Jak windykować w małej firmie?

Windykacja w małej firmie jest równie istotna jak w większych organizacjach. Nie można ignorować jej znaczenia. Wiara w to, że „klient w końcu zapłaci”, bez  podejmowania jakichkolwiek kroków, może skończyć się poważnymi problemami z płynnością finansową. Jak windykować w małej firmie, aby odzyskać pieniądze? Co jest niezbędne, aby działania były skuteczne? Sprawdźmy.

Po pierwsze: zadbaj o odpowiednie nastawienie do windykacji w małej firmie i zmień swoje przekonania

Właścicielom niewielkich firm - jednoosobowych, kilkuosobowych lub nawet zatrudniających kilkanaście czy kilkadziesiąt osób - często wydaje się, że windykacja to trudny i skomplikowany proces. W efekcie zabierają się do niego z obawami... i zdecydowanie zbyt późno. Dlatego pierwszym krokiem do udanej windykacji w małej firmie powinna być zmiana nastawienia. Na przestrzeni lat w windykacji zmieniło się naprawdę dużo, pojawiły się wygodne możliwości technologiczne. Przekonanie o jej skomplikowaniu i długotrwałości jest już mocno przestarzałe.

Procesy windykacyjne w firmie trzeba ułożyć. Warto opracować konkretny plan działania i postępować zgodnie z nim w razie wystąpienia jakichkolwiek opóźnień w płatności. Konkretnie, krok po kroku!

W windykacji nie można postępować spontanicznie. Działania bez przysłowiowego ładu i składu, podjęte o kilka miesięcy za późno, nie dadzą odczekiwanego efektu. W Polsce wciąż pokutuje przeświadczenie, że „klient w końcu sam zapłaci, dam mu jeszcze czas, przecież to w gruncie rzeczy dobry kontrahent”. Otóż - na dawaniu dłużnikowi czasu Twoja firma traci. Nie warto. Zamiast biernego oczekiwania, warto ułożyć konkretne procedury i skrupulatnie je realizować.

W procesie układania firmowego podejścia do odzyskiwania należności trzeba uwzględnić też umiejętności miękkie. Sztuka rozmowy i negocjacji z dłużnikiem, szczególnie w małych firmach, gdzie klientów jest niewielu, jest bardzo istotna.

Z niepłacącym kontrahentem warto rozmawiać stanowczo, ale też grzecznie i z pewną dozą empatii. O tym, jak to robić, pisaliśmy w odrębnym artykule.

Po drugie: wyposaż się w niezbędną wiedzę na temat odzyskiwania pieniędzy w małej firmie

Odpowiednie nastawienie jest? Wspaniale! Teraz potrzeba - tylko i aż - wiedzy na temat windykacji. Warto wkroczyć w ten proces, posiadając chociażby podstawowe informacje o jego przebiegu w małej firmie.

Musisz wiedzieć, że windykacja dzieli się na trzy zasadnicze etapy.

• Pierwszy etap: polubowny. Tutaj wszystkie działania przebiegają na linii dłużnik-wierzyciel, ewentualnie dłużnik-pełnomocnik wierzyciela (jeśli zdecydujesz się korzystać z pomocy prawnika lub windykatora). Etap polubowny windykacji w małej firmie to w szczególności wysyłka wezwań do zapłaty, telefony do dłużnika, czy też dodanie jego danych na giełdę długów lub do BIG. Brak tu zaangażowania sądu i komornika.
• Drugi etap: sądowy. To etap, który ma zastosowanie, gdy działania polubowne nie przyniosły efektu. Jeśli z dłużnikiem, mówiąc kolokwialnie, nie można się dogadać, trzeba złożyć do sądu pozew o zapłatę. Inicjuje on postępowanie, które może zakończyć się wydaniem wyroku lub nakazu zapłaty, na mocy których dłużnik będzie musiał uregulować należność.
  UWAGA: nie warto zwlekać zbyt długo ze złożeniem pozwu! Zwykle uznaje się, że 30 dni prowadzenia bezskutecznych działań polubownych to odpowiedni czas, aby skierować sprawę do sądu.
• Trzeci etap: egzekucyjny. Na tym etapie - po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku sądowego zaopatrzonego w klauzulę wykonalności - można skierować sprawę do komornika. Uprzedzając pytanie: tak, trzeba wcześniej uzyskać jeden z tych dokumentów. Sprawa nie może trafić do komornika z pominięciem etapu sądowego. Komornik, jako funkcjonariusz publiczny, może zastosować odpowiednie środki przymusu, aby skłonić dłużnika do uregulowania długu.

Przygotowując się do podjęcia windykacji w małej firmie, koniecznie trzeba poznać też pojęcia takie jak: wezwanie do zapłaty, pozew o zapłatę, klauzula wykonalności, nakaz zapłaty, wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. O każdym z nich przeczytasz w naszej Bazie Wiedzy.

Windykacja nie musi być trudna, jeśli poświęcisz odrobinę swojego czasu, aby zapoznać się z jej podstawami!

Po trzecie: pamiętaj, że czas w windykacji jest absolutnie kluczowy

Po tym, jak tylko uznasz, że wiesz już jak rozpocząć windykację polubowną i jesteś gotów do pierwszego zdyscyplinowania kontrahenta... nie czekaj. Nie czekaj ani jednego dnia - działaj teraz!

Wielu przedsiębiorców zwleka z podjęciem pierwszych działań windykacyjnych zbyt długo. Nie popełniaj tego kardynalnego błędu!

Każdy dzień bez reakcji na brak zapłaty, oddala Cię od odzyskania pieniędzy, bo:

• w międzyczasie inni wierzyciele dłużnika mogą już dochodzić zapłaty i - mówiąc zupełnie wprost - dla kogoś „nie wystarczy”,
• dłużnik może zacząć „kombinować” i np. ukrywać swój majątek lub przenosić go na najbliższych,
• czas sprzyja zacieraniu się dowodów, które mogłyby być przydatne w sądzie - łatwiej zgubić faktury, potwierdzenia zapłaty, czy np. usunąć ważne SMS-y lub maile,
• na niekorzyść wierzycieli działa też galopująca inflacja.

Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś wykonał niezobowiązujący telefon do dłużnika z zapytaniem o brak płatności już dzień po upływie terminu zapłaty.

Być może okaże się, że klient zwyczajnie zapomniał i nie ma się czym martwić. Ty jednak - dzięki takiemu telefonowi - postawisz się w pozycji przedsiębiorcy, który dba o własny interes i nie da traktować się niepoważnie.

Z działaniami windykacyjnymi po prostu nie można zwlekać. To klucz do sukcesu!

Przykład:
Pan Jan prowadzi niewielką hurtownię motoryzacyjną. Jego dłużnikiem jest pan Olaf, prowadzący komis samochodowy. Współpraca trwa kilka lat. Niestety w przeszłości regularnie zdarzało się, że Pan Olaf zwlekał z zapłatą faktur. W efekcie hurtownia Pana Jana była kilkukrotnie na skraju - groziła jej utrata płynności finansowej. Mimo to Pan Jan - trochę z sentymentu, trochę z sympatii - nie zerwał współpracy. W 2021 r. przyjął kolejne duże zlecenie dla komisu Pana Olafa. Niestety ten, swoim zwyczajem, nie zapłacił w terminie. Pan Jan - również swoim zwyczajem - zwlekał z windykacją. Ograniczył się tylko do wysyłki kilku wezwań do zapłaty. Tymczasem na początku 2022 r. firma pana Jana znów stanęła na skaju płynności finansowej. Pan Jan przestraszył się więc i tym razem prędko skierował sprawę do sądu. W toku postępowania okazało się jednak, że inni wierzyciele Pana Olafa, z których istnienia Pan Jan nie zdawał sobie sprawy, zadziałali szybciej... i dla firmy Pana Jana komornik nie ma już z czego egzekwować. A wystarczyło nie zwlekać z windykacją!

Po czwarte: korzystaj ze sprawdzonego narzędzia do windykacji w małej firmie - systemu Vindicat

Współczesna windykacja nie jest już trudna i stresująca właśnie dlatego, że istnieją narzędzia takie jak Vindicat.pl - system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online. Windykacja online odmieniła oblicze odzyskiwania należności w małych i średnich firmach. Nadszedł czas, abyś Ty także się o tym przekonał!

System do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pozwala małym przedsiębiorstwom szybko odzyskiwać zaległe płatności - strategicznie, bezpiecznie, bez wchodzenia z domu.

To rozwiązanie, któremu zaufało już ponad 3 500 przedsiębiorców z różnych branż. Windykacja online to możliwość nie tylko ponadprzeciętnie skuteczna, ale też prosta i optymalna kosztowo. To się po prostu opłaca!

System przeprowadzi Cię przez każdy etap windykacji, wskazując, co i kiedy należy zrobić. Może też przeprowadzić etap polubowny całkowicie automatycznie, bez angażowania Twojego cennego czasu!

Użytkownicy systemu do windykacji online Vindicat.pl mogą m.in.:

• Windykować w pełni automatycznie w modelu success fee. Nie masz czasu na „samodzielną” windykację? Nie szkodzi. System może samodzielnie wysyłać klientom monity i dodawać długi na popularną i świetnie wypozycjonowaną giełdę długów. A co najlepsze, koszty windykacji automatycznej pokryjesz dopiero po odzyskaniu pieniędzy! Dowiedz się więcej o windykacji automatycznej i success fee w Vindicat.pl.
• Przyspieszyć windykację w swojej firmie.Konto w Vindicat.pl można sprawnie połączyć z najpopularniejszymi systemami do księgowości online - ifirmą, wFirmą, InFakt lub Fakturownią. Dzięki temu wszystkie nieuregulowane faktury trafią wprost do Vindicat.pl! Sprawdź, dlaczego to takie wygodne.
• Działać prewencyjnie. Vindicat.pl daje możliwość regularnego monitoringu płatności. System dostosowaliśmy do potrzeb małych i średnich firm - także tych, które wystawiają niewiele faktur. Vindicat.pl zapewnia również możliwość dodawania do faktur pieczęci prewencyjnej.
• Korzystać z obszernej bazy dokumentów windykacyjnych. Potrzebujesz pozwu, a może profesjonalnego wezwania do zapłaty? W systemie znajdziesz wszystkie dokumenty, jakie mogą być przydatne na każdym z etapów windykacji. Są one spersonalizowane i gotowe do użycia.
• Motywować dłużników do szybszej zapłaty. Najskuteczniejszą metodą jest dodanie danych dłużnika na giełdę długów. Dostęp do giełdy długów Vindicat otrzymują zarówno przedsiębiorcy windykujący w systemie samodzielnie, jak również ci, którzy wybrali windykację automatyczną.

Ponad 90% spraw prowadzonych przy pomocy Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym. Nie walcz z dłużnikami samodzielnie - ze wsparciem Vindicat.pl będzie po prostu łatwiej!

Windykacja w małej firmie jest możliwa - ba, jest konieczna!

Jak widzisz, odzyskiwanie pieniędzy w małej firmie nie musi być skomplikowanym, wieloetapowym procesem, do którego potrzeba specjalistycznej wiedzy. Dzięki narzędziom takim jak Vindicat.pl można w prosty sposób ułatwić sobie odzyskiwanie należności.

Pamiętaj, że przed windykacją nie powinny powstrzymywać Cię:

• Brak wiedzy - w naszej Bazie Wiedzy znajdziesz wyczerpujące informacje na każdy temat związany z windykacją. Wszystkie informacje podaliśmy w przystępny sposób, prostym językiem. Nie będziesz mieć żadnego problemu ze wdrożeniem ich w życie!
• Brak działu windykacyjnego w firmie - z powodzeniem zastąpi go system Vindicat.pl.
• Lęk o utratę kontrahenta - można windykować stanowczo, ale jednocześnie grzecznie i z poszanowaniem praw dłużnika. Rozpoczęcie działań windykacyjnych nie musi wiązać się z zakończeniem współpracy.

Już teraz przekonaj się, w jak wielu czynnościach Twoją małą firmę wesprze system Vindicat.pl. Zapoznaj się z ofertą w modelu rozliczenia prowizyjnego lub modelu abonamentowego i działaj już dziś!

FAQ: