Jak windykować w branży reklamowej?

Jak prowadzić skuteczną windykację w branży reklamowej, w tym również w branży e-reklamy? Agencje reklamowe, firmy zajmujące się SEO czy kampaniami AdWords - wszystkie zmagają się z problemem nierzetelnych kontrahentów. Jak windykować w tak trudnej branży, działającej w dużej mierze online? Podpowiadamy.

Windykacja w agencji marketingowej i innych firmach z branży kreatywnej - dlaczego jest tak trudna?

Odzyskiwanie należności w szeroko pojętych agencjach reklamowych może być trudniejsze niż w innych branżach. Wynika to z kilku czynników, specyficznych dla działalności kreatywnych. Przede wszystkim:

1. Brak pisemnych umów jest powszechny. W branży kreatywnej, w tym również reklamowej, brak umów pisemnych jest niemal standardem. Nie oznacza to oczywiście, że należności takiej nie da się odzyskać - pisaliśmy o tym w artykule Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?. Brak umowy sprawia jednak, że współpraca jest trudniejsza, bo wiele rzeczy ustala się na bieżąco.
2. Działalność toczy się w dużej mierze online. To oczywiście norma w XXI wieku, jednak w połączeniu z brakiem umowy pisemnej, właściciel agencji reklamowej, często nie ma pewności, kogo właściwie powinien ścigać. Dłużnikowi, z którym kontakt utrzymujemy wyłącznie przez Internet, dużo łatwiej „zniknąć”.
3. Konieczność dokonywania płatności za klienta. Nierzadko zdarza się, że agencja płaci np. za kampanię SEO z własnej kieszeni, a z klientem rozlicza się np. dopiero na koniec miesiąca. Może to generować poważne problemy, jeśli w trakcie tego miesiąca przydarzą się dodatkowe wydatki, a ponadto klient nie zapłaci w terminie.
4. Duża konkurencja i chęć utrzymania dobrych relacji z klientami. Firmy pozycjonerskie i coraz bardziej wyspecjalizowane agencje reklamowe wyrastają jak grzyby po deszczu. Konkurencja w tej branży jest ogromna. Przedsiębiorcy z obawy o utratę klienta, niechętnie upominają się więc o płatność.
5. Brak utrwalonych, specyficznych dla branży metod działania. Branża reklamowa, związana w szczególności z kampaniami AdWords, SEO itp., to branża stosunkowo młoda. Nie można więc mówić o sprawdzonych, działających w każdym przypadku metodach postępowania z nierzetelnymi klientami, dzięki którym płatności wpływają w terminie. Przedsiębiorcy stale testują, co działa, a co nie. Na tej drodze trudno jednak uniknąć błędów narażających firmę na straty.

Skuteczna windykacja - co może zrobić przedsiębiorca z branży reklamowej? Case study

Co może zrobić właściciel agencji reklamowej, agencji SEO czy firmy pozycjonerskiej, jeśli nieustająco boryka się z problemem nieuczciwych kontrahentów? Przede wszystkim - działać z odpowiednim wyprzedzeniem i nie czekać, aż należność stanie się niemożliwa do odzyskania. Wyjaśnijmy to sobie na konkretnym przykładzie.

Przykład:
Pani Anna jest właścicielką średniej wielkości agencji, specjalizującej się w prowadzeniu kampanii SEO. Od pewnego czasu odnotowuje wzmożone problemy z terminowym regulowaniem należności przez swoich klientów. Nie jest jednak w stanie precyzyjnie określić, jak duża jest skala problemu, ponieważ nie monitoruje płatności zbyt regularnie. Z większością swoich klientów współpracuje od dłuższego czasu i nie chciałaby ich stracić. W związku z tym obawia się upominać się o płatność i cierpliwie czeka. Czas jednak mija, a Pani Anna zaczyna powoli mieć problemy z regulowaniem bieżących zobowiązań swojej firmy. Co powinna zrobić?

Jak wspominaliśmy już powyżej - zacząć działać jak najszybciej. Upływający czas to największy wróg skutecznej windykacji. Pani Anna ma do wyboru co najmniej trzy opcje:

• Samodzielne odzyskiwanie należności
• Windykację z pomocą prawnika lub firmy windykacyjnej
• Samodzielną windykację przy pomocy narzędzia do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl

Samodzielne odzyskiwanie należności w branży kreatywnej

Rozpoczęcie samodzielnej windykacji polubownej wydaje się pierwszym, najbardziej naturalnym rozwiązaniem. Pani Anna powinna jak najszybciej upomnieć się u klientów o należne jej płatności. Może to zrobić osobiście, jak również przy pomocy e-maila lub SMS-a. Powinna także, chociażby do celów dowodowych, wysłać pisemne wezwanie do zapłaty.

Samodzielną windykację polubowną można rozpocząć tak naprawdę już kilka dni po bezskutecznym upływie terminu płatności z faktury. Klient z pewnością nie obrazi z powodu grzecznego upomnienia.

Pani Anna, jako że branża kreatywna w dużej mierze opiera się na relacjach, obawiała się upomnieć o płatności. Tymczasem żaden racjonalny klient nie powinien obrazić się za grzeczne przypomnienie o konieczności dokonania zapłaty. Sam jest przecież przedsiębiorcą i doskonale rozumie jak poważny problem w relacjach gospodarczych stanowi przeciąganie terminów płatności w nieskończoność. O tym, jak windykować bez narażania relacji z klientami, pisaliśmy w artykule Jak odebrać pieniądze od dłużnika nie zrażając go do siebie?.

Warto również dodać, że Pani Anna popełniła poważny błąd, nie monitorując regularnie wszystkich firmowych płatności. W momencie, w którym zauważyła, że sama zaczyna mieć problemy z regulowaniem swoich należności, musiała wykonać dodatkową pracę i raz jeszcze przyjrzeć się wpływom na firmowe konto. Gdyby korzystała z dedykowanego systemu do monitoringu płatności, oszczędziłaby sobie wielu godzin żmudnej pracy. Byłoby to również rozwiązanie bezpieczniejsze - nadzorując płatności „ręcznie”, łatwiej jest popełnić błąd.

Należy również pamiętać, że niestety windykacja nie zawsze kończy się na etapie polubownym. Nierzadko konieczne jest skorzystanie z pomocy sądu. Na etapie sądowym i egzekucyjnym samodzielnie działający, niedoświadczony przedsiębiorca, może napotkać problemy.

Samodzielna windykacja w swojej klasycznej formie to działanie niewątpliwie tanie i możliwe do wdrożenia praktycznie natychmiastowo. Często jest to jednak rozwiązanie nieefektywne. Skoro Pani Anna obawiała się upomnieć o płatność, może nie poradzić sobie w negocjacjach z dłużnikiem oraz w trakcie etapu sądowego i egzekucyjnego. Czy powinna zatem skorzystać z pomocy profesjonalistów? Sprawdźmy.

Odzyskiwanie pieniędzy w branży reklamowej z pomocą prawnika lub firmy windykacyjnej

Pomoc prawnika lub firmy windykacyjnej często wydaje się małym i średnim firmom najrozsądniejszym rozwiązaniem. To prawda - profesjonalista przejmie wszystkie formalności, zajmie się kontaktem z dłużnikiem i dopilnuje terminów. Są to jednak rozwiązania kosztowne (w szczególności pomoc prawnika). Dodatkowo w branży reklamowej, w której relacje z klientem są wyjątkowo istotne, może to być rozwiązanie z pewnych względów ryzykowne.

Firmy windykacyjne są zwykle skuteczne. Równocześnie jednak nie są w swoich działaniach zbyt subtelne. Klient może poczuć się napastowany przez windykatora i zrezygnować z dalszej współpracy.

Przedsiębiorca, który zleca windykację profesjonalistom, traci kontrolę nad podejmowanymi działaniami windykacyjnymi. O ile prawnik zwykle konsultuje swoje metody windykacji z właścicielem firmy, o tyle oczekując tego samego od firmy windykacyjnej, można się gorzko rozczarować. Z tego względu nie należy podejmować współpracy z pierwszą z brzegu firmą windykacyjną. O tym, jak wybrać windykatora, pisaliśmy w artykule Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną?

Osobną kwestię stanowią również koszty. Windykacja z pomocą prawnika jest zwykle najdroższym z dostępnych rozwiązań. Odzyskiwanie należności z pomocą firmy windykacyjnej może być natomiast tańsze, jednak należy wziąć pod uwagę ryzyko utraty dobrych relacji z klientem.

Czy Pani Anna powinna więc powierzyć sprawę profesjonalistom? Jeśli jest gotowa ponieść wyższe koszty, prawnik będzie dobrym rozwiązaniem. Jeśli natomiast chciałby zaoszczędzić, może powierzyć problem firmie windykacyjnej. W tym przypadku musiałaby mieć na uwadze potencjalną utratę kontroli nad procesem windykacji.

Na szczęście, istnieje trzecie rozwiązanie - samodzielna windykacja online. Łączy ona zalety samodzielnej windykacji w klasycznej formie oraz odzyskiwania należności z pomocą specjalistów. Przedsiębiorca otrzymuje profesjonalną pomoc, a równocześnie jest to rozwiązanie niezwykle korzystne cenowo.

Samodzielna windykacja online - idealne rozwiązanie dla nowoczesnych firm z branży reklamowej

Agencje reklamowe, firmy pozycjonerskie i inne podmioty z branży kreatywnej, zwykle dużą część swoich interesów prowadzą online. Dlaczego by więc nie przenieść do sfery online również windykacji? Przy pomocy aplikacji do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl, jest to możliwe.

Windykacja online odbywa się przy pomocy specjalnego systemu. Po dokonaniu rejestracji przedsiębiorca otrzymuje dostęp do możliwości monitorowania należności, szeregu dokumentów, pism procesowych i narzędzi windykacyjnych. Otrzymuje również profesjonalne wsparcie. System przez każdy z etapów odzyskiwania należności prowadzi przedsiębiorcę „za rękę”.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl jest prosty w obsłudze i działa w sposób intuicyjny. Jest to również rozwiązanie w pełni kompleksowe - szybko możesz przejść od monitoringu należności do windykacji.

System Vindicat.pl przypomina firmom o zbliżających się terminach płatności i nieopłaconych fakturach. Dzięki temu nigdy nie zapomnisz wysłać kontrahentowi przypomnienia na czas.

Aplikacja Vindicat.pl przeprowadza również małe i średnie firmy przez całość windykacji - zarówno etap polubowny, sądowy, jak i egzekucyjny.

Z systemu Vindicat.pl przedsiębiorcy z branży reklamowej szybko wygenerują m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Dzięki temu, że opierają one na wprowadzonych do systemu danych, są spersonalizowane i gotowe do złożenia. To ogromna oszczędność czasu, który w branży kreatywnej jest przecież niezwykle ważny.

To jednak nie wszystko. System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl zapewnia także małym i średnim przedsiębiorcom dostęp do pieczęci prewencyjnej Vindicat, popularnej giełdy długów Vindicat oraz - w zależności od wybranej oferty - systemu Big InfoMonitor.

Warto również podkreślić, że samodzielna windykacja online, mimo że zapewnia firmie w pełni kompleksowe wsparcie na każdym z etapów odzyskiwania pieniędzy, jest rozwiązaniem niezwykle korzystnym cenowo. Ceny abonamentu rozpoczynają się już od 169 zł miesięcznie.

Windykacja online pozwala zaoszczędzić i czas i pieniądze. Co więcej, aż 93% spraw prowadzonych w systemie do do monitoringu i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym.

Windykacja w branży kreatywnej - 5 powodów, dla których warto wypróbować samodzielną windykację online

Wróćmy do naszego przykładu. Gdyby Pani Anna korzystała z możliwości windykowania online, są duże szanse, że udałoby się jej uniknąć wielu problemów lub znacznie ograniczyć ich skutki. Dlaczego?

1. System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online to rozwiązanie kompleksowe. Pani Anna mogłaby monitorować należności, a następnie szybko przejść do windykacji. To niezwykle wygodne. Branża kreatywna jak żadna inna docenia przecież narzędzia wielozadaniowe.
2. Profesjonalne wsparcie. Mimo że mówimy o „samodzielnej” windykacji online, przedsiębiorca w trakcie całości tego procesu, otrzymuje precyzyjne wytyczne. System podpowiada co i kiedy zrobić oraz gdzie i jaki dokument należy złożyć. Pani Anna nie musiałaby obawiać się, że „utknie” na którymś z etapów odzyskiwania pieniędzy.
3. Dokumenty i pisma windykacyjne na wyciągnięcie ręki. Z systemu w prosty sposób można wygenerować wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy, wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego i szereg innych dokumentów. Wszystkie niezbędne pisma, po wprowadzeniu danych, można wygenerować w ciągu kilku minut. To ogromna oszczędność czasu i eliminacja ryzyka popełnienia błędu. A jeśli już o oszczędności czasu mówimy...
4. Windykacja wygodna jak nigdy dotąd. Firmy z branży reklamowej często pracują zdalnie, nierzadko w niestandardowych godzinach. Świetnie się składa - przy pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl możesz windykować z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Niezbędny jest jedynie komputer z dostępem do Internetu.
5. Optymalizacja kosztów. System do monitoringu należności oraz samodzielnej windykacji w ramach jednego abonamentu - brzmi rozsądnie, prawda? Samodzielna windykacja online to rozwiązanie, na które pozwolić sobie może każda mała i średnia firma.

Bez względu na metodę windykacji - nie zwlekaj z jej rozpoczęciem

Działalność firm z branży reklamowej nie jest prosta. Rosnąca konkurencja, nierzetelni kontrahenci, obawa o utratę stałych klientów - potencjalnych problemów jest mnóstwo. Przede wszystkim warto jednak pamiętać, że kluczemdo sukcesu jest odpowiednio szybkie rozpoczęcie działań windykacyjnych. Jeśli klient nie reguluje faktury w terminie, nie zwlekaj więc z wysyłką SMS-a czy e-maila z przypomnieniem. Klient, który rozumie realia rynkowe, z pewnością się nie obrazi, a Ty zadbasz o interesy swojej agencji.

Jeśli chciałbyś usprawnić procesy windykacyjne w swojej firmie i otrzymać profesjonalne wsparcie w korzystnej cenie - koniecznie wypróbuj system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Ceny rozpoczynają się już od 169 zł miesięcznie.

FAQ: