Prewindykacja - jak ją stosować w firmie?

Bardzo ważne dla powodzenia biznesu jest zapewnienie bezpieczeństwa i płynności finansowej w przedsiębiorstwie. Jednym z mechanizmów, które wesprą płynność finansową Twojej firmy, jest prewindykacja należności. Aktywne działanie jeszcze zanim pojawi się dług, przynosi ogromne korzyści. Sprawdź, ile możesz zyskać, podejmując działania prewencyjne.

Co to jest prewindykacja?

Prewindykacja - działania prewencyjne zalecane przedsiębiorstwom w celu zwiększenia bezpieczeństwa finansowego. Już podpisując umowę z klientem, warto mieć dokładny plan działań prewencyjnych, które przeprowadzisz przy każdej transakcji.

Są sytuacje, w których to windykacja jest najlepszym rozwiązaniem, ale zanim dojdzie do takiej konieczności, możesz prowadzić prewindykację. Dostępne w zasięgu ręki rozwiązania prewindykacyjne to: monitorowanie stanu zobowiązania oraz korzystanie z pieczęci prewencyjnej.

Wprowadzenie prewindykacji do firmy rzuca inne spojrzenie na cały proces windykacji. Uczy i przedsiębiorcę i usługobiorcę brania odpowiedzialności za transakcję już od samego początku.

Prewindykacja w przypadku nowego klienta

Działania prewindykacyjne, czyli te poprzedzające windykację w przypadku nowego klienta, to przede wszystkim sprawdzenie wiarygodności nowego partnera biznesowego.

Sprawdź wiarygodność nowego kontrahenta. Przekonaj się, czy jest wypłacalny.

Jeśli kontrahent ma problem z płaceniem na czas i jest nierzetelnym partnerem biznesowym, możesz go znaleźć na giełdzie długów lub w rejestrze dłużników. Przekonaj się, jak duże znaczenie może mieć wpis na giełdę długów lub do rejestru dłużników.

Na giełdzie długów znajdziesz wierzytelności na sprzedaż. Wierzyciele, którzy dodali wierzytelność na giełdę długów, chcą pozbyć się wierzytelności i konieczności zarządzania nią. Dzięki giełdzie długów wierzyciele mogą szybko odzyskać pieniądze, bez konieczności windykowania wierzytelności.

Korzystanie z giełdy długów jest rekomendowanym narzędziem, kiedy:

• nie masz czasu samodzielnie zajmować się windykacją,
• nie masz do tego kompetencji i/lub wiedzy,
• kiedy nie masz środków, aby zainwestować w opłatę dla specjalisty.

Jeśli przed windykacją zatrzymuje Cię brak środków, możesz skorzystać z płatności w modelu success fee. Przy takim rozwiązaniu zapłacisz, dopiero po odzyskaniu pieniędzy.

Drugą możliwością jest sprawdzenie kontrahenta w rejestrach dłużników. Warto sprawdzić rejestry publiczne, jak Krajowy Rejestr Dłużników oraz prywatne Biura Informacji Gospodarczej, jak BIG InfoMonitor. W spisie BIG InfoMonitor znajdziesz informacje o długach dłużnika.

W BIG-u znajdziesz informacje o zadłużeniach finansowych osób prywatnych i przedsiębiorców.

Prewindykacja w przypadku stałego klienta

Nawet kiedy masz stałych klientów, ostrożności nigdy za wiele i warto podejmować działania prewencyjne. W ramach prewindykacji prowadź regularny monitoring płatności, możesz też wprowadzić w swojej firmie zwyczaj umieszczania pieczęci prewencyjnej na fakturach.

Co musisz wiedzieć o prewindykacji?

• cieszy się wysoką skutecznością,
• całkowity brak lub bardzo niskie koszty.

Pieczęć prewencyjna informuje kontrahenta, że jeśli nie zapłaci, windykacją należności zajmie się kancelaria windykacyjna. Tak to robimy w Vindicat - pieczęć prewencyjna.

Co zrobić, żeby prewindykacja była skuteczna w firmie?

Prewindykacja może okazać się działaniem, które pozwoli Ci uniknąć kosztownego działania windykacyjnego. Twoim zadaniem jest informowanie klienta, a także przypominanie o terminach i kwotach.

W ramach prewindykacji możesz:

• przedstawiać klientowi konsekwencje wynikające z opóźnienia w zapłacie faktury np. naliczanie odsetek, pozew sądowy, wpisanie do rejestru dłużników,
• przedstawić koszty przyszłej windykacji np. koszty procesu sądowego,
• monitorować czy klient przestrzega warunków umowy,
• nawiązać kontakt z usługobiorcą.

Zbieraj wszystkie dokumenty wysyłane podczas prewindykacji. Mogą okazać się niezbędnym dowodem, kiedy dojdzie do procesu sądowego.

Dla skuteczności prewindykacji istotne są kompetencje osoby kontaktującej się z klientem. Jeśli zajmujesz się tym osobiście, pamiętaj, aby przygotować się do każdego spotkania z klientem.

Prewindykacja, ze względu na swój charakter informacyjny i nieinwazyjny, jest pozytywnie odbierana przez klientów. Klienci są nawet wdzięczni, za skrupulatny monitoring płatności, dzięki któremu na pewno nie zapomną o uregulowaniu należności.

Prewindykacja trwa od momentu podpisania umowy do dnia, w którym termin płatności mija. Kiedy termin mija, możesz oficjalnie rozpocząć windykację polubowną.

Jakie kroki podjąć, jeśli prewindykacja nie zadziała?

Termin płatności minął, a klient nie opłacił faktury? To jest odpowiedni czas, aby rozpocząć windykację polubowną! Jeśli windykujesz samodzielnie, pamiętaj, aby wysłać wezwanie do zapłaty.

Na klientów Vindicat w systemie czeka już gotowe wezwanie do zapłaty. System Vindicat regularnie przypomina o wszystkich ważnych pismach i wnioskach, a także tworzy gotowe do wysłania dokumenty. Dzięki Vindicat zoptymalizujesz cały proces windykacyjny oraz wdrożysz w swojej firmie skuteczny monitoring płatności.

Pierwszy etap po prewindykacji - windykacja polubowna

Windykacja - proces odzyskiwania należności, który możesz rozpocząć od razu po upływie terminu płatności. Windykować możesz polubownie lub wejść na drogę sądową i odzyskać wierzytelność w drodze windykacji sądowo-egzekucyjnej.

O ile prewindykacja to narzędzie całkowicie dobrowolne, tak windykacja polubowna to już konieczność - oczywiście, jeśli chcesz, aby dłużnik wywiązał się z powstałego wobec Ciebie zobowiązania.

Przypomnij dłużnikowi o długu. Skontaktuj się dłużnikiem.

Od teraz nie ma już innego wyjścia, niż doprowadzić do kontaktu z dłużnikiem. Musisz mu przypomnieć o konieczności zaspokojenia roszczenia.

Z dłużnikiem możesz kontaktować się:

• telefonicznie,
• mailowo,
• pisemnie
• osobiście, jeśli wcześniej umówisz spotkanie.

Na etapie polubownym możesz dowolnie negocjować z dłużnikiem. W ramach negocjacji możesz omówić nowy sposób spłaty zobowiązania. Wypracujcie takie rozwiązanie, które w obecnej sytuacji będzie akceptowalne dla obu stron.

W ramach nowych warunków możesz z dłużnikiem porozmawiać o:

• anulowaniu odsetek,
• rozłożeniu płatności na raty,
• zaplanowaniu harmonogramu spłaty.

WAŻNE: Na tym etapie zrealizuj konsekwentnie wszystkie działania zapowiedziane jeszcze w trakcie prewindykacji.

Skuteczną motywacją do szybszego uregulowania zaległości jest umieszczenie wpisu o długu na giełdzie długów i w rejestrach dłużników. Dług zaczyna dłużnikowi dużo bardziej przeszkadzać, kiedy staje się publiczny. Dłużnik nie chce być postrzegany jako nierzetelny lub mało wiarygodny, a kiedy jego firma widnieje w takim rejestrze, potencjalni kontrahenci mogą odczytać to bardzo jednoznacznie.

Drugi etap po prewindykacji - windykacja sądowo-egzekucyjna

Pomimo wysokiej skuteczności windykacji polubownej, czasami trzeba sięgnąć również po narzędzia windykacjisądowo-egzekucyjnej. Środki charakterystyczne dla tego etapu są już bardzo formalne i wymagają określonej formy.

Windykację sądowo-egzekucyjną rozpoczniesz, składając pozew o nakaz zapłaty. W trakcie procesu dotrzesz do momentu, kiedy konieczne będzie wystąpienie o nadanie klauzuli wykonalności. Dopiero kiedy wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony, rozpocznie się windykacja egzekucyjna.

Komornik rozpocznie proces egzekucyjny, dopiero kiedy otrzyma od wierzycielawniosek o wszczęcie egzekucji.

W Vindicat monitorujemy faktury od podpisania umowy, aż do momentu uregulowania płatności

System Vindicat to narzędzie do samodzielnej windykacji online i monitoringu płatności. W systemie zaprogramowane są wszystkie działania, których potrzebujesz od momentu wystawienia faktury, aż po finalne otrzymanie płatności.

System Vindicat monitoruje płatności. Robi to automatycznie, więc posiada wiedzę na temat wszystkich Twoich faktur. Dzięki temu zawsze na czas wyśle klientowi przypomnienie o płatności, a Ty będziesz trzymać rękę na pulsie!

Dzięki Vindicat zautomatyzujesz monitoring w swojej firmie.

Wprowadzenie monitoringu płatności znacząco wpływa na podniesienie bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorstwa. Dodatkowo automatyzacja procesu przyspiesza całą procedurę, więc nawet przy wielu fakturach będziesz ze wszystkim na bieżąco.

Przekieruj czas na działania, które rozwiną Twój biznes, a prewencyjny monitoring zostaw nam logując się na Vindicat.pl. Za automatyczną windykację online i monitoring płatności miesięcznie zapłacisz 169 zł.

Cennik automatycznej windykacji znajdziesz tutaj.

Windykacja z systemem Vindicat jest naprawdę prosta. Kiedy pojawi się wierzytelność do odzyskania, musisz tylko nacisnąć przycisk: odzyskiwanie należności. Tym przyciskiem rozpoczniesz cały proces windykacji.

Aż 93% spraw w Vindicat zakończyliśmy z sukcesem na etapie windykacji polubownej.

Co zyskujesz korzystając z Vindicat?

• działasz na podstawie scenariusza napisanego przez specjalistów, więc masz pewność, że operacje windykacyjne, wykonasz na czas,
• system przygotowuje Ci dokumenty windykacyjne, są spersonalizowane i gotowe do wysłania (pamiętaj, aby je podpisać!),
• dostajesz również komplet dokumentów sądowych jak pozew czy wniosek o wszczęcie egzekucji komorniczej,
• automatyczną windykację polubowną,
• możliwość wsparcia kancelarii windykacyjnej na etapie windykacji sądowo-egzekucyjnej.

Jeśli masz takie życzenie możesz też korzystać z pieczęci prewencyjnej Vindicat oraz giełdy długów Vindicat. Wprowadź automatyczną windykację w swojej firmie i odzyskuj należności całkowicie online.

Zadbaj o swoje finanse, nie wychodząc z domu. Jedynie co musisz zrobić to zalogować się na Vindicat.pl.

FAQ: