Nota obciążeniowa – co to jest i jak ją wystawić?

Nota obciążeniowa to dokument spotykany w polskim obrocie gospodarczym znacznie rzadziej niż faktura. W związku z tym przedsiębiorcy miewają wątpliwości co do jego księgowania. Czym jest nota obciążeniowa, kiedy stosujemy ją w windykacji i jak wystawić taki dokument? Wyjaśniamy.

Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, nazywana również notą księgową, to stosunkowo prosty, często zaledwie jednostronicowy dokument. Wystawia się ją w zupełnie innych sytuacjach niż doskonale znaną wszystkim przedsiębiorcom fakturę VAT.

Nota obciążeniowa dokumentuje przychody lub koszty, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT.

Innymi słowy, nota obciążeniowa zawiera wykaz operacji, których przedsiębiorca nie może udokumentować przy pomocy faktury. Kiedy otrzymamy taką notę, nie ma sensu popadać w zakłopotanie. Dokument ten można bezpiecznie i bezproblemowo rozliczyć.

Po co wystawia się noty obciążeniowe?

Powodów, dla których przedsiębiorcy sięgają po noty obciążeniowe, jest kilka. Co najmniej dwa z nich wiążą się z odzyskiwaniem należności. Noty księgowe wystawia się w szczególności w celach:

• naliczania kary umownej w związku z nieterminową płatnością,
• naliczania odsetek za opóźnienia w płatnościach,
• korekty omyłek, które wystąpiły we wcześniej wystawionych dokumentach księgowych,
• przenoszenia na nabywcę kosztów, niepodlegających podatkowi VAT,
• dokumentacji roszczenia związanego z wypłatą odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe.

Na marginesie warto wspomnieć, że z notami obciążeniowymi szczególnie często mają do czynienia przedsiębiorcy współpracujący z organizacjami pozarządowymi. Dokument ten bywa również wykorzystywany w celach rozliczenia kosztów poniesionych podczas realizacji różnego typu projektów.

Jak wystawić notę obciążeniową i co musi zawierać?

Wystawienie noty obciążeniowej nie jest przesadnie skomplikowane. Można zrobić to samodzielnie, kierując się odpowiednimi przepisami Ustawy o rachunkowości [Dz.U.2019.351].

Zgodnie z ustawą, nota księgowa musi zawierać:

• określenie rodzaju dowodu („nota księgowa”) i jego numer identyfikacyjny,
• określenie stron, między którymi doszło do realizacji transakcji gospodarczej (nazwy, adresy),
• opis operacji oraz jej wartość, a jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę przygotowania tego dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i kwalifikacji dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych - poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Nota obciążeniowa musi zawierać podstawowe elementy, które zgodnie z prawem powinny zawierać wszystkie dokumenty księgowe.

Warto też pamiętać, że jeśli nota obciążeniowa dotyczy waluty innej niż złoty polski, powinna zawierać kwotę już przeliczoną na złotówki. Przeliczenia dokonujemy według kursu obowiązującego w dniu wystawienia noty.

W przypadku noty księgowej podpis odbiorcy noty nie jest konieczny. Nie ma więc przeciwwskazań, aby wystawić ją online.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów - nota księgowa jako koszt uzyskania przychodu

Nota obciążeniowa może wydawać się przedsiębiorcom kłopotliwa także w kontekście potencjalnego uznania jej za koszt uzyskania przychodu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Aby wiedzieć, co należy zrobić, aby działać zgodnie z prawem, należy sięgnąć do rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów [Dz.U.2019.2544].

Zgodnie z treścią § 11 ust.3 tego rozporządzenia, podstawą zapisów w księdze jest dowód księgowy, przez który należy rozumieć także:

inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Do tego katalogu możemy zaliczyć również noty obciążeniowe. Są one uznawane za tzw. inne dowody księgowe i mogą tym samym stanowić podstawę do zapisów w księgach przychodów i rozchodów. Pośrednio mówi o tym również z § 12 pkt 2 tego samego rozporządzenia, zgodnie z którym nota księgowa to specjalny rodzaj dowodów księgowych, sporządzony w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymany od kontrahenta podatnika lub przekazany kontrahentowi.

Nota obciążeniowa w windykacji - nota obciążeniowa dla dłużnika

Tak jak wspominaliśmy, noty obciążeniowe stosuje się również dla obciążenia dłużnika odsetkami za opóźnienie w płatnościach lub karami umownymi z tytułu niedotrzymania umowy.

Wierzyciel może skutecznie wystawić notę obciążeniową, gdy żąda odsetek z powodu opóźnienia w płatności. Notę obciążeniową można wystawić także, gdy kontrahent nienależycie wykonał swoje zobowiązanie, a w umowie zastrzeżono karę umowną w określonej wysokości.

Wierzyciel może wystawić notę bez względu na to, czy dłużnik popadł w opóźnienie ze swojej winy, czy też nie. Dla możliwości wystawienia noty obciążeniowej nie ma również znaczenia fakt, czy wierzyciel z powodu opóźnienia poniósł jakąkolwiek szkodę.

Nota obciążeniowa w przypadku obciążenia dłużnika kosztami rekompensaty za opóźnienie w płatności

Należy bezwzględnie pamiętać, że już od pierwszego dnia po upływie terminu zapłaty, wierzycielowi zaczyna przysługiwać rekompensata za opóźnienie w płatności.

Od 1 stycznia 2020 zamiast ryczałtowej kwoty 40 Euro bez względu na wysokość długu, wierzyciel może też domagać się innych, wyższych kwot. Wysokość rekompensaty zależy od kwoty dochodzonej należności i wynosi:

• 40 euro - jeśli kwota dochodzonego roszczenia pieniężnego nie przekracza 5 000 złotych,
• 70 euro - jeśli kwota dochodzonego roszczenia jest wyższa niż 5 000 złotych, ale równocześnie jest niższa niż 50 000 złotych,
• 100 euro - jeśli kwota dochodzonego roszczenia jest równa lub wyższa niż 50 000 złotych.

Kwoty w Euro przeliczamy zgodnie ze średnim kursem euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym roszczenie stało się wymagalne. Archiwum średnich kursów euro znajduje się na stronie Narodowego Banku Polskiego.

Zmiany zwiększające kwoty rekompensat weszły w życie 1 stycznia 2020 r. Nowe stawki stosujemy więc do wierzytelności, które powstały po 1 stycznia 2020 r.

Więcej o nowych kwotach rekompensat za opóźnienia w płatnościach, pisaliśmy w artykule: Rekompensata za windykację 40, 70 i 100 euro - kiedy można zastosować wyższą stawkę?

Przykład:
Spółka z o.o. wykonała usługi na rzecz innego przedsiębiorcy. Wykonanie usługi zostało udokumentowane fakturą na kwotę 7 200 zł z terminem zapłaty przypadającym za 16 listopada 2019 r. Dłużnik nie zapłacił. W grudniu 2019 r. spółka obciążyła go rekompensatą o równowartości 40 Euro. Spółka wystawiła odpowiednią notę obciążeniową. Jako że należność stała się wymagalna w listopadzie 2019 r., rekompensatę należało przeliczyć według średniego NBP z ostatniego dnia roboczego tego miesiąca oraz z według stałej stawki 40 Euro, obowiązującej w ówczesnym stanie prawnym. Gdyby wierzytelność powstała po 1 stycznia 2020 r. wierzyciel mógłby obciążyć dłużnika w nocie kwotą rekompensaty w wysokości 70 Euro.

Regularna i przemyślana windykacja - najlepszy sposób na uniknięcie poważnych problemów z nierzetelnymi klientami

Nota obciążeniowa bywa bardzo przydatna w windykacji. Bezpiecznym i niezwykle skutecznym rozwiązaniem, z którego korzysta już kilka tysięcy polskich przedsiębiorców, jest samodzielna windykacja online w systemie do monitoringu należności i windykacji Vindicat.pl.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to innowacyjne narzędzie, umożliwiające proste i szybkie dochodzenie należności małym i średnim firmom.

Jak przebiega windykacja online? To proste. Wystarczy za darmo zarejestrować się w systemie, wybrać ofertę, wprowadzić dane z faktur, o które poprosi system... i już prawie gotowe. Vindicat.pl prowadzi przedsiębiorcę przez każdy z etapów windykacji. Wskazuje co, w jakim terminie i w jaki sposób należy zrobić. Nad opracowaniem najskuteczniejszych scenariuszy windykacji pracują profesjonaliści Vindicat - są one na bieżąco udoskonalane. Dzięki temu wierzyciele mają pewność, że robią wszystko, co mogą, aby jak najszybciej odzyskać pieniądze.

Użytkownicy systemu Vindicat.pl w otrzymują dostęp do spersonalizowanych dokumentów windykacyjnych. Przy pomocy kilku kliknięć mogą wygenerować gotowe do zastosowania wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski niezbędne w postępowaniu egzekucyjnym.

Wszystkie dokumenty opierają się na wcześniej wprowadzonych danych. Wystarczy wygenerować pismo i złożyć odręczny podpis. Koniec z każdorazowym, czasochłonnym przygotowywaniem dokumentów!

Co ważne, Vindicat.pl to także jedyny na rynku system do monitorowania płatności, w pełni uwzględniający potrzeby małych i średnich firm. Przypomina klientom o terminach zapłaty i umożliwia tym samym skuteczną kontrolę firmowych należności.

Vindicat.pl to efektywny monitoring płatności, wsparcie na każdym etapie windykacji i... robot windykacyjny.

Znaczną część prostszych, powtarzalnych czynności w systemie Vindicat.pl może za użytkownika wykonać specjalny robot windykacyjny. Robot generuje dokumenty, dodaje wierzytelności na giełdę długów i wysyła kontrahentom przypomnienia. Skorzystanie ze wsparcia robota windykacyjnego to ogromna oszczędność czasu. Przeczytaj artykuł Automatyzacja w systemie Vindicat, czyli robot do ściągania należności i przekonaj się, że windykacja online to najszybsza ze wszystkich obecnych na rynku metod windykacji.

Użytkownicy Vindicat.pl w ramach jednego, stałego abonamentu mogą też korzystać m.in. z pieczęci prewencyjnej Vindicat, popularnej giełdy długów, programu edukacyjnego i modułu do negocjacji online.

Windykacja online daje użytkownikowi szereg dodatkowych funkcjonalności oraz jest niezwykle skuteczna. Aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu Vindicat.pl kończy się szczęśliwie już na etapie polubownym.

Wiedza na temat not obciążeniowych przyda się każdemu świadomemu przedsiębiorcy

Prowadzenie firmy w dzisiejszych realiach gospodarczych nie jest proste. Poważnymi niedogodnościami są nierzetelni kontrahenci i stale zmieniające się przepisy. Warto więc korzystać z nowoczesnego i efektywnego wsparcia. Dzięki systemowi do windykacji online Vindicat.pl przedsiębiorcy skutecznie walczą z nieterminowymi klientami i są na bieżąco z ważnymi dla procesu windykacji zmianami w prawie.

Windykacja online jest szybka, bezpieczna, a przede wszystkim ponadprzeciętnie skuteczna. Jeśli jednak wolisz klasyczne metody odzyskiwania pieniędzy, zawsze możesz także zlecić sprawę naszej wyspecjalizowanej kancelarii windykacyjnej.

Bez względu na to, którą z metod preferujesz, nie czekaj. Działaj, zanim ubiegną Cię inni wierzyciele Twojego dłużnika!

FAQ: