Jakie dokumenty potrzebne są do skutecznej windykacji długu?

Twój Klient zwleka z płatnością? Deklaracje spłaty ze strony kontrahenta kończą się wyłącznie na obietnicach? Jeśli chcesz skutecznie odzyskać zarobione przez siebie pieniądze, zacznij windykować już dziś! Dowiedz się jakich dokumentów potrzebujesz, aby windykacja okazała się skuteczna.

Zanim powstanie dług... czyli działania prewencyjne

Jako przedsiębiorca, z pewnością masz świadomość, jak ważne jest dokumentowanie transakcji biznesowych. Nie możesz o tym zapominać nawet w przypadku niskich kwot - świadczenie usług czy sprzedaż towarów powinna być zabezpieczona zapisami w umowie.

Zbieraj również faktury VAT oraz rachunki, które w przypadku powstania długu będą dowodem na powstałe zadłużenie.

Dlaczego jest to ważne? Poprawne sformułowanie umowy może uchronić Cię przed opóźnieniami płatności oraz pozytywnie wpłynąć na odzyskanie pieniędzy gdy Twój klient zamieni się w dłużnika. Aby zabezpieczyć się na wypadek negocjacji z nieuczciwym kontrahentem, zadbaj o jakość zawieranej umowy.

Twoja umowa powinna zawierać:

• określenie terminów płatności,
• ustalenie metody płatności,
• wykluczenie odroczenia płatności,
• wyznaczenie kar za nieterminową płatność,
• ustalenie warunków i możliwości rozwiązania umowy.

Z Vindicat zintegrujesz swój system księgowania online (iFirma, wFirma, InFakt czy Fakrurownia) z aplikacją do samodzielnej windykacji - dzięki takiemu rozwiązaniu żadna zaległa faktura nie umknie Twojej uwadze.

Pamiętaj! Umowa oraz faktury określające stawkę i wykonanie usługi są niezbędnymi dokumentami, dzięki którym rozpoczniesz proces windykacyjny!

Wnioski, które można wyciągnąć z tego przykładu, są jasne - nawet jeśli kontrahenci są przyjaciółmi, warto zawrzeć pisemną umowę. Dzięki temu każda ze stron będzie miała potwierdzenie warunków i możliwość skutecznej windykacji w przypadku nieterminowej płatności.

Etapy windykacji - dokumenty

Pamiętaj - możesz windykować już od pierwszego dnia przedawnienia płatności. Specjaliści zalecają błyskawiczne działanie, ponieważ szybka reakcja na powstały dług to klucz do skutecznego odzyskania pieniędzy. Zanim jednak przystąpisz do tego procesu, warto, abyś uświadomił sobie pewne etapy. Każdy z nich wymaga innych dokumentów oraz stosowania odmiennych narzędzi.

Wyróżniamy następujące etapy odzyskiwania pieniędzy za nieopłacone faktury:

• windykacja polubowna - obejmuje negocjacje wierzyciela z dłużnikiem,
• windykacja sądowa - skierowanie sprawy do wymiaru sprawiedliwości, na skutek bezowocnej ugody z dłużnikiem,
• egzekucja komornicza - oddanie sprawy w ręce komornika celem natychmiastowego zaspokojenia roszczeń wierzyciela.

Każdy z tych etapów następuje po sobie. Co to oznacza w praktyce? Zanim sprawa trafi do sądu i komornika, musisz podjąć próby zawarcia ugody z dłużnikiem. Wymiar sprawiedliwości rozpocznie proces dopiero po dostarczeniu dowodów na nieskuteczną windykację polubowną. Komornik zaś może dokonać egzekucji wyłącznie po otrzymaniu stosownych wytycznych od sądu.

Windykacja polubowna - udokumentowane negocjacje

Windykacja polubowna to proces dochodzenia należności od dłużnika, który nie przekracza granicy sporu sądowego. Jest to postępowanie, w którym wierzyciel próbuje odzyskać swoje pieniądze poprzez negocjacje z dłużnikiem - może tego dokonywać samodzielnie lub z wykorzystaniem wsparcia i doświadczenia firmy windykacyjnej. Zaspokojenie roszczeń w drodze ugody jest korzystne zarówno dla wierzyciela jak i dłużnika - proces sądowy jest z reguły dłuższy i bardziej skomplikowany, a ponadto wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Na tym etapie powinieneś gromadzić:

• wezwanie do zapłaty - możesz dostarczyć je do dłużnika elektronicznie, jednak szczególnie zalecana jest tradycyjna wysyłka listem poleconym (o tym jak przygotować skuteczne wezwanie do zapłaty pisaliśmy w tym artykule),
• proponowany harmonogram spłaty zadłużenia,
• pismo traktujące o odstąpieniu od odsetek (jeśli taka będzie Twoja wola),
• treści pozostałych rozmów z dłużnikiem - prowadząc negocjacje, staraj się dokonywać ich drogą pisemną. Jeśli kontaktujesz się z dłużnikiem telefonicznie, każdorazowo wysyłaj do niego podsumowania Waszych rozmów drogą elektroniczną lub SMS-ową, aby mieć ślad ustaleń.

Windykacja sądowa - jakie dokumenty przygotować?

Zanim skierujesz sprawę do sądu, powinieneś przygotować komplet dokumentów. Za ich pomocą dowiedziesz, że dołożyłeś wszelkich starań, aby rozwiązać sprawę bez udziału wymiaru sprawiedliwości.

Aby Twoja sprawa trafiła na wokandę, musisz przede wszystkim przygotować:

• pozew zgodny z wymogami kodeksu postępowania cywilnego (o tym jak przygotować pozew pisaliśmy tutaj),
• umowę oraz faktury, których dotyczy zadłużenie,
• dowody na nieskuteczną windykację polubowną (wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniem ich nadania).

Jeśli sąd rozpatrzy Twoją sprawę pozytywnie, efektem będzie wydanie nakazu zapłaty. Tego rodzaju dokument informuje dłużnika o konieczności zaspokojenia roszczeń wierzyciela. Jeśli zaś nieuczciwy klient w dalszym ciągu nie uiści spłaty zadłużenia, możesz ubiegać się o wszczęcie działań komorniczych.

Każdy biznes lub umowa powinny być oparte na solidnym gruncie prawnym. Bez pisemnej umowy, w przypadku braku płatności, trudno jest udowodnić, że długi faktycznie istnieją. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem prac lub transakcji biznesowych zawrzeć pisemną umowę. Dodatkowym błędem pana Ludwika były negocjacje telefoniczne, po których nie ma śladu, mogącego być istotnym argumentem dla sądu do wszczęcia postępowania. Nieuczciwy dłużnik sprytnie wykorzystał niewiedzę swojego kontrahenta i skutecznie uniknął płatności za zrealizowaną usługę.

Vindicat, pomoże Ci przygotować pozew do sądu! Jeśli nie czujesz się na siłach w podejmowaniu kroków prawnych - koniecznie skorzystaj z pomocy fachowców!

Jak zlecić sprawę do komornika?

Jak już pisaliśmy, zanim komornik przejmie Twoją sprawę, musisz przejść przez wszystkie etapy windykacji. Jeśli dłużnik pozostaje obojętny na sądowy nakaz zapłaty, nie pozostaje Ci nic innego jak uzyskanie tytułu wykonawczego, a do tego potrzebujesz kolejnych dokumentów sądowych.

Aby otrzymać tytuł wykonawczy, musisz najpierw zdobyć:

• tytuł egzekucyjny,
• klauzulę wykonalności.

W niektórych przypadkach, po wydaniu nakazu zapłaty, klauzula wykonalności jest nadawana z urzędu. Dotyczy to m.in. postępowań alimentacyjnych czy nakazów zapłaty wydanych w toku elektronicznego postępowania upominawczego. Egzekucja sądowo-komornicza może wydawać się skomplikowana i w istocie, trzeba posiadać fachową wiedzę, by sprawnie zarządzać swoją sprawą na tym etapie. Zanim podejmiesz stosowne kroki, skonsultuj się ze specjalistą, który pomoże Ci w uzyskaniu stosownych dokumentów od sądu. Dzięki profesjonalnym działaniom znacznie przyspieszysz proces nadania tytułu wykonawczego oraz unikniesz niepotrzebnych komplikacji.

Po zebraniu kompletu dokumentów powinieneś wybrać właściwy organ, który zajmie się przeprowadzeniem egzekucji na składnikach majątku wierzyciela. Jeśli nie wiesz, jak wybrać odpowiedniego komornika przeczytaj nasz artykuł.

Vindicat - Twoje finanse w rękach profesjonalistów!

Chcesz jak najszybciej odzyskać pieniądze od dłużnika? Nie posiadasz doświadczenia ani wiedzy związanej z postępowaniem windykacyjnym? Nie martw się - przekaż nam niezbędne dane, a my poprowadzimy Twoją sprawę ku szybkiemu zaspokojeniu roszczeń!

Klienci Vindicat zyskują:

• dostęp do profesjonalnych wzorów pism i dokumentów - zarejestruj się w naszym systemie, a aplikacja wygeneruje wszystkie potrzebne dokumenty na podstawie podane przez Ciebie informacje na temat wierzytelności,
• wygodne zarządzanie wierzytelnościami - windykuj online bez wychodzenia z domu czy biura,
• stały monitoring sprawy - w każdej chwili możesz zalogować się do aplikacji, aby śledzić postępy w sprawie oraz podejmować dalsze kroki windykacyjne,
• wsparcie specjalistów do spraw windykacji - w Vindicataż 93% przyjętych spraw rozstrzygnęliśmy pozytywnie na etapie windykacji polubownej!
• opłacalność - współpracując z Vindicat masz pewność, że koszty postępowania windykacyjnego nie przewyższają sumy długu. Wybierz odpowiedni model rozliczeń i walcz o swoje pieniądze już dziś!

Automatyczna windykacja z RoboVindicat!

Bez względu na to, na jakim etapie windykacji się znajdujesz - nasi specjaliści wesprą Cię zarówno podczas zawierania ugody jak postępowania sądowego czy egzekucji komorniczej. Fachowcy Vindicat zadbają o to, aby wszystkie dokumenty związane z zaspokajaniem Twoich roszczeń były na bieżąco gromadzone oraz odpowiednio uporządkowane.

RoboVindicat przygotuje i wyśle:

• powiadomienia o konieczności uregulowania zobowiązań,
• zawiadomienia o wpisie dłużnika do BIG InfoMonitor,
• personalizowane wezwania do zapłaty,
• pisma procesowe,
• wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.

Wszystkie Twoje dokumenty windykacyjne mogą zostać opatrzone pieczęcią kancelarii Vindicat. Dzięki takiemu działaniu dłużnik zyska świadomość, że współpracujesz z profesjonalistami, którzy dołożą wszelkich starań, by ściągnąć powstały dług.

Vindicat - wysoka skuteczność za niską cenę!

Napisaliśmy, że współpraca z Vindicat jest opłacalna - ale co to oznacza w praktyce? Myśląc o różnych wysokościach roszczeń, przygotowaliśmy dwa podstawowe modele rozliczeń.

Poznaj nasze modele rozliczeniowe:

• abonamentowy (od 169 zł miesięcznie),
• model prowizyjny - success fee (8% windykowanej kwoty).

Przeanalizuj swoją sprawę i wybierz dogodne rozwiązanie. Pamiętaj, że w przypadku wariantu success fee Vindicat pobierze opłatę dopiero po skutecznym odzyskaniu Twoich pieniędzy!

FAQ: