facebook

W artykule znajdziesz:

    Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta krajowego i zagranicznego?

      18-05-2018

    Przemyślany dobór kontrahentów, czyli podmiotów, z którymi będziemy współpracować w ramach prowadzonej przez nas działalności gospodarczej jest jednym z kluczowych elementów pozwalających na osiągnięcie sukcesu w biznesie. Tylko jak dokonać wyboru? Przecież jedno dobrze zrealizowane zamówienie nie gwarantuje, że kolejne przebiegną równie wzorowo, jak to pierwsze. A poza tym sytuacja zmienia się w czasie. Coraz częściej słyszy się o upadających firmach, nie tylko tych małych, czy średnich, ale również o przedsiębiorstwach działających na rynku od wielu lat. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów na sprawdzanie potencjalnych kontrahentów zarówno z Polski, jak i z zagranicy. A sprawdzać zawsze warto – nie wolno relacji biznesowych opierać wyłącznie na zaufaniu. Ważne jest odpowiednie zabezpieczenie się profesjonalnie skonstruowanymi umowami i regularne sprawdzanie kontrahentów (a nie tylko np. przed rozpoczęciem współpracy). Dzięki weryfikacji kontrahentów przed rozpoczęciem współpracy, będziecie mogli uniknąć wielu nieprzyjemności, w tym związanych z kosztownym i długotrwałym procesem windykacji.

    Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta krajowego i zagranicznego?

    Weryfikacja kontrahentów krajowych - sposób nr 1 - Internet

    Od czego najlepiej zacząć poszukiwanie informacji o potencjalnym kontrahencie? Zdecydowanie polecamy wykorzystanie do tego Internetu. A co w Internecie?

    Fora internetowe

    Przeszukując Internet warto zwrócić uwagę na fora internetowe. Często można tam znaleźć opinie na temat przedsiębiorstwa, sposobu jego funkcjonowania oraz zajmowanej przez nie pozycji w branży.

    Portale społecznościowe

    Przydatne mogą być też wszelkie portale społecznościowe. Możemy zacząć od Facebooka, Twittera i Instagrama, ale potem warto przejrzeć konto firmowe na LinkedInie i Google+. Biznesy, które są bardziej aktywne na portalach społecznościowych, zwykle są również bardziej wiarygodne. Po prostu dzięki ich profilom możemy zobaczyć nad czym aktualnie pracują, jakie produkty i usługi promują w danym momencie, jakie inicjatywy społeczne podejmują, itp. Dzięki aktywności na portalach społecznościowych możemy też próbować oszacować budżet marketingowy danego podmiotu, a dzięki temu również jego ogólną sytuację. Oczywiście to nie zawsze musi być dobry barometr, jednak coraz częściej się sprawdza.

    Prasa elektroniczna

    Inną metodą weryfikacji kontrahentów krajowych w Internecie może być przegląd prasy elektronicznej. Najłatwiej znaleźć informacje o tych największych podmiotach, ale i w przypadku małych firm prasa elektroniczna może być dobrym źródłem informacji. Jeżeli o danej małej firmie nic nie możemy znaleźć to całkiem dobry znak. Może i nie ma spektakularnych osiągnieć, ale przynajmniej nie ma na swoim żadnych skandali, bo o tych na pewno wspomniałaby prasa, choćby lokalna.

    Ale pamiętajmy, że ważna jest jakość informacji

    Oczywiście informacjom znalezionym w Internecie nie możemy w pełni ufać. Wiele wpisów, czy opinii na temat danej firmy może być fałszywych. Mogę one pochodzić od nieuczciwych konkurentów, czy od pracowników firmy, którzy przez osiem godzin dziennie piszą na wszystkich forach o swoich dobrych doświadczeniach z danym podmiotem. Niestety nie wszyscy są uczciwi i takie sytuacje też mają miejsce.

    Opinie znalezione w Internecie nie są do końca miarodajne również dlatego, że ludzie generalnie mają tendencję do narzekania, a nie chwalenia. Jeden niezadowolony klient powie co najmniej 10 znajomym o swoich złych doświadczeniach, a jeden zadowolony - góra jednej lub dwom osobom. To fakt potwierdzony empirycznie wielokrotnie i wykładany we wszystkich szkołach biznesu na całym świecie. Tak więc jeżeli trafimy na dużo negatywnych informacji o danym podmiocie ciągle odnoszących się do jednego aspektu działalności, to właśnie może być ślad aktywności takiego niezadowolonego klienta, który zrobił dużo negatywnego szumu w mediach.

    Tak więc konkluzja co do Internetu jest jedna - szukając informacji o danym podmiocie, zawsze trzeba brać poprawkę na jakość źródła informacji oraz liczbę umieszczonych opinii. Inną wartość mają opinie umieszczone na Allegro, gdzie wypowiedzieć się może tylko osoba, która faktycznie kupiła dany produkt, a inną opinia znaleziona w miejscu, gdzie może ją umieścić każdy bez żadnej weryfikacji, czy faktycznie miał jakąkolwiek styczność z danym podmiotem. Podobnie warto patrzeć, czy opinii pozytywnych lub negatywnych jest dużo. Przecież znacznie łatwiej sfałszować kilka niż kilkadziesiąt (czy kilkaset) opinii.

     

    Weryfikacja kontrahentów krajowych - sposób 2 - publiczne rejestry

    Oprócz przeglądania Internetu można sięgnąć po bardziej oficjalne metody weryfikowania kontrahentów. Pierwszą z nich jest weryfikacja kontrahentów w publicznych rejestrach.

    NIP i REGON

    W Polsce każda działalność gospodarcza jest na mocy prawa zobowiązana do posiadania dziesięciocyfrowego numeru NIP (który jest numerem identyfikacji podatkowej) oraz numeru REGON (jest to numer podmiotu w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej). Znając oba te numery możemy w prosty i bez kosztowy sposób pozyskać wiele cennych informacji na temat naszego potencjalnego kontrahenta. Możemy np. sprawdzić go w Portalu informacyjnym Głównego Urzędu Statystycznego pod adresem: www.stat.gov.pl/regon, czy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub w Krajowym Rejestrze Sądowym, o których więcej poniżej.

    Na stronie internetowej Głównego Urzędu Statystycznego dostępna jest wyszukiwarka podmiotów gospodarki narodowej, czyli rejestr REGON. Wpisując tam numer NIP lub numer REGON kontrahenta, uzyskamy podstawowe informacje na temat jego przedsiębiorstwa, takie jak: adres siedziby, dane założycieli, pełną oficjalną nazwę, wszelkie numery identyfikacyjne, w tym w szczególności numer wpisu do rejestru KRS.

    CEIDG i KRS

    Weryfikowanie kontrahenta w publicznych rejestrach powinniśmy zacząć od KRS-u i CEIDG. Dzięki tym rejestrom sprawdzimy podmiotowość prawną naszego potencjalnego kontrahenta.

    CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to rejestr, w którym znajdziemy informacje o jednoosobowych działalnościach gospodarczych i o spółkach cywilnych. Z kolei KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy zawiera dane spółek i innych podmiotów, które mają osobowość prawną. Oba te rejestry są dostępne w Internecie - pierwszy pod adresem: firma.gov.pl, a drugi - ems.ms.gov.pl. Poniżej dodatkowe szczegóły o każdym z tych rejestrów.

    Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej to spis przedsiębiorców, którzy są osobami fizycznymi działającymi na terenie Polski. W CEIDG znajdziemy m.in. podstawowe informacje na temat tych podmiotów oraz dane adresowe miejsc, gdzie prowadzą swoją działalności. Osoba postronna oczywiście nie uzyska informacji o miejscu zamieszkania kontrahenta, ponieważ są to utajnione dane dotyczące sfery życia prywatnego. Co ważne zgodnie z prawem domniemywa się, że dane wpisane do CEIDG są prawdziwe.

    Analogiczne dane, tylko dla podmiotów mających osobowość prawną można znaleźć w KRS, czyli w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wszelkie dane zawarte w tym rejestrze są jawne, publicznie dostępne i wiarygodne. Co więcej dostęp do niego jest bezpłatny, każdy może z niego skorzystać i pobrać darmowe wydruki.

    Rejestr Dłużników Niewypłacalnych

    W KRS oprócz danych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, które mają osobowość prawną, znajdują się również dane dłużników niewypłacalnych. Co ważne w RDN, czyli Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych znajdują się dane zarówno podmiotów prawnych jak i osób prywatnych. Automatycznie trafiają do niego np. dłużnicy alimentacyjni oraz osoby, którym sąd zabronił prowadzenia działalności gospodarczej, czy zasiadania w organach spółek. Banki zgłaszają do niego osoby, które nie spłacają zaciągniętych kredytów hipotecznych, czy gotówkowych, etc. To bardzo przydatny rejestr - jeżeli Twój potencjalny kontrahent się tam znajduje, to raczej nie warto rozpoczynać z nim współpracy. Oczywiście zdarzają się też pomyłki, czy celowe działania mające na celu zepsucie renomy danego przedsiębiorcy, dlatego zawsze warto porozmawiać z naszym potencjalnym kontrahentem o tym, że jego dane znaleźliśmy w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych. Może jest jakieś racjonalne uzasadnienie tej sytuacji?

    Urząd Skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych

    Kolejnym źródłem informacji mogą być Urząd Skarbowy i Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W obu tych miejscach możesz zweryfikować obecny stan finansowy swojego potencjalnego kontrahenta. Jak to zrobić? Wystarczy złożyć wniosek o sprawdzenie, czy dany podmiot nie zalega z należnościami publicznoprawnymi. Taki wniosek można złożyć zarówno do ZUS-u, jak i do Urzędu Skarbowego. Dodatkowo Urząd Skarbowy można poprosić o stwierdzenie, czy nasz potencjalny kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.

    Jest to bardzo tani i efektywny barometr aktualnego stanu finansów kontrahenta. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o braku zaległości podatkowych kosztuje jedynie 21 złotych. Natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych wystawia zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami zupełnie za darmo. Co ważne, jeśli podmioty nie mają zaległości, to takie zaświadczenia można uzyskać praktycznie od ręki. Jednak trzeba pamiętać o tym, że o te zaświadczenia musi wystąpić nasz potencjalny kontrahent. Nie możemy go więc zweryfikować w ZUS-ie, czy w Urzędzie Skarbowym bez jego wiedzy. Jedyną informację, jaką możemy uzyskać bez ingerencji podmiotu, o którym poszukujemy informacji to fakt bycia lub nie czynnym płatnikiem VAT, jednak ta informacja jest oczywiście ważna, acz ni decydująca.

    Weryfikacja kontrahentów krajowych - sposób 3 - biura informacji gospodarczej

    Wiarygodność naszego potencjalnego kontrahenta pod względem płynności finansowej możemy sprawdzić również w Biurach Informacji Gospodarczej. Są to instytucje, które gromadzą informacje o historii kredytowej (pozytywnej i negatywnej) danego podmiotu oraz podmioty te prowadzą listy dłużników.

    W Polsce istnieje pięć biur informacji gospodarczej: ERIF Biuro Informacji Gospodarczej, BIG InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów BIG (KRD), Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG) oraz Krajowa Informacja Długów Telekomunikacyjnych (KIDT).

    Weryfikacja kontrahentów krajowych - sposób 4 - kontakt z poprzednimi klientami

    Kolejny sposób na weryfikację kontrahentów krajowych to kontakt z poprzednimi klientami firmy. Oczywiście to samo można robić w przypadku kontrahentów zagranicznych, jednak jest to znacznie utrudnione. Pozostają jedynie środki komunikacji na odległość, a kontaktując się z nieznajomymi przez Internet nigdy nie jesteśmy pewni, jakiej jakości informacje dostajemy. Może dodzwonimy się do samej firmy, która w nieuczciwy sposób sama dodawała chwalące siebie komentarze w Internecie? Może zaczniemy rozmawiać na Messengerze z przedstawicielami jej bezpośredniego konkurenta?

    Weryfikacja kontrahentów krajowych - sposób 5 - usługi detektywistyczne

    Wreszcie ostatni sposób na weryfikację kontrahentów krajowych to skorzystanie z usług detektywistycznych. Podobne usługi oczywiście można wykorzystać do weryfikacji kontrahentów zagranicznych, ale wiążą się one z jeszcze większymi kosztami niż weryfikacja kontrahentów naszym rodzimym kraju.

    Oczywiście ze względu na dość wysoki koszt usług detektywistycznych, polecamy taką weryfikację kontrahentów tylko w przypadku naprawdę poważnych i wysoko kapitałowych przedsięwzięć.

    Swoisty wywiad gospodarczy dokonany przez firmę detektywistyczną może okazać się strzałem w dziesiątkę. Często tylko detektywi zobaczą złą sytuację finansową danej firmy, mimo formalnie solidnej otoczki, na którą nabierają się podmioty państwowe niedysponujące znacznymi środkami na dogłębną weryfikację informacji zgłaszanych przez przedsiębiorców.

    Wiele agencji detektywistycznych pomaga kompleksowo sprawdzić wiarygodność kontrahenta poprzez ocenienie bezpieczeństwa i prawdziwości planowanej współpracy. Szczegółowo badają wypłacalność potencjalnego kontrahenta. Sprawdzają jak przebiegała współpraca danej firmy z jej poprzednimi kontrahentami, wykrywają każdą nieprawidłowość. Wywiad gospodarczy daje także możliwość odnalezienia powiązań personalnych i kapitałowych firm. A to może być bardzo cenna informacja, jeżeli np. chcemy uniknąć nawiązywania relacji z podmiotami, które współpracują z naszymi największymi konkurentami.

    Produktem, który otrzymamy od agencji detektywistycznej jest kompleksowy raport. Zawiera on charakterystykę firmy, jej przeszłość, aktualny stan finansowy, kontrahentów, z którymi danemu podmiotowi dobre się współpracowało etc.

     

    Weryfikacja kontrahentów zagranicznych

    A co jeżeli naszym kontrahentem jest firma zagraniczna? Również w takim przypadku powinniśmy zachować dużą ostrożność i sprawdzić wiarygodność przed rozpoczęciem współpracy.

    System VIES

    Jeżeli naszym potencjalnym kontrahentem jest firma z Unii Europejskiej to warto skorzystać z systemu VIES. Co oznacza ta nazwa? VIES to VAT Information Exchange System.

    Szczegółowe informacje o tym systemie można odnaleźć na stronie Komisji Europejskiej pod adresem https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vies-vat-information-exchange-system-enquiries_en. Jest tam również dostępna wyszukiwarka podmiotów. Aby znaleźć w bazie danych dany podmiot, trzeba podać numer NIP danego przedsiębiorcy i kraj, w którym jego działalność jest zarejestrowana.

    Większość państw wchodzących w skład Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) umożliwia bezpłatny dostęp do rejestrów publicznych. Są one zwykle dostępne na stronach internetowych. Oczywiście można tam znaleźć podstawowe informacje na temat interesującego nas przedsiębiorstwa, jednak może się okazać, ze dany rejestr jest dostępne tylko w języku danego państwa. Oprócz rejestrów krajowych odpowiadających naszemu KRS-owi i CEIDG, warto poszukiwać odpowiedników Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Znajdziemy tam informacje o podmiotach znajdujących się w upadłości lub likwidacji.

    Przykładowe rejestry państw europejskich

    Poniżej podajemy kilka przykładowych rejestrów, w poszczególnych państwach europejskich.

    W Wielkiej Brytanii dane firm podlegające obowiązkowi rejestracji są dostępne w Companies House pod adresem: https://www.gov.uk/get-information-about-a-company.

    W Niemczech spotkamy się z rejestrem zawierającym informacje o podmiotach gospodarczych pod adresem www.handelsregister.de lub www.unternehmensregister.de.

    Z kolei w Norwegii dostępny jest European Business Register pod adresem w2.brreg.no/ebr/;

    A we Francji znajdziemy rejestr firm pod adresem www.greffe-tc-paris.fr/en/ lub www.infogreffe.fr.

    Inne sposoby

    Informacji o zagranicznych kontrahentach możesz szukać również przy pomocy podmiotów publicznych lub prywatnych. Zawsze warto kontaktować się z polskimi konsulatami, czy z zagranicznymi izbami handlowymi z siedzibą w Polsce. W ostateczności (bo jest to rozwiązanie najbardziej kosztowne) można sięgnąć po pomoc wywiadowni gospodarczych, o czym wspominaliśmy wcześniej.

    Artykuł napisany pod redakcją: Bogusław Bieda
    Załóż konto

    Oceń ten artykuł:

    Ocena: 5/5
    Głosowano: 4 razy.
    Twoja ocena: Brak

    Przeczytaj także

    Skutecznie odzyskuj długi
    Bądź na bieżąco!
    Polub nas na Facebooku!