Brak zapłaty za fakturę - najczęściej popełniane błędy
Brak zapłaty za fakturę to problem, który spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Powodem jest oczywiście nierzetelność kontrahentów... ale nie tylko. Jakie błędy popełniają firmy, które wystawiają faktury? Co robić, a czego unikać, aby pieniądze znalazły się na firmowym koncie jak najszybciej? Przedstawiamy 5 najczęstszych błędów przedsiębiorców.
Błąd nr 1 - brak odpowiedniego udokumentowania transakcji
Polscy przedsiębiorcy niestety często ufają sobie zbyt mocno. Sprzedają towar lub realizują usługę nie tylko bez umowy, ale także bez protokołu odbioru, czy dokumentu WZ. Nie zawsze dbają też, aby na fakturze znalazł się podpis dłużnika. Wszystko to, w razie braku zapłaty i konieczności dochodzenia należności (szczególnie na drodze sądowej), rodzi poważne trudności dowodowe.
Przy braku odpowiedniego udokumentowania transakcji dłużnikowi łatwiej będzie uniknąć konieczności zapłaty. Dlatego, nawet jeśli formalności wydają się uciążliwie, a wzajemne zaufanie jest duże, dla własnego bezpieczeństwa trzeba ich pilnować!
Problem z udokumentowaniem należności znacząco opóźnia, a niekiedy nawet uniemożliwia odzyskanie należności. Jeśli więc chcesz mieć pewność, że w razie braku zapłaty faktury nie znajdziesz się od razu na gorszej pozycji niż dłużnik - zawieraj umowy pisemne i dbaj o dokumentację transakcji (nawet gdy Twój księgowy nie wymaga podpisu na fakturze!).
Problem umów ustnych i niewystarczającej dokumentacji transakcji jest szczególnie odczuwalny w tzw. branżach wrażliwych, w tym m.in. w branży budowlanej. Więcej na temat pisaliśmy w artykule Jak odzyskać pieniądze w branży budowlanej.
Błąd nr 2 - zwlekanie z podjęciem działań
Bardzo często w naszych artykułach podkreślamy jak ważny w windykacji jest czas. Nie bez przyczyny. Przedsiębiorca, który w nieskończoność czeka, aż dłużnik namyśli się i dobrowolnie zapłaci, sam pozbawia się szans na odzyskanie pieniędzy.
Gdy termin zapłaty mija - trzeba działać! Telefon do dłużnika z zapytaniem o powody zwłoki można wykonać już dzień po upływie terminu z faktury.
Dlaczego to aż takie ważne? Otóż, w czasie, gdy wierzyciel cierpliwie czeka:
- inni wierzyciele tego dłużnika mogą być sprytniejsi i szybciej podjąć działania zmierzające do odzyskania pieniędzy (w skrócie: nie dla wszystkich „wystarczy”),
- dłużnik może zacząć ukrywać majątek lub „rozdawać” go bliskim,
- wraz z z upływem czasu łatwiej zgubić lub zniszczyć konieczną dokumentację, a także zaciera się pamięć ewentualnych świadków - przez co znacznie trudniej udowodnić swoje racje w sądzie.
Nie ma sensu zwlekać - nawet jeśli to „dobry klient”, a my wierzymy, że „w końcu na pewno zapłaci”. Ryzyko jest zbyt duże - w wielu przypadkach stawką jest utrzymanie płynności finansowej firmy.
Błąd nr 3 - brak konsekwencji w działaniu
Na początku przygody z odzyskiwaniem pieniędzy wierzyciele często są zdenerwowani i bojowo nastawieni. Mówią dłużnikowi, że jeśli nie zapłaci, to „skończy w sądzie”, jego dane trafią na giełdę długów, a dostawy towarów lub usług zostaną wstrzymane. Każde z tych działań to oczywiście dobry pomysł, pod warunkiem jednak, że... zostanie realizowany.
W rozmowach z dłużnikiem nie warto rzucać słów na wiatr. To podważa wiarygodność Twojej firmy.
Jeśli więc mówisz dłużnikowi, że dajesz mu ostatni tydzień na zapłatę, a później kierujesz sprawę do sądu - faktycznie to zrób. Jeśli zapowiadasz, że dane kontrahenta już za chwileczkę, już za momencik, lądują na popularnej giełdzie długów - dodaj je tam w zapowiedzianym dniu. W przeciwnym razie dłużnik nie będzie traktował Twoich słów poważnie... a w efekcie odzyskanie pieniędzy będzie jeszcze trudniejsze. Po co poważnie traktować kogoś, kto sam nie dotrzymuje swoich obietnic?
Błąd nr 4 - bierność i zbyt duża wiara w komornika
Wielu wierzycieli myśli, że w odzyskaniu pieniędzy pomoże im przede wszystkim komornik. Traktują go jak cudotwórcę, a postępowanie sądowe jako remedium na wszystkie problemy. Tymczasem po zmianie przepisów ustawy o komornikach sądowych (styczeń 2019 r.) w ciągu pierwszego półrocza komornicy wyegzekwowali (tylko?) 16,6% kwot zgłoszonych do egzekucji. To wzrost w porównaniu do danych z lat ubiegłych, ale statystyki te i tak nie przystają do oczekiwań wielu przedsiębiorców.
Złożenie wniosku do komornika wcale nie jest gwarancją odzyskania pieniędzy. Często jest jedynie gwarancją długiej i stresującej batalii o wyegzekwowanie należności.
Dlatego właśnie, jako wierzyciel, nie powinieneś wychodzić z założenia, że „komornik wszystko załatwi”, a dłużnik z pewnością drży w obawie przed nim. Wierzyciel także musi zaangażować się w postępowanie egzekucyjne, jeśli ma ono być skuteczne. Powinien w szczególności zając się skompletowaniem dowodów, ale może też np. złożyć wniosek o orzeczenie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej przez dłużnika i podjąć szereg innych czynności.
Najlepiej jednak, jeśli wierzyciel jest aktywny już od samego początku windykacji, czyli od etapu polubownego.
Aktywne działania już od samego początku odzyskiwania należności pomagają uniknąć konieczności angażowania komornika. Zakończenie sprawy na etapie polubownym jest zwykle najkorzystniejsze dla obu stron. Warto? Warto!
Błąd nr 5 - kosztowne pomyłki niedoświadczonego wierzyciela
Wierzyciele często decydują się na samodzielne odzyskiwanie pieniędzy - bez kancelarii windykacyjnych czy prawnych. Jest to oczywiście rozwiązanie tańsze i zapewnia wierzycielowi większą kontrolę. Równocześnie jednak działanie w 100% samodzielne rodzi ryzyko popełnienia błędu. To może być np. błędna konstrukcja jakiegoś pisma windykacyjnego, przegapienie jakiegoś terminu, czy błędy w negocjacjach z dłużnikiem.
Dlatego dla większości małych i średnich firm idealnym rozwiązaniem pośrednim - pomiędzy windykacją samodzielną a z profesjonalistą - będzie samodzielna windykacja online.
Samodzielna windykacja online odbywa się przy pomocy systemu Vindicat.pl. Jest „samodzielna” w zasadzie tylko tylko z nazwy. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych do systemu, podpowiada on przedsiębiorcy, co i kiedy należy zrobić w danej sprawie. Umożliwia też wygenerowanie gotowych pism i dokumentów windykacyjnych. Eliminuje tym samym kosztowne ryzyko popełnienia błędu.
Samodzielna windykacja online pozwala uniknąć kosztownych pomyłek. Najważniejsza jednak jest jej skuteczność. Aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym!
Poznaj skuteczny sposób na brak zapłaty - windykuj online
Vindicat.pl to kompletny i innowacyjny system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online. Wspiera przedsiębiorców na każdym etapie odzyskiwania pieniędzy. Pozwala także windykować automatycznie w trakcie całego etapu polubownego!
Jeśli wybierzesz opcję windykacji automatycznej w systemie Vindicat.pl - cały proces polubownego odzyskiwania należności będzie toczyć się samoczynnie, według z góry zaplanowanego harmonogramu działań. A co najważniejsze - za windykację automatyczną zapłacisz dopiero po odzyskaniu pieniędzy!
Dzięki Vindicat.pl małe i średnie firmy mogą m.in.:
- Efektywnie przeciwdziałać opóźnieniom w płatnościach. Vindicat.pl to również system do monitoringu płatności.
- Umieszczać pieczęć prewencyjną Vindicat na wystawianych przez firmę fakturach.
- Korzystać z popularnej i wysoko pozycjonowanej giełdy długów Vindicat. To proste i skuteczne działanie, dzięki któremu pieniądze znajdą się na koncie wierzyciela znacznie szybciej. Innowacyjna giełda długów Vindicat działa również w modelu success fee.
- W kilka minut generować gotowe do użytku i spersonalizowane dokumenty windykacyjne - m.in. wezwania do zapłaty, pozwy oraz pisma niezbędne na etapie egzekucyjnym. Wystarczy je wydrukować i podpisać. To znacznie szybsze i wygodniejsze niż samodzielnie przygotowywanie pism!
- Korzystać z BIG Info Monitor - dodać wpis oraz wygenerować raport o wiarygodności potencjalnego kontrahenta.
- Automatycznie wysyłać dłużnikowi wezwania do zapłaty i przypomnienia o konieczności zapłaty - zarówno w formie SMS, jak i e-mail.
Windykacja online to zupełnie nowe oblicze odzyskiwania pieniędzy. To nie musi być dłużej żmudny, trudny i drogi proces!
Samodzielna windykacja online, z pomocą systemu Vindicat.pl, to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm - bez względu na branżę, czy liczbę wystawianych faktur. Być może również dla Twojej?
Aby odzyskać pieniądze - działaj szybko i strategicznie!
Jako wierzyciel nie masz oczywiście stuprocentowego wpływu na zachowanie dłużnika. Czasem zdarza się, że płatności nie reguluje również zaufany, wieloletni kontrahent. Mimo to nie warto (a wręcz nie można!) poddawać się na starcie i wychodzić z założenia, że „i tak nie zapłaci”. Dzięki wdrożeniu naszych wskazówek znacznie zwiększysz swoje szanse na uniknięcie problemów z nieterminowymi płatnościami. Nie zwlekaj z rozpoczęciem windykacji. Działaj według sprawdzonego, usystematyzowanego planu, bądź aktywny... i oczekuj efektów!
A jeśli chcesz przy tym zminimalizować ryzyko popełnienia błędu - wypróbuj innowacyjny system Vindicat.pl. Jeśli wybierzesz windykację automatyczną, koszty windykacji pokryjesz dopiero po skutecznym odzyskaniu pieniędzy. Sprawdź naszą limitowaną ofertę w modelu rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego!
FAQ:
Czy każdy dług da się odzyskać?
Zdecydowaną większość - tak. To jednak odrobinę bardziej skomplikowane zagadnienie, dlatego poświęciliśmy mu osobny artykuł.
Jak odzyskać pieniądze w razie braku umowy?
Jest to trudniejsze, ale nie jest niemożliwe. Warto przede wszystkim przeszukać całą korespondencję z dłużnikiem (SMS-y, maile, konwersacje na portalach społecznościowych) i poszukać tam dowodów. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?.
Czy każdą sprawę da się zakończyć polubownie?
Niestety nie każdą. Nie każdy dłużnik jest gotowy na negocjacje, a wierzyciel nie może dłużnika absolutnie do niczego zmusić (podobnie jak firma windykacyjna czy prawnik). Zawsze jednak warto spróbować!
Kiedy trzeba rozpocząć windykację polubowną, aby mieć największe szanse na odzyskanie pieniędzy?
Niezobowiązujący telefon do dłużnika można wykonać tak naprawdę już dzień po upływie terminu zapłaty z faktury. Jeśli okaże się to nieskuteczne, w ciągu np. tygodnia lub dwóch można wysłać wezwanie do zapłaty (papierowe, w formie SMS, e-mail).
Czy zawsze warto dodawać dane dłużnika na giełdę długów?
Zasadniczo tak. To bardzo skuteczny sposób motywacji dłużnika. Warto wybrać giełdę długów Vindicat.pl- jest popularna, dzięki czemu dane dłużnika będą świetnie widoczne w wyszukiwarce internetowej. Dodatkowo działa w niezwykle korzystnym dla wierzyciela modelu rozliczenia success fee!
Kiedy można przekazać sprawę do komornika?
Przekazać sprawę komornikowi można dopiero po uzyskaniu korzystnego wyroku sądu. Musi on być zaopatrzony w klauzulę wykonalności, czyli sądowe potwierdzenie, że wyrok nadaje się do egzekucji. Do komornika sprawa trafia więc dopiero po przejściu etapu polubownego i sądowego.
Czy samodzielna windykacja online jest tańsza niż z profesjonalistą?
Zdecydowanie tak. Dodatkowo, dzięki samodzielnej windykacji online wierzyciel może zachować większą kontrolę nad podejmowanymi działaniami. Co więcej, w systemie Vindicat.pl za windykację można zapłacić dopiero po odzyskaniu pieniędzy. To możliwość nie tylko korzystna finansowo, ale przede wszystkim skuteczna!
