facebook

Baza wiedzy

Materiały edukacyjne dotyczące różnych etapów windykacji

W artykule znajdziesz:

    Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?

      23-08-2021

    Współpraca z kontrahentem zagranicznym to często dla firmy szansa na szybszy rozwój. Ekscytując się nową współpracą, nie można jednak zapominać o tym, co najważniejsze - rzetelnym sprawdzeniu przyszłego klienta. Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego? Gdzie szukać pewnych informacji, którym można zaufać? Wyjaśniamy.

    Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?

    Dlaczego trzeba sprawdzać klientów zza granicy?

    Na początek słowem przypomnienia - weryfikować należy wszystkich kontrahentów, z którymi nasza firma podejmuje współpracę. W przypadku kontrahentów zza granicy jest to jednak szczególnie ważne.

    Klientom zza granicy łatwiej jest uciec przed działaniami windykacyjnymi. Przeszkodę w odzyskiwaniu należności od klientów z innych krajów stanowią czynniki takie jak język, waluta, kultura, inne uregulowania prawne.

    Nieuczciwi kontrahenci zza granicy wszystkie te elementy mogą wykorzystać na niekorzyść przedsiębiorcy z Polski. Nie oznacza to jednak, że trzeba bać się międzynarodowych współprac. Wręcz przeciwnie, w biznesie, szczególnie w nietypowych czasach pandemii, trzeba wykorzystywać wszystkie szanse. W przypadku klientów zagranicznych zdecydowanie bezpieczniej jest jednak zapobiegać niż leczyć.

    Jeśli obawiamy się samodzielnego sprawdzenia klienta, a chodzi o kluczową współpracę, od której mogą zależeć dalsze losy naszej firmy - warto skorzystać z pomocy specjalistów.

    Istnieją na rynku firmy, które przeprowadzają specjalistyczne weryfikacje - tzw. wywiady gospodarcze. Zanim jednak zwrócisz się o pomoc do ekspertów, warto samodzielnie wykorzystać możliwości, jakie daje Internet.

     

    Krok nr 1 - sprawdź podstawowe informacje online

    Internet to prawdziwa kopalnia informacji o potencjalnym kontrahencie. To pozornie oczywiste, ale bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca z Polski nie wykonuje nawet bardzo podstawowej weryfikacji. Nie popełniaj tego błędu!

    Sprawdź:

    • W jakim kraju zarejestrowana jest działalność potencjalnego kontrahenta. Uprawnij się też, czy i gdzie firma klienta ma swoje oddziały, przedstawicielstwa itp.
    • Zwróć uwagę na to, czy kontrahent nie prowadzi swojej działalności w tzw.rajach podatkowych. Może (choć nie musi) stanowić to sygnał ostrzegawczy.
    • Skorzystaj z Google Street View i zweryfikuj, czy siedziba klienta faktycznie znajduje się tam, gdzie klient deklaruje. Przyznasz, że to znacznie łatwiejsze niż osobista wycieczka na miejsce.
    • Sprawdź media społecznościowe firmy kontrahenta, a jeśli firma jest jednoosobowa - także jego samego. Szczególnie dużo mogą powiedzieć Ci opinie na Facebooku. W przypadku nieuczciwych firm, ich klienci i kontrahenci często dają w tym miejscu upust swoim emocjom.
    • Sprawdź opinie o firmie w Google.

    Wszystkie te czynności łącznie nie powinny zająć Ci więcej niż godzinę. W trosce o bezpieczeństwo finansowe firmy, zdecydowanie warto wygospodarowywać ten czas!

    Krok nr 2 - skorzystaj z europejskiego portalu e-justice oraz bazy VIES

    W przypadku klientów, którzy mają swoje siedziby na terytorium Unii Europejskiej, możliwości weryfikacji jest więcej. W szczególności warto zwrócić uwagę na dwa proste w obsłudze portale.

    • Portal e-justice.europa.eu. Pozwala przedsiębiorcom z krajów UE sprawdzić rejestry przedsiębiorców z innych krajów członkowskich. Firmy z Polski za pośrednictwem tego portalu mogą zweryfikować dane funkcjonujących przedsiębiorstw z terytorium całej Unii Europejskiej. Co ważne, w odpowiednich zakładkach na portalu e-justice można sprawdzić też, czy firma klienta nie znajduje się aktualnie w stanie np. upadłości. Warto „przeklikać” się przez wszystkie dostępne na portalu zakładki i uzyskać o potencjalnym kliencie jak najwięcej informacji. Portal dostępny jest też w języku polskim.
    • Europejski rejestr VIES. Rejestr VIES - VAT Information Exchange System - służy do sprawdzenia, czy klient ma aktywny numer VAT UE. Warto zweryfikować tę informację, ponieważ posiadanie numeru VAT UE przesądza o możliwości handlu w UE z 0% VAT. To bardzo ważne biznesowo i może przesądzić o zaangażowaniu się we współpracę lub wycofaniu z niej. Jeśli danych potencjalnego kontrahenta nie znajdziesz w rejestrze, możesz poprosić o weryfikację w urzędzie skarbowym w kraju klienta.
    • Przydatna w konkretnych sytuacjach może okazać się też weryfikacja w systemie rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych na potrzeby celne - EORI.

    Krok nr 3 - zasięgnij języka u byłych kontrahentów potencjalnego klienta

    To krok banalny i wielu przedsiębiorców ma opory, aby go wykonać, ale... zdecydowanie warto. Firmy, które współpracowały w przeszłości z Twoim potencjalnym kontrahentem i nie są z tej współpracy zadowolone, na pewno chętnie podzielą się swoją wiedzą.

    Informacje o tym, z kim klient współpracował w przeszłości, możesz pozyskać m.in.:

    • Bezpośrednio od klienta. To najprostszy i najskuteczniejszy sposób. Jeśli klient nie ma niczego do ukrycia, powinien bez problemu opowiedzieć o swoich współpracach (wyjątkiem będą oczywiście sytuacje, w których podpisał umowy o poufności).
    • Ze strony internetowej klienta. Sprawdź, czy na stronie jest zakładka „opinie” lub „referencje”.
    • Z social mediów. Sprawdź sekcję „opinie” - co jak już wiesz z kroku nr 1, jest i tak bardzo przydatne.

    Byłych klientów potencjalnego kontrahenta można luźno, niezobowiązująco zapytać, jak oceniają współpracę. Warto przy tym dodać, że jesteśmy przedsiębiorcą z Polski, to nasza pierwsza (lub jedna z niewielu) międzynarodowych współprac i chcemy mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

    Odzew może być naprawdę zaskakujący!

    Sprawdzanie klienta zza granicy - co powinno wzbudzić niepokój?

    W trakcie weryfikacji klienta i negocjacji warunków przyszłej współpracy można trafić na informacje będące jasnym sygnałem ostrzegawczym. Takie sygnały ostrzegawcze to sytuacje, w których klient:

    • drastycznie zaniża ceny swoich towarów w stosunku do cen rynkowych,
    • oferuje inne produkty, niż sugerowałaby jego branża,
    • wciąż odwleka podpisanie umowy,
    • miga się od złożenia zamówienia, mimo że wcześniej utrzymywał, że zależy mu na czasie,
    • nie figuruje w bazie VIES, mimo że składa taką deklarację,
    • nie ma żadnych opinii ani referencji na WWW, w social mediach lub w Google, a prowadzi działalność na dużą skalę (lub ma opinie wyglądające na wystawione przez tzw. boty).

    Wszystkie te przypadki - mogą, choć oczywiście nie muszą - świadczyć o nieuczciwych zamiarach potencjalnego klienta. Jeśli wystąpią w Twoim przypadku, poważnie rozważ ryzyko, jakie w Twoim przypadku może generować współpraca.

    Przykład:
    Potencjalny klient Pana Daniela, właściciela agencji marketingowej z Polski, ma siedzibę w Hiszpanii. Negocjacje przebiegały zgodnie z planem. Mimo to klient, choć podtrzymywał chęć współpracy, wciąż odwlekał podpisanie umowy. Wzbudziło to niepokój Pana Daniela. Postanowił więc rzetelniej zweryfikować kontrahenta. Okazało się, że klient, mimo że deklarował, nie figuruje w bazie VIES. Podejrzanie wyglądały też jego social media - wynikało z nich, że oferuje zupełnie inne produkty, niż te, które interesowały firmę Pana Daniela. Dodatkowo, gdy Pan Daniel sprawdził w Google Street View adres podany jako siedzibę klienta na jego stronie internetowej, okazało się, że w tym miejscu nie ma żadnych firm. Pan Daniel postanowił więc zawiesić negocjacje, a jako że była to kluczowa współpraca dla rozwoju jego biznesu - zlecił pogłębioną weryfikację specjalistycznej firmie.

    A jeśli weryfikacja nie pomoże - windykuj na czas!

    Problemy z nieterminowymi płatnościami zdarzają się w prawie każdej firmie - zarówno tej pracującej z klientami zagranicznymi, jak i wyłącznie z krajowymi. Weryfikacja jest bardzo kluczowym elementem zapobiegania problemom i eliminacji najpoważniejszych ryzyk. Mimo weryfikacji może się jednak zdarzyć, że klient nie zapłaci.

    Co zrobić w takiej sytuacji? Najlepiej - działać od razu. Windykować nowocześnie i strategicznie, a za windykację zapłacić dopiero po odzyskaniu pieniędzy!

    System monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pozwala małym i średnim firmom skutecznie odzyskiwać pieniądze od nierzetelnych klientów. W prosty sposób, efektywnie, w 100% online!

    Aby korzystać z Vindicat.pl, nie potrzebujesz żadnej wiedzy windykacyjnej. System prowadzi użytkownika przez cały proces odzyskiwania pieniędzy. Możesz też zdecydować się na windykację automatyczną, w której system samoczynnie podejmie aż 10 efektywnych czynności zmierzających do odzyskania pieniędzy. Vindicat.pl to rozwiązanie dla każdego małego i średniego przedsiębiorcy, który chce oszczędzać czas i odzyskiwać należności szybko!

    Użytkownicy Vindicat.pl mogą m.in.:

    • Zlecić windykację automatyczną. System może zupełnie automatycznie wysyłać kontrahentom przypomnienia o płatności, dodawać należności na giełdę długów i podejmować inne działania w ramach windykacji polubownej. To rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też najkorzystniejsze finansowo. Za windykację automatyczną zapłacisz dopiero po odzyskaniu pieniędzy! Przeczytaj i dowiedz się, dlaczego automatyczna windykacja online to prawdopodobnie rozwiązanie także dla Twojej firmy.
    • Połączyć system do windykacji online ze swoim systemem do księgowości. Konto w Vindicat.pl można w kilka minut połączyć z ifirmą, wFirmą, InFaktem oraz Fakturownią. Dzięki integracji nieuregulowane faktury automatycznie trafią do Vindicat.pl, a Ty - bez konieczności ręcznego wprowadzania danych - będziesz mógł swobodnie rozpocząć windykację.
    • Wygenerować raport BIG InfoMonitor o wiarygodności kontrahenta (ważny etap weryfikacji kontrahenta krajowego!) oraz dodać wpis do BIG InfoMonitor.
    • Umieszczać na wystawianych fakturach pieczęć prewencyjną Vindicat.
    • Umieszczać wierzytelności na popularnej giełdzie długów. Giełda działa także w modelu windykacji automatycznej - success fee.
    • Korzystać z bogatej bazy gotowych do użycia i spersonalizowanych dokumentów windykacyjnych.
    • Monitorować płatności. Potrzebujesz systemu, który pozwoli Ci nie tylko windykować, ale też regularnie monitorować firmowe należności? Vindicat.pl to najlepsza z dostępnych możliwości!

    Vindicat.pl to bezpieczne i sprawdzone rozwiązanie, któremu zaufało już ponad 3 500 przedsiębiorców.

    Ponad 90% spraw prowadzonych przy pomocy systemu Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym. Twoje sprawy również mogą!

     

    Weryfikuj kontrahentów i windykuj jak najszybciej - w dobie pandemii to szczególnie ważne!

    Całkowite wyeliminowanie ryzyka związanego ze współpracą z klientem zagranicznym nie jest niestety możliwe. W dobie Internetu można jednak - i to we własnym zakresie - sprawdzić naprawdę wiele informacji. Warto poświęcić na to swój czas i ograniczyć ryzyko. Przy współpracach zagranicznych to absolutna podstawa.

    A jeśli Twoja firma regularnie boryka się z brakiem terminowej zapłaty - także ze strony klientów z Polski - postaw na skuteczną windykację w nowoczesnej formie. Zapłać za windykację dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Sprawdź ofertę w modelu rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego!

    FAQ:

    Klient nie figuruje w bazie VIES - czy to musi być oszustwo?

    Nie. Nie każdy zagraniczny przedsiębiorca musi posiadać numer VAT UE. Przepisy krajowe mogą zwolnić firmę z takiego obowiązku. Sygnałem ostrzegawczym może być jednak sytuacja, w której klient z jakiegoś powodu deklaruje, że taki numer ma.

    Czy korzystanie z portalu e-justice i europejskiego rejestru VIES jest płatne?

    Nie. Z obu tych portali można skorzystać za darmo.

    Czy zagraniczni klienci płacą szybciej niż polscy?

    Niestety... niekoniecznie. Średnia liczba dni oczekiwania na płatność w całej Europie jest wyższa niż w Polsce.

    Czy celem weryfikacji klienta warto nawiązać kontakt z placówką dyplomatyczną w kraju kontrahenta?

    Tak. Jeśli zależy nam na pogłębionej weryfikacji, zdecydowanie warto. Zdarza się, że polskie placówki dyplomatyczne prowadzą rejestry przedsiębiorstw, z którymi polskie firmy miały problemy biznesowe.

    Podejrzany adres mailowy firmy - czy to może być oszustwo?

    Tak. Profesjonaliści w obrocie B2B zwykle korzystają z domeny (fragmentu po @ w adresie mailowym) tożsamej z nazwą firmy. Jeśli propozycję współpracy składa ktoś, czyj adres mailowy już na pierwszy rzut oka wygląda podejrzanie, trzeba zachować czujność. Na stronie whois.net można sprawdzić, kiedy  utworzono domenę i do kogo należy.

    Czy można zabezpieczyć transakcję zagraniczną?

    Tak. Najczęściej w tym celu przedsiębiorcy decydują się na zakup specjalnej polisy ubezpieczeniowej - dotyczącej jednej transakcji lub całego okresu współpracy. Towarzystwa ubezpieczeniowe mają takie propozycje w swojej ofercie.

    Ile kosztują usługi międzynarodowych firm prowadzących wywiady gospodarcze?

    Niestety ciężko podać tu konkretną kwotę. Mogą to być widełki od kilkuset do nawet kilkunastu tysięcy złotych. Wszystko zależy od zakresu danych, jakie chce uzyskać firma z Polski uzyskać oraz trudności z ich zdobyciem. Tę opcję warto rozważyć szczególnie w przypadku naprawdę intratnych współprac.

    Artykuł napisany pod redakcją: Bogusław Bieda
    Załóż konto

    Oceń ten artykuł:

    Ocena: 5/5
    Głosowano: 2 razy.
    Twoja ocena: Brak
    Skutecznie odzyskuj długi
    Bądź na bieżąco!
    Polub nas na Facebooku!