Czy warto korzystać z systemów windykacyjnych, takich jak SMS czy e-mailing?
Próbujesz kontaktować się z dłużnikiem telefonicznie, ale w słuchawce wciąż panuje głucha cisza? Znasz adres jego firmy, jednak za każdym razem gdy pojawiasz się pod drzwiami, klient unika rozmowy? A może dłużnik obiecał spłatę ustnie, ale jego słowa nie mają odbicia w rzeczywistości? Dążenie do windykowania należności jest bardzo dobrą decyzją, jednak zastanów się, czy formy kontaktu, jakie wybierasz, są właściwe. Sukces Twoich działań zależy nie tylko od czasu reakcji, ale również przemyślanych kroków i decyzji. Musisz wiedzieć, że każde działanie windykacyjne, jakie podejmujesz, musi być dobrze udokumentowane. W przeciwnym razie może dojść do przedawnienia zobowiązania, a co za tym idzie - utraty możliwości dochodzenia swoich roszczeń w sposób prawny.
Rozmowa telefoniczna, bezpośrednia, SMS czy e-mail - co wybrać?
Rozmowy telefoniczne i bezpośrednie są popularnym kanałem komunikacyjnym w procesie windykacji. Dają wierzycielowi możliwość szybszego ustalenia warunków spłaty długu. Nie może ona jednak stanowić wyłącznej formy windykacji przede wszystkim z uwagi na swoją ulotność. Nawet jeśli dłużnik zapewni Cię przez telefon, że ureguluje zobowiązanie, nie masz na to żadnego dowodu - nadal jest to deklaracja ustna.
Powiadomienia wysyłane drogą SMS-ową lub mailową zostawiają ślad, który może posłużyć Ci jako dowód w przypadku postępowania sądowego. Pisemne formy kontaktu z dłużnikiem są ważnym składnikiem windykacji polubownej, która wstrzymuje lub zawiesza bieg przedawnienia, dzięki czemu nie utracisz prawa dochodzenia swojego roszczenia.
Rozmowy telefoniczne | SMS/ e-mail |
Brak dowodów na treść i charakter rozmów. | Zapisane wiadomości w skrzynce pocztowej poświadczają o podejmowanych przez Ciebie działaniach. |
Omawianie warunków może prowadzić do niepełnego zrozumienia sprawy. | Konkretnie opisane warunki dają dłużnikowi jasne informacje, do których może wrócić w każdej chwili. |
Brak możliwości wiarygodnego powołania się na współpracę z firmą windykacyjną. | Możliwość opatrzenia pism wysyłanych drogą mailową fachową pieczęcią prewencyjną Vindicat.pl |
Brak możliwości dostarczenia dłużnikowi pism windykacyjnych i sądowych. | Poprzez e-mail możesz dostarczyć swojemu dłużnikowi niezbędne dokumenty windykacyjne, takie jak wezwanie do zapłaty czy pozew do sądu. |
Jeśli nie są zarejestrowane, nie wstrzymują biegu przedawnienia długu. | Wstrzymują bieg przedawnienia długu. |
Rozmowy telefoniczne są popularnym kanałem komunikacyjnym. Dają dłużnikowi pewien komfort, a wierzycielowi wygodę i możliwość szybszego ustalenia warunków. Spokojna i empatyczna rozmowa jest ważnym elementem dopełniającym proces windykacyjnym. Nie może stanowić wyłącznego składnika windykacji.
Przykład:
Pani Katarzyna, jako grafik freelancer, zawarła umowę pisemną z panem Bartoszem, właścicielem firmy zajmującej się produkcją i dystrybucją materiałów reklamowych. Umowa zakładała dostarczenie i wykonanie określonych usług graficznych dla firmy pana Bartosza, w zamian za ustaloną kwotę wynagrodzenia.
Pani Katarzyna rzetelnie wykonała swoje zobowiązania, dostarczając gotowe projekty graficzne zgodnie z ustalonym harmonogramem. Niestety, pan Bartosz nie wywiązał się ze swojego zobowiązania do zapłaty. Mimo wielokrotnych telefonów i rozmów, pan Bartosz zawsze obiecywał uregulowanie należności, ale nie dotrzymywał słowa.
Pani Katarzyna postanowiła podjąć działania windykacyjne, aby dochodzić swojego roszczenia. Niestety, nie posiadała dokumentacji na podejmowane działania windykacyjne, ponieważ były to wyłącznie ponaglenia ustne. Z biegiem czasu, upłynął okres przedawnienia roszczenia, w którym można było skierować sprawę do sądu w celu dochodzenia należności.
Przez nieumiejętne windykowanie pani Katarzyna nie miała możliwości skorzystania z procesu sądowego ani podjęcia działań egzekucyjnych. Pan Bartosz uniknął odpowiedzialności za swoje zobowiązania finansowe wobec pani Katarzyny, a ona nie była w stanie odzyskać swoich środków.
Ten przykład pokazuje, jak ważne jest skrupulatne dokumentowanie wszelkich transakcji biznesowych. Dla ochrony swoich interesów, w przypadku zaistnienia długu, zawsze warto podejmować pisemne próby dochodzenia roszczeń.
Wezwanie do zapłaty - tego nie załatwisz telefonicznie!
Wezwanie do zapłaty jest żądaniem wystosowanym przez wierzyciela do dłużnika, mającym na celu przypomnienie o istnieniu zaległego zadłużenia i skłonienie dłużnika do uregulowania należności. Jest to ważny dokument w procesie windykacyjnym, który powinien spełniać określone wymogi formalne, a więc powinno być sformułowane pisemnie.
Wezwania do zapłaty powinno zawierać zagadnienia związane z obsługą długu, takie jak:
- dane identyfikacyjne wierzyciela i dłużnika,
- podstawę zobowiązania - należy w dokładny sposób opisać transakcję, która stanowi podstawę powstania zadłużenia, np. numer faktury, datę zawarcia umowy, opis usługi lub towaru,
- kwotę zaległości - należy uwzględnić również odsetki lub inne koszty związane z opóźnieniem w płatności, jeśli są przewidziane w umowie lub w przepisach prawa,
- precyzyjny termin zapłaty,
- sposób dokonania płatności,
- informacje dotyczące konsekwencji niewykonania wezwania.
Jak widzisz, informacje zawarte w wezwaniu do zapłaty muszą być precyzyjne. Efektywność tego dokumentu jest uzależniona od jego poprawnego i fachowego sformułowania. Ustne wezwanie do zapłaty jest działaniem nieprofesjonalnym oraz niemającym żadnej gwarancji skuteczności.
Przykład:
Pan Robert, jako specjalista od remontów i napraw, został zatrudniony przez firmę pani Weroniki w celu przeprowadzenia prac remontowych w jej biurze. Pan Robert rzetelnie i profesjonalnie wykonał wszystkie prace zgodnie z ustaleniami i oczekiwaniami pani Weroniki. Po zakończeniu prac, pani Weronika odmówiła zapłaty za wykonane usługi, twierdząc, że są one niewystarczające lub nie spełniają umownych warunków.
Pan Robert postanowił działać w celu odzyskania swojego wynagrodzenia. Wiedząc, że pani Weronika nie dokonała wpłaty, zdecydował się na kontakt telefoniczny. Podczas rozmowy poinformował kobietę o jej zaległościach finansowych i przekazał ustne wezwanie do zapłaty za wykonane usługi. Niestety, pani Weronika wyśmiała pana Roberta i zlekceważyła jego starania.
Z powodu braku pisemnego potwierdzenia wezwania do zapłaty, pan Robert nie miał żadnego dowodu na podjęcie działań windykacyjnych. Dopiero po kontakcie z firmą windykacyjną skierował do kobiety pisemne wezwanie do zapłaty, na podstawie którego kobieta uregulowała zadłużenie. Mimo odzyskania środków mężczyzna stracił cenny czas i energię na próby porozumienia się z panią Weroniką, które nie przyniosły wówczas żadnych efektów.
Ten przykład pokazuje, jak ważne jest posiadanie pisemnego dokumentu, takiego jak wezwanie do zapłaty, które potwierdza żądanie wierzyciela oraz zobowiązanie dłużnika do uregulowania należności. Bez takiego dokumentu, trudniej jest dochodzić swoich praw i skutecznie przekonać dłużnika do zapłaty.
Sprawa ma się podobnie w przypadku pozwu do sądu. Jest to bowiem formalny akt procesowy, który inicjuje proces sądowy mający na celu uzyskanie nakazu zapłaty oraz umożliwienie dalszej egzekucji należności.
Podobnie jak wezwanie do zapłaty, pozew powinien być sporządzony w sposób jasny i precyzyjny, zgodnie z wymogami prawnymi. Nawet jeśli na etapie windykacji stosowałeś mailing, kontakt SMS czy tradycyjne wysyłki pism pocztą, pozwu nie możesz przedłożyć dłużnikowi poprzez rozmowę telefoniczną czy bezpośrednią.
Ustne rozmowy z dłużnikiem - uzupełnienie działań windykacyjnych
Spokojna i empatyczna rozmowa jest ważnym elementem dopełniającym proces windykacyjny, ale warto to porządnie podkreślić - dopełniającym. Wielu dłużników z pewnością zareaguje na prośby telefoniczne, jednak działaj prewencyjnie i pamiętaj, że Twój kontrahent już raz nie dotrzymał słowa. Przede wszystkim stosuj wysyłkę pisemną i archiwizuj wszelkie próby kontaktu oraz treści przesyłanych wiadomości. Oczywiście - rozmowa wierzyciela z dłużnikiem może odgrywać istotną rolę w odzyskiwaniu pieniędzy.
Aby zwiększyć szanse na skuteczność rozmowy, zadbaj o:
- zachowanie spokoju,
- przygotowanie do rozmowy,
- precyzyjne przedstawienie sprawy,
- szukanie rozwiązania,
- aktywne słuchanie i reagowanie na komunikaty dłużnika,
- profesjonalizm i uprzejmość.
Vindicat.pl - profesjonalizm na każdym etapie windykacji!
Nie chcesz tracić czasu na wysyłanie do dłużnika wiadomości SMS i e-maili? Rozumiesz wagę pisemnych powiadomień, ale nie masz głowy, by się nimi zająć? To zrozumiałe, że wolisz zainwestować swoje siły w rozwój firmy lub sprawy prywatne. System Vindicat.pl to innowacyjne rozwiązanie stworzone specjalnie dla wierzycieli, którzy chcą skutecznie odzyskać swoje należności. Oferujemy szereg usług i rozwiązań, które umożliwiają profesjonalne zarządzanie procesem windykacji.
Dzięki Vindicat.pl możesz liczyć na:
- skuteczne windykowanie,
- automatyzację procesów,
- personalizowane powiadomienia i przypomnienia o płatnościach,
- bieżący monitoring Twojej sprawy.
Automatyczna wysyłka powiadomień z RoboVindicat!
Po zalogowaniu do naszego systemu otrzymasz dostęp do funkcjonalnego narzędzia, dzięki któremu przekonasz się, że windykacja nigdy nie była łatwiejsza. RoboVindicat to intuicyjna aplikacja, która przeprowadzi Cię suchą nogą przez każdy etap windykacji - od działań polubownych po skierowanie sprawy do sądu i przeprowadzenie egzekucji komorniczej.
Wystarczy, że podasz dane faktury oraz podstawowe informacje związane z długiem, a system Vindicat:
- wyśle do dłużnika oficjalne powiadomienie o należności,
- poinformuje dłużnika o ustalonym terminie płatności i będzie monitorować postęp w sprawie, zapewniając kompleksową informację na temat jej przebiegu,
- umożliwi sprzedaż sprawy na najbardziej skutecznej i widocznej giełdzie długów, jaką jest Vindicat.pl,
- na Twoje życzenie włączy sprawę do bazy danych BIG InfoMonitor,
- poinformuje dłużnika o wpisach na giełdę długów oraz do Biura Informacji Gospodarczej, zapewniając pełną przejrzystość i świadomość konsekwencji związanych z niewywiązaniem się z zobowiązań finansowych,
- powiadomi dłużnika o możliwości skierowania sprawy do sądu, zapewniając kompletną informację na temat procedur prawnych i konsekwencji związanych z nieterminową zapłatą.
Skorzystaj z pomocy Vindicat.pl i swobodnie zarządzaj swoim czasem, a RoboVindicat skutecznie odzyska Twoje pieniądze.
FAQ:
Jakie są zalety wysyłki powiadomień SMS-owych do dłużnika?
Wysyłka SMS-owych powiadomień jest szybka, skuteczna i może dotrzeć bezpośrednio do dłużnika w czasie rzeczywistym, co zwiększa szanse na skuteczną komunikację.
Czy wysyłka powiadomień SMS-owych za pośrednictwem robota Vindicat.pl jest bezpieczna?
Tak. Wysyłka powiadomień SMS-owych z RoboVindicat odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa, zapewniając poufność i ochronę danych osobowych.
Jakie informacje można przekazać w mailowym powiadomieniu do dłużnika?
W mailowym powiadomieniu można przekazać informacje dotyczące zaległej płatności, terminu spłaty, ewentualnych konsekwencji za brak uregulowania długu oraz instrukcje dotyczące dalszych działań.
Czy SMS-owy kontakt z dłużnikiem jest kosztowny?
Nie. Koszty wysyłki SMS-a zależą od dostawcy usług, jednak w porównaniu z tradycyjnymi metodami komunikacji, takimi jak listy czy rozmowy telefoniczne, wysyłka SMS-ów jest zazwyczaj bardziej ekonomiczna.
Czy wysyłka e-maili wymaga zgody dłużnika?
Tak. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, konieczne jest uzyskanie zgody dłużnika na otrzymywanie powiadomień mailowych. Bez zgody nie można wysyłać takich wiadomości. Adres mailowy do kontaktu powinien zostać określony w umowie.
Jak działa model Success Fee w przypadku korzystania z platformy Vindicat.pl?
Model Success Fee to korzystny dla wierzycieli sposób rozliczania się z usług świadczonych przez platformę Vindicat.pl. W ramach tego modelu, opłata za usługi windykacyjne jest pobierana tylko w przypadku skutecznego odzyskania należności.
