Jak skutecznie odzyskać pieniądze z faktur w firmie budowlanej?

Jak odzyskać pieniądze z faktur z firmie budowlanej? To pytanie zadają sobie tysiące polskich przedsiębiorców. To właśnie branża budowlana szczególnie narażona jest na problemy z zatorami płatniczymi, a w konsekwencji utratę płynności finansowej. Na szczęście proces odzyskiwania pieniędzy z faktur można usprawnić i przyśpieszyć - także w branży budowlanej. Poniżej kilka sprawdzonych sposobów.

Zadłużenie w branży budowlanej w 2019 r. - dlaczego jest tak duże?

Według danych opublikowanych przez Biuro Informacji Kredytowej szacuje się, że zaległości w branży budowlanej w II kwartale 2019 wynoszą 4,9 mld zł (!). To ogromne kwoty, które - jak nietrudno zgadnąć - przekładają się na równie duże problemy przedsiębiorców.

Dlaczego to właśnie w branży budowlanej problem jest tak poważny? Przyczyniają się do tego m.in:

• Brak umów pisemnych. W branży budowlanej niestety nadal powszechną umową jest umowa dżentelmeńska, a wiele robót wykonuje się „na słowo”. Dotyczy to w szczególności mniejszych przedsiębiorców. Odzyskanie pieniędzy z faktury, gdy nie podpisaliśmy umowy nie jest niemożliwe, jednak jest znacznie trudniejsze. Pisaliśmy o tym w artykuleJak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?
• Wydłużone terminy płatności. To powszechna i nadal spotykana praktyka w branży budowlanej. Do terminów płatności, które generalnie są długie, zwykle dochodzi jeszcze opóźnienie. To prosta droga do powstania poważnych zatorów płatniczych.
• Zejście z placu budowy i zaprzestanie robót. Dzieje się tak w konsekwencji własnej decyzji przedsiębiorcy, a częściej - w sytuacji niemożności realizacji inwestycji po kosztach lub w terminie. Generuje to oczywiście problemy z uzyskaniem zapłaty.
• Wzajemne powiązania pomiędzy wykonawcami i zleceniodawcami. Jeśli inwestor nie zapłaci wykonawcy, nie będzie mógł on zapłacić podwykonawcy... i spirala zadłużenia zaczyna się kręcić. Więcej o tego typu zależniościach pisaliśmy w artykule Karuzela zadłużenia, czyli jak rosną długi.
• Rosnące ceny materiałów budowlanych i siły roboczej.
• Mentalność polskich przedsiębiorców. W polskiej kulturze biznesowej istnieje nieme przyzwolenie na przeciąganie terminów płatności w nieskończoność. Dzieje się tak tylko w branży budowlanej, ale to właśnie w niej problem ten widoczny jest na naprawdę dużą skalę.

Niezapłacona faktura w branży budowlanej - jak odzyskać pieniądze za wykonaną usługę? Praktyczne case study

Co może zrobić przedsiębiorca z branży budowlanej, który regularnie boryka się z problemem nieuregulowanych płatności z faktur? Przygotowaliśmy praktyczne case study, dzięki któremu poznasz plusy i minusy różnych dostępnych rozwiązań.

Przykład:
Spółka Alfa w maju b.r. współpracowała z firmą Beta. Wykonała na jej rzecz roboty o łącznej wartości 25 000 zł. Niestety, spółka Beta zignorowała termin płatności wynikający z faktury. Opóźnienie wynosi już ponad miesiąc. Dodatkowo, spółka Alfa w ostatnich miesiącach wystawiła faktury opiewające na mniejsze kwoty na rzecz innych podmiotów z branży. One również nie zostały uregulowane. Spółka nie monitorowała płatności,a więc zostało to wykryte stosunkowo późno. W spółce Alfa powstał poważny zator i na horyzoncie pojawiły się problemy z płynnością finansową. Co może zrobić spółka Alfa?

Pierwszym, zupełnie naturalnym rozwiązaniem jest rozpoczęcie samodzielnej windykacji polubownej. Osoba, która odpowiada w spółce Alfa za płatności, powinna jak najszybciej skontaktować się ze spółką Beta i pozostałymi dłużnikami.

Windykacja polubowna to działania takie jak m.in. telefon do dłużnika, SMS-y i e-maile z przypomnieniami o płatności czy osobiste wizyty w siedzibie spółki. Są to również drukowane wezwania do zapłaty, które w razie skierowania sprawy na drogę sądową będą stanowiły ważny dowód. E-maile czy SMS-y również należy zachować.

Windykację polubowną warto rozpocząć jak najszybciej. Jeśli od upływu terminu płatności z faktury minie kilka miesięcy, odzyskanie należności w firmie budowlanej będzie bardzo trudne. Spółka Alfa popełniła więc poważny błąd, nie monitorując należności. Gdyby regularnie kontrolowała firmowe płatności, mogłaby rozpocząć windykację polubowną znacznie szybciej i być może w tym momencie część płatności byłaby już na jej koncie.

Czas w windykacji działa na niekorzyść wierzyciela. Nie ma sensu zwlekać z telefonem do dłużnika i wysyłką wezwań do zapłaty.

Samodzielna windykacja w swojej klasycznej formie, prowadzona przez pracownika spółki Alfa byłaby z pewnością rozwiązaniem tanim. Czy skutecznym? Cóż, w przypadku mocno przeterminowanych należności, telefony i wezwania do zapłaty prawie zawsze okazują się niewystarczające. Na etapie sądowym i egzekucyjnym niedoświadczony pracownik czy nawet prezes firmy, mogą nie poradzić sobie bez pomocy specjalisty. Z pewnością byłoby to również czasochłonne.

Windykacja polubowna to etap niezbędny. Można jednak przeprowadzić go znacznie bardziej efektywnie, o czym poniżej.

Odzyskiwanie pieniędzy z przeterminowanych faktur w branży budowlanej - czy warto korzystać z pomocy prawnika?

Kolejnym rozwiązaniem jest powierzenie sprawy prawnikowi. Specjalista zajmie się każdym z etapów windykacji i z pewnością zrobi to w pełni profesjonalnie. Prezes firmy Alfa miałby więc pewność, że powierzył kwestie finansowe w dobre ręce.

O ile jednak firma nie dysponuje wewnętrznym prawnikiem, będzie to rozwiązanie bardzo drogie.

Prawnik przygotuje wszystkie pisma, a w razie zakończenia etapu polubownego niepowodzeniem, będzie reprezentował spółkę w sądzie. Spółka Alfa znajduje się jednak już teraz w bardzo trudnej sytuacji finansowej. Powinna więc przede wszystkim minimalizować koszty. Skorzystanie z usług prawnika to rozwiązanie rozsądne i w dużej mierze skuteczne, ale niestety - drogie.

Odzyskiwanie należności z faktur w branży budowlanej z pomocą firmy windykacyjnej

Spółka Alfa mogłaby rozważać także skorzystanie z usług firmy windykacyjnej. Firmy windykacyjne to podmioty, które profesjonalnie zajmują się odzyskiwaniem należności. Specjalista w dziedzinie windykacji zająłby się wszystkimi nieodzyskanymi należnościami spółki Alfa i szybko wdrożył odpowiednie rozwiązania.

Skorzystanie z usług firmy windykacyjnej, jest jednak dla przedsiębiorstwa w pewnym sensie ryzykowne.

Jeśli spółka Alfa przekazałaby całość należności do odzyskania firmie windykacyjnej, straciłabykontrolę nad podejmowanymi czynnościami i metodami działania. O ile prawnik zwykle konsultuje swoje działania z odpowiednią osobą z firmy, o tyle firmy windykacyjne często działają bez porozumienia z klientem.

Jeśli spółce Alfa zależy na utrzymaniu dobrych relacji z dłużnikami, a być może nawet kontynuacji współpracy, powierzenie windykacji profesjonalnej firmie może być ryzykowne. Firmy te zasadniczo są skuteczne, jednak w wielu przypadkach prowadzą windykację na masową skalę. Ciężko tu mówić o indywidualnym podejściu, a tym samym - dostosowywaniu metod windykacji do okoliczności sprawy.

Dodatkowo, warto wspomnieć, że firmy windykacyjne nie działają oczywiście za darmo.

W szczególności w przypadku mniejszych należności warto dokładnie rozważyć czy przekazanie sprawy firmie windykacyjnej zwyczajnie się opłaca.

O tym jak rozsądnie wybrać firmę windykacyjną, pisaliśmy w artykule Jak wybrać dobrą firmę windykacyjną.

Niedrogi i skuteczny sposób na odzyskiwanie pieniędzy z faktur w branży budowlanej - samodzielna windykacja online

Oprócz windykacji prowadzonej przez uprawnionego pracownika spółki Alfa, zaangażowania prawnika lub firmy windykacyjnej, istnieje jeszcze jeden sposób odzyskania należności - samodzielna windykacja online. To rozwiązanie jest nie tylko najbardziej korzystne cenowo spośród wszystkich wymienionych, ale przede wszystkim skuteczne.

Jak to działa? Windykacja online odbywa się przy pomocy specjalnego systemu. Po wyborze oferty dostosowanej do potrzeb firmy, otrzymuje ona dostęp do licznych dokumentów, pism procesowych i narzędzi windykacyjnych. Aplikacja na każdym z etapów windykacji podpowiada co i w jakim momencie należy zrobić.

System do monitoringu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl jest prosty w obsłudze. Pracownik, pracujący na co dzień przy komputerze, nie powinien mieć najmniejszych problemów w pracy z nim. Dodatkowo, jest niezwykle wygodny - przy pomocy jednej aplikacji można prowadzić monitoring należności, a w razie potrzeby szybko rozpocząć windykację. Koniecznie przeczytaj dlaczego regularny monitoring płatności może uchronić Twoją firmę przed zatorami płatniczymi .

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl przypomina firmom o nadchodzących terminach płatności i przeterminowanych fakturach. Wysyła też kontrahentom stosowne przypomnienia. Dzięki temu zachowanie kontroli nad płatnościami jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Aplikacja Vindicat.pl kompleksowo przeprowadza firmy budowlane także przez całość procesu windykacji. Zapewnia wsparcie na etapie polubownym, sądowym i egzekucyjnym.

Z systemu Vindicat.pl przedsiębiorcy z branży budowlanej z łatwością wygenerują m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Są to dokumenty spersonalizowane, oparte na wprowadzonych wcześniej danych i gotowe do złożenia. Brakuje na nich jedynie Twojego podpisu.

Ponadto, system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl zapewnia także dostęp do sprawdzonych scenariuszy windykacji, pieczęci prewencyjnej Vindicat, popularnej i wysoko pozycjonowanej giełdy długów Vindicat, a także - w zależności od wybranej oferty - systemu Big InfoMonitor.

Czy w związku z tym, że system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl oferuje tyle opcji, jest to rozwiązanie najdroższe? Wręcz przeciwnie. Windykacja online pozwala zaoszczędzić i czas i pieniądze.

Na jaką metodę windykacji powinna więc zdecydować się spółka Alfa i inne firmy z branży budowlanej, będące w podobnej sytuacji? Rozwiązaniem, po które z pewnością warto sięgnąć, jest samodzielna windykacja online przy pomocy systemu Vindicat.pl. To metoda szybka, skuteczna i niedroga. W dodatku system oferuje wiele dodatkowych, przydatnych opcji, takich jak m.in. monitoring należności czy dostęp do pieczęci prewencyjnej. Windykacja online to wiele korzyści w jednej, rozsądnej cenie.

Aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu do monitoringu i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl kończy się na korzystnym dla wierzyciela etapie polubownym.

Jak odzyskiwać pieniądze z faktur w branży budowlanej? 5 skutecznych kroków

Na koniec, podsumujmy sobie całą wiedzę dotyczącą odzyskiwania pieniędzy z faktur w branży budowlanej. Co możesz zrobić, aby skutecznie odzyskiwać pieniądze za wykonane usługi?

1. Podpisuj umowy. Nie daj się zwieść kontrahentowi, który zapewnia Cię o swojej uczciwości. Pisemna umowa stanowi mocny dowód w razie jakichkolwiek problemów z uzyskaniem zapłaty. Pamiętaj o tym i staraj się nie rozpoczynać robót, dopóki nie uzyskasz pisemnego potwierdzenia, że warunki pomiędzy Tobą, a kontrahentem zostały jasno ustalone.
2. Monitoruj płatności. Regularny monitoring płatności sprawi, że będziesz miał bezpośrednią kontrolę nad każdą z faktur wystawianych przez Twoją firmę. To bardzo ważne działanie prewencyjne! Dzięki niemu na czas podejmiesz odpowiednie kroki w celu odzyskania pieniędzy z faktury. Szczególnie efektywny jest on w systemie do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl, ponieważ w prosty sposób możesz przejść od monitoringu płatności do windykacji online.
3. Nie zwlekaj z rozpoczęciem windykacji polubownej. Kontrahent nie płaci? Minęło kilka dni, tydzień, a może miesiąc? Nie czekaj i regularnie upominaj się o płatność. Dzwoń, pisz e-maile i wysyłaj drukowane wezwania do zapłaty. Możesz też skorzystać z systemu Vindicat.pl, który skutecznie wesprze Cię na etapie polubownym i każdym kolejnym.
4. Jeśli trzeba - skorzystaj z pomocy sądu. Wielu przedsiębiorców obawia się skierować sprawę do sądu. Sądzą, że jest to droga długa, kosztowna i skomplikowana. Jeśli windykacja polubowna zawiedzie, jest to jednak jedyny pewny sposób na uzyskanie zapłaty. Z systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl wygenerujesz pozew, e-pozew i wszystkie inne niezbędne pisma. Otrzymasz całość potrzebnej dokumentacji, na której brakować będzie jedynie Twojego podpisu.
5. Nie obawiaj się pomocy specjalistów, gdy nie dajesz sobie rady. Jeśli na Twojej drodze do odzyskiwania pieniędzy wystąpią jakiekolwiek przeszkody, sięgnij po poradę profesjonalisty. W systemie Vindicat.pl jest to wyjątkowo proste, ponieważ możesz przekazać sprawę kancelarii Vindicat. Zajmą się nią wykwalifikowani prawnicy i eksperci w dziedzinie windykacji. Kancelaria Vindicat wynagrodzenie pobiera dopiero w momencie odzyskania długu, a kosztami windykacji możesz obciążyć dłużnika.

Nie pozwól, aby nieodzyskane pieniądze z faktury spowodowały problemy z płynnością finansową w Twojej firmie

Problemy z zatorami płatniczymi są niestety codziennością polskich przedsiębiorców z branży budowlanej. Powyższe sposoby pomogą Ci jednak zadbać o bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy i jednocześnie zdyscyplinować kontrahentów, z którymi realizujesz projekty. Pamiętaj o monitoringu należności i wypróbuj nowoczesny, wygodny, a przede wszystkim skuteczny sposób windykacji - windykację online. Zaoszczędzisz dzięki niemu, czas, pieniądze... i sporo nerwów.

Wypróbuj system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl już za 99 zł netto miesięcznie.

FAQ: