Jak „wychować” sobie klienta, żeby płacił w terminie?

Czy da się w taki sposób „wychować” klienta, aby płacił faktury terminowo? Czy wykształcenie dyscypliny płatniczej u kontrahenta jest w ogóle możliwe? Na szczęście - da się to zrobić. Potrzeba jednak regularnych, strategicznych działań. Jakich? Wyjaśniamy!

1. Dowiedz się, dlaczego (naprawdę) klient nie płaci

Pierwszym krokiem do „wychowania” klienta i otrzymywania płatności na czas, jest poznanie rzeczywistych przyczyn opóźnień.

Dowiedzenie się, dlaczego klient nie płaci w terminie, to klucz do stworzenia skutecznej strategii walki z opóźnieniami.

Powodów może być kilka - klient może naprawdę nie mieć pieniędzy. Równie dobrze może jednak być zwyczajnie zapominalski lub priorytetowo traktować innych swoich kontrahentów. Może też nie płacić na czas, bo uważa, że „w Polsce wszyscy tak robią”.

Jak się tego dowiedzieć? W tym celu można zasięgnąć języka w branży (jeśli Ty i dłużnik działacie w podobnej) lub poszukać informacji w Internecie. Ludzie naprawdę dużo przydatnych informacji umieszczają w swoich mediach społecznościowych lub na forach. Jeśli podejrzewasz, że kontrahent może mieć poważne problemy finansowe, sprawdź też, czy nie jest w trakcie upadłości (zobacz: Jak i gdzie sprawdzić, czy dłużnik nie jest w trakcie postępowania upadłościowego?).

Czasem pomaga też najprostsze z rozwiązań, czyli szczera rozmowa z nierzetelnym kontrahentem.

Może okazać się np., że klient zawsze ma opóźnienia, bo sam czeka na zapłatę od kontrahentów, którzy także nie płacą w terminie. Przyczyn może być wiele... ale Tobie, jako wierzycielowi, łatwiej będzie działać skutecznie, jeśli będziesz je znać.

Zobacz także: Jak przygotować się do rozmowy z dłużnikiem.

2. Działania prewencyjne to podstawa

Przedsiębiorcy często aktywują się, dopiero gdy termin zapłaty z faktury minie. Błąd! Tak naprawdę równie ważne, jak sama windykacja, są też działania prewencyjne. Jeśli chcesz „wychować klienta”, upewnij się, że Twoja firma:

• Monitoruje płatności. To bardzo ważne, aby mieć pełną kontrolę nad wystawianymi fakturami. Tylko w ten sposób można szybko zidentyfikować te niezapłacone i podjąć właściwe działania.
• Dba o poprawność wystawianych faktur. Nie dawaj dłużnikowi powodów do wydłużenia terminu zapłaty z powodu drobnego błędu w dacie czy numeracji FV. Warto też ułatwić kontrahentowi zapłatę - np. zadbać o to, aby nr konta dało się skopiować. W treści e-maila z FV można podać dodatkowo termin, kwotę i tytuł przelewu.
• Wysyła klientom przypomnienia o konieczności zapłaty (SMS, e-mail). Wiele firm niestety tego nie robi. Tymczasem to nie tylko proste, ale też skuteczne!
• Umieszcza pieczęć prewencyjną na fakturach. Dzięki niej klient od razu wie, co stanie się, jeśli nie zapłaci na czas. To działa na wyobraźnię!

W każdej z tych czynności przedsiębiorców wspiera system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

3. Postaw na stały kontakt

Dłużnik, który jest akurat w procesie „wychowywania”, musi czuć, że czuwasz nad Waszymi relacjami. Dlatego po wystawieniu faktury nie pozwalaj sobie na kilku lub kilkunastodniowe przerwy w kontakcie.

Przypomnienia o konieczności zapłaty najlepiej wysyłać tuż po wystawieniu faktury, pomiędzy dniem wystawienia a zapłaty oraz w dniu zapłaty.

O zapłatę faktury można podpytywać także w trakcie innych rozmów, niezwiązanych bezpośrednio z pieniędzmi. Warto inicjować także rozmowy powiązane z płatnościami, których skutkiem może być np. rozłożenie długu na raty (negocjacje).

Nie bój się, że wyjdziesz na natarczywego - w końcu stawka jest wysoka, a klient, który sam jest przedsiębiorcą, w gruncie rzeczy na pewno doskonale wie, jak ważne jest utrzymanie płynności finansowej.

Niestety samo wystawienie faktury to dziś za mało. Firmy, które chcą otrzymywać płatności na czas, muszą także nauczyć się przypominać o konieczności zapłaty - w grzeczny, ale zdecydowany sposób.

4. Bądź stanowczy i dotrzymuj własnych obietnic

Aby inni traktowali Twoją firmę poważnie, przede wszystkim Ty sam musisz traktować ją poważnie. Dlatego jeśli w trakcie rozmów z dłużnikiem powiesz mu, że:

• do czasu uregulowania płatności przerywasz wykonywanie usług lub dostawę towarów,
• właśnie dodajesz jego dane na giełdę długów,
• zamierzasz zrezygnować z dalszej współpracy,
• planujesz złożyć pozew do sądu...

... faktycznie to zrób!

O planowanych działaniach trzeba mówić rozsądnie i dokładnie je przemyśleć. Nie ma sensu grozić pozwem, jeśli faktycznie nie masz zamiaru go składać. Rzucanie słów na wiatr niestety nie umocni Twojej pozycji w oczach dłużnika.

Przykład:
Pan Adam prowadzący hurtownię budowlaną ma dłużnika. Jest nim Pan Grzegorz, który ma własną firmę budowlaną. Pan Grzegorz regularnie ignoruje terminy zapłaty z faktur wystawianych przez hurtownię Pana Adama. Pan Grzegorz ma taki styl prowadzenia biznesu. Uważa, że w tym kraju nikt nie płaci na czas i on też niespecjalnie nie przejmuje się terminami. Pan Adam próbuje walczyć z niedbalstwem kontrahenta, niemal co miesiąc grożąc Panu Grzegorzowi złożeniem pozwu. Tak naprawdę jednak nigdy tego nie robi. Mówi też, że więcej nie sprzeda Panu Grzegorzowi towarów, a tymczasem dostawy są nieprzerwane. Tym samym sam osłabia swoją pozycję w oczach dłużnika. Dopóki Pan Adam faktycznie nie zacznie wdrażać zaplanowanych działań, dopóty będzie walczył z problemem nieterminowych płatności.

5. Windykuj na czas!

Ostatni, ale zdecydowanie najbardziej istotny punkt, dotyczy windykacji. I to nie tyle jakiej - bo szybkiej! Czym mniej czasu minie od terminu zapłaty z faktury do rozpoczęcia działań windykacyjnych, tym łatwiej będzie odzyskać pieniądze. Pamiętaj o tym i nie zwlekaj!

Klient, który raz przekona się, że nie boisz się rozpoczęcia działań windykacyjnych, zacznie poważniej traktować interesy Twojej firmy.

Nie chodzi od razu o kierowanie sprawy do sądu - chociaż to też oczywiście bywa niezbędne. W wielu przypadkach nie należy z tym zwlekać. Warto jednak podjąć cały szereg dostępnych obecnie działań windykacyjnych. Każde z nich przybliża Cię do odzyskania pieniędzy! Warto m.in.:

• Regularnie wysyłać wezwania do zapłaty oraz przedsądowe wezwania do zapłaty.
• Umieszczać dane dłużnika na doskonale widocznej w wyszukiwarce giełdzie długów.
• Dodawać odpowiednie wpisy do BIG (to poważnie komplikuje dłużnikowi prowadzenie biznesu!).
• Kierować sprawę do sądu, niezwłocznie gdy dalsze negocjacje z dłużnikiem nie mają już sensu.

Brzmi jak dużo pracy, na której wykonanie nie masz czasu? Niekoniecznie - jeśli możesz liczyć na pomoc nowoczesnego systemu do windykacji online.

Oszczędzaj czas i windykuj online razem z Vindicat.pl!

Problemy z nieterminowymi płatnościami zna prawie każda firma. Są jednak szczególnie niebezpieczne dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie o naruszenie płynności finansowej jest niestety wybitnie łatwo. Co zatem można zrobić? Jeśli jesteś otwarty na skuteczne i nowoczesne rozwiązania - wypróbuj system monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Vindicat.pl wspiera małe i średnie firmy na etapie prewencyjnym, a także na etapie windykacji polubownej, sądowej i egzekucyjnej. To także opcja bardzo korzystna finansowo, bo za windykację można zapłacić dopiero po odzyskaniu pieniędzy!

Windykacja online, choć początkowo może brzmieć obco, to niezwykle proste i wygodne rozwiązanie. Aby rozpocząć korzystanie z systemu Vindicat.pl potrzebujesz wyłącznie komputera dostępem do Internetu. Wystarczy wybrać ofertę, zarejestrować się i wprowadzić dane z nieopłaconych faktur. Wszystkie kolejne kroki - w zrozumiały sposób - wskazuje aplikacja. To rozwiązanie dla każdego małego i średniego przedsiębiorcy!

Vindicat.pl oferuje wszystkie narzędzia windykacyjne niezbędne do skutecznego odzyskiwania pieniędzy. Uytkownicy Vindicat.pl mogą m.in.:

• Monitorować płatności. System Vindicat.pl dopasowany jest do specyficznych potrzeb małych i średnich firm, także tych, które wystawiają mniejsze liczby faktur. Dzięki monitoringowi płatności będzie Ci dużo łatwiej zapanować nad firmowymi finansami!
• Wygenerować raport BIG InfoMonitor o wiarygodności kontrahenta oraz dodać wpis do BIG InfoMonitor.
• Umieszczać na wystawianych fakturach pieczęć prewencyjną Vindicat, Dzięki niej klient będzie od razu wiedział, że w razie braku zapłaty, sprawą zajmie się Vindicat.
• Korzystać z popularnej giełdy długów. Giełda działa także w modelu success fee, co pozwoli Ci zapłacić za windykację dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Dowiedz się, jak działa model success fee i przekonaj się, dlaczego jest ono korzystne także dla Twojej firmy.
• Korzystać z bogatej bazy gotowych do użycia dokumentów windykacyjnych. Z systemu w kilka minut wygenerujesz m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
• Wypróbować windykację automatyczną. Windykacja, która toczy się automatycznie, a Ty w tym czasie prowadzisz swój biznes? Tak, teraz to możliwe! System może zupełnie automatycznie wysyłać kontrahentom przypomnienia o płatności lub dodawać należności na giełdę długów. Przeczytaj i dowiedz się, jak to działa.

Dzięki systemowi Vindicat.pl można skutecznie „wychowywać klienta”, a w razie potrzeby - szybko rozpocząć właściwe działania windykacyjne.

Wszystko to z poziomu jednego systemu. Przyznasz chyba, że trudno o wygodniejsze rozwiązanie!

Warto spróbować „wychować” klienta - niczego nie ryzykujesz!

„Wychowanie” klienta i wykształcenie u niego dyscypliny płatniczej to wielomiesięczny, długi proces. Mimo to - zdecydowanie warto spróbować. Jeśli zależy Ci na współpracy z tym konkretnym klientem, wdrożenie takich działań „wychowawczych” pozwoli usprawnić dalsze wspólne aktywności. Co najważniejsze - oszczędzi Ci też wielu nerwów w przyszłości. A jeśli klient okaże się zupełnie niereformowalny, to może być poważny sygnał do rozważenia sensu dalszej współpracy.

Pamiętaj też, że przy pomocy systemu Vindicat.pl, możesz odzyskiwać pieniądze szybko i skuteczniej niż kiedykolwiek - na każdym etapie windykacji. Sprawdź ofertę w modelu rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego!

FAQ: