Jakie dokumenty wymagane są do wszczęcia windykacji?

19-07-2019

Jakie dokumenty wymagane są do wszczęcia windykacji? Jeśli wciąż zmagasz się z nierzetelnymi kontrahentami, którzy za nic mają terminy płatności - koniecznie powinieneś poznać odpowiedź na to pytanie. W dzisiejszym artykule wyjaśniamy jakimi dokumentami koniecznie musisz dysponować, aby móc rozpocząć zgodne z prawem dochodzenie należności.

Dokumenty do windykacji, a etapy windykacji

Na początku chcielibyśmy podkreślić jedną bardzo ważną rzecz - w zależności od specyfiki sprawy dokumenty, których będziesz potrzebował do rozpoczęcia procesu dochodzenia należności mogą się między sobą różnić. Po drugie, zanim wyjaśnimy Ci jakie pisma powinieneś przygotować, musisz wiedzieć, że windykacja dzieli się na etapy.

Cały proces windykacji dzielimy na trzy zasadnicze etapy - etap polubowny, etap sądowy oraz postępowanie egzekucyjne.

Na każdym z tych etapów będziesz potrzebował innych dokumentów. Czym szybciej uda Ci się zakończyć sprawę, tym mniej dokumentacji będzie wymagane. Jeśli odzyskasz pieniądze już po przeprowadzeniu polubownych rozmów z dłużnikiem być może wystarczy Ci tylko faktura VAT lub umowa. Jeśli natomiast dojdzie do sprawy sądowej i idącego w ślad za nią postępowania egzekucyjnego, dokumentacja sprawy może stać się całkiem obszerna.

Jakie dokumenty wymagane są do wszczęcia windykacji polubownej?

Windykację polubowną, czyli próby „dogadania się” z dłużnikiem w celu jak najszybszej spłaty, możesz rozpocząć tak naprawdę już kolejnego dnia po bezskutecznym upływie terminu płatności. Wówczas wierzytelność staje się wymagalna. W zakres windykacji polubownej wchodzi m.in. mailowy, telefoniczny lub osobisty kontakt z dłużnikiem oraz wysyłka wezwań do zapłaty (za potwierdzeniem odbioru). Więcej na temat windykacji polubownej wiesz się z innego naszego artykułu: Polubowna czy sądowo-egzekucyjna windykacja długów.

Aby rozpocząć windykację polubowną, dobre jest dysponować dokumentami potwierdzającymi istnienie należności. Mogą przydać się m.in. dla potwierdzenia zasadności wysyłki wezwań do zapłaty.

Najlepiej, jeśli dysponujesz dokumentem niewzbudzającym żadnych wątpliwości, np. zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem, fakturą VAT lub umową. Jeśli jednak nie podpisałeś umowy - być może nie wszystko stracone. Rozpocząć windykację możesz również na podstawie takich dokumentów jak m.in.:

Poświadczenie wykonania usługi, np. protokół odbioru usługi, referencje;
Porozumienia, ugody i oświadczenia;
Wymienione z kontrahentem wiadomości e-mail, w których ustalacie szczegóły współpracy.

W osobnym artykule wyjaśnialiśmy w jaki sposób dochodzić należności jeśli nie podpisałeś umowy z kotrahentem.

W przypadku windykacji polubownej może się oczywiście zdarzyć tak, że nie będziesz potrzebował w zasadzie żadnej dokumentacji. Będzie tak oczywiście wyłącznie w sytuacji, gdy dłużnik jest świadomy istnienia należności i zareaguje na telefoniczne czy mailowe wezwania do zapłaty.

Dla własnego bezpieczeństwa zawsze lepiej jednak dmuchać na zimne i w jakikolwiek sposób dokumentować firmowe współprace. Dokumenty mogą być także niezbędne jeśli zdecydujesz się zlecić sprawę np. kancelarii windykacyjnej.

Dokumenty niezbędne do windykacji - etap sądowy

Jeśli uda Ci się odzyskać pieniądze na skutek windykacji polubownej - świetnie. Jeśli jednak próby polubownego załatwienia sprawy spełzły na niczym, nie pozostaje Ci nic innego jak skierować sprawę do sądu.

Etap sądowy i egzekucyjny są już znacznie bardziej rygorystyczne pod kątem wymaganej dokumentacji.

Sądowy etap windykacji rozpoczyna złożenie do sądu pozwu o zapłatę należności. Jeśli Twoje roszczenie nie przekracza 20 tysięcy złotych, możesz złożyć pozew w trybie uproszczonym, czyli na specjalnym formularzu. Jeśli przekracza - musisz sporządzić pozew od podstaw. Możesz również wygenerować go z systemu Vindicat.pl. W każdym jednak przypadku pozew musi zawierać stosowne dokumenty, czyli załączniki.

Jakie dokumenty należy załączyć do pozwu?

Odpisy pozwu wraz z załącznikami - jeśli pozywasz kilka osób, każda z nich musi uzyskać odpis pozwu i załączników;
Dowód uiszczenia opłaty sądowej od pozwu (np. potwierdzenie przelewu na konto sądu);
Odpis z KRS, jeśli składasz pozew w imieniu spółki prawa handlowego;
Wydruki z CEiDG, jeśli Ty i Twój dłużnik prowadzicie działalność gospodarczą.
Dokumenty, na które powołujesz się pozwie, w szczególności: wysłane do dłużnika wezwania do zapłaty wraz z potwierdzeniem wysłania listu poleconego lub potwierdzeniem odbioru, umowa zawarta z dłużnikiem wraz z załącznikami, faktury VAT, ewentualne aneksy do umowy, korespondencja prowadzona z dłużnikiem (np. wydruki e-maili lub z komunikatorów), a także np. zawarte z dłużnikiem ugody lub wnioski o rozłożenie zadłużenia na raty.

Do pozwu, oprócz załączników wymaganych przepisami prawa, możesz załączyć tak naprawdę każdy dokument. Ważne, aby w jakikolwiek sposób potwierdzał on istnienie i zasadność Twojego roszczenia. Każdy z nich musisz wymienić w pozwie.

Dokumenty, na które powołujesz się w pozwie musisz złożyć do sądu w oryginale, bądź w odpisach poświadczonych przez notariusza.

Z naszego artykułu na temat pozwu o zapłatę należności dowiesz się w jaki sposób prawidłowo skonstruować pozew wraz z uzasadnieniem.

Pomiędzy etapem sądowym, a egzekucyjnym - wniosek o nadanie klauzuli wykonalności

Jeśli sąd pozytywnie rozstrzygnął Twoją sprawę i wydał korzystny dla Ciebie wyrok - świetnie! Nie oznacza to jednak, że możesz od razu przekazać sprawę komornikowi. Najpierw konieczne będzie uprawomocnienie się orzeczenia i uzyskanie tzw. klauzuli wykonalności. Jest to pewnego rodzaju sądowe potwierdzenie, że wyrok nadaje się do egzekucji. Więcej o istocie klauzuli wykonalności pisaliśmy w osobnym artykule: Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.

Do wniosku o nadanie klauzuli wykonalności zwykle nie należy załączać zbyt wielu dokumentów. Często jedynym załącznikiem jest tu potwierdzenie uiszczenia opłaty kancelaryjnej, jeśli nie dysponujesz odpisem orzeczenia.

Jeśli posiadasz odpis orzeczenia, powinieneś załączyć go do wniosku. W takim przypadku nie musisz uiszczać opłaty. Pamiętaj także, że gotowy wniosek o nadanie klauzuli wykonalności możesz także wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Uzyskanie klauzuli wykonalności dla nakazu zapłaty lub wyroku (a także m.in. ugód zawartych przed sądem czy mediatorem) jest niezbędne dla rozpoczęcia egzekucji komorniczej. Dopiero wyrok (lub inny tytuł egzekucyjny) zaopatrzony w klauzulę wykonalności stanowi dokument, na podstawie którego możesz wnioskować o rozpoczęcie postępowania egzekucyjnego.

Przykład:
Pan Jan uzyskał wyrok przeciwko Panu Krzysztofowi, z którym kiedyś współpracował. Pan Krzysztof nie uregulował należności w wysokości 1 800 zł, wynikającej z przyjętej przez siebie faktury VAT. Faktura ta stanowiła istotny dokument, potwierdzający zasadność roszczenia. Pan Jan przez kilka miesięcy podejmował próby polubownego rozwiązania sprawy. Próby te nie przyniosły rezultatów, a sprawa trafiła do sądu. Po wydaniu korzystnego dla siebie orzeczenia Pan Jan, nie wierząc w to, że Pan Krzysztof ureguluje należność, postanowił od razu złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji i skierować sprawę do komornika. Czy Pan Jan może tak postąpić?
Nie. Uzyskanie klauzuli wykonalności jest bezwzględnie konieczne. Nie ma tu znaczenia fakt, że sąd przychylił się do żądania Pana Jana. Pan Krzysztof ma 2 tygodnie na złożenie apelacji. Jeśli tego nie zrobi, wyrok uprawomocni się i dopiero wówczas Pan Jan może wnioskować o nadanie wyrokowi klauzuli wykonalności, a następnie złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji u komornika. Tych kroków nie można pominąć!

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl to kompleksowe rozwiązanie windykacyjne - prawdopodobnie jedyne, jakiego potrzebuje Twoja firma.

Wiesz już jakie dokumenty są niezbędne do prowadzenia windykacji - działaj!

Powyżej wyjaśniliśmy Ci jakich dokumentów będziesz potrzebował dla rozpoczęcia i prowadzenia windykacji na każdym z jej etapów. Opisaliśmy tu najbardziej podstawowe przypadki. Jeśli w trakcie odzyskiwania należności będziesz składał dodatkowe wnioski, katalog niezbędnych dokumentów może być szerszy. Warto więc skorzystać z profesjonalnej pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. System przeprowadzi Cię przez każdy z etapów windykacji i zapewni szczegółowe instrukcje. W razie jakichkolwiek problemów będziesz mógł także przekazać sprawę prawnikom z kancelarii Vindicat.

Wypróbuj system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl i otrzymaj dostęp do wszystkich niezbędnych pism i dokumentów windykacyjnych. Przekonaj się jak skuteczna jest windykacja online - ceny rozpoczynają się już od 169 złotych miesięcznie.

FAQ:

Czy brak dokumentów uniemożliwia rozpoczęcie windykacji?

Niekoniecznie. Tak jak wspominaliśmy, do udowodnienia istnienia roszczenia mogą posłużyć m.in. wydruki e-maili czy wiadomości z komunikatorów. W przypadku kompletnego braku dokumentacji warto jednak skupić się na tym, aby zakończyć sprawę na etapie polubownym.

Czym są fakultatywne załączniki do pozwu?

Są to załączniki, których brak nie spowoduje braków formalnych. Ich fakultatywność nie oznacza jednak, że są one zbędne. Służą one uzasadnieniu Twojego roszczenia. Chodzi tu w szczególności o wezwania do zapłaty, umowy z kontrahentem, aneksy do nich, faktury VAT itp.

Czy można wysłać wezwanie do zapłaty w formie elektronicznej?

Tak. Wysyłać wezwania do zapłaty można także przy pomocy e-maili i wiadomości SMS. Zwykle jednak, dla zwiększenia skuteczności etapu windykacyjnego, zaleca się również wysyłkę w klasycznej, papierowej formie.

Czy dokumenty załączone do pozwu muszą być wymienione również w pozwie?

Tak. Dokument musi zostać wyraźnie wskazany w uzasadnieniu pozwu ze wskazaniem, że jest to dowód.

Co jeśli sąd stwierdzi braki formalne pozwu?

W takiej sytuacji wezwie Cię do ich uzupełnienia w terminie 7 dni od doręczenia wezwania. Niezastosowanie się do wezwania skutkuje zwrotem pozwu.

Czy istnieją jakieś wyjątki, w których do pozwu nie trzeba załączać żadnych dokumentów?

Tak - jest to postępowanie ramach Elektronicznego Postępowania Upominawczego. Dokumenty będzie trzeba jednak złożyć, jeśli sąd przekaże sprawę do rozpoznania według właściwości ogólnej ( m.in., gdy dłużnik złoży sprzeciw).