Jak przygotować się do rozmowy z dłużnikiem?

Rozmowa z dłużnikiem to szansa na polubowne rozwiązanie problemu z brakiem płatności i uniknięcie postępowania sądowego. Osiągnięcie sukcesu wymaga jednak od wierzyciela odpowiedniego przygotowania. Na co warto zwrócić uwagę, aby rozmowy z dłużnikiem przyniosły oczekiwany rezultat? Wyjaśniamy.

Relacje z dłużnikiem, a rozmowa o spłacie zobowiązania

Jeśli chcesz negocjować z dłużnikiem, domyślamy się, że zależy Ci na utrzymaniu dobrych relacji. Podtrzymywanie ich to proces, który trwa. Warto więc, abyś wskazówki opisane poniżej stosował przy okazji każdego kontaktu dłużnikiem.

W idealnym świecie wystarczyłaby jedna profesjonalna rozmowa z dłużnikiem... ale niestety wszyscy wiemy jak wygląda rzeczywistość. W każdym kontakcie z dłużnikiem, niezależnie od tego czy to Wasza pierwsza czy dziesiąta rozmowa, powinieneś zachować pełen profesjonalizm.

Negocjacje z dłużnikiem, przeprowadzone w sposób rzetelny i profesjonalny dają oczywiście szanse na zawarcie ugody - to jednak nie wszystko. Pozwalają również na utrzymanie dobrych relacji z dłużnikiem, co ma szczególne znaczenie w przypadku gdy z płatnością spóźnia się naprawdę ważny kontrahent. Stawka jest więc wysoka - warto odpowiednio się przygotować i nie ryzykować utraty partnera biznesowego.

Bądź przygotowany - pokaż, że jesteś profesjonalny

Nawet jeśli z natury jesteś osobą spontaniczną i w codziennych sytuacjach lubisz pójść na żywioł, w przypadku rozmów o spłacie zadłużenia nie jest to najlepszy pomysł. Rzetelne przygotowanie sprawi, że zyskasz w oczach dłużnika opinię profesjonalisty.

Co warto przygotować?

• Umowę, zawartą z dłużnikiem, a jeśli nie zawarliście umowy - wydruki e-maili lub inne dokumenty, potwierdzające istnienie długu. W osobnym artykule: "jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy" wyjaśnialiśmy w jaki sposób możesz udowodnić istnienie należności, jeśli nie zawarłeś umowy;
• Nieuregulowane faktury VAT lub rachunki;
• Wysyłane do dłużnika wezwania do zapłaty;
• Wydruki maili, SMS’ów, rozmów przez komunikatory, w których dłużnik obiecuje Ci spłatę zadłużenia.

Warto, abyś każdy z tych dokumentów miał przed sobą - przynajmniej podczas pierwszej rozmowy, w której upominasz się o zapłatę. Unikniesz dzięki temu wielu krępujących wpadek. Ludzka pamięć jest przecież zawodna i może się zdarzyć, że pomylisz fakturę czerwcową z lipcową. Podobnie, kiedy przypominasz dłużnikowi, że obiecywał Ci już spłatę zadłużenia, warto mieć przed sobą konkretne wiadomości. Wówczas będziesz w stanie szybko odświeżyć pamięć dłużnikowi, jeśli ten stwierdzi, że niczego takiego nie obiecywał.

W ramach przygotowania do rozmowy z dłużnikiem, możesz przygotować również plan rozmowy. Prawdopodobnie nie uda Ci się trzymać się planu od początku do końca, jednak jeśli zgubisz wątek lub przytłoczą Cię wymówki dłużnika - będziesz w stanie szybko wrócić do meritum.

Popracuj nad sztuką komunikacji

Zanim zadzwonisz do dłużnika, odwiedzisz go lub napiszesz mu maila, warto dowiedzieć się w jaki sposób konstruować swoje wypowiedzi, aby nie zniechęcić dłużnika do negocjacji już na samym początku. Poniżej kilka wskazówek.

1. Zachowaj profesjonalizm - traktuj dłużnika po partnersku. Wiemy, że to trudne, ponieważ jesteś rozgoryczony. Postaraj się jednak nie wysuwać w stronę dłużnika pochopnych oskarżeń, a tym bardziej - nie grozić mu. Unikaj także emocjonalnych sformułowań typu „Zawsze wiedziałem, że ze współpracy z pana firmą będą same problemy” lub „Czułem, że tak się to skończy”. Są one bardzo nieprofesjonalne i stawiają Twoją firmę w niekorzystnym świetle. Nie krzycz i daj dłużnikowi odczuć, że nie masz złych intencji.
2. Komunikuj się wprost. Bardzo często wierzyciele w rozmowach z dłużnikami, mówiąc kolokwialnie - owijają w bawełnę. Nie udawaj, że dzwonisz w innym celu niż dzwonisz faktycznie. Grzecznie wyjaśnij już na początku rozmowy jaki jest Twój cel i jakie są Twoje propozycje w związku z brakiem terminowej płatności. Używaj klarownych i zrozumiałych dla dłużnika słów.
3. Uwiadom dłużnikowi korzyści. Ciężko w to uwierzyć, ale część przedsiębiorców jest naprawdę nieświadoma jak duże koszty wiążą się z postępowaniem sądowym i jak poważne mogą być jego konsekwencje dla biznesu dłużnika. Już na początku rozmowy uświadom nierzetelnemu kontrahentowi korzyści, płynące ze polubownego zakończenia spraw Skup się na korzyściach, a nie groźbach.
4. Nie nadużywaj słowa „nie”. Sposób, w jaki się komunikujemy naprawdę ma duże znaczenie. Nasz mózg w określony sposób reaguje na konkretne komunikaty. Mówiąc już na początku rozmowy „Dzwonię w sprawie nieuregulowanej płatności - proszę się NIE denerwować”, automatycznie wzbudzisz w dłużniku niepotrzebne uczucie niepokoju.
5. Daj dłużnikowi wybór. W ramach przygotowania się do rozmowy z dłużnikiem powinieneś przemyśleć co możesz mu zaproponować. Jeśli zaproponujesz rozłożenie należności na raty nie pytaj dłużnika „Czy zgodzi się pan na rozłożenie należności na raty”, ale raczej „Czy woli pan rozłożenie należności na trzy czy cztery raty”? W ten sposób Ty zrealizujesz swój cel, a dłużnik będzie miał poczucie, że to on decyduje.
6. Bądź stanowczy i nie rzucaj słów na wiatr. Jeśli z natury jesteś osobą uległą, dłużnik z pewnością będzie próbował to wykorzystać. Bądź stanowczy i podczas każdej z rozmów, pamiętaj, że masz absolutne prawo dopominania się o zapłatę zaległości. Pamiętaj również, że jeśli powiesz dłużnikowi, że to „jego ostatnia szansa na spłatę zadłużenia”, a w przeciwnym razie kierujesz sprawę do sądu - warto, abyś faktycznie postąpił w ten sposób. Nikt nie traktuje poważnie wierzycieli, którzy dużo mówią, a mało robią. Rozsądnie więc przedstawiaj dłużnikowi możliwe konsekwencje.

Więcej o zasadach negocjacji z dłużnikiem pisaliśmy tutaj: Jak rozmawiać z dłużnikiem? – zasady negocjacji z dłużnikiem.

Przygotuj się na wymówki dłużnika

W trakcie rozmowy z dłużnikiem z pewnością usłyszysz wiele wymówek. Dłużnicy zwykle tłumaczą się, że nie zapłacili, ponieważ sami nie otrzymali płatności, że chwilowo nie mają pieniędzy lub przeciwnie - że już robią przelew.... Przygotowanie się na wymówki, które usłyszysz w trakcie rozmowy sprawi, że komunikacja z dłużnikiem będzie znacznie łatwiejsza, a Ty poczujesz się pewniej. Wymówkom dłużników i sposobom na poradzenie sobie z nimi poświęciliśmy również osobny artykuł: Jakie strategie stosują dłużnicy, aby uniknąć spłaty długu? 5 popularnych wymówek dłużników.

Przykład:
Pan Marcin, prowadzący hurtownię z artykułami budowlanymi, jest wierzycielem Pana Krzysztofa, prowadzącego sklep z akcesoriami remontowymi. Przedsiębiorcy współpracują ze sobą od wielu lat, jednak w ostatnim czasie Pan Krzysztof przestał regulować faktury. Pan Marcin, w trosce o zachowanie dobrych relacji, postanowił więc podjąć próby negocjacji. W toku prowadzenia działalności nauczył się już odpowiednio reagować na wymówki dłużników. Zamiast obrzucać pana Krzysztofa pretensjami, grzecznie wyjaśnił, że jest on zawiedziony, że po tylu latach współpracy spotykają go takie nieprzyjemności. Nie dawał się także zbyć, gdy Pan Krzysztof obiecywał, że już wykonuje przelew. Uprzejmie dopytywał kiedy może spodziewać się pieniędzy na koncie i prosił o potwierdzenie. Kiedy Pan Krzysztof tłumaczył się chwilowym brakiem płynności finansowej, Pan Marcin wyjaśniał, że na skutek nieterminowej zapłaty za chwilę on również znajdzie się w takiej sytuacji. Dzięki odpowiedniemu podejściu i konsekwencji w windykacji miękkiej, Pan Marcin doprowadził do zawarcia ugody. Zgodził się podzielić należność na 3 raty, jednak dzięki temu strony uniknęły czasochłonnego postępowania sądowego.

Jeśli chcesz negocjować ze swoimi dłużnikami, musisz warto przygotować się na możliwie dużą liczbę potencjalnych wymówek:

• Dłużnik już siada do komputera i wykonuje przelew? Podkreśl, że czekasz na potwierdzenie.
• Dłużnik prosi o dodatkowy czas na zapłatę? Dokładnie określ termin i uświadom dłużnika, jakie będą skutki jego niedotrzymania.
• Dłużnik nie zapłacił, ponieważ księgowa jest na urlopie? Poproś, aby zapłaciła inna upoważniona osoba.
• Dłużnik jeszcze nie wie czy pozostawi zamówiony towar i dlatego nie zapłacił? Wyznacz konkretny termin na zastanowienie się.
• Dłużnik nie zapłacił, ponieważ nie jest zadowolony z towaru lub usługi? Poproś, aby wyjaśnił co konkretnie nie spełnia jego oczekiwań, umówcie się na ewentualną wymianę lub poprawki i grzecznie wyjaśnij, że nie usprawiedliwia to braku zapłaty.

Nie masz czasu na długie rozmowy z dłużnikiem? Wypróbuj negocjacje online!

Jak widzisz, rozmowa z dłużnikiem wymaga odpowiedniego przygotowania. Musisz być profesjonalny, ale stanowczy, uzbrojony w szereg dokumentów i gotowy do odparcia każdej wymówki. Jeśli nie masz czasu na tak rzetelne przygotowanie się do rozmowy, koniecznie wypróbuj negocjacje online.

Przy pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl możesz negocjować z dłużnikiem bez konieczności krępującego kontaktu osobistego lub telefonicznego.

Jak to działa? Przy pomocy systemu, zapraszasz dłużnika do uczestnictwa w negocjacjach. Przedstawiasz mu swoją propozycję zakończenia sprawy - ustalasz warunki i termin. Dłużnik otrzymuje ofertę przy pomocy wiadomości SMS i e-maila. Jeśli ją zaakceptuje, otrzymasz możliwość wygenerowania z systemu profesjonalnej ugody... i już!

W sytuacji, gdy dłużnik nie zaakceptuje Twojej propozycji, przy pomocy systemu może przedstawić swoją. Tym razem Ty otrzymujesz możliwość akceptacji. Jeśli się zgodzisz, wygenerujesz z systemu profesjonalną ugodę i sprawa zostanie zakończona.

Ugodę zawartą na skutek negocjacji online warto wydrukować, podpisać i wysłać do dłużnika. W razie, gdyby dłużnik nie wywiązał się z jej postanowień, będzie ona stanowiła mocny dowód w sądzie.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl - kompleksowe wsparcie w procesie odzyskiwania pieniędzy

W niektórych sytuacjach, nawet pomimo umiejętnie prowadzonych rozmów z dłużnikiem, windykacja staje się niezbędna. Na szczęście nowoczesna windykacja nie jest już trudnym i żmudnym procesem, w trakcie którego muszą ucierpieć Twoje relacje z dłużnikiem. Z pomocą przychodzi przygotowany przez profesjonalistów i prosty w obsłudze system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl oferuje wsparcie małym i średnim firmom na każdym etapie odzyskiwania pieniędzy.

Dzięki usłudze monitoringu płatności zapewnia również możliwość kontrolowania firmowych należności. Oferuje także przedsiębiorcom dostęp do niezbędnych dokumentów i pism windykacyjnych.

Z systemu Vindicat.pl możesz ciągu kilku sekund wygenerować m.in. profesjonalne wezwanie do zapłaty, pozew o zapłatę należności, e-pozew czy wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego Wszystkie te dokumenty są spersonalizowane i gotowe do użycia.

Obawiasz się, że nie będziesz wiedział w jaki sposób skorzystać z tych wszystkich opcji? Niepotrzebnie. System „za rękę” przeprowadzi Cię przez każdą z nich, podpowiadając co powinieneś zrobić na danym etapie sprawy.

Co jeszcze oferuje system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl? Użytkownicy mogą również m.in.wygenerować wniosek o ustalenie danych dłużnika oraz sprzedać wierzytelność na popularnej giełdzie długów. W zależności od wybranej oferty, otrzymują także dostęp do BIG Info Monitor.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl to skuteczne i proste w obsłudze narzędzie, ułatwiające małym i średnim firmom odzyskiwanie należności. Aż 93% spraw, prowadzonych przy pomocy systemu kończy się na etapie polubownym, dzięki czemu przedsiębiorcy unikają czasochłonnego postępowania sądowego.

Przygotuj się do rozmowy z dłużnikiem lub negocjuj online - nie zwlekaj z działaniem

Nauka trudnej sztuki rozmowy z dłużnikiem przyda Ci się niejednokrotnie. Umiejętności negocjacyjne to oręż każdego świadomego przedsiębiorcy. Jeśli wolisz negocjować online - możesz zrobić to przy pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. Niezależnie od swojego wyboru, pamiętaj aby nie zwlekać z rozpoczęciem odpowiednich działań. Czas w windykacji odgrywa kluczową rolę i każdy dzień zwłoki działa na Twoją niekorzyść.

Zarejestruj się w systemie do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl i przekonaj się, że odzyskiwanie należności nigdy dotąd nie było tak proste.

FAQ: