Czym powinien charakteryzować się efektywny dział windykacji?
Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa, każda firma powinna zadbać o bezpieczeństwo finansowe. Na pewno warto stale monitorować działania windykacyjne, aby sprawdzać, czy dobrane metody sprawdzają się w odzyskiwaniu należności. Zresztą skuteczność w odzyskiwaniu należności jest jednym z najważniejszych pomiarów efektywności działu windykacji. Równie ważny, jak efekt końcowy jest czas poświęcony na uzyskanie pożądanego efektu.
Czas, jako jedna z najważniejszych cech efektywnej windykacji
Czas w windykacji możesz zmierzyć za pomocą kilku różnych narzędzi, zaczynając od systemów informatycznych, przez narzędzia typowo windykacyjne czy programy wykorzystywane w szeroko rozumianym zarządzaniu.
Jeśli windykacja ciągnie się w nieskończoność, przestaje być opłacalna i zaczyna być frustrującym ciężarem dla wierzyciela. Jeśli wierzyciel decyduje się samodzielnie odzyskać zaległa należność, to taka przedłużająca się windykacja może wpłynąć nawet na to, że wierzyciel porzuci dług, albo zapomni o nim i dług ulegnie przedawnieniu.
W windykacji bardzo ważną rolę odgrywa czas! Szybka reakcja wierzyciela może przesądzić o wyniku zmagań windykacyjnych.
Chociaż możesz przygotować sobie dokładne scenariusze windykacji, to nie możesz w pełni zaplanować, ile czasu poświęcisz na cały proces windykacji. Rozłożenie analizy czasowej na czynniki pierwsze dostarczy konkretnych wyników. I stanie się jasne, które etapy windykacji trzeba zmienić, aby działać bardziej skutecznie.
Czas windykacji uzależniony jest od wielu zmiennych, m.in.:
- rodzaju windykacji, którą aktualnie prowadzisz (polubowna lub sądowo-egzekucyjna),
- zebranej dokumentacji dotyczącej sprawy, tj. faktur, umów, aneksów - wszystkiego, co potwierdza powstanie zobowiązania dłużnika na rzecz wierzyciela,
- poprawnych kontaktów z dłużnikiem,
- sytuacji finansowej dłużnika.
Strategia odzyskania należności, którą przyjmie dział windykacji, powinna być dostosowana do powyższych czynników. Musi zostać opracowana i zrealizowana w taki sposób, aby zaspokoić roszczenia wierzyciela oraz nawiązać zadowalającą współpracę z dłużnikiem.
Zanim zaczniesz windykować samodzielnie, przygotuj się na niespodziewane sytuacje, które znacznie wydłużają czas odzyskiwania należności. Nie uwzględniaj w budżecie firmowym pieniędzy, których firma jeszcze nie odzyskała.
Poznaj korzyści z szybkiej reakcji na zadłużenie:
- dzięki szybkiej windykacji zredukujesz odsetki do zera,
- unikniesz płacenia kar umownych oraz nie poniesiesz kosztów windykacji sądowej.
Musisz zgodnie z harmonogramem wysyłać odpowiednie pisma windykacyjne. Nie za wcześnie i nie za późno. Odpowiedni czas jest tu kluczowy.
Proces windykacji powinien być szczegółowy. Tutaj każdy detal ma znaczenie!
Jeśli zmierzysz czas poświęcony na windykację, będziesz w stanie oszacować, czy koszty windykacji nie przewyższają kosztów zadłużenia. Częstokroć oddelegowanie windykacji firmie windykacyjnej jest bardziej intratne dla przedsiębiorstwa, ponieważ nawet po odjęciu kosztów opłacenia profesjonalnej windykacji, ostateczny rozrachunek wychodzi na plus.
Przykład:
Pan Konrad prowadzi małą firmę, która świadczy usługi budowlano-wykończeniowe. Jeden z klientów, mimo przypomnień i wezwań do zapłaty, nadal nie wywiązał się ze zobowiązania finansowego wobec pana Konrada. Wierzyciel policzył, ile już rzeczywiście czasu poświęcił na bezskuteczne próby odzyskania należności. Doszedł do wniosku, że albo w tej chwili zleci windykację profesjonalnej firmie, albo zamiast zarobić na zleceniu, straci pieniądze i czas. Niedługo po zleceniu windykacji kancelarii windykacyjnej, doszło do szczęśliwego dla wierzyciela finału. A czas i cierpliwość opłaciły się, bo dłużnik został sądownie zobligowany do uregulowania również kary umownej.
Najczęstsze błędy popełniane podczas windykacji?
Dokładnie zapoznaj się z najpowszechniejszymi błędami, których należy unikać, podczas prowadzenia windykacji.
Błędy, które wpływają na niekorzystne zakończenie windykacji:
- nieregularność, czyli prowadzenia windykacji raz na jakiś czas,
- niewystarczająca wiedza prawna, która może przyczynić się do błędów lub zaniechań podczas procesu windykacji,
- brak kontaktu z dłużnikiem,
- opryskliwość wobec dłużnika,
- realizowanie planu windykacji opracowanego bez uwzględnienia sytuacji finansowej dłużnika,
- nieustępliwość i brak chęci do negocjacji,
- zatajenie ważnych dla sprawy informacji,
- zniechęcanie się po jednym nieudanym kontakcie z dłużnikiem.
Jak widzisz, jest cała długa lista błędów, o których warto pamiętać podczas dochodzenia należności. Warto przyjrzeć się im i zrobić wszystko, co konieczne, aby nie powtarzać błędów uniemożliwiających skuteczną windykację.
Przykład:
Pani Marta, była pewną siebie, młodą przedsiębiorczynią. Niestety już w pierwszym roku prowadzenia działalności dotknęła ją konieczność przeprowadzenia windykacji. Z racji braku doświadczenia w windykacji i małego doświadczenia biznesowego, pani Marta bardzo pobieżnie zajęła się windykacją. Całą swoją wiedzę windykacyjną oparła na poradnikach internetowych, a co gorsza prowadziła windykację bardzo nieregularnie. Zapominała o wysłaniu najważniejszych pism windykacyjnych. Wraz z mijającym czasem rosła frustracja pani Marty. Po wielu miesiącach zniechęcona niepowodzeniami pani Marta zwróciła się do kancelarii windykacyjnej, aby w końcu skutecznie odzyskać zaległe wierzytelności.
Jak pokazuje powyższy przykład pani Marta przez brak doświadczenia i nieostrożność popełniła mnóstwo błędów, których spokojnie mogła sobie oszczędzić. Zamiast postawy prezentowanej przez kobietę warto uzbroić się w cierpliwość i empatię. Często windykacja przeciąga się i jeśli pochopnie podejmiesz jakąś decyzję, możesz przekreślić swoje szanse na odzyskanie należności.
Aby opracować skuteczny, a przede wszystkim realny plan spłaty zadłużenia, warto dokładnie poznać sytuację finansową dłużnika. Dopiero z tą wiedzą możesz dopasować plan spłaty. Przy tym warto też zachować otwartość i nie bać się negocjacji, bo często okazuje się, że odrobina elastyczności przysparza wierzycielom samych korzyści, zamiast wbrew obawom oddalać ich od zaspokojenia roszczenia.
Pamiętaj, że o zadłużeniu nie możesz informować osób nieupoważnionych. Jest to zachowanie niezgodne z prawem, ale też nieetyczne i nieprofesjonalne.
Jeśli chcesz osiągnąć sukces windykacyjny, popracuj nad swoimi umiejętnościami interpersonalnymi. Przydadzą się zarówno przy kontakcie z dłużnikiem, jak i przy egzekwowaniu swoich praw, jeśli dojdzie do starć na linii wierzyciel-dłużnik.
Jak zbudować skuteczny dział windykacji?
Warto inwestować w zespół, który tworzy dział. Możesz zwiększyć wydajność zespołu poprzez mądre zarządzanie oraz cykliczne szkolenia przyczyniające się do wzrostu efektywności. Warto też uwrażliwić zespół na różne możliwości negocjacyjne i dużą elastyczność wobec dłużnika (oczywiście w granicach rozsądku). Na pewno przydatna może okazać się tutaj inteligencja emocjonalna oraz podstawowa wiedza psychologiczna, aby opacznie nie zinterpretować zachowania dłużnika.
Podczas prowadzonych mediacji z dłużnikiem windykator powinien zachować spokój i profesjonalizm.
Nie da się przeprowadzić dobrej windykacji bez szczegółowego, wręcz drobiazgowego prowadzenia dokumentacji oraz regularnego kontaktu z dłużnikiem. Ważne jest także umiejętne zaplanowanie pracy, które często wymaga podzielnej uwagi i pilnowania terminów.
Ważne jest sumienne wykonywanie nawet najmniejszych zadań windykacyjnych.
Skuteczność w firmie wspierają także nowości technologiczne, a w branży windykacyjnej nowinki są wręcz przełomowe dla skutecznego odzyskiwania należności. Automatyzacja procesów znacznie zoptymalizowała wiele mozolnych procesów windykacyjnych. Zamiast sztabu pracowników administracyjnych możesz skorzystać z nowoczesnego systemu Vindicat, który umożliwia automatyczną generację pism windykacyjnych.
Warto, aby wprowadzić taką automatyczną optymalizację i w Twojej firmie!
Warto też pozostać otwartym i jeśli przyjdzie taka potrzeba być gotowym na oddelegowanie windykacji bardziej doświadczonym windykatorom z kancelarii windykacyjnej.
Vindicat to Twój najefektywniejszy dział windykacji, który działa 24/7!
Vindicat to system do monitoringu płatności oraz automatycznej windykacji online. Logując się do systemu Vindicat stworzysz efektywny dział windykacji, którego potrzebuje Twoja firma. Możesz powierzyć nam wszystkie swoje zaległe faktury, system je uporządkuje i zajmie wszystkimi jednocześnie. Wygodne prawda?
Zaloguj się już w wygodnym systemie, który z powodzeniem zastąpi cały dział windykatorów!
Ale to nie wszystko, bo korzystając z Vindicat zyskujesz dużo więcej:
- dostęp do giełdy długów Vindicat,
- obsługę RoboVindicat, czyli robota do automatycznej windykacji online,
- automatycznie generowane pisma sądowe i windykacyjne np. wnioski, pozwy i wezwania do zapłaty,
- wysyłanie automatycznych przypomnień do dłużnika za pomocą systemu,
- system windykacyjny skonfigurowany z portalem do księgowości online,
- monitoring należności, który znacząco wpływa na poprawę płynności finansowej w przedsiębiorstwach,
- dostęp do pieczęci prewencyjnej Vindicat.
Martwisz się, że robot nie pomoże Ci, kiedy trzeba będzie twardo negocjować z dłużnikiem? Nic bardziej mylnego! RoboVndicat ma szczegółowo opracowany moduł negocjacji, do którego uzyskasz dostęp zaraz po zalogowaniu się do systemu. Osobiście przekonaj się, że RoboVindicat wynegocjuje dla Twojej firmy korzystne warunki spłaty zobowiązania.
Aż 93% spraw powierzonych Vindicat zakończyło się sukcesem na etapie windykacji polubownej, czyli wierzyciele odzyskali swoje należności bez konieczności angażowania sądu.
Nie martw się o rozliczenie, ponieważ możesz wybrać takie, które najbardziej odpowiada możliwościom finansowym Twojej firmy. Możesz postawić na stały abonament i regularnie opłacać usługi windykacyjne. Ale możesz zdecydować się również na rozliczenie w modelu prowizyjnym oraz płatność dopiero po odzyskaniu należności.
Dwa wygodne i dostępne od ręki modele rozliczeniowe:
- abonament od 169 zł miesięcznie,
- prowizja 8% d odzyskanej kwoty.
Już dziś wybierz Vindicat, aby skutecznie odzyskać zaległe należności. Ciesz się wygodą i bezpieczeństwem, dzięki intuicyjnej i nowoczesnej aplikacji windykacyjnej. Zaloguj się na Vindicat.pl, aby każdego dnia prowadzić biznes z pewnością, że wybierasz, to co najlepsze dla Twojej firmy.
FAQ:
Dlaczego regularna windykacja w małych przedsiębiorstwa jest tak ważna?
Małe przedsiębiorstwa są szczególnie narażone na problemy z płynnością finansową, ponieważ dysponują okrojonymi środkami i często, to regularne wpłaty od klientów, stanowią o pewności uregulowania opłat firmowych, rachunków i podatków. Szybka windykacja pomaga uniknąć zatorów płatniczych.
Jakie czynności brać pod uwagę mierząc czas przeznaczony na windykację?
Jeśli samodzielnie zajmujesz się windykacją w swojej firmie, musisz zmierzyć czas potrzebny na absolutnie każdą czynność.
Czy praca windykatora jest dla każdego?
Zdecydowanie nie jest to praca, w której każdy się odnajdzie. Stanowisko windykatora obciążone jest dużą presją, a sam windykator często narażony jest na kontakt z opryskliwymi dłużnikami i poirytowanymi wierzycielami. Bez wątpienia jest to praca, w której trzeba dobrze znosić stres i umiejętnie radzić sobie z trudnymi klientami.
Czy windykator i komornik mają takie same uprawnienia?
Absolutnie nie. Raz na zawsze rozwiejmy te wątpliwości i wyjaśnijmy, że windykator i komornik mają zupełnie inne prawa i zadania. Komornik pojawia się dopiero na końcu procesu windykacji, kiedy sąd wyda już nakaz egzekucji. Natomiast windykator zajmuje się wszystkim do tego momentu i często to właśnie on pomaga wierzycielowi uzyskać taki nakaz zapłaty.
Jakie są najważniejsze obowiązki windykatora?
Windykator zajmuje się odzyskaniem długu i pomaga przeprowadzić windykację na każdym etapie, zarówno na etapie windykacji polubownej, jak i windykacji sądowo-egzekucyjnej. Zadaniem windykatora jest pilnowanie terminów, przestrzeganie prawa, kontakt z dłużnikiem i konstruowanie pism windykacyjnych.
