Zagubiona faktura a windykacja

Rozpocząłeś windykację i chciałbyś odzyskać pieniądze, ale dłużnik twierdzi, że faktura zaginęła? A może gorzej - dłużnik nie wie, o jaką transakcję chodzi? Takie sytuacje niestety się zdarzają. Nie oznacza to jednak, że pieniędzy nie da się odzyskać.
Wyjaśniamy dziś, co można zrobić, gdy dłużnik twierdzi, że zgubił fakturę. Podpowiadamy, na co zwrócić uwagę, aby proces odzyskiwania pieniędzy mimo utrudnień był skuteczny.

Zagubiona faktura... i inne wymówki

Na początek warto podkreślić, że argument „faktury, która zaginęła”, „zniszczyła się” lub wręcz „z jakiegoś powodu jeszcze nie dotarła”, jest jedną z częstszych wymówek dłużników. Jeśli na co dzień masz do czynienia z kontrahentami, którzy ignorują terminy płatności - pewnie słyszałeś ją nie raz.

Istnieją oczywiście przypadki, w których faktura faktycznie zaginie lub zostanie zgubiona. Równie często jednak jest to po prostu wymówka i gra na czas ze strony dłużnika.

Trzeba przyznać, że przeciąganie terminu płatności przez dłużnika w taki sposób, jest niestety skuteczne. Dłużnik twierdzi, że nie zapłacił, bo nie mógł - stawia się w pozycji osoby niewinnej, która miała dobre chęci. Wierzyciel musi więc ponownie dostarczyć dokument, nierzadko dodatkowo wyjaśniać, o jaką transakcję chodziło... a czas płynie. Czas, w którym pieniądze już dawno powinny być na koncie wierzyciela.

Warto więc zachowywać czujność i każdorazowo analizować, czy faktycznie istnieje możliwość, aby faktura „zaginęła w akcji”. Obiektywnie - to trudne, szczególnie biorąc pod uwagę, jak wiele faktur dostarcza się dziś elektronicznie. O najczęstszych wymówkach dłużników pisaliśmy też w innym naszym artykule: Jakie strategie stosują dłużnicy, aby uniknąć spłaty długu? 5 popularnych wymówek dłużników? Warto się z nim zapoznać.

Duplikat zagubionej faktury - gdy doszło do zgubienia lub zniszczenia dokumentu przez dłużnika

W przypadku zniszczenia lub zgubienia faktury dokumentującej nabycie usługi czy zakup towaru przez dłużnika - istnieje stosunkowo proste rozwiązanie. Możesz po prostu zaproponować dłużnikowi wystawienie duplikatu takiego dokumentu oraz ponowne jego dostarczenie.

Duplikat można wystawić zarówno do faktury VAT, jak i do korekty faktury.

Duplikat faktury powinien zawierać:

• takie same informacje, jakie znajdowały się na fakturze pierwotnej,
• dopisek „duplikat”,
• datę ponownego wystawienia faktury.

Większość współczesnych programów do fakturowania pozwala na wystawienie duplikatu danej faktury w bardzo prosty sposób. Zazwyczaj wystarczy zaledwie kilka kliknięć, bez konieczności podawania wszystkich danych raz jeszcze.

Zagubiona faktura może mieć negatywne skutki także dla dłużnika

Warto też dodać, że jeśli kontrahent ma dobre zamiary i faktycznie dokument zaginął lub uległ zniszczeniu, pewnie prędzej czy później sam poprosi o taki duplikat.

Długofalowo prawno-podatkowe skutki nieposiadania faktury VAT mogą być niekorzystne także dla dłużnika.

Przedsiębiorcy mają obowiązek zachowywania wszystkich faktur. Inaczej napotkają na problemy m.in. z odliczeniem podatku VAT za dany okres. Brak faktury lub duplikatu powoduje, że dłużnik musi dokonywać korekty deklaracji VAT, w których odliczył podatek na podstawie zagubionych faktur. To wątpliwa „przyjemność”.

Dlatego właśnie uczciwy kontrahent, który faktycznie z różnych powodów zgubił lub zniszczył fakturę, zapewne sam poprosi o jej duplikat. Jeśli do momentu takiej prośby faktura nie została opłacona, to idealny moment, aby zażądać niezwłocznej zapłaty. W przypadku odmowy można zaproponować np. rozłożenie należności na raty lub inny sposób ugodowego zakończenia sprawy.

Dłużnik zgubił fakturę... i nie pamięta, o jaką transakcję chodzi

Z inną sytuacją mamy do czynienia, gdy dłużnik kwestionuje zarówno sam fakt otrzymania faktury, jak i zasadność jej wystawienia. Niestety od takiej argumentacji często odbijają się wierzyciele. Początkowo może ona wprawić uczciwą stronę transakcji w niemałe zaskoczenie - przecież usługa została dawno wykonana, a towar sprzedany i dostarczony!

Zanik pamięci? Niekoniecznie. To także może być przejaw gry na czas.

Co w takiej sytuacji może zrobić wierzyciel? Niestety - musi wykazać się sporą dawką cierpliwości. Aby jak najszybciej zakończyć taką sprawę, niezbędne będzie także przedstawienie dłużnikowi całej dokumentacji związanej ze sprawą (umowy, faktury, wszelkie potwierdzenia, screeny z e-maili, SMS-ów itp.).

Czy to naprawdę konieczne? Choć wypieranie się przez dłużnika współpracy (lub kwestionowanie jej jakości) może się wydawać wierzycielowi irracjonalne, warto już na tym etapie poświęcić chwilę na zgromadzenie dokumentacji.

Dzięki temu nieuczciwy dłużnik od razu będzie wiedział, że nie ma sensu zwlekać z zapłatą, bo wierzyciel dysponuje mocnymi dowodami. Tym samym w sądzie miałby znaczną przewagę.

Takie sytuacje niestety nie zdarzają się wcale tak rzadko. Informacja o tym, że dłużnik „zgubił fakturę” może zwiastować dalsze trudności. Warto więc już od samego początku działać w sposób, który nie pozostawia wątpliwości, że traktujemy sprawy firmy poważnie.

Przykład: Pani Katarzyna, prowadząca niewielką hurtownię z zabawkami, ma dłużniczkę. Jest nią Pani Joanna, właścicielka sklepu z akcesoriami dla dzieci. Pani Katarzyna w sierpniu 2020 r. dostarczyła towary firmie pani Joanny. Wystawiła też fakturę na kwotę 3 545 zł z terminem płatności na 30 września 2020 r. Niestety Pani Joanna nie opłaciła faktury w terminie. W październiku Pani Katarzyna skontaktowała się więc z Panią Joanną, pytając o powody. W odpowiedzi usłyszała, że Pani Joanna nie zapłaciła, ponieważ zgubiła fakturę. Dodała też, że dostarczone towary nie spełniają jej oczekiwań. Pani Katarzyna, bez wchodzenia w zbędne dyskusje, zaproponowała, że niezwłocznie wystawi duplikat faktury. Dodatkowo powołała się na zapis w umowie pomiędzy stronami. Stanowi on, że na zgłoszenie uwag co do jakości dostarczonych towarów Pani Joanna miała 7 dni od daty odbioru. Pani Katarzyna mailowo przesłała Pani Katarzynie screen właściwego postanowienia umowy. Odszukała także SMS-a, w którym Pani Joanna napisała „towary odebrane, wszystko ok, dziękuję”. Dzięki temu Pani Katarzyna już na samym początku odebrała dłużniczce wszystkie argumenty. Szybko odzyskała więc swoje pieniądze.

Co jeśli fakturę zgubi wystawca?

Warto też poświęcić chwilę na analizę odwrotnej sytuacji - przypadku, w którym to wierzyciel, a nie dłużnik, z różnych powodów gubi fakturę.

Jeżeli doszło do zniszczenia lub zaginięcia faktury VAT po stronie wierzyciela, może on bez trudu odtworzyć taką fakturę. Posłużą do tego dane z faktury, która trafiła do nabywcy.

W dzisiejszych czasach większość przedsiębiorców korzysta z inteligentnych systemów, które przechowują wszystkie wystawiane faktury na długo wstecz. Jeśli więc nawet papierowa faktura zostanie zniszczona np. wskutek zalania, przedsiębiorca dzięki wersji elektronicznej, może ją szybko odnaleźć. Dodatkowo, jeśli faktura przesyłana była do nabywcy mailowo, można ją odszukać w skrzynce nadawczej i odtworzyć na podstawie znajdujących się tam danych.

Księgowanie duplikatów faktur

Na koniec kilka słów o sposobie księgowania wystawionych duplikatów faktur. Doświadczone biuro księgowe nie powinno mieć z tym żadnych problemów.

Jeśli duplikat zostanie wystawiony na prośbę nabywcy, to taki dokument można „podpiąć” pod fakturę wystawioną pierwotnie.

W takim przypadku wystawiony duplikat jedynie potwierdza zaistniały stan, nie stwierdza niczego nowego. Nie zajdą tu więc żadne zmiany w zakresie księgowania.

Jeśli faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy, bo np. zagubiła się podczas transportu, wówczas duplikat księguje się tak jak zwykłą fakturę.

Natomiast w przypadku, gdy do zgubienia lub zniszczenia faktury doszło już po zaksięgowaniu oryginału, duplikat umieszcza się w miejscu zagubionego dokumentu.

Skuteczna windykacja - jeśli wystawienie duplikatu faktury nie pomoże

A co jeśli dłużnik otrzyma duplikat faktury, grzecznie za niego podziękuje... i nadal nie zapłaci? W takich przypadkach najgorsze, co można zrobić, to biernie oczekiwać. Niezbędne jest zdecydowane, aktywne działanie i szybkie rozpoczęcie windykacji. Najlepiej w nowoczesnej i skutecznej formie - przy pomocy systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Vindicat.pl to prosty w obsłudze, w pełni kompleksowy system do windykacji online. Dzięki niemu małe i średnie firmy mogą odzyskiwać pieniądze bez wychodzenia z domu - na każdym etapie windykacji.

Aby móc windykować przez Internet, wystarczy założyć konto, wybrać ofertę i wprowadzić dane z nieuregulowanych faktur. Specjalistyczna wiedza prawna i windykacyjna absolutnie nie jest niezbędna. Przez cały proces odzyskiwania pieniędzy, użytkownika prowadzi system. Robi to przy pomocy precyzyjnych i zrozumiałych instrukcji.

System Vindicat.pl to między innymi baza gotowych do użycia, spersonalizowanych dokumentów windykacyjnych.

Nie chcesz dłużej głowić się nad tym, jak napisać wezwanie do zapłaty, pozew, czy wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego? To rozwiązanie dla Ciebie. Z systemu szybko wygenerujesz każdy niezbędny dokument - wystarczy go tylko wydrukować i podpisać. To jednak dopiero początek.

Vindicat.pl to także:

• system do monitorowania płatności dopasowany do potrzeb małych i średnich firm,
• robot windykacyjny pozwalający na automatyzację powtarzalnych czynności windykacyjnych,
• giełda długów,
• moduł do negocjacji online,
• dostęp do pieczęci prewencyjnej Vindicat,
• opcja wygenerowania raportu BIG InfoMonitor o wiarygodności kontrahenta, lub możliwość dodania wpisu,
• rzetelny program edukacyjny dla wierzycieli, którzy chcą wiedzieć więcej.

Wszystko to w ramach jednego abonamentu w stałej kwocie.

Windykacja nie musi być trudna i skomplikowana. Nie musi też pochłaniać każdej Twojej wolnej chwili. Nowoczesna windykacja stawia na proste, szybkie i skuteczne rozwiązania. Dzięki systemowi Vindicat.pl Ty także możesz się o tym przekonać.

Zagubiona faktura nie jest przeszkodą dla skutecznej windykacji

Pilnowanie porządku w firmowych dokumentach powinno być bardzo ważne dla każdego przedsiębiorcy. Braki w tym zakresie mogą powodować poważne konsekwencje prawno-podatkowe. Dłużnicy także doskonale o tym wiedzą. Dlatego właśnie argument „zagubionej faktury” często jest wyłącznie próbą gry na czas. Prostym rozwiązaniem tego problemu może być zaproponowanie i szybkie dostarczenie dłużnikowi duplikatu faktury.

A jeśli dłużnik, mimo otrzymania duplikatu dokumentu, nadal zwleka z uregulowaniem płatności lub wręcz odmawia zapłaty - niezbędna staje się windykacja. Aby działać skutecznie, przydaje się profesjonalne wsparcie. Wypróbuj system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Sprawdź naszą ofertę, wybierz tę, która pasuje do potrzeb Twojej małej lub średniej firmy i działaj skuteczniej niż kiedykolwiek.

FAQ: