Jak uniknąć wyłudzania pieniędzy w firmie?

Oszustwa i wyłudzenia - szczególnie narażone są małe i średnie firmy

Na początek warto podkreślić, że na oszustwa gospodarcze narażone są także małe i średnie firmy. Może się to wydawać odrobinę paradoksalne - niewielkie przedsiębiorstwa najczęściej nie operują przecież oszałamiającą gotówką. A jednak - złodzieje coraz częściej to właśnie je obierają za cel swoich nieuczciwych działań.

Małe i średnie firmy zwykle korzystają z gorszych zabezpieczeń niż duże przedsiębiorstwa. Często nie dysponują też personelem odpowiedzialnym za kwestie bezpieczeństwa. Najczęściej nie mają też wygospodarowanych na ten cel odrębnych budżetów.

Są więc dla złodziei łatwym łupem, a ci drudzy - doskonale o tym wiedzą. Jeśli więc prowadzisz niewielką firmę i myślisz, że „nikomu nie opłacałoby się okradać właśnie Twojej firmy” - najwyższy czas na zmiany w podejściu do zagadnień związanych z bezpieczeństwem.

Wyłudzanie pieniędzy w firmie - najczęstsze oszustwa

Do najczęstszych oszustw, wyłudzeń i nieuczciwych praktyk o charakterze finansowym należą najczęściej:

• Wystawianie fałszywych, pustych faktur. Celem wystawienia takiej „lewej faktury” jest zwiększenie kosztów uzyskania przychodu. Dzięki takiemu nieuczciwemu działaniu można skorzystać z możliwości odliczenia podatku.
• Oszustwa finansowe w sieci. Do szczególnie często spotykanych zalicza się wysyłane przez oszustów e-maile lub SMS-y z prośbą o zalogowanie się na konto bankowe i wpłatę określonej kwoty. Dzięki kliknięciu w podany link złodzieje otrzymują dostęp do konta bankowego firmy. Oszustwa finansowe w Internecie często mają też związek z nieistniejącymi akcjami charytatywnymi. Nierzadko przejawią się także w konieczności wniesienia opłaty za „usunięcie wirusa”, którego rzekomo „wykrył” oszust.
• Nieuprawnione wykorzystywanie informacji poufnych. Może mieć drastyczne skutki finansowe, jeśli firma dysponuje unikalnym know-how.
• Szeroko rozumiane pranie brudnych pieniędzy. Chodzi o działania, dzięki którym do legalnego obrotu zostają wprowadzone pieniądze pochodzące z nielegalnych źródeł.
• Przestępstwa związane ze współpracą z konkretnym kontrahentem lub klientem. Zdarza się, że przedsiębiorstwo - często nieświadomie - staje się częścią oszustwa finansowego. Dzieje się na tak skutek nawiązania współpracy z niewłaściwą osobą.

Wyłudzenia pieniędzy w firmie - kto najczęściej jest sprawcą?

Nieuczciwe zachowania we własnej firmie może przejawiać sam przedsiębiorca, ale to oczywiście nie wyczerpuje katalogu możliwych sprawców. Dopuszczają się ich także:

• zorganizowane grupy przestępców, w tym także przestępców elektronicznych,
• w większych przedsiębiorstwach - kierownictwo wyższego szczebla,
• pracownicy firmy,
• osoby niepowiązane bezpośrednio z przedsiębiorstwem - klienci, kontrahenci, dostawcy (mogą także działać w porozumieniu z kimś z wewnątrz firmy),
• indywidualni, „drobni” przestępcy.

Poniżej kilka praktycznych przykładów oszustw, nadużyć i nieuczciwych zachowań, które mogą prowadzić do poważnych strat finansowych po stronie firmy:

1. Pan Krzysztof otrzymał pewnego dnia otrzymał podejrzanego SMS’a z linkiem do wpłaty określonej kwoty pieniędzy. Nadawcą był rzekomo jego zaufany kontrahent, który był nagłej potrzebie. Wyjątkowo prosił o szybszą zapłatę za fakturę. Pan Krzysztof zachował jednak czujność i zanik kliknął w link, skontaktował się z kontrahentem. SMS okazał się oszustwem. Pan Krzysztof zgłosił sprawę na policję.
2. Pani Jolanta nawiązała współpracę z nowym kontrahentem. Współpraca wydawała się jej niezwykle korzystna. Mogła zarobić dużo w stosunkowo krótkim czasie, a partner był dużą, znaną w branży firmą. Musiała jednak zdecydować się szybko i nie zweryfikowała kontrahenta. Po jakiś czasie okazało się, że nowy partner biznesowy jest oskarżony o pranie brudnych pieniędzy. Pieniądze„przepływały” m.in. przez firmę Pani Jolanty. Pani Jolanta została wezwania do złożenia wyjaśnień przez odpowiednie organy.
3. Pani Anna prowadzi agencję marketingową skierowaną wyłącznie do branży beauty. Posiada specyficzny know-how, wypracowała także unikalne rozwiązania reklamowe. Zauważyła jednak, że od pewnego czasu w Internecie ktoś oferuje konsultacje marketingowe oparte na jej autorskim modelu. Osoba ta oferowała także jej autorskie materiały w cenie o blisko połowę niższej. Po pogłębionym śledztwie okazało się, że stoi za tym jeden z pracowników wyższego szczebla w firmie Pani Anny.

Jak zadbać o bezpieczeństwo finansowe firmy? Zasady zachowania bezpieczeństwa finansowego

Zapobiegnięcie wszystkim rodzajom przestępstw finansowych równocześnie jest niestety niemożliwe - tym bardziej, że wciąż pojawiają się nowe. Warto jednak opracować procedury, dzięki którym firma znacząco zminimalizuje ryzyko oszustwa. Procedury te należy oczywiście na bieżąco aktualizować i dostosowywać do okoliczności. Przede wszystkim:

1. Nigdy nie klikaj w podejrzane linki w wiadomościach SMS, e-mail, czy na portalach społecznościowych. Nie wykonuj także wpłat na akcje charytatywne bez ich weryfikacji. Jeśli o wpłatę rzekomo prosi ktoś, kogo znasz - skontaktuj się z tą osobą. Nigdy nie pobieraj także załączników z wiadomości, które już na pierwszy rzut oka wydają Ci się podejrzane.
2. Nie uiszczaj z góry zaliczek ani przedpłat, jeśli dobrze nie znasz partnera. Oszuści oferują na bardzo korzystnych warunkach usługi dla firm, a następnie znikają z zebranymi pieniędzmi. Każda internetowa oferta od nieznanej firmy w cenie dużo niższej niż rynkowa powinna wzbudzić Twój niepokój.
3. Rzetelnie weryfikuj kontrahentów. Co dzień na rynku pojawiają się nowe podmioty. To oczywiste, że nie każdy z nich na dobre zamiary. O tym, jak weryfikować skutecznie, pisaliśmy m.in. w artykułach Jak sprawdzić czy firma istnieje oraz Jak zabezpieczyć się przed niepłacącym klientem?.
4. Zachowaj czujność w relacjach z pracownikami. Zaufanie do zespołu i traktowanie go z szacunkiem jest podstawą udanej współpracy. Nie można jednak lekceważyć najmniejszych nawet sygnałów ostrzegawczych. Przed zatrudnieniem nowego pracownika, podobnie jak w przypadku kontrahentów, również warto przeprowadzić dokładny research, aby dowiedzieć się o kandydacie jak najwięcej.
5. Prowadź regularny monitoring płatności. Dzięki temu zachowasz pełną kontrolę nad wystawianymi przez firmę fakturami i utrzymasz porządek w dokumentacji.

Wykrycie przestępstwa finansowego w firmie - co zrobić?

Zapewnienie firmie odpowiednich środków bezpieczeństwa jest bardzo ważne. Należy dołożyć wszelkich starań, aby opracować odpowiednie procedury, a następnie konsekwentnie je realizować. Jeśli jednak mimo to firma padnie ofiarą wyłudzenia pieniędzy lub innego przestępstwa gospodarczego, nie warto pochopnie podejmować żadnych działań.

Wyłudzenia pieniędzy i inne oszustwa gospodarcze to poważne przestępstwa. Samodzielnie działanie bez opracowanego planu zwykle przynosi przedsiębiorcy więcej szkody niż pożytku.

Jedyną „uniwersalną” poradą jest więc konsultacja z kancelarią prawną, która specjalizuje się w oszustwach gospodarczych. Przedsiębiorca, który samodzielnie zadziała zbyt szybko, może np. natychmiast zwolnić podejrzanego o oszustwo z pracy i tym samym utrudnić ewentualne śledztwo. Niezbędne jest działanie według określonego planu i oczywiście - wiedza. Wiele osób prowadzących firmy może nie wiedzieć, że istnieją odpowiednie narzędzia elektroniczne, dzięki którym np. sprawdzą korespondencję służbową pracowników.

Jeśli sprawa zostanie zgłoszona odpowiednim organom ścigania, należy ściśle współpracować również z nimi.

W przeciwnym razie sprawa może zakończyć się umorzeniem.

Dbaj o bezpieczeństwo finansowe swojej firmy także dzięki regularnym działaniom windykacyjnym

Dla rozsądnie i świadomie zarządzanej firmy równie ważna, jak walka z oszustami, jest regularna windykacja. W końcu kontrahent, który obiecuje zapłacić, a wciąż z tym zwleka, także nie zachowuje się uczciwie. Tymczasem im więcej czasu minie od terminu zapłaty do rozpoczęcia właściwych działań, tym trudniej będzie odzyskać pieniądze.

Na szczęście w dzisiejszych czasach nie trzeba czekać. Windykować można o dowolnej porze i z dowolnego miejsca - z pomocą systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Vindicat.pl to system do windykacji online przeznaczony dla małych i średnich firm. Prowadzi przedsiębiorcę przez każdy etap windykacji i umożliwia stałe monitorowanie płatności.

Jak to działa? Aby się przekonać, wystarczy założyć darmowe konto i wybrać ofertę zgodną z potrzebami firmy. Użytkownik nie musi mieć żadnej specjalistycznej wiedzy windykacyjnej ani umiejętności technicznych. Prosty w obsłudze system przedstawia sprawdzony scenariusz windykacji. Dokładnie wyjaśnia, co i kiedy powinien zrobić przedsiębiorca.

Vindicat.pl to w szczególności:

• dostęp do spersonalizowanych i gotowych do użycia dokumentów windykacyjnych - w szczególności wezwań do zapłaty, pozwów, czy e-pozwów,
• opcja prowadzenia monitorowania płatności - bez dodatkowych opłat!
• możliwość skorzystania z innowacyjnego robota windykacyjnego,
• moduł do negocjacji online,
• opcja dodania wpisu na popularną giełdę długów oraz do BIG InfoMonitor,
• możliwość umieszczania na firmowych fakturach pieczęci prewencyjnej Vindicat,
• przypomnienia o zbliżających się i minionych terminach płatności (sms, e-mail),
• dostęp praktycznego programu edukacyjnego.

Windykacja online jest nie tylko pełna możliwości, ale przede wszystkim - bardzo skuteczna. Aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym.

Tysiące świadomych przedsiębiorców z różnych branż zaufało już szybkiej, bezpiecznej i ponadprzeciętnie skutecznej windykacji online. Może przyszedł czas także na Twoją firmę?

Zasada ograniczonego zaufania - kluczowa w przypadku spraw na tle wyłudzenia pieniędzy

Prowadzenie firmy wymaga zachowania ciągłej czujności. Należy dokładnie weryfikować kontrahentów, uważać na oszustów internetowych, a niestety czasem także - na własnych pracowników. Sytuacji potencjalnie ryzykownych jest wiele. Opracowanie właściwych procedur i przestrzeganie ich przez kadrę zarządzającą oraz pracowników jest więc absolutną podstawą.

Przy opracowywaniu procedur, które mają zapewnić firmie bezpieczeństwo i stabilność finansową, nie należy zapominać także o windykacji. To jeden z istotnych czynników, wpływających na utrzymanie płynności finansowej. Sprawdź ofertę systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl i windykuj efektywniej niż kiedykolwiek.

FAQ: