Jak utrzymać płynność finansową w firmie, która utrzymuje się z powtarzalnych opłat klientów?

Przedsiębiorstwa takie jak np. kluby fitness, szkoły językowe czy prywatne przedszkola w dużej mierze utrzymują się z opłat regularnie uiszczanych przez klientów. Często wystarczy niewielka przerwa w otrzymywaniu należności, aby na horyzoncie pojawiły się problemy z płynnością finansową. Jak odzyskiwać należności w tego typu firmach i utrzymać płynność? Podpowiadamy.

Klient nie płaci regularnie - dlaczego problem jest poważny?

Do przedsiębiorstw, których funkcjonowanie zależy w dużej mierze od regularnego otrzymywania opłat od klientów, zaliczamy m.in. kluby fitness i siłownie, prywatne żłobki, przedszkola i szkoły, pływalnie i centra sportowe, studia tańca, szkoły językowe itp. Będą to także firmy organizujące różnego typu kursy i szkolenia.

Tego typu przedsiębiorstwa często początkowo lekceważą problemy z otrzymywaniem terminowych płatności.

Zwykle chodzi o relatywnie niewielkie sumy, a więc przedsiębiorcy zwlekają z upomnieniem się o płatność. Reagują dopiero, gdy na koncie danego klienta uzbiera się większa kwota.

Niestety, chociaż jest to powszechna praktyka, niesie ona ze sobą spore ryzyko. Firma, która nie upomina się na bieżąco o zaległe płatności, w konsekwencji naraża się na problemy z płynnością finansową. Jeśli utrzymuje się w przeważającej mierze z opłat członkowskich, a te nie są regularnie uiszczane, w końcu sama nie będzie w stanie regulować swoich własnych zobowiązań. Skutkuje to np. brakiem środków na wypłatę wynagrodzeń czy regulowanie płatności wobec dostawców. Jeszcze gorsze skutki niesie za sobą brak monitoringu płatności . Wówczas firma nie ma bieżącej kontroli nad tym, który klient regularnie dokonuje opłat, a który tego zaniechał.

Z pozornie niewielkich zaległości, wobec których nie zostaną podjęte odpowiednie działania, mogą powstać naprawdę poważne problemy.

Jak uniknąć problemów z płynnością finansową, gdy firma utrzymuje się z powtarzalnych płatności klientów? Praktyczne case study

Firmy, których funkcjonowanie zależy od regulowania przez klientów abonamentów lub opłat członkowskich znajdują się w grupie szczególnego ryzyka. Skuteczna windykacja takim przypadku powinna cechować się pewnymi odrębnościami. Jakimi? Wyjaśnijmy to sobie na praktycznym przykładzie klubu z branży fitness.

Przykład:
Pan Krzysztof prowadzi osiedlowy klub fitness średniej wielkości. Opłata z tytułu miesięcznego członkostwa wynosi 160 zł. Klienci podpisują umowę na 12 miesięcy. Klub początkowo cieszył się dużą popularnością. Niestety, blisko połowa klientów po 2-3 miesiącach przestawała uczęszczać na zajęcia, a tym samym - regulować opłaty. Pan Krzysztof nie prowadził regularnego monitoringu płatności. Kiedy więc po kilku miesiącach doszedł do wniosku, że czas zacząć działać, wezwania do zapłaty wysłał wyłącznie wybranym klientom. Dość agresywnie groził w nich członkom klubu wszczęciem postępowania sądowego. Informował również o tzw. zamknięciu umowy. Większość z tych wezwań nie przynosiła jednak efektów, a Pan Krzysztof zaczął tracić klientów. Zwiększył więc intensywność działań marketingowych. Wkrótce w jego klubie pojawiły się poważne problemy z płynnością finansową. Pan Krzysztof nie był w stanie na bieżąco regulować swoich zobowiązań, m.in. wobec dostawców mediów, sprzętu i żywności sportowej itp. Czy gdyby Pan Krzysztof zachował się w inny sposób, mógłby uniknąć problemów z płynnością?

Odpowiedź na to pytanie jest oczywista - przedsiębiorca, który postępuje rozsądnie i świadomie, zawsze może ograniczyć ryzyko wystąpienia problemów z płynnością finansową. Być już może na pierwszy rzut oka dostrzegasz, co właściciel klubu fitness zrobił nieprawidłowo.

Warto jednak podkreślić, że tego typu błędy zdarzają się wielu właścicielom małych i średnich firm, które od swoich klientów okresowo pobierają opłaty. Windykacja w tego typu branżach jest specyficzna, ponieważ bardzo ważną rolę odgrywa nie tylko odzyskanie pieniędzy, ale również - utrzymanie klienta. Przedsiębiorca z naszego przykładu:

• Zbyt długo czekał z rozpoczęciem windykacji. Od czasu, gdy członek klubu przestał regulować opłaty, do momentu wysyłki wezwania do zapłaty, minęło kilka miesięcy. W tym czasie Pan Krzysztof powinien był utrzymywać z klientem stały kontakt - regularnie przypominać o konieczności zapłaty przy pomocy e-maili, SMS-ów czy telefonów.
• Nie monitorował płatności. W związku z brakiem monitoringu płatności, przedsiębiorca nie był w stanie precyzyjnie określić, który z kilkuset klientów reguluje swoje zobowiązania, a który nie. W efekcie wezwania do zapłaty otrzymali wyłącznie wybrani członkowie klubu. Nie buduje to profesjonalnego wizerunku i generuje bałagan w firmowej dokumentacji.
• Wysyłał zbyt agresywne wezwania do zapłaty. Wezwanie do zapłaty powinno oczywiście spełnić swój cel i skłonić klienta do wykonania przelewu. Jednocześnie jednak w usługach, w których od klientów pobiera się miesięczne opłaty, bardzo istotne jest utrzymanie prawidłowych relacji. Z pewnością nie będzie to możliwe, gdy przedsiębiorca przez kilka miesięcy nie upomina się o płatność, a następnie od razu grozi sądem.
• Nie negocjował z klientami. Nie próbował np. rozłożyć zadłużenia na raty. Zamiast tego informował o zamknięciu umowy. Nie podejmował żadnych proklienckich prób załatwienia sprawy. Więcej na temat negocjacji spłaty zadłużenia pisaliśmy w artykule Jak rozmawiać z dłużnikiem? - zasady negocjacji z dłużnikiem.
• Zamiast skupić się na zwiększeniu efektywności działań windykacyjnych, zwiększył intensywność działań marketingowych. Wydaje się, że w tym momencie rozsądniejsze byłoby odwrotne ustawienie priorytetów. Z pewnością pomogłoby to ograniczyć koszty, a tym samym - ryzyko powstania problemów z płynnością finansową.

Monitorowanie płatności, odpowiednio wczesne rozpoczęcie windykacji i dbałość o utrzymanie klienta. Dzięki tym trzem czynnikom przedsiębiorcy mogą znacznie ograniczyć ryzyko wystąpienia problemów z płynnością finansową.

Jak windykować w firmie usługowej, regularnie pobierającej opłaty od klientów?

Podsumujmy sobie krótko nasz przykład. Mimo że dotyczył on branży fitness, kilka poniższych reguł dotyczy wszystkich firm, które od swoich klientów regularnie pobierają opłaty - miesięczne, kwartalne itp. Windykując od członków klubu fitness, słuchaczy szkół językowych, prywatnych szkół czy przedszkoli, warto pamiętać o poniższych zasadach.

1. Działaj odpowiednio szybko. Czas w windykacji zawsze działa na niekorzyść wierzyciela. W firmach, które od swoich członków pobierają cykliczne opłaty, szybkie rozpoczęcie windykacji pełni także dodatkową funkcję. Im mniej czasu minie od zaprzestania uczęszczania przez klienta na lekcje, zajęcia itp., tym większa będzie szansa, że po uświadomieniu mu konsekwencji, wróci na nie dobrowolnie. Tym samym - istnieje większe prawdopodobieństwo, że ureguluje swoje zaległe i przyszłe zobowiązania.
2. Dbaj o porządek w firmowych płatnościach. Monitoring wystawianych faktur, rachunków itp., ma kluczowe znaczenie dla odpowiednio wczesnego rozpoczęcia windykacji polubownej. Czym więcej klientów ma firma, tym łatwiej jest się pogubić i „przegapić” część nierzetelnych klientów.
3. Wysyłaj e-maile i SMS-y z przypomnieniami o konieczności uregulowania kolejnej opłaty. To proste działania, które są równocześnie naprawdę skuteczne. Nie warto z nich rezygnować i od razu grozić klientowi przekazaniem sprawy do prawnika.
4. Działaj prokliencko. Być może warto rozważyć np. rozłożenie płatności na raty, czy zaoferować jedne zajęcia gratis pod warunkiem szybkiego dokonania zaległej płatności. Klient na pewno to doceni. Dla Ciebie natomiast w ostatecznym rozrachunku okaże się to znacznie tańsze niż przekazanie sprawy do sądu.
5. Dbaj o relacje. Przedsiębiorstwa, które utrzymują się ze stałych opłat, powinny zdawać sobie sprawę ze szczególnej wagi dobrych relacji z klientami. Załóżmy, że np. klient podpisał umowę na rok i już zwleka z kilkoma płatnościami. Jeśli nie zadbasz o dobre relacje, prawdopodobnie nie tylko nie otrzymasz zaległych płatności, ale również tych, które nie są jeszcze wymagalne. Zachowaj pełen profesjonalizm i daj szansę negocjacjom, a być może kolejne przelewy otrzymasz w terminie. Dodatkowo zadbasz o dobry wizerunek swojej firmy.

Zastosowanie się do tych kilku zasad, nawet firmom, które mają regularne trudności z otrzymywaniem płatności od klientów, może realnie pomóc w uniknięciu problemów z płynnością finansową.

Jeśli chcesz jeszcze bardziej ograniczyć to ryzyko, a równocześnie uprościć procedury windykacyjne w swojej firmie, powinieneś zapoznać się z możliwością odzyskiwania należności online.

Samodzielna windykacja online - proste rozwiązanie dla małych i średnich firm

W dzisiejszych czasach windykacja nie musi być długim, kosztownym i krępującym dla obydwu stron procesem. Należności możesz odzyskiwać z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Jedyne czego potrzebujesz, to dostęp do Internetu i system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online.

Windykację online prowadzi się przy pomocy specjalnej platformy - Vindicat.pl.

Wystarczy, że wybierzesz ofertę, zarejestrujesz się i podasz dane z nieopłaconych faktur. Kolejno system przedstawi Ci precyzyjny scenariusz postępowania i przeprowadzi przez każdy z etapów windykacji. Podpowie jakie czynności należy podjąć i w którym momencie.

System Vindicat.pl to również skuteczne narzędzie do monitorowania płatności. Przypomni Tobie i klientom o zbliżających się terminach zapłaty i wygeneruje stosowne przypomnienie w formie SMS lub e-mail. Dzięki połączeniu w jednym systemie funkcji monitoringu płatności i windykacji, szybko przejdziesz z jednego etapu do drugiego.

Przy pomocy jednej aplikacji możesz monitorować płatności i windykować. Wszystko to w ramach jednego abonamentu.

To jednak nie wszystko. System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl umożliwia również wygenerowanie gotowych do użycia dokumentów takich jak m.in. profesjonalne wezwanie do zapłaty czypozew o zapłatę należności, a także szereg innych pism. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują większej liczby np. wezwań do zapłaty. Dzięki pomocy systemu Vindicat.pl wygenerowanie jednego, w pełni profesjonalnego wezwania, zajmie Ci kilka minut.

Dodatkowo, rejestrując się w systemie do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl, uzyskujesz dostęp do pieczęci prewencyjnej Vindicat, modułu negocjacji online, a w zależności od wybranej oferty - systemu BIG InfoMonitor. Możesz także skorzystać z programu edukacyjnego i indywidualnej pomocy prawnej.

Otwórz się na nowe możliwości windykacji. Nie pozwól, aby z powodu nierzetelnych klientów, problemy z płynnością finansową dotknęły również Twoją firmę.

W branży usługowej działaj szybko, profesjonalnie i możliwie prokliencko - postaw na windykację w nowoczesnym wydaniu

Prowadzenie firmy, która utrzymuje się z opłat regularnie uiszczanych przez klientów, nie jest proste. Wystarczą stosunkowo niewielkie przestoje w ich regulowaniu, a nad firmą mogą pojawić się czarne chmury. Warto więc wiedzieć, co robić. Dzięki systemowi do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online możesz zestandaryzować procedury windykacyjne w swojej firmie, zachować kontrolę nad płatnościami i szybko wdrożyć odpowiednie działania.

Wypróbuj system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. Monitoruj płatności i windykuj efektywnie już za 169 zł miesięcznie.

FAQ: