Jak często monitorować płatności?

Windykacja będzie o wiele skuteczniejsza, jeżeli już od początku poświęcisz należną uwagę monitorowaniu płatności. Zarządzaj finansami firmy odpowiedzialnie i świadomie sięgaj po adekwatne narzędzia w odpowiednim czasie. Dowiedz się, jak często monitorować płatności i  przede wszystkim - jak robić to skutecznie?

Co to jest monitoring płatności?

Monitoring płatności polega na kontrolowaniu transakcji finansowych, analizowaniu ich i wyciąganiu z nich wniosków. Monitoring może odbywać się w ramach konkretnego systemu płatności lub w ramach całego przedsiębiorstwa.

Głównym celem, dla którego warto sięgnąć po narzędzie finansowe, jakim jest monitoring płatności, jest poprawna i błyskawiczna identyfikacja nadchodzących problemów finansowych. W tym także zaległości w płatnościach od kontrahentów.

Jest wysoce prawdopodobne, że sukcesywnie prowadzony monitoring uchroni Twoją firmę przed koniecznością przewlekłej windykacji. Jak widzisz, jest to podstawowe narzędzie prewencyjne i diagnostyczne, jeśli chodzi o dobrostan finansów firmowych.

Największe plusy wprowadzenia do firmy stałego monitoringu płatności:

• identyfikacja problemów finansowych,
• analiza przyczyn powstawania problemów,
• usprawnienie procesu płatności.

Jeśli samodzielnie sprawujesz pieczę nad monitoringiem płatności, uspokajamy, że codzienne obowiązki wynikające z monitoringu spadną na Ciebie, tylko w okolicznościach alarmowych. Czyli takich, w których firmie grozi ryzyko utraty płynności finansowej.

W takiej sytuacji pierwszym czynnikiem, który wpłynie korzystnie na rozwiązanie problemów, jest czas reakcji.

Jednak zdecydowanie przez większość czasu nie ma konieczności, aby monitoring prowadzić codziennie. Ogromny ciężar tego obowiązku zdejmie z Ciebie oddelegowanie tego zadania automatycznemu systemowi, który będzie na bieżąco analizował dane.

Kiedy zainteresujesz się stanem finansów, zajrzysz do systemu, a tam będą na Ciebie czekały wyniki analizy, które zinterpretujesz w kilka minut. Jeśli wydarzy się coś, o czym musisz pilnie wiedzieć lub pilnie zareagować, system Vindicat niezwłocznie Cię o tym zawiadomi.

Dla własnego bezpieczeństwa warto trzymać rękę na pulsie i od czasu do czasu zrobić dokładną analizę sytuacji finansowej. Formułowanie wniosków pozwoli zaobserwować powtarzalne schematy w płatnościach, a także wskaże miejsca, nad którymi warto pracować w przyszłości np. paragrafy w umowach czy dopracowanie warunków płatności.

Które transakcje warto monitorować w pierwszej kolejności?

Przyjrzyj się swoim finansom i rodzajom transakcji, które przeprowadzasz. Inaczej przebiega monitoring w mikro, inaczej w średnim, a jeszcze inaczej w dużym przedsiębiorstwie. Niezależnie jednak od rozmiaru swojej firmy, możesz zadbać o finanse, wprowadzając kilka prostych zmian w podejściu do monitoringu płatności.

Zacznij od:

• wypracowania swojego systemu kontrolowania finansów,
• usystematyzowania procedur,
• prowadzenia szczegółowej i przejrzystej dokumentacji transakcji,
• automatyzacji tej części pracy, gdzie jest to możliwe.

Automatyzacja oszczędza czas, pieniądze i minimalizuje ryzyko powstawania błędów. Warto dać jej szansę już dziś!

Aby znaleźć odpowiedź na pytanie, które transakcje warto monitorować priorytetowo, musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, które transakcje są najważniejsze dla Twojego biznesu. Czy potrafisz wskazać, które transakcje mają największe znaczenie dla rozwoju Twojego przedsiębiorstwa? Które z nich pomogą wypełnić długoterminowy cel firmy?

Kiedy znajdziesz transakcję, która napędza Twoje przedsiębiorstwo, monitoruj ją regularnie i starannie.

W szukaniu tych transakcji nie ograniczaj się jedynie do wystawionych faktur za towary czy usługi. Przeanalizuj także inwestycje, fuzje czy inne działania biznesowe związane z finansami.

Monitoring płatności wywołany koniecznością windykacji

Najlepiej jest po prostu monitorować płatności regularnie. Warto z chęcią sięgać po to narzędzie, ponieważ znacznie ułatwia cały proces zarządzania finansami. UWAGA!Pozbądź się zwyczaju zaglądania do historii transakcji, w momencie, kiedy zaczynają się problemy.

Nie polecam zaczynać monitoringu, dopiero kiedy zaczynają się kłopoty z egzekwowaniem wynagrodzenia od kontrahentów.

Przy monitoringu i windykacji sprawdza się jedna niezawodna zasada: „im szybciej, zaczniesz działać, tym lepszy efekt osiągniesz”. Kiedy stały partner biznesowy uprzedzi Cię o kilkudniowym opóźnieniu, nie będzie to stanowiło powodów do zmartwień. Warto jednak monitorować sytuację i kiedy opóźnienie stanie się poważne, bez sentymentów podjąć konkretne kroki windykacyjne.

Tak samo jak dużo uwagi warto poświęcać dużym partnerom biznesowym, którzy przynoszą firmie stałe i wysokie zyski, tak samo uważnie warto przyjrzeć się nowym kontrahentom, którzy jeszcze nie zdobyli miana godnych zaufania partnerów biznesowych.

Jeśli rozpoczynasz badanie swoich finansów, dopiero kiedy zaczynają się nie zgadzać, nie jest to bezpieczne zarządzanie transakcjami. Podejmujesz wtedy decyzje w trybie alarmowym i możesz błędnie ocenić swoją sytuację!

O co warto zadbać podczas samodzielnego monitoringu płatności, aby w przyszłości ułatwić sobie windykację należności? Najlepiej zacznij od:

• szczegółowego sprawdzania transakcji wpływających od partnerów biznesowych,
• analizowania przyczyn zwłoki w zapłacie,
• pilnowania terminów płatności,
• podjęcia natychmiastowych kroków windykacji polubownej, jeśli dojdzie do opóźnienia w płatności.

Powyższe zasady nadadzą Twoim działaniom ogólny zarys i pomogą wyznaczyć kierunek, do którego warto dążyć, aby uporządkować swoje finanse firmowe!

Automatyczny monitoring płatności z Vindicat

Specjalistyczny system Vindicat przeanalizuje wszystkie transakcje i wskaże Ci te, o które musisz szczególnie zadbać. Z automatycznym monitoringiem płatności niczego nie przeoczysz!

Monitoring płatności możesz prowadzić samodzielnie, lub jeśli masz taką możliwość oddelegować to swojemu pracownikowi. Jednak jest jeszcze prostszy sposób na zadbanie o skuteczny monitoring płatności firmowych. System Vindicat proponuje automatyczny monitoring płatności.

Znaczna część procesów jest obecnie zautomatyzowana. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na oddelegowanie monotonnych, a przy tym koniecznych czynności. Do takich żmudnych obowiązków należy bez wątpienia monitorowania płatności.

Przy kilku klientach jest to niewygodne, ale przy kilkudziesięciu staje się wręcz niewykonalne dla człowieka, który w jednocześnie próbuje prowadzić przedsiębiorstwo. Narzędzia automatyzujące pracę są już na takim etapie, że umożliwiają na bieżąco podglądać efekty ich pracy. Jeśli krok ku automatyzacji monitorowania płatności jeszcze przed Tobą, sprawdź, o co warto zadbać na samym początku.

Upewnij się, że automatyzacja monitoringu zapewni:

• minimalne zaangażowanie w proces z Twojej strony,
• wysyłanie powiadomień,
• tworzenie raportów,
• kooperację z Twoim systemem księgowym w celu bezpośrednio pobierania faktur.

W Vindicat zależy nam na tym, aby proces monitoringu płatności był w pełni automatyczny, dlatego zadbaliśmy, aby klienci otrzymali kompletny produkt. Co za tym idzie system do monitoringu płatności dostępny w systemie Vindicat jest w pełni zintegrowany z systemami księgowymi, z których nasi klienci najczęściej korzystają przy fakturowaniu.

System Vindicat jest zintegrowany z:

• wFirma,
• InFact,
• Fakturowania,
• ifirma

Vindicat — automatyczna windykacja i monitoring płatności w Twojej firmie

Chcesz szybko i sprawnie zarządzać swoimi finansami? W takim razie jesteś w doskonałym miejscu. Vindicat to system do samodzielnej i automatycznej windykacji i monitoringu płatności online. Dzięki stałemu monitoringowi płatności wzrośnie bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy. Stały monitoring to narzędzie prewencyjne, tak samo jak pieczęć prewencyjna, którą mamy w ofercie. Pisma opatrzone pieczęcią prewencyjną kancelarii windykacyjnejVindicat są rozpatrywane w pierwszej kolejności, a  klienci nie potrafią ominąć płatności, kiedy wiedzą, że zaległość spotka się z szybką i fachową windykacją.

Dzięki kompleksowej obsłudze online możesz windykować z dowolnego miejsca. Nieważne czy działasz z domu, czy z biura, ważne, aby zrobić to szybko i przy użyciu adekwatnych narzędzi.

System Vindicat to wygodne i praktyczne rozwiązanie, które jest w zasięgu ręki. Wystarczy, że zalogujesz się na Vindicat.pl, a w ten sposób otrzymasz dostęp do szerokich udogodnień zarezerwowanych dla naszych klientów.

W Vindicat znajdziesz moduł negocjacji z klientem, za pomocą którego przeprowadzisz automatyczne negocjacje z klientem. Bez kłopotliwych spotkań, znoszenia spojrzeń pełnych oburzenia czy konieczności odpowiadania na niechciane pytania.

Vindicat to system, który umożliwia przejęcie kontroli nad windykacją. Dzięki szczegółowo opracowanym scenariuszowi windykacji system przeprowadzi Cię przez windykację dosłownie krok po kroku. Na każdym etapie znajdziesz podpowiedź, co należy kliknąć i co zrobić dalej. Vindicat to połączenie wsparcia specjalistycznego z niezależnym i samodzielnym windykowaniem należności.

To Ty wybierasz czas i miejsce windykacji, system za to udostępnia Ci narzędzia i wiedzę, której potrzebujesz.

Z systemu Vindicat możesz wygenerować wszystkie niezbędne pisma, m.in.:

• wniosek o nadanie klauzuli wykonalności,
• wezwanie do zapłaty
• pozew

Czas, który potrzebny byłby do samodzielnego skonstruowania poprawnie prawniczego pisma, możesz poświęcić na rozwój firmy. Dodatkowo system Vindicat wyśle do Twoich dłużników przypomnienia o zapłacie i wystawi dług nierzetelnych kontrahentów na Giełdzie długów. Z Giełdy długów warto też skorzystać jeszcze przed podpisaniem umowy z kontrahentem. Na giełdzie możesz sprawdzić, czy Twój partner nie ma problemów z długami.

Zautomatyzowana windykacja czeka na Ciebie w systemie Vindicat!

Nowoczesne rozwiązania windykacyjne wesprą Cię podczas windykacji polubownej oraz windykacji sądowo-egzekucyjnej. Aż 93% spraw prowadzonych w systemie Vindicat zakończyło się sukcesem na etapie windykacji polubownej. Automatyczny monitoring płatności zapewni Twojej firmie bezpieczeństwo finansowe i umożliwi operatywne zarządzanie ryzykiem. Zaloguj się na Vindicat.pl i wprowadź swoją firmę w erę skutecznej automatycznej windykacji online.

FAQ: