Jak zbudować skuteczną windykację w małej firmie?

Skuteczna windykacja w małej firmie to w oczach wielu przedsiębiorców prawdziwe wyzwanie. Czy da się zbudować skuteczny dział windykacji w małej firmie? Na co trzeba zwrócić szczególną uwagę i jak poukładać procedury, aby przyniosły oczekiwane rezultaty? Dzisiejszy artykuł poświęcamy w całości windykacji w mniejszych przedsiębiorstwach.

Dlaczego małe firmy muszą pilnie zainteresować się windykacją?

Na początek kilka słów wyjaśnienia - brak terminowych płatności to poważny problem wszystkich polskich firm. Z badań przeprowadzonych w 2021 r. dla BIG InfoMonitor wynika, że aż 69% firm w dobie pandemii boryka się z poważnymi problemami z utrzymaniem płynności finansowej. Częstą przyczyną tych problemów są nieodzyskane na czas należności.

Tymczasem małe firmy zwykle nie do końca zdają sobie sprawę, jak poważne skutki może mieć zaniechanie lub zbyt późne przeprowadzenie windykacji.

Zachwianie płynności finansowej w najgorszym razie może doprowadzić nawet do upadłości. Ale, nawet jeśli brak windykacji w małej firmie nie zakończy się upadłością, to firmy, które mają problemy z płynnością finansową:

• są mniej atrakcyjne dla potencjalnych kontrahentów,
• tracą w oczach klientów,
• przestają przyciągać potencjalnych pracowników.

To chyba przekonujące powody, dla których nie warto dłużej uważać, że „w mojej małej firmie windykacja nie jest potrzebna, jakoś sobie poradzę”. Prawda?

Skuteczna windykacja w małej firmie, krok numer 1: poszerz swoją wiedzę o dostępnych możliwościach i procesie odzyskiwania pieniędzy

Pierwszym krokiem do ułożenia procesu windykacji w małej firmie jest poszerzenie swojej wiedzy o windykacji. Każdy mały przedsiębiorca do wyboru ma trzy zasadnicze opcje:

• Samodzielną windykację w klasycznej formie.
• Automatyczną windykację online.
• Skorzystanie z pomocy kancelarii windykacyjnej.

Załóżmy, że na początek decydujesz się na pierwszą możliwość - samodzielną windykację w klasycznej formie. W takim przypadku musisz dowiedzieć się więcej na temat przebiegu windykacji. Na początek poznaj etapy odzyskiwania pieniędzy - polubowny, sądowy i egzekucyjny.

• Etap polubowny. To w szczególności czynności taki jak wysyłka wezwań do zapłaty, telefony do dłużnika, SMS-y z przypomnieniami, czy dodanie danych kontrahenta na giełdę długów lub do BIG. Najkorzystniej zakończyć sprawę właśnie na tym etapie - eliminuje to konieczność zaangażowania sądu i komornika.
• Etap sądowy. Ma zastosowanie, gdy działania polubowne nie przyniosą efektu. Rozpoczyna się złożeniem przez wierzyciela pozwu o zapłatę do sądu. Droga sądowa kończy się wydaniem wyroku lub nakazu zapłaty.
• Etap egzekucyjny. To etap angażujący komornika. Sprawa może trafić do komornika dopiero po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku zaopatrzonego w klauzulę wykonalności. Komornik może m.in. zająć wynagrodzenie dłużnika, oraz jego ruchomości lub nieruchomości, aby wyegzekwować dla wierzyciela zapłatę.

W naszej Bazie Wiedzy znajdziesz mnóstwo artykułów, dzięki którym doskonale przygotujesz się do samodzielnego windykowania w swojej małej firmie. Świadomość znacznie zwiększa skuteczność podejmowanych działań! Twojej szczególnej uwadze polecamy poniższe artykuły edukacyjne:

• Dowiedz się, czym jest wezwanie do zapłaty i dlaczego musisz je wysłać na etapie polubownym [],
• Sprawdź, jak rozmawiać z dłużnikiem, aby wynegocjować polubowną spłatę zadłużenia
• Dowiedz się, jak przygotować pozew o zapłatę,
• Sprawdź, czym jest klauzula wykonalności i dlaczego musisz ją uzyskać, zanim sprawa trafi do komornika.
• Upewnij się, czy możesz skorzystać z postępowania nakazowego.
• Przygotuj profesjonalny wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
• Sprawdź, czy warto korzystać z pomocy firmy windykacyjnej lub prawnika przy windykacji w małej firmie.

Skuteczna windykacja w małej firmie, krok nr 2: ustal, kto odpowiada za windykację w firmie i jak będzie przebiegał proces

Po tym, jak dowiesz się już, jak przebiega windykacja i poznasz najważniejsze pojęcia z nią związane... czas na strategię. Dobrą strategię!

Windykację w małej firmie trzeba przemyśleć i ułożyć. Potrzebny jest konkretny plan działań, wraz ze wskazaniem, kiedy podejmujemy poszczególne czynności.

W windykacji nie warto działać spontanicznie. Zamiast tego lepiej przygotować sobie kalendarz działań. To nie musi być skomplikowany dokument. Wystarczy wprost wskazać np., że:

• Po upływie terminy z faktury, dzwonimy do dłużnika następnego dnia.
• Po 7 dniach wysyłamy wezwanie do zapłaty.

  W międzyczasie wysyłamy 3 SMS-y z przypomnieniami.

• Po 14 dniach wysyłamy kolejne wezwanie do zapłaty.

  W międzyczasie wysyłamy 3 SMS-y z przypomnieniami.

• Po 21 dniach informujemy dłużnika o zamiarze umieszczenia jego danych na giełdzie długów.
• Po 30 dniach umieszczamy dane dłużnika na giełdzie długów.

  W międzyczasie wysyłamy do dłużnika ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.

• Po upływie dwóch miesięcy składamy do sądu pozew o zapłatę.

Warto, aby w strategii windykacyjnej małej firmy znalazły się też wzory dokumentów, z których będziemy korzystać (m.in. wezwań do zapłaty, czy SMS-ów z przypomnieniami).

W małej firmie należy też wyznaczyć konkretne osoby, które będą zajmowały się windykacją. Kompetencje nie mogą „rozpłynąć się” wśród zespołu.

Jeśli firma jest jednoosobowa, naturalnie odzyskiwaniem należności zajmie się właściciel. Za windykację może też odpowiadać jeden ze wspólników, gdy mamy do czynienia ze spółką. Jeśli natomiast firma ma własny dział księgowy, warto poprosić o pomoc osoby z księgowości.

Skuteczna windykacja w małej firmie, krok nr 3: bądź konsekwentny i szybki, jak nigdy dotąd

Procesy ułożone? Wiesz już co i kiedy należy robić? Świetnie - teraz pozostała już tylko (i aż!) realizacja windykacyjnych planów.

Pamiętaj, że nawet najlepiej opracowana procedura zda się na nic, jeśli nie będziesz jej konsekwentnie przestrzegać.

Konsekwencja to klucz do sukcesu w windykacji. Nie pomijaj konkretnych działań, tylko dlatego, że wydaje się, że w przypadku danego dłużnika wezwanie do zapłaty nie podziała. Działaj też szybko - każdy dzień zwłoki znacząco oddala Cię od odzyskania pieniędzy.

W żadnym razie też - nie mów dłużnikowi, że wykonasz czynności, których wykonać nie zamierzasz.

„Obiecywanie” dłużnikowi, że dodasz jego dane na giełdę długów albo złożysz pozew do sądu kolejnego dnia, a następnie brak realizacji tych planów, nie postawi Twojej małej firmy w dobrym świetle. Sprawi, że dłużnik będzie traktował Cię mniej poważnie... i nie będzie miał oporów, aby spóźniać się z kolejnymi płatnościami.

Trzymaj też nerwy na wodzy. Bywa, że windykacja wyzwala emocje. W interesie każdego wierzyciela jest jednak ich pohamowanie - i zachowanie pełnego profesjonalizmu.

Przykład:
Pan Krzysztof, właściciel małej firmy budowlanej, ma dłużnika. Jest nim Pan, właściciel kilku obiektów sportowych. Pan Krzysztof regularnie wystawia firmie Pana Jana faktury za wykonane prace. Niestety w ostatnim czasie kontrahent zwleka z zapłatą. Pan Jan początkowo nie podejmował żadnych działań, ale jako że firma Pana Krzysztofa to aktualnie główny kontrahent, postanowił uruchomić w swojej firmie dział windykacji. Na dobry początek zajął się windykacją samodzielnie. Sprawdził, co i kiedy powinien zrobić oraz sporządził plan działań. Niestety w trakcie telefonicznych rozmów z Panem Krzysztofem, dał ponieść się emocjom. Wykrzyczał, że już dodaje jego dane na giełdę długów, że narobi mu wstydu, że już idzie do prawnika... Następnie żadnej z tych czynności nie podjął. Pan Krzysztof więc - biorąc klienta za przesadnie nerwowego, a w dodatku niedotrzymującego swoich własnych słów - nie miał już oporów, aby zwlekać z kolejnymi płatnościami.

Skomplikowane? Nie musisz działać samodzielnie - skorzystaj z automatycznej windykacji w systemie Vindicat.pl

Cały opis procesu windykacji wydaje Ci się skomplikowany? Spokojnie - istnieje rozwiązanie. Możesz powierzyć proces windykacji systemowi do automatycznej windykacji online Vindicat.pl... i spokojnie oczekiwać na efekty!

System do monitoringu płatności i automatycznej windykacji online Vindicat.pl pomaga małym firmom odzyskiwać pieniądze. Korzysta z niego już ponad 3 500 małych i średnich firm.

To prawdopodobnie rozwiązanie także dla Ciebie. System przeprowadzi Cię przez każdy z kolejnych etapów windykacji. Wyjaśni Ci, co i kiedy należy zrobić oraz zapewni niezbędne dokumenty i wzory pism. Kluczowy dla skuteczności windykacji etap polubowny może też przeprowadzić całkowicie automatycznie. System wyśle do dłużnika wezwania do zapłaty i umieści jego dane na popularnej giełdzie długów Vindicat.

Małe i średnie firmy korzystające z Vindicat.pl mogą m.in.:

• Windykować w pełni automatycznie i zapłacić za windykację dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Nie chcesz windykować samodzielnie z obawy o brak czasu lub poprawność działań? Powierz to systemowi. Vindicat.pl może samodzielnie wysyłać klientom przypomnienia i dodawać długi na giełdę długów. Prowizja to tylko 8% windykowanej kwoty.
• Przyspieszyć działania windykacyjne. Konto w Vindicat.pl w kilka minut połączysz z najpopularniejszymi systemami do księgowości online - ifirmą, wFirmą, InFakt lub Fakturownią. Dzięki temu nieuregulowane przez klientów faktury trafią prosto do Vindicat.pl! Dowiedz się więcej o tej możliwości.
• Korzystać z gotowych do użycia dokumentów i wzorów pism. W systemie znajdziesz wzory pozwów, wezwań do zapłaty, wniosków egzekucyjnych i innych pism, przydatnych na każdym z etapów windykacji.
• Dbać o brak opóźnień w przyszłości. Vindicat.pl umożliwia również działania prewencyjne. Należy do nich m.in. monitoring płatności dostosowany do potrzeb małych firm wystawiających niewiele faktur, a także pieczęć prewencyjna.

Skuteczność windykacji online jest imponująca. Ponad 90% spraw prowadzonych przy pomocy Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym.

Windykacja dla małych firm - konieczna tak samo jak w dużych organizacjach

Odzyskiwanie należności nie musi (i nie powinno!) spędzać snu z powiek właścicielom małych firm. Za sprawą innowacyjnych narzędzi, takich jak system Vindicat.pl można zautomatyzować proces windykacji w małej firmie. To kompleksowa pomoc na każdym etapie odzyskiwania pieniędzy.

Nie czekaj i sprawdź ofertę Vindicat.pl w modelu rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego. Nie dawaj więcej czasu dłużnikowi, dostał go już wystarczająco dużo!

FAQ: