Jak podpisać i wysłać wezwanie do zapłaty - podpis tradycyjny czy elektroniczny, pocztą czy emailem?

Wezwanie do zapłaty, czyli pismo, które przesyłasz dłużnikowi, jeśli ten nie opłaci faktury. Wysłanie tego dokumentu ma namówić dłużnika do natychmiastowego i dobrowolnego spełnienia zobowiązania. Zastanawiasz się, czy wysłać wezwanie mailem, czy tradycyjną pocztą? Wahasz się przed użyciem elektronicznego podpisu? Upewnij się jakie rozwiązania wybrać, aby Twoje wezwanie do zapłaty przyniosło oczekiwane efekty.

Wezwanie do zapłaty - co to jest i kiedy trzeba je wysłać?

Najważniejszą funkcją wezwania do zapłaty jest oficjalne zasygnalizowanie dłużnikowi o obowiązkowej spłacie należności. Dodatkowo właśnie wezwanie do zapłaty będzie dowodem na próby polubownego zakończenia sporu. Dlatego jest tak ważne! Nie dość, że poprawnie napisane zwiększa Twoje szanse na odzyskanie pieniędzy, to jeszcze w razie procesu sądowego, będzie dowodem, bez którego nie ruszy żadna sprawa windykacyjna.

Na etapie windykacji sądowo-egzekucyjnej, będziesz musiał dołączyć do pozwu informację o próbie polubownego rozstrzygnięcia sporu. Niezbędne będzie także okazanie dowodu potwierdzającego doręczenie wezwania.

Dzięki dobrze sporządzonemu wezwaniu do zapłaty unikniesz niepotrzebnego stresu związanego z procesem, a także zaoszczędzisz pieniądze, które musiałbyś przeznaczyć na pokrycie kosztów procedury sądowej (więcej o kosztach procesu przeczytasz w artykule dostępnym w naszej bazie wiedzy).

W zależności od przyjętej koncepcji na windykację możesz posłużyć się wezwaniem do zapłaty w różny sposób. Jest to instrument, który możesz wykorzystać do przypomnienia o długu, lub nawet uświadomienia dłużnika o istnieniu zadłużenia. W ten sposób masz możliwość ponownie przypomnieć dłużnikowi o wysokości zobowiązania oraz odsetkach, które rosną wraz z przedłużającym się opóźnieniem płatności.

Od Ciebie zależy zarówno forma wezwania (o tym, jak napisać wezwanie do zapłaty znajdziesz więcej poniżej), jak i ilość wysłanych pism. Wierzyciele dzielą się na dwie grupy. Pierwsi, wysyłają wezwanie do zapłaty kilkukrotnie; drudzy, wysyłają tego typu przypomnienie tylko raz. Do której grupy należysz Ty?

W świetle prawa nawet pojedyncze wezwanie do zapłaty będzie miało tę samą moc prawną, co stos wysłanych pism, o tym samym tytule.

Jeżeli zdecydujesz się na trzykrotne wysłanie wezwania do zapłaty, to pod żadnym pozorem nie wysyłaj dokładnie tego samego pisma. Dłużnik nie potraktuje poważnie wezwania, które za każdym razem zostało, przygotowane metodą kopiuj - wklej.

Natomiast jeśli monitujesz swojego dłużnika innymi kanałami, a wezwanie do zapłaty traktujesz jako ostateczne zakończenie windykacji polubownej, możesz wysłać je tylko jeden raz

Pamiętaj, że ważne jest, aby wezwanie do zapłaty, skłoniło Twojego dłużnika do uregulowania należności. Dlatego, w miarę możliwości, przygotowując wezwanie, zadbaj o szczegóły!

Dostarczenie wezwania do zapłaty sprawia, że dłużnik zostaje prawnie obciążony roszczeniem, które musi opłacić.

Kiedy upłynie, wyszczególniony w wezwaniu do zapłaty, termin spłaty masz prawo wnieść sprawę do sądu i domagać się uregulowania należności.

Dlatego, jeżeli wysyłasz ostateczne wezwanie do zapłaty, poinformuj w nim swojego dłużnika o tym, że dalszy brak płatności z jego strony spowoduje przeniesienie sprawy na drogę sądową. Zabezpiecz się w ten sposób, aby po złożeniu pozwu nie wzywano Cię do uzupełniania informacji.

Jeśli po wysłaniu wezwania do zapłaty nadal nie otrzymałeś zaległych pieniędzy, nie wahaj się podjąć działań, które deklarowałeś dłużnikowi. Konsekwencja jest jednym z głównych składników udanej windykacji.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Pismo utrzymaj w oficjalnym tonie, który kojarzysz z pism urzędowych. Nie używaj zbędnych ozdobników zdań, pisz lapidarnie, lecz treściwie. Wezwanie do zapłaty powinno zawierać podstawowe informacje o Tobie, o dłużniku oraz okolicznościach powstawania długu.

W każdym wezwaniu do zapłaty można wyróżnić kilka punktów, które się powtarzają, czyli:

• nagłówek,
• dane wierzyciela i dane dłużnika (imię nazwisko, numer dowodu osobistego, numer pesel, adres),
• wysokość zaległości,
• wyznaczenie terminu spłaty,
• sposób uregulowania należności oraz wskazanie danych do przelewu,
• umowa lub faktura, na podstawie której żądamy spłacenia długu,
• informacja o dodatkowych kosztach, które poniesie dłużnik (odsetki naliczane w związku z opóźnieniem oraz koszty sądowe),
• adnotacja dotycząca konsekwencji, które poniesie dłużnik.

W literaturze dostępnej w Internecie natkniesz się na wymiennie stosowane nazwy, tj. przedsądowe wezwanie do zapłaty czy ostateczne wezwanie do zapłaty. Niech Cię nie zmylą różne nazwy, bo w obu przypadkach chodzi o to samo - o wezwanie do zapłaty, którego bezpośrednią konsekwencją może być wszczęcie dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.

Z takiego wezwania jasno powinno wynikać, że jeśli dłużnik nie ureguluje należności we wskazanym terminie, to dług trafi do sądu, a w końcu również do komornika.

Zwyczajowo wezwanie do zapłaty określa 14 dni na spłatę zobowiązania.

Kiedy ustalony termin minie, a dłużnik nie zapłaci, możesz skierować sprawę od razu do sądu. Jeśli mimo Twoich wcześniejszych wysiłków dłużnik zaniechał uregulowania należności, zdaj się teraz na wymiar prawa i dojdź tego, co Ci się należy.

Wiesz już, że w wezwaniu do zapłaty muszą pojawić się: Twoje dane, wysokość długu, wysokość odsetek, numer konta bankowego oraz termin spłaty długu.

Możesz więc sam napisać wezwanie do zapłaty, tylko pamiętaj o tym, aby poza powtarzającymi się w każdym wezwaniu informacjami, zawrzeć, co poniższe:

• W przypadku, gdy dłużnikiem jest firma, zamieść dane dotyczącej tejże firmy, czyli: nazwę, numer Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub numer Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a także adres siedziby.
• Klarownie przedstawione działania, które podejmiesz, jeżeli dłużnik nie zapłaci np. wniesienie pozwu.
• Przypomnienie, że jeżeli dojdzie do postępowania egzekucyjnego, dłużnik będzie odpowiadał finansowo za koszty sądowe.

Pamiętaj, że wezwanie do zapłaty może odegrać kluczową rolę w nakłonieniu Twojego dłużnika do spłaty długu. Oczywiście tylko pod warunkiem, że będzie napisane poprawnie. Dlatego, kiedy znajdziesz w Internecie wzór wezwania do zapłaty, zastanów się, czy źródło, z którego korzystasz, wygląda wiarygodnie. Przeprowadź także gruntowny research i porównaj dostępne wzory.

Najlepiej skorzystać z pomocy prawnika, który skutecznie zmotywuje Twojego dłużnika do zapłaty. Niepodważalnym plusem każdego wezwania, tego profesjonalnego i tego pisanego przez amatora, jest fakt, że stanowi ono dowód na to, że próbowałeś rozwiązać sprawę polubownie.

Wezwanie do zapłaty w wersji papierowej z Twoim podpisem

Wezwanie do zapłaty w wersji papierowej możesz wpisać na listę dowodów sądowych przemawiających na Twoją korzyść. Jeśli dojdzie do windykacji sądowo-egzekucyjnej, będziesz musiał pisemnie przedstawić sposoby, jakimi próbowałeś skłonić dłużnika do spłaty, np. wezwanie do zapłaty, opracowanie harmonogramu rat czy przypominające o zadłużeniu wiadomości SMS. Dzięki temu sędzia dostaje niepodważalny dowód na to, że zanim zaangażowałeś wymiar sprawiedliwości, to próbowałeś zażegnać spór samodzielnie.

Wezwanie wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Do pozwu dołącz kopię potwierdzenia nadania listu!

Obecne przepisy sprawiają, że wysłanie wezwania jest wręcz obligatoryjne. Ma to skłonić obywateli do rozwiązywania sporów polubownie i ograniczyć środki, wydawane na obsługę długiego procesu sądowego. Poza tym naprawdę warto rozwiązać sprawę na tym etapie!

Zapamiętaj, że wezwanie do zapłaty jest niezbędne, aby Twój pozew został przyjęty.

Warto też kontrolować terminy spłat, żeby szybko podejmować działania windykacyjne. Im szybciej zaczniesz, tym szybciej zauważysz efekty! Z prawnego punktu widzenia, klient, który nie zapłacił, staje się dłużnikiem już pierwszego dnia po minionym terminie.

Zdecydowanie to właśnie tradycyjne wezwanie do zapłaty, przesłane za potwierdzeniem odbioru, zapewnia Ci dowód niezbędny na sali sądowej. Dlatego rekomendujemy takie rozwiązanie. Jako dodatkowe działania zalecamy upominanie dłużnika listowie i za pomocą wiadomości SMS.

Wezwanie do zapłaty w wersji elektronicznej

Mimo że sądy wymagają potwierdzenia prób polubownej windykacji, to forma, w jakiej wezwanie do zapłaty ma być przesłane, nie jest ustalona. Wzywać dłużnika do zapłaty możesz i telefonicznie i mailowo. Czasami nawet ponowne przesłanie FV może być formą wezwania do zapłaty - jednak zalecamy, aby stworzyć osobne pismo o jasno brzmiącym tytule „Wezwanie do zapłaty”. We wszystkich wymienionych upomnieniach musi być napisane, że żądasz zapłacenia długu.

Obecnie najpowszechniejszą formą komunikacji jest kontakt online, dlatego naturalnie przełożyło się to na również na windykację. Teraz kontakt online z dłużnikiem możesz traktować jako uzupełnienie procesu windykacyjnego. Takie działania podnoszą skuteczność i obniżają końcowe skutki windykacji.

W natłoku codziennych obowiązków e-wezwanie, które przesyłasz mailowo, stanowi ogromne udogodnienie! Ułatwia procedurę już przy jednym dłużniku, a co dopiero, kiedy lista Twoich dłużników jest dłuższa. Z e-wezwań chętnie korzystają dostawcy internetu i banki, ale jest to rozwiązanie, po które coraz częściej sięgają także przedsiębiorcy z małych i średnich przedsiębiorstw.

Wezwanie do zapłaty radzimy przesłać listem poleconym, a przed tym upominać dłużnika za pomocą SMS-ów i e-wezwań.

Wolisz po prostu zadzwonić do dłużnika i w rozmowie wezwać go do zapłaty? Możesz to zrobić, ale na koniec sporządź notatkę z zapisanymi ustaleniami, które potwierdzi dłużnik. Do tego typu rozmowy musisz się też przygotować w solidne argumenty i odpieranie wymówek zadłużonego. Jeżeli użyjesz odpowiednich słów, zwiększy to Twoje szanse na odzyskanie pieniędzy.

Wezwanie do zapłaty możesz wysłać SMS-em! Krótka, ale sugestywna wiadomość może zdziałać cuda. Podobnie jak w tradycyjnym wezwaniu do zapłaty, umieść w wiadomości informację o kwocie zadłużenia, konsekwencjach, jakie spotkają dłużnika oraz zachęć do kontaktu. Aby mieć taką możliwość, zapisuj numery telefonów swoich klientów.

Wysyłając, zwielokrotnione wezwania, zyskujesz pewność, że dłużnik otrzymał informację o zadłużeniu. Działając na trzech kanałach: sms, mail i poczta, dajesz sygnał dłużnikowi, że jesteś przygotowany do windykacji i wiesz, co robić w takich sytuacjach. W każdej wiadomości do dłużnika zostaw mu możliwość kontaktu i namawiaj do polubownego rozwiązania sporu. Zarówno czynniki prawne, jak i psychologiczne sprawiają, że polubowne rozwiązanie sprawy jest najlepszym możliwym.

Ogromną przewagą wysyłania SMS-ów i e-wezwań jest możliwość zautomatyzowania procesu. Możesz przy tym skorzystać z usług firm zajmujących się tym zawodowo, takich jak Vindicat. Posiłkowanie się wiedzą i doświadczeniem Vindicat sprawi, że Twoje wezwanie do zapłaty zostanie przygotowane przez profesjonalistów, a system operacyjny dopilnuje terminów i liczby upomnień. System Vindicat będzie Ci towarzyszył i podpowiadał od pierwszych kroków, aż do korzystnego zakończenia sprawy.

Które rozwiązanie wybrać? Najlepiej to i to! Najlepiej z Vindicat.

Vindicat to system do monitorowania i windykacji online, z którego możesz korzystać z dowolnego miejsca na ziemi. Głównym zadaniem systemu Vindicat jest pomoc w odzyskaniu zaległych pieniędzy już na etapie windykacji polubownej! Koncepcja odzyskiwania długów na tym etapie zyskuje coraz większą popularność, a Vindicat znacznie się do tego przyczynia. Nasz system to narzędzie, którym możesz posłużyć  się do odzyskania pieniędzy.

W Vindicat znajdziesz dla siebie:

• Gotowe do wykorzystania wzory dokumentów np. wezwanie do zapłaty.
• Zautomatyzowane e-wezwania, które system prześle Twoim dłużnikom!
• Pieczęć naszej kancelarii windykacyjnej, którą opatrzysz wysyłane dłużnikom pisma.

Rejestracja systemie zajmie Ci kilka minut, cała procedura przypomina rejestracje, w których już uczestniczyłeś. Dopiero, to co znajdziesz w środku, jest wyjątkowe! Po co tracić czas na szukanie w Internecie wzorów, które koniec końców mogą okazać się nieskuteczne, skoro w Vindicat wygenerujesz indywidualne wezwanie do zapłaty. Zostanie ono sporządzone na podstawie danych, które wprowadzisz (numer umowy lub FV oraz dane Twoje i dłużnika). Zadbaj o swój budżet i postaw na Vindicat.

Co ważne, opłata za rozwiązanie Twojego problemu to 8% od odzyskanej kwoty. W modelu prowizyjnym nie ma żadnych stałych opłat ani opłaty początkowej, płacisz, dopiero kiedy sprawa zostanie sukcesywnie zamknięta.

Jeżeli prowadzisz działalność, w której często musisz windykować, dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy będzie model abonamentowy.

Oferta Vindicat - co zyskujesz?

Wezwanie do zapłaty, które wygenerujesz w systemie, Twój dłużnik otrzyma od naszej kancelarii prawnej. Już ten fakt sprawia, że dłużnik zaczyna traktować sprawę poważnie i jest skłonny do szybszego uregulowania należności. Mimo tego, że przygotowanie np. wezwania do zapłaty może wydawać się proste, to wierz nam, że nawet mały błąd na tym polu może rzutować na wynik windykacji System Vindicat pozwoli Ci wygenerować wezwanie, które przygotowali windykatorzy posługujący się na co dzień specjalistyczną wiedzą prawną.

Korzystając z Vindycat zyskasz również:

• monitoring płatności,
• w pełni zdalną windykacją polubowną,
• jeżeli zajdzie konieczność windykacji sądowo-egzekucyjna, masz możliwość zlecenia sprawy do kancelarii Vindicat.

Vindicat pomoże Ci przeprowadzić w pełni zdalną procedurę windykacyjną, tym samym oszczędzając Twój czas! Wszystkie dokumenty, które wygenerujesz podczas windykacji polubownej, zostaną zebrane i uporządkowane w jednym miejscu. Podczas całego procesu masz możliwość monitorowania poszczególnych etapów windykacji dlatego, chociaż Vindicat działa dla Ciebie, to cały czas trzymasz rękę na pulsie!

FAQ: