Dlaczego klient nie płaci faktur i jak temu zaradzić?

Dlaczego klient nie płaci faktur i co zrobić w takiej sytuacji - tego typu pytania zadają sobie codziennie rzesze polskich przedsiębiorców. Problemy z otrzymywaniem płatności na czas to niestety nadal standard w naszej rzeczywistości gospodarczej. Jakie są najczęstsze powody opóźnień i czy można im zaradzić? O tym w dzisiejszym artykule.

Dlaczego klienci nie płacą? Kultura biznesowa w Polsce

Przyczyny, dla których klient nie płaci często są bardziej skomplikowane niż prozaiczny brak pieniędzy. Problem leży głębiej.

W Polsce możemy zaobserwować zjawisko społecznego przyzwolenia na ignorowanie terminów płatności. Kontrahent nie płaci, bo tak robią wszyscy przedsiębiorca nie rozpoczyna windykacji, bo to dopiero miesiąc... i w ten sposób błędne koło się zamyka.

Poniekąd przedsiębiorcy, pozwalając klientom na przeciąganie w nieskończoność terminów płatności, sami przyczynili się do powstania takiego stanu rzeczy. Firmy, w szczególności małe i średnie boją się o utratę dobrych relacji z klientem i zerwania współpracy.

Klient, który ma dobre zamiary nie powinien obrazić się za otrzymane wezwanie do zapłaty, tylko jak najszybciej uiścić należność. Problem nie leży w rozpoczęciu procesu odzyskiwania pieniędzy, tylko w braku terminowości.

Reagowanie na przekroczone terminy płatności i upominanie się o uregulowanie należności to jedyny sposób na zmianę tej niekorzystnej dla przedsiębiorców sytuacji. Zmiana sposobu myślenia klienta, który uważa, że skoro nikt nie płaci na czas, to ja tez mogę, jest możliwa. Potrzeba jednak czasu i solidarności przedsiębiorców w upominaniu się o jak najszybsze uregulowanie faktury. Telefon do kontrahenta można wykonać tak naprawdę już kolejnego dnia po upływie terminu płatności. Każdy dodatkowy dzień działa na Twoją niekorzyść.

Dlaczego klient nie płaci? Nie ma pieniędzy, faktura nie dotarła, zapomniał...

Powodów innych niż społeczne przyzwolenie na ignorowanie pierwotnych terminów płatności może być mnóstwo. Zazwyczaj dłużnicy, aby usprawiedliwić swój brak terminowości używają poniższych wymówek.

• Faktura nie dotarła. Czasami faktycznie może tak być, że system mailowy lub poczta zawiodą... ale będą to raczej odosobnione przypadki. Dla pewności zawsze możesz na bieżąco prosić o potwierdzenie otrzymania faktury.
• Mamy aktualnie problemy finansowe. Jeśli kontrahent aktualnie faktycznie nie ma pieniędzy, ciężko będzie je odzyskać. Warto jednak upewnić się czy równocześnie dłużnik nie wydaje swoich pieniędzy na inne rzeczy, uważając, że nie mają one związku jego zobowiązaniami.
• Zapłacimy, gdy sami otrzymamy pieniądze. Firmy, które zalegają z płatnościami często tłumaczą, że zalegają, ponieważ im również ktoś nie zapłacił i czekają na wpłatę. Wracamy tutaj do błędnego koła, o którym pisaliśmy powyżej. Odpowiednio szybkie upominanie się o zapłatę to klucz do sukcesu.
• Zapomnieliśmy o fakturze. Jeśli dłużnik tłumaczy się w ten sposób, jest to dla Ciebie jasny sygnał, że powinieneś zwiększyć intensywność działań w ramach windykacji miękkiej.
• Zapłacimy jeszcze dziś. Zdarzają się kontrahenci, którzy obiecują zapłatę niemalże od ręki. Jeśli jednak tak się nie dzieje, nie pozostaje nic innego jak dalsze upominanie się o spłatę należności.
• Osoba odpowiedzialna za płatności w firmie jest na urlopie. Jeśli sytuacja się przeciąga, a pani z księgowości wciąż nie ma w pracy, najbezpieczniej będzie poprosić o kontakt do osoby, która również ma w firmie kompetencje do dokonywania płatności. Warto skontaktować się bezpośrednio z członkiem zarządu czy prezesem, aby sprawdzić czy faktycznie chodzi tylko o urlop czy kontrahent zwyczajne gra na czas. Braki kadrowe w firmie kontrahenta nie są Twoim problemem.

Klient nie zapłacił faktury - co zrobić? Działania prewencyjne to klucz do sukcesu

Przy omawianiu powodów, dla których klienci nie szanują terminów płatności, warto pamiętać, że proces dbałości o zapłatę faktury zaczyna się dużo wcześniej niż po jej wystawieniu. Dla otrzymywania płatności na czas kluczowe są działania prewencyjne. Mają one szczególne znaczenie, jeśli wystawiasz bardzo dużo faktur VAT lub mają odroczone terminy płatności. W takich przypadkach zwyczajnie łatwo pogubić się w wystawianych dokumentach i zadbać o terminowość rozliczeń.

Rozwiązaniem jest monitorowanie płatności. Polega na bieżącym identyfikowaniu faktur, których termin płatności jeszcze nie minął lub minął niedawno. Następnie do klienta odpowiednio wcześnie wysyłane jest przypomnienie o konieczności dokonania zapłaty.

Monitoring płatności to bardzo ważne działanie prewencyjne, dzięki któremu zadbasz o porządek i terminowość firmowych płatności. Nie sprawi oczywiście w magiczny sposób, że nierzetelny klient zacznie płacić terminowo, jednak umożliwia podejmowanie na czas dalszych kroków. Przedsiębiorcy, którzy nie monitorują wystawianych faktur VAT, sami ułatwiają klientom ignorowanie terminów płatności. Nie ma sensu liczyć na czyjąś uczciwość. Bezpieczniej jest wyjść z założenia, że klient, który nie otrzymuje przypomnień, zwyczajnie nie zapłaci. Dowiedz się więcej o monitoringu płatności.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w systemie do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl mogą bezpiecznie monitorować swoje firmowe należności i windykować je przy pomocy jednego systemu. To szybkie i wygodne, a usługa monitoringu płatności wchodzi w cenę miesięcznego abonamentu.

Przykład:
Pan Jacek prowadzi niewielka firmą budowlaną. Nigdy nie monitorował firmowych płatności. Ostatnio zyskał trzech nowych kontrahentów. Przez brak czasu i nadmiar zleceń, nie zweryfikował ich zbyt dokładnie. Po otrzymaniu faktur za wykonane usługi kontrahenci nie zapłacili. Po trzech miesiącach od upływu terminu płatności, Pan Jacek zorientował się, że pieniędzy brakuje. W międzyczasie księgowa Pana Jacka była na urlopie. Dodatkowo osoba, która ją zastępowała popełniła błędy na dwóch z trzech wystawionych faktur. Dwóch kontrahentów odmówiło z tego powodu płatności, żądając wcześniej korekty faktury. Kontrahent, który otrzymał prawidłową fakturę, powiedział, że zwyczajnie zapomniał o zapłacie, a nikt z firmy Pana Jacka się nie przypomniał. Teraz ma inne wydatki i prosi o cierpliwość. Otrzymanie płatności należnych firmie Pana Jacka znacznie się więc przedłuży. Wszystkim tym problemom mogłoby zapobiec regularne monitorowanie należności i gromadzenie ich w jednym systemie. Jeśli mamy dostęp do wszystkich faktur z jednego miejsca, łatwiej zadbać o ich poprawność. W przypadku Pana Jacka w konsekwencji braku monitorowania płatności zabrakło również odpowiednio wczesnej wysyłki wezwań do zapłaty.

7 sposobów, dzięki którym zwiększysz szanse na to, że klient zacznie płacić na czas

Przykłady takie jak powyższy można mnożyć. Na brak terminowej zapłaty składa się zwykle wiele czynników. Ciężko przewidzieć je wszystkie. Przygotowaliśmy jednak kilka uniwersalnych porad, które sprawią, że wyrobienie u kontrahenta dyscypliny płatniczej będzie łatwiejsze.

1. Monitoruj płatności i dbaj o poprawność wystawianych faktur. Wiesz już, jakie to ważne. Nie pomijaj tego kroku i nie ułatwiaj kontrahentowi przekraczania terminów płatności. Przeczytaj również nasz artykuł o tym, co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura VAT.
2. Jak najszybciej podejmuj działania w ramach windykacji miękkiej. Wysyłaj wezwania do zapłaty, dzwoń, posyłaj wiadomości SMS. Czym szybciej rozpoczniesz windykację polubowną, tym lepiej dla Ciebie. Jeśli się nie powiedzie i jednak zajdzie potrzeba wkroczenia na drogą sądową, znacznie łatwiej będzie wyegzekwować mniej przeterminowany dług. Dowiedz się więcej o windykacji polubownej.
3. Mów wprost o konsekwencjach. Często zdarza się, że nierzetelny kontrahent nie przejmuje się działaniami w ramach windykacji miękkiej, ponieważ polegają głównie na grzecznym proszeniu o zapłatę. Nie obawiaj się więc powiedzieć klientowi wprost, że mimo, że zależy Ci na utrzymaniu dobrych relacji, nie zawahasz się wkroczyć na drogę sądową. Możesz również umieścić dane dłużnika na giełdzie długów.
4. Nie dawaj się zbyć. Klient obiecuje, że zapłaci jutro, a mimo to - nie płaci? Zadzwoń po raz kolejny. Jeśli znów Cię oszuka, wróć do punktu nr 3 i przypomnij mu o możliwych konsekwencjach. Niestety, ale wprowadzenie dyscypliny płatniczej w relacje z danym klientem wymaga czasu. Są spore szanse na to, że jeśli w przypadku trzech faktur będziesz uporczywie i wszystkimi dostępnymi Ci środkami przypominał o płatności - w przypadku czwartej klient zapłaci dobrowolnie.
5. Bądź uprzejmy, ale stanowczy. Nie możesz być przesadnie agresywny, ale jednocześnie - musisz działać z dużą dozą stanowczości. Skup się na wyjaśnieniu klientowi, że Twoje działania nie są wymierzone przeciwko niemu, ale podejmujesz je w dbałości o płynność finansową swojej firmy. Jeśli współpraca jest wieloletnia, możesz podkreślić aspekty, które w niej cenisz, tak aby klient nie czuł się atakowany na każdym polu. Równocześnie jednak cały czas przypominaj, że otrzymywanie zapłaty na czas jest kluczowe dla podtrzymania tej współpracy i uniknięcia przykrych konsekwencji na drodze sądowej.
6. Wprowadź procedurę postępowania na wypadek opóźnień. Jeśli nie będziesz musiał za każdym razem zastanawiać się co robić, gdy klient nie płaci, oszczędzisz sporo czasu. W procedurę może wchodzić m.in. wstrzymanie współpracy z nierzetelnym kontrahentem. Często będzie to wystarczająca motywacja do tego, aby następnym razem klient zapłacił w terminie.
7. Doceniaj kontrahentów, płacących na czas. Jeśli Twoją firmę stać na to, aby uczciwym kontrahentem raz na jakiś czas zaoferować rabat, rozłożenie płatności na raty lub w jakiś inny sposób ich nagrodzić - warto spróbować.

Powyższe sposoby nie dają oczywiście gwarancji stuprocentowego sukcesu - wiele zależy od Ciebie i Twojego kontrahenta. Warto jednak wprowadzić je w życie i przekonać się czy faktycznie dany kontrahent nigdy nie będzie płacił na czas... czy po prostu potrzebuje odpowiedniej motywacji.

Dobieraj partnerów biznesowych ostrożnie i oszczędź sobie problemów

Jeśli pomimo wdrożenia w życie wszystkich powyższych rad i dawania wielu szans kontrahentowi on dalej nie płaci na czas... warto zastanowić się czy taka współpraca faktycznie ma sens. Być może po prostu popełniłeś błąd już na etapie doboru kontrahenta. Zapewne dojdzie w końcu do sytuacji, w której klient nie tylko nie zapłaci na czas, ale nie zapłaci w ogóle. Niezbędne może okazać się wówczas wkroczenie na drogę sądową. Oznacza to dla Ciebie dodatkowe koszty i znacznie wydłuża czas oczekiwania na pieniądze, ale jak podkreślaliśmy powyżej - czasem to jedyne rozwiązanie.

Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy możesz w pewien sposób zabezpieczyć swoje interesy przed nierzetelnością partnera biznesowego... i w razie potrzeby wymiksować się z potencjalnej współpracy. Pamiętaj, aby:

• Dokładnie sprawdzić kontrahenta. Więcej pisaliśmy na ten temat w artykule o tym jak sprawdzić kontrahenta polskiego i zagranicznego.
• Zawierać umowy na piśmie. Będą one stanowiły mocny dowód w razie ewentualnego sporu.
• Korzystać z komunikacji mailowej. Wiadomości mailowe to również dobry dowód w razie postępowania sądowego.
• Dbać o poprawność wystawianych faktur. Każda, nawet drobna pomyłka, może zadziałać na Twoją niekorzyść.
• Korzystać z pieczęci prewencyjnej, np. pieczęci prewencyjnej Vindicat, dostępnej dla przedsiębiorców, korzystających z systemu. Dowiedz się więcej o pieczęci prewencyjnej.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl - Twoje wsparcie w walce o otrzymywanie pieniędzy na czas

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl to idealne rozwiązanie dla nowoczesnych przedsiębiorców. Jeśli szanujesz swój czas i pieniądze, a równocześnie zależy Ci na utrzymaniu dobrych relacji z dłużnikiem - to rozwiązanie dla Ciebie.

W systemie Vindicat.pl otrzymasz znacznie więcej niż tylko możliwość monitorowania płatności. Zapewnimy Ci również kompleksowe wsparcie na każdym z etapów windykacji - od polubownego, aż po ewentualne postępowanie egzekucyjne.

Z systemu Vindicat.pl można wygenerować profesjonalne dokumenty windykacyjne, m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Dodatkowo, system podpowiada kolejność czynności i sprawdzone scenariusze windykacji. Umożliwia także m.in.:

• Negocjowanie z dłużnikiem online.
• Dostęp do sprawdzonych scenariuszy windykacji i analizę statusu sprawy.
• Wystawienie wierzytelności na popularnej i wysoko pozycjonowanej giełdzie długów.
• Dostęp do pieczęci prewencyjnej Vindicat.
• Dostęp do Big InfoMonitor - w zależności od wybranej oferty.

Nowoczesna windykacja nie musi być żmudnym i trudnym procesem. Wiele procesów można zautomatyzować, korzystając z systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl.

Bądź nieustępliwy i działaj szybko - wykształcenie dyscypliny płatniczej u kontrahenta jest możliwe

Powody, dla których klient nie płaci mogą być bardzo różne. Część z nich faktycznie będzie miała oparcie w rzeczywistości, a część będzie tylko przejawem gry na czas. Wielu opóźnieniom możesz jednak zapobiec dzięki swojemu konsekwentnemu działaniu i rozważności w doborze partnerów biznesowych. Pamiętaj także o monitorowaniu należności, a w razie potrzeby - odpowiednio wczesnym rozpoczynaniu windykacji.

Zarejestruj się w systemie Vindicat.pl, wybierz ofertę odpowiednią dla Twojej firmy i przekonaj się, że dbałość o finanse firmy jeszcze nigdy nie była tak prosta.

FAQ: