzy przekroczyli umówiony termin płatności,
- monitoring płatności.
Tutaj znajdziesz nasz cennik automatycznej windykacji:
To jaka opcja pasuje bardziej do Twojego biznesu, określasz samodzielnie. Wybierz, to co Ci się najbardziej opłaca. Wybierz Vindicat!
Za pośrednictwem przygotowanego systemu przeprowadzisz cały proces windykacji polubownej, w dodatku w 100% zdalnie. Windykacja z Vindicat została zaplanowana tak, aby pasować do współczesnego przedsiębiorcy. System zapewnia niezależność, władzę i wiedzę, a jednocześnie opiekę i markę kancelarii, która budzi respekt wśród dłużników.
Możesz wszystkie pisma wysyłać z pieczęcią prewencyjną kancelarii Vindicat. Dzięki temu rozwiązaniu komunikujesz swoim klientom, że odzyskiwaniem pieniędzy za zaległą fakturę zajmą się specjaliści.
FAQ:
Czy sąd może źle odebrać, jeśli wierzyciel pozwie dłużnika bez wcześniejszego przesłania mu wezwania do zapłaty?
Tak. Zgodnie z obecnie obowiązującymi regulacjami wierzyciel ma obowiązek podejmowania prób polubownego rozwiązania sporu z dłużnikiem.
Czy są przepisy dotyczące wezwania do zapłaty?
Wezwanie do zapłaty jest pismem nieformalnym, dlatego nie ma określonej formy i narzuconej treści. Jednak przepis art. 187 § 1 ust. 3 kpc. wymaga, aby do pozwu sądowego o odzyskanie długów dołączyć informację o podejmowanych próbach porozumienia.
Kiedy dłużnik może nie przyjąć wezwania do zapłaty?
Dłużnik może nie przyjąć wezwania do zapłaty, kiedy dług, którego wezwanie dotyczy, uległ przedawnieniu lub świadczenie nie jest wymagalne.
Czy wysłanie wezwania do zapłaty mailem i SMS-em jest legalne?
Tak! Możesz to zrobić także, korzystając z gotowych wzorów i automatycznej wysyłki e-wezwań oferowanych przez Vindicat.
Czy wezwanie do zapłaty wysłane listem jest lepsze od tego przesłanego za pomocą maila?
Nie. Wezwanie do zapłaty musi poinformować dłużnika o długu i skłonić go do kontaktu. Nieważne jest jaką drogą dłużnik dostanie wezwanie, ważne jest, aby na pewno do niego dotarło.
