Monitoring płatności - narzędzie wsparcia w prowadzeniu biura księgowego

Monitorowanie firmowych płatności to zwykle zadanie biur księgowych lub wewnętrznego działu księgowości. Księgowi mają swoje sposoby na utrzymanie porządku w fakturach i kontrolę nad płatnościami. W dzisiejszych czasach monitoring można jednak w prosty sposób zoptymalizować. Jak? Powierzając to zadanie specjalistycznej aplikacji.

Monitoring płatności - co to jest i dlaczego jest taki ważny?

Przez monitoring płatności rozumiemy bieżącą kontrolę terminów płatności z wystawianych faktur VAT. Jego celem jest minimalizacja ryzyka opóźnień w zapłacie.

Monitorowanie płatności powinno poprzedzać windykację. Jego zadaniem jest przeciwdziałanie problemom z otrzymywaniem wpłat w terminie. Windykacja natomiast usuwa skutki tych opóźnień i prowadzi do odzyskania pieniędzy.

Monitoring należności może polegać na wysyłaniu kontrahentom stosownych przypomnień z informacją, że termin płatności się zbliża lub właśnie upłynął. Równie dobrze do monitoringu należności posłużyć mogą telefony, SMS-y czy e-maile.

Zaniechanie monitorowania płatności zwykle ma bardzo poważne konsekwencje. Przedsiębiorca nie kontroluje terminów, a zatem nie wie, kiedy powinien wszcząć windykację. Nieodzyskane należności szybko się kumulują, a firma zaczyna mieć problemy z utrzymaniem płynności finansowej.

Monitorowanie płatności powinno więc być standardem w każdej firmie - bez względu na jej rozmiar czy liczbę wystawianych faktur. Warto zadbać o wdrożenie monitoringu zarówno, gdy korzystasz z usług biura księgowego, jak również, gdy w Twoim przedsiębiorstwie funkcjonuje wewnętrzny dział księgowości.

Biuro księgowe, które oferuje klientom prowadzenie monitoringu płatności jest w oczach klienta znacznie bardziej atrakcyjne. Monitoring płatności warto - a nawet trzeba - wprowadzić także w wewnętrznym dziale księgowości w firmie.

Więcej o celach i roli monitoringu należności płatności pisaliśmy w artykułach Monitoring należności - co to jest i dlaczego Twoja firma go potrzebuje? oraz Monitoring należności i windykacja online .

Czy małe i średnie firmy również muszą monitorować płatności? Praktyczne skutki braku monitoringu

Problem z monitoringiem zwykle mają małe i średnie firmy. W dużych przedsiębiorstwach zazwyczaj jest to standardem. Firmy niewielkich rozmiarów często uważają jednak, że dopóki nie wystawiają setek faktur miesięcznie - nie ma sensu monitorować. Biura księgowe również nie zawsze mają tę usługę w standardzie, a zatem nierzadko zdarza się, że nie udzielają klientowi wskazówek w tym zakresie.

Zapanowanie nad płatnościami bez regularnego monitorowania płatności jest bardzo trudne również w małych firmach.

Nawet jeśli Twoja firma wystawia 5 lub 10 faktur miesięcznie, prawdopodobnie nie zapamiętasz wszystkich terminów płatności. Tym bardziej, prowadząc na co dzień biznes, nie będziesz mieć głowy do „ręcznego” wysyłania przypomnień kontrahentom. Skrupulatne prowadzenie monitoringu należności przy pomocy tabeli w Excelu jest pewnym rozwiązaniem, jednak wymaga czasu i łatwo jest popełnić błąd. Na szczęście w dzisiejszych czasach technologia oferuje znacznie sprytniejsze rozwiązania.

Dlaczego monitoring należności jest taki ważny? Wyjaśnijmy to na praktycznym przykładzie.

Przykład:
Pani Anna prowadzi niewielką hurtownię z akcesoriami kosmetycznymi. Do niedawna miesięcznie wystawiała średnio około 10 faktur VAT, opiewających zwykle na kwoty w przedziale 1 000 - 1 500 zł jedna. Pani Anna korzysta z pomocy księgowej. Nie zleciła jej jednak prowadzenia monitoringu należności, uznając że przy tej skali działalności nie ma to sensu. Słyszała o systemach do monitoringu online, jednak uważała je za drogie i dostosowane wyłącznie do dużych firm. Problemy nadeszły, gdy Pani Anna nawiązała współpracę z kilkoma drogeriami internetowymi. Przy okazji tych współprac, liczba wystawianych przez firmę Pani Anny faktur, natychmiastowo wzrosła. Dodatkowo drogerie regularnie spóźniały się z regulowaniem płatności, składając równocześnie kolejne zamówienia. Księgowa Pani Anny poinformowała ją wkrótce, że przy okazji nowych współprac, w finansach firmy zapanował chaos i należałoby pomyśleć o jakimś rozwiązaniu. Dodatkowo, w związku z brakiem terminowych płatności, Pani Anna zaczęła mieć pierwsze problemy z regulowaniem własnych zobowiązań. Właścicielka hurtowni powoli zaczęła zdawać sobie sprawę, że popełniła szereg błędów.

Wielu małym i średnim firmom, podobnie jak Pani Annie, wydaje się, że dopóki faktur jest niewiele, monitoring jest zbędny. Sytuacja może się jednak łatwo zmienić. Jedna większa współpraca, zwiększająca z dnia na dzień liczbę wystawianych faktur, może doprowadzić do poważnych nieprzyjemności. Jakie więc błędy popełniła bohaterka naszego przykładu i jej biuro księgowe?

• Biuro księgowe Pani Anny w ogóle nie prowadziło monitoringu należności - ani „ręcznego” ani zautomatyzowanego. Pani Anna o to nie prosiła, jednak równie dobrze mógłby on być odpowiednio wkalkulowany w koszt obsługi i oferowany w standardzie.
• Pani Anna nie przeprowadziła porządnego researchu. Uważała, że zautomatyzowane systemy do monitoringu online są drogie i przeznaczone wyłącznie dla dużych firm.
• Właścicielka firmy nie była przygotowana na podjęcie dużych, intratnych współprac. Kiedy tylko pojawiła się konieczność wystawiania większej liczby faktur, jej księgowa zgłosiła problemy. Nic dziwnego, skoro Pani Anna poniekąd świadomie zrezygnowała z monitoringu, a księgowość nie dysponowała żadnymi narzędziami ułatwiającymi pracę.
• Na skutek braku monitorowania płatności, Pani Anna nie była w stanie na czas rozpocząć działań windykacyjnych. Sprzedawała kolejne towary, generując koszty dla własnej firmy i nie otrzymywała za nie zapłaty.
• W konsekwencji tych wszystkich zaniedbań, Pani Anna naraziła firmę na poważne problemy z płynnością finansową.

Brzmi znajomo? Pomimo rosnącej świadomości wśród przedsiębiorców, brak regularnego monitoringu faktur nadal leży u podstaw licznych problemów z płynnością.

Na szczęście, istnieje proste rozwiązanie.

Usprawnij pracę swojej księgowości i unikaj problemów - korzystaj z systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl

Problemów podobnych jak w hurtowni Pani Anny można uniknąć w prosty i niedrogi sposób. Z pomocą wszystkim małym i średnim firmom, a przede wszystkim ich działom księgowości, przychodzi system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Dzięki systemowi do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl wprowadzisz zautomatyzowany monitoring należności w Twojej firmie. W razie konieczności równie szybko rozpoczniesz efektywną windykację.

Usługa monitoringu w aplikacji Vindicat.pl to odpowiedź dotychczasową lukę w rynku. Do niedawna niewielkie przedsiębiorstwa faktycznie mogły mieć problem ze znalezieniem korzystnego cenowo i skutecznego narzędzia do monitoringu płatności. Na szczęście te czasy minęły.

Jak może zmienić się praca Twojej księgowości po rejestracji w systemie Vindicat.pl?

• Jeśli do tej pory nie prowadziłeś monitoringu w ogóle - znacznie zwiększysz bezpieczeństwo finansowe swojej firmy.
• Jeśli prowadziłeś monitoring w inny sposób - ryzyko błędów zostanie zminimalizowane. Twoja księgowa nie będzie już musiała ręcznie monitorować płatności i skrupulatnie uzupełniać kolejnych pól w Excelu. Wystarczy wprowadzić dane do aplikacji... i już. Przypomni ona o zbliżających się terminach płatności oraz tych, które właśnie minęły. Opanujesz chaos w fakturach i innych dokumentach związanych z płatnościami.
• Wzrośnie efektywność. Dzięki pełnej automatyzacji, dział księgowości będzie mógł poświęcić swój czas na aktywności, których nie da się zoptymalizować.
• Oszczędzisz. W systemie Vindicat.pl, w ramach jednego abonamentu, którego ceny rozpoczynają się już od 169 zł miesięcznie, możesz monitorować należności i prowadzić windykację. Obniżysz tym samym koszty bieżącej obsługi klientów.
• Wzmocnisz swoja pozycję w oczach kontrahentów i wykształcisz u nich dyscyplinę płatniczą. Firmy, które monitorują płatności, cieszą się opinią poważnych i rzetelnych partnerów biznesowych. To przedsiębiorstwa, które od razu jasno zaznaczają, że potrafią zadbać o swoje interesy i w razie dalszych problemów, podejmą kolejne kroki. Zyskują również zewnętrzne biura księgowe. Dzięki usłudze monitoringu należności w standardzie, mogą oferować bardziej kompleksową obsługę.

Zadbaj o finanse swojej firmy i zoptymalizuj pracę działu księgowości - monitoruj należności online.

Monitoring należności i samodzielna windykacja online - jeden system, wiele korzyści

Co jednak jeśli trafisz na wyjątkowo uporczywego kontrahenta i monitoring płatności okaże się niewystarczający? Z takich sytuacji również jest wyjście. Przy pomocy systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl osobiście lub z pomocą księgowej szybko rozpoczniesz efektywną windykację.

Po zakończeniu monitorowania płatności w systemie Vindicat.pl przy pomocy kilku kliknięć przejdziesz do modułu windykacji i rozpoczniesz odzyskiwanie należności.

Czy to skomplikowane? Zdecydowanie nie. System przedstawia przedsiębiorcom sprawdzone scenariusze windykacji i dosłownie prowadzi ich za rękę przez cały proces. Podpowiada kiedy i jakie czynności należy podjąć. W kilka sekund wygenerujesz też wszystkie niezbędne dokumenty windykacyjne. Są one spersonalizowane i gotowe do użycia. Opierają się na wprowadzonych przez Ciebie danych, a jedyne co musisz zrobić, to złożyć podpis.

Nie potrafisz samodzielnie sporządzić wezwania do zapłaty, pozwu czy wniosku o wszczęcie egzekucji komorniczej? Żaden problem. Z aplikacji Vindicat.pl wygenerujesz je w ciągu kilku sekund.

To jeszcze nie koniec korzyści. Oprócz możliwości monitorowania płatności i wsparcia na każdym z etapów windykacji, system oferuje także możliwość umieszczenia na fakturach pieczęci prewencyjnej Vindicat. To dla kontrahentów jasny sygnał, że w razie problemów, sprawą zajmie się Vindicat.

Po rejestracji w aplikacji Vindicat.pl będziesz mógł także korzystać z wysoko pozycjonowanej giełdy długów, a w zależności od wybranej oferty - dokonać wpisu do Big InfoMonitor.

Bądź świadomym przedsiębiorcą. Monitoruj płatności, a w razie potrzeby szybko rozpoczynaj windykację.

Dowiedz się więcej o sposobie działania aplikacji do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. Przekonaj się, że zachowanie kontroli nad firmowymi finansami nigdy dotąd nie było tak proste.

Twój dział księgowości może pracować sprawniej i wydajniej...

... o ile sam mu to ułatwisz. Monitoringu należności nie trzeba prowadzić ręcznie, a firma windykacyjna nie jest niezbędna dla skutecznego odzyskiwania należności. Korzystaj z nowoczesnych rozwiązań - monitoring płatności i windykacja to procesy, które w dzisiejszych czasach można w prosty sposób zoptymalizować. Oszczędź czas i pieniądze. Wypróbuj system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl już za 169 zł miesięcznie.

FAQ: