Czy warto prowadzić proces windykacji na własną rękę?

Zastanawiasz się, czy warto prowadzić proces windykacji na własną rękę? Jak w wielu przypadkach odpowiedź brzmi, to zależy. Zależy od Twojej wiedzy, zaangażowania, nastawienia dłużnika i kilku innych rzeczy. Dowiedź się, jak wygląda samodzielne odzyskiwanie należności i dopiero wtedy zdecyduj, czy chcesz windykować na własną rękę.

Kluczowe komponenty windykacji na własną rękę

Windykacja, to proces odzyskiwania należności, który możesz rozpocząć od razu po upływie terminu płatności. Bardzo często podejmujesz pierwsze kroki nieświadomie, bo nawet kontakt telefoniczny z dłużnikiem jest formą windykacji.

W windykacji na własną rękę nie ma miejsca na kroki podejmowane nieświadomie lub przez pomyłkę. Każde działanie powinno być zaplanowane i dokładnie przemyślane. Od tego przecież zależy efekt końcowy starań windykacyjnych.

Już pierwszego dnia po terminie płatności możesz podjąć działania windykacyjne!

Nawet samodzielnie możesz z sukcesem zakończyć windykację polubowną, a nawet sądowo-egzekucyjną. To czy uda Ci się odzyskać pieniądze za nieopłacone faktury w tym przypadku zależy od Ciebie!

Aby przygotować się do windykacji:

• zdobądź podstawową wiedzę w tym zakresie,
• zbierz dokumenty dotyczące sprawy,
• nie bój się skonsultować ze specjalistą, aby opracować najskuteczniejszą strategię windykacyjną.

Wierzyciel ma prawo samodzielnie przeprowadzić windykację należności. Żadne przepisy prawne nie określają, że postępowanie windykacyjne musi być prowadzone przez specjalistów. Każdy proces windykacji należy rozpocząć od upomnienia dłużnika.

Zacznij od upomnienia - czyli początek samodzielnej windykacji polubownej

Działania mające na celu zaspokojenie roszczenia, ale podejmowane bezpośrednio na linii wierzyciel-dłużnik, nazywamy windykacją polubowną. Ten etap windykacji odbywa się całkowicie bez ingerencji sądu, często bez udziału windykatora czy prawnika.

Zacznij od upomnienia dłużnika.

Wyślij powiadomienie o płatności w formie wiadomości tekstowej SMS, albo email. Możesz też zadzwonić, ale po zakończonej rozmowie wyślij jeszcze wersję pisemną przypomnienia o zapłacie. Rozmowa telefoniczna przepadnie, a wiadomość zostawi ślad na podejmowanie polubownych działań.

Dobrze już w tym momencie mieć wyobrażenie całego procesu windykacyjnego. Zaplanuj wszystko, od treści pierwszego upomnienia wysłanego po terminie płatności, aż po sposób na uzyskanie klauzuli wykonalności na etapie egzekucji komorniczej.

Przygotowany wcześniej plan pomoże Ci podejmować kolejne windykacyjne kroki na bieżąco. Jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić, jest zaniechanie działania. Wtedy budujesz w dłużniku poczucie bezkarności, a respekt dla Twojej marki spada.

Działaj szybko - termin płatności już minął, więc poszukaj innego sposobu na zaspokojenie roszczenia

Niech Twoja szansa na odzyskanie pieniędzy z nieopłaconej faktury nie minie, jak przedawniony termin płatności. Im świeższa sprawa, tym łatwiej doprowadzisz do zaspokojenia roszczenia. Pamiętaj, że czas i tak minie, a jeśli szybciej podejmiesz działania windykacyjne, tym szybciej odzyskasz swoje pieniądze.

Fakty są takie: dłużnik nie zapłacił faktury za usługę/towar. Skontaktuj się z dłużnikiem i ustal, dlaczego tak się stało. Może trudno w to uwierzyć, ale zdarzają się przypadki, gdzie dłużnik po prostu zapomniał o fakturze/faktura trafiła do nieodpowiedniego działu/pod zły adres mailowy. W takim przypadku kontakt z dłużnikiem może zdziałać cuda. Wyprowadzony z niewiedzy dłużnik szybko się zrehabilituje i opłaci fakturę.

Chcesz skontaktować się z dłużnikiem? Możesz to zrobić na kilka sposobów:

• powiadomienie listowne,
• rozmowa telefoniczna,
• sms/email,
• umówienie spotkania na żywo.

Windykacja na drodze polubownej to w dużej mierze wspólne znalezienie dogodnego sposobu na spłatę zobowiązania. Wypracowanie takiej strategii spłaty długu, aby dłużnik był wypłacalny, a wierzyciel otrzymał pieniądze.

O czym warto pamiętać podczas samodzielnej windykacji polubownej?

Nieodłączną częścią windykacji polubownej powinno być przestawienie dłużnikowi czekających go konsekwencji, wynikających z dalszej zwłoki w zapłacie.

Jak to zrobić? Jednym ze sposobów jest po prostu dołączenie do korespondencji informacji, że w razie braku współpracy dalsze działania windykacyjne przeniosą się na drogę sądową, która prowadzi prosto do egzekucji komorniczej. Widmo windykacji sądowo-egzekucyjnej często jest jak zimny prysznic dla opieszałych dłużników.

Ponadto, podczas windykacji polubownej korzystaj z wcześniej wskazanych form kontaktu z dłużnikiem, to pomoże Ci rozwiązać problemy finansowe i zadbać o relacje z klientem.

Warto rozmawiać z dłużnikiem, poznać lepiej jego sytuację finansową oraz powody opóźnienia w spłacie. Tylko w ten sposób zdołasz opracować alternatywę  dla zignorowanej faktury. Otwórz się na negocjacje z dłużnikiem, nawet jeżeli to oznacza pójście na drobne ustępstwa. Jeśli przy sytuacjach stresowych trudno Ci zachować spokój, lub krępują Cię rozmowy o pieniądzach, skorzystaj z pomocy mediatora. Mediatorzy są ogromnym wsparciem i znacznie ułatwiają osiągnąć porozumienie.

Rozwiązania, po które warto sięgać, aby osiągnąć porozumienie z dłużnikiem:

• rozłożenie długu na raty,
• opracowanie szczegółowego harmonogramu spłaty,
• rezygnacja z pobierania odsetek.

Postanowienia zawarte podczas negocjacji zapisać w formie ugody. Dzięki ugodzie dłużnik pisemnie zobowiązuje się do spłaty zadłużenia, co stanowi kolejny dowód i uznanie długu.

Zapoznaj się z giełdami długów oraz biurami informacji gospodarczej

Posiadasz wierzytelność, która Tobie sprawia same kłopoty i nie masz czasu się nią zajmować? Jeśli tak i chcesz się jak najszybciej pozbyć, koniecznie skorzystaj z giełdy długów! Na giełdzie długów możesz sprzedaż wierzytelność i raz na zawsze zapomnieć o tej przykrej sprawie. Więcej o giełdzie długów znajdziesz w artykule z naszej bazy wiedzy. Koniecznie sprawdź, giełdę długów Vindicat i pozbądź się problemów z długami.

Możesz zmotywować dłużnika, informując go, że za brak zapłaty zamierzasz wpisać do jednego z rejestrów dłużników. Możesz też to zrobić od razu. Taki wpis przypomina dłużnikom, że nie jest to społecznie akceptowane zachowanie. Taki wpis przynosi naprawdę zaskakujące rezultaty. Dłużnik wpisany do rejestru może mieć też w przyszłości trudności z uzyskaniem pożyczki lub kredytu. A przede wszystkim straci wiarygodność jako partner biznesowy, co z pewnością nie przysporzy mu klientów.

Windykacja sądowo egzekucyjna na własną rękę

Dla windykatora działającego z własnego ramienia windykacja polubowna ma wiele plusów i to na niej warto się skupić. Windykacja polubowna jest praktycznie bezkosztowa, pomijając koszt przesłania wezwania do zapłaty. Twoje działania w ramach windykacji polubownej mogą być też bardziej swobodne, niż w przypadku windykacji sądowo-egzekucyjnej.

Jeśli przez windykację sądowo-egzekucyjną planujesz również przejść samodzielnie, to od razu przygotuj się, że będzie to bardziej wymagające. Na tym etapie potrzebne jest przygotowanie profesjonalnych pism sądowych i windykacyjnych. Równie ważne, jak wzorowo przygotowane dokumenty, cenne jest zebranie dowodów, aby udowodnić swoje roszczenia.

Na tym etapie musisz postarać się o wydanie nakazu zapłaty oraz prawomocną klauzulę wykonalności, która upoważni komornika do działania. Jeśli jeszcze nie wiesz, jak ma wyglądać wniosek o nadanie klauzuli wykonalności, zajrzyj tutaj. Etap windykacji sądowo-egzekucyjnej sprawia wierzycielom dużo trudności, dlatego na tym etapie warto jednak pomyśleć o wsparciu zawodowców.

Samodzielna windykacja ze wsparciem systemu Vindicat

System Vindicat gwarantuje zorganizowaną windykację, działającą według planu przygotowanego przez specjalistów. Jest to w pełni automatyczny system do monitoringu i windykacji płatności online. RoboVindicat został tak przygotowany, aby wyręczyć Cię w większości mechanicznych czynności związanych z windykacją. W systemie znajdziesz spersonalizowane pisma kluczowe w procesie windykacji polubownej i sądowo-egzekucyjnej.

System Vindicat na podstawie wprowadzonych przez Ciebie danych zaproponuje najlepszą strategię windykacyjną dla Twojego biznesu. Wystarczy, że klikniesz, a sprawy ruszą do przodu. Proste prawda? Jeśli konieczna będzie Twoja decyzja, aby przenieść windykację na kolejny poziom, system wyśle do Ciebie przypomnienie, dzięki któremu podejmiesz właściwe decyzje na czas.

Logując się do systemu Vindicat zyskasz:

• dostęp do profesjonalnych pism sądowych,
• nowoczesny system do automatycznej i w pełni zdalnej windykacji oraz wysoce skuteczny system do monitoringu płatności,
• wsparcie na etapie windykacji polubownej i windykacji sądowo-egzekucyjnej.

System Vindicat jest zintegrowany z popularnymi systemami księgowania, dlatego nie musisz wprowadzać danych z faktur ręcznie, a jedynie importować dane z dowolnego systemu.

Vindicat jest zintegrowany z systemami księgowymi:

• wFirma,
• InFakt,
• Fakturownia,
• iFirma.

Dzięki tym informacjom system wyśle przypomnienie o płatności klientom, którym czas na zapłatę się kończy. Takie zapobiegawcze działania znacząco wpłyną na poprawę finansów firmowych.

Przenieś swoją windykację na profesjonalny poziom

Dzięki wsparciu systemu Vindicat nie musisz już pilnować terminów i wysyłać przypomnienia, system zrobi to za Ciebie. Możesz poinformować także swoich klientów, że regularnie korzystasz z usług firmy windykacyjnej, lub skorzystać z pieczęci prewencyjnej. Obydwa rozwiązania zbudują u twoich klientów poczucie, że dbasz o swoje finanse i nie pozwolisz na powstanie zadłużenia.

Dzięki komunikacji przez system nie musisz też martwić się o zaprzepaszczenie relacji biznesowych. Cała komunikacja z klientem odbywa się z szacunkiem i zgodnie z zasadami etyki zawodowej. Wiemy, jak bolesna może być dla firmy utrata klienta, więc nie pozwolimy na to. Pomożemy Ci odczarować windykacje ze wszystkich szkodliwych mitów, przekonasz się, że proces windykacyjny przeprowadzony właściwie ma zdecydowanie więcej zalet niż wad.

FAQ: