Jak zorganizować idealny dział windykacji?

O tym jak ważna jest windykacja w firmie, nie trzeba już nikogo przekonywać. Przedsiębiorcy coraz częściej, zamiast pytać, czy windykacje jest konieczna, zastanawiają, jak dobrze zorganizować dział windykacji w swojej firmie. Dzięki sprawnej windykacji firma utrzymuje płynność finansową, która z kolei umożliwia realizację codziennych wyzwań finansowych. Dlatego tak ważne jest zorganizowanie działu windykacji, który zadba o terminowe płatności firmowe.

Podstawy, o które musisz zadbać, kiedy budujesz firmowy dział windykacji

Postawą podczas budowania działu windykacji jest stworzenie zespołu wykwalifikowanych pracowników, którzy korzystając z wiedzy i umiejętności zaopiekują się procesem odzyskiwania należności.

Jeśli myślisz o stworzeniu własnego działu windykacji, musisz zacząć od wyznaczenia pracowników, którzy będą się zajmować odzyskiwaniem wierzytelności. Jednak zalecane jest, aby były to osoby specjalistycznie przeszkolone. Tylko, dzięki temu zespół windykacyjny będzie osiągał pożądane rezultaty.

Na tym stanowisku przydadzą się kompetencje miękkie takie jak:

• komunikatywność,
• perswazyjność,
• elastyczność.

Osoba pracująca w dziale windykacji powinna być także obdarzona empatią, aby zrozumieć sytuację dłużnika, która często jest bardzo nieciekawa. Pełna zrozumienia rozmowa przy jednoczesnym asertywnym zaznaczeniu pewnych koniecznych warunków do spełnienia, zapewnia dobre wyniki.

Podczas negocjacji z dłużnikiem umiejętności komunikacyjne są niezbędne.

Kluczowa dla skuteczności prowadzonych działań jest wiedza prawna. Bez tego ani rusz, bo windykacja i prawo są ze sobą mocno połączone. Umiejętność posługiwania się specyficznym językiem prawnym, który umożliwia rozszyfrowanie zawiłych pism prawniczo-windykacyjnych, przydaje się windykatorowi w wypełnianiu codziennych obowiązków. Poza tym nawet profesjonalni windykatorzy korzystają czasami ze wsparcia detektywa, więc umiejętność odnalezienia ukrytego majątku też jest wysoko cenione w tym zawodzie.

Wyzwania, które stoją przed działem windykacji

Oczywiście naczelnym wyzwaniem, przed którym staje dział windykacji, jest odzyskanie należności. Najlepiej szybko i bez zużywania nadmiernych środków.

Dział windykacji powinien zajmować się tworzeniem i wysyłaniem upomnień do dłużników. W tym wezwań do zapłaty. Jeśli jeszcze nie wiesz, jak powinno wyglądać wezwanie do zapłaty, zajrzyj koniecznie do naszego poradnika. Zdarzają się przypadki, w których dłużnik ureguluje należność zaraz po tym, kiedy otrzyma wezwanie do zapłaty. Niestety nie jest to zasada, dlatego dobry windykator musi być przygotowany także na to, co następuje po wysłaniu wezwania do zapłaty.

Windykator powinien potrafić naliczyć odsetki, które dłużnik zapłaci w związku z opóźnieniem płatności. W kolejnych pismach do dłużnika warto powiększać kwotę zaległości właśnie o te doliczone odsetki, lub kary wynikające z umowy.

Najważniejsze obowiązki działu windykacji:

• kontakt z dłużnikami,
• prowadzenie negocjacji,
• kompleksowa obsługa wierzytelności.

Windykator może prowadzić także windykację telefoniczną. Często telefon służy do pierwszego kontaktu z dłużnikiem, który nie wywiązał się ze zobowiązania w terminie. Jeśli rozmowa telefoniczna okaże się skuteczna, windykatorowi uda się umówić spotkanie z dłużnikiem. Spotkanie może odbyć się w siedzibie firmy, lub innym umówionym miejscu.

Windykacja terenowa, to kolejne wyzwanie, do którego powinien być przygotowany windykator.

Jeżeli spotkanie przebiegnie pomyślnie, windykator powinien być merytorycznie przygotowany do przygotowania umowy ugody, uwzględniającej warunki wypracowane w ramach przeprowadzonych negocjacji. Natomiast jeśli dłużnik nie wykaże chęci współpracy, windykator powinien wyciągnąć konsekwencje. Zalecamy, aby wykorzystać wszystkie narzędzia dostępne w ramach windykacji polubownej, zanim sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.

Przekonaj, się jak skuteczna może być windykacja polubowna.

Po wyczerpaniu możliwości polubownych windykator powinien sporządzić pozew oraz wszelkie potrzebne pisma procesowe i windykacyjne. Windykator działa pod dużą presją czasu i nacisków ze strony wierzyciela i dłużnika. Bez wątpienia powinien być osobą, która dobrze radzi sobie w stresujących sytuacjach. Nawet kiedy rozmówca kipi od negatywnych emocji, to windykator musi zachować spokój i profesjonalizm.

Najważniejszy partner dobrego windykatora

Wiesz już jakich kompetencji wymaga sprawne funkcjonowanie wewnętrznego działu windykacji. Jednak, aby firmowi windykatorzy mogli sprostać czekającym ich wyzwaniom, musi zostać spełniony jeszcze jeden warunek: współpraca między działami. Firmowy dział windykacji nie może działać w oderwaniu od reszty firmy.

Dział windykacji musi być w stałym kontakcie z działem księgowości.

Dzięki sprawnej wymianie informacji na linii dział księgowości-dział windykacji, windykatorzy będą zawiadamiani na czas o każdym przedawnieniu faktury. Księgowi powinni priorytetowo przesyłać informację firmowym windykatorom, jeśli któryś z klientów nie opłaci faktury na czas. Tylko w takich okolicznościach windykatorzy będą w stanie podjąć działania na czas.

Specjaliście od windykacji wielokrotnie powtarzają swoim klientom, że czas jest jednym z czynników, który może znacząco wpłynąć na efekt końcowy działań windykacyjnych. To czy czas będzie działać na korzyść lub niekorzyść w rozwiązaniu sporu z dłużnikiem, zależy od wierzyciela, który zarządza wierzytelnościami.

W windykacji bardzo ważny jest szybki czas reakcji.

Jeśli działania windykacyjne podejmiesz szybko, od razu po tym, jak termin płatności upłynął, masz większe szanse na odzyskanie zaległej kwoty. Niektórzy wierzyciele liczą, że jeśli wstrzymują się z natychmiastową windykacją, wzbogacą się na odsetkach i karach. Jednak dużo rozsądniej jest od razu windykować, niż liczyć, że uda się odzyskać kwotę, która przeterminowała się dawno temu.

Zorganizujemy dla Twojej firmy idealny dział windykacji - system Vindicat w zasięgu ręki

Dzięki powyższym wskazówkom oraz na podstawie zaproponowanych przykładów możesz z powodzeniem podjąć się próby zorganizowania wewnętrznego działu windykacji. Jednak jeśli chcesz zaoszczędzić czas, a także zaplanować windykację do 169 zł miesięcznie, koniecznie zapoznaj się z możliwościami nowoczesnego systemu Vindicat.

Vindicat to system do samodzielnej windykacji oraz monitoringu należności online.

Logując się w systemie Vindicat, nie potrzebujesz już zatrudniać specjalistów do wypełniania podstawowych zadań windykacyjnych. Z systemem Vindicat możesz to zrobić samodzielnie, z domu lub biura - tam, gdzie Ci wygodnie, albo zlecić nadzór nad systemem jednej osobie. System wymaga zatwierdzenia działań od czasu do czasu. Tylko tyle! Dzięki automatyzacji możesz przeprowadzić proces windykacji w zaledwie kilku kliknięciach.

Zadbaj o płynność finansową w firmie razem z Vindicat.

Zaloguj się w systemie Vindicat, aby korzystać z dostępu do:

• spersonalizowanych pism windykacyjnych i sądowych,
• pieczęci prewencyjnej Vindicat,
• giełdy długów Vindicat,
• automatycznego modułu do negocjacji z dłużnikiem,
• monitoringu należności.

Jeśli martwiło Cię pisanie skomplikowanych pism sądowych, teraz możesz już spać spokojnie, bo Vindicat automatycznie przygotuje pismo stworzone specjalnie pod Twoją sprawę. Dzięki skonfigurowaniu z systemem księgowym system Vindicat automatycznie pobiera dane z przeterminowanych faktur.

Taka kooperacja zapewni Ci gotowe wezwanie do zapłaty i pozew sądowy dokładnie w tym momencie, w którym będziesz tego potrzebować.

Klienci często poważniej podchodzą do faktur opatrzonych pieczątką firmową kancelarii. Na tej podstawie stworzyliśmy pieczęć prewencyjną, która informuje klientów, że w razie problemów z płatnością, natychmiastową windykacją należności zajmie się kancelaria windykacyjna. Praktyka pokazuje, że jest to bardzo skuteczne narzędzie.

Już dziś możesz wprowadzić pieczęć prewencyjną Vindicat w swojej firmie.

Rejestracja w systemie jest bardzo prosta, a cała obsługa systemu naprawdę intuicyjna. Cenowy próg wejścia też zachęca, ponieważ ceny zaczynają się już od 169 zł za prowadzenie 5 spraw miesięcznie. Masz większe potrzeby? Nie ma problemu, przygotowaliśmy ofertę także dla prowadzenia 15 i 50 spraw miesięcznie. A jeśli masz większe potrzebny, omówimy nielimitowaną ilość spraw.

Cennik dla klientów Vindicat:

• windykacja automatyczna rozliczana w modelu abonamentowym od 169 zł miesięcznie,
• windykacja automatyczna rozliczana w modelu prowizyjnym, zaledwie 8% od odzyskanej kwoty.

Jak pokazują powyżej przedstawione kwoty, system Vindicat jest narzędziem, po które może sięgnąć większość małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki sprawnej windykacji Twojej firma będzie cieszyła się płynnością finansową, co pozwoli na realizację bieżących celów biznesowych i opłacenie rachunków firmowych.

Nie zostawaj w tyle i już dziś zaloguj się w systemie, aby windykować nowocześnie i skutecznie.

FAQ: