Czy Dyrektor Finansowy jest odpowiedzialny za proces windykacji?
Współczesne otoczenie biznesowe charakteryzuje ogromna zmienność oraz dynamiczny rozwój technologii. W takim kontekście także rola Dyrektora Finansowego (CFO - z ang. Chief Financial Officer) ewoluowała w sposób znaczący. Niezapłacone faktury i przeterminowane długi mogą mieć poważne konsekwencje dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. W związku z tym pojawia się pytanie: czy Dyrektor Finansowy powinien być bezpośrednio odpowiedzialny za proces windykacji? Czy zarządzanie tym procesem leży w gestii CFO, czy może powinno być oddzielone od jego obowiązków?
Ewolucja roli CFO w zarządzaniu finansami
Funkcja Dyrektora Finansowego przeszła długą drogę od tradycyjnego zarządzania księgowością do strategicznego zarządzania finansami.
W przeszłości CFO był postrzegany głównie jako strażnik finansów firmy. Był odpowiedzialny za:
- prowadzenie ksiąg rachunkowych,
- raportowanie,
- kontrolę budżetową.
Do jego głównych zadań należało zapewnienie, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego i finansowego.
Współczesny Dyrektor Finansowy musi pełnić znacznie szerszą rolę.
Od nowoczesnego CFO oczekuje się:
- czynnego zaangażowania w tworzenie strategii biznesowej firmy,
- podejmowania decyzji inwestycyjnych,
- długoterminowego planowania,
- skutecznego zarządzania ryzykiem.
Współczesny CFO pełni kluczową rolę w zarządzaniu ryzykiem finansowym firmy. Musi on identyfikować potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na stabilność finansową przedsiębiorstwa, a także podejmować odpowiednie kroki w celu minimalizacji tych ryzyk. W praktyce oznacza to, żeDyrektor Finansowy musi monitorować poziom należności, oceniać ryzyko niewypłacalności klientów oraz zabezpieczać firmę przed stratami finansowymi.
Jednym z najważniejszych elementów zarządzania ryzykiem finansowym jest zarządzanie należnościami.
Opóźnione płatności lub brak spłat ze strony klientów mogą prowadzić do poważnych problemów finansowych, dlatego odpowiednie poruszanie się w tym obszarze jest bardzo ważne dla zapewnienia płynności finansowej firmy.
Windykacja jako element zarządzania finansami
Zarządzanie ryzykiem finansowym to jeden z kluczowych obszarów, za który odpowiada Dyrektor Finansowy. W kontekście zarządzania należnościami, ryzyko to jest związane z możliwością niewypłacalności klientów. Windykacja odgrywa zatem ogromną rolę w minimalizacji tego ryzyka i zabezpieczeniu interesów firmy.
Windykacja należności jest zbiorem działań, które mają na celu odzyskanie zaległych płatności od klientów.
Proces ten wpływa bezpośrednio na płynność finansową przedsiębiorstwa oraz na wskaźniki finansowe, takie jak rotacja należności czy wskaźnik płynności bieżącej. W związku z tym proces windykacji powinien być integralną częścią zarządzania finansami firmy, a CFO powinien odgrywać kluczową rolę w nadzorowaniu tego procesu.
Pamiętaj! Nowoczesny CFO zarządza należnościami i nadzoruje działania windykacyjne.
Klient nie płaci, a Ty nie wiesz, jak odzyskać pieniądze? Musisz wiedzieć, że windykacja przybiera różne formy, w zależności od etapu sprawy, oraz od strategii przyjętej przez firmę. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje windykacji: windykację polubowną oraz windykację sądową.
Windykacja polubowna obejmuje działania mające na celu skłonienie dłużnika do uregulowania zaległych płatności bez konieczności wszczynania postępowania sądowego.
Do działań polubownych zalicza się:
- wysyłanie przypomnień o zaległych płatnościach,
- negocjowanie warunków spłaty zadłużenia,
- propozycje restrukturyzacji długu.
Celem windykacji polubownej jest odzyskanie należności w sposób najmniej inwazyjny i kosztowny, co pozwala na zachowanie dobrych relacji z klientem. Racjonalne negocjacje są pierwszym krokiem na drodze do odzyskania pieniędzy, którego powinien dopilnować Dyrektor Finansowy. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy rozmowy z dłużnikiem nie przyniosą oczekiwanego rezultatu i konieczne będzie skierowanie sprawy do sądu. Wówczas posiadanie dowodów, że podjęto próby polubownego rozwiązania problemu, ma istotne znaczenie i umożliwia rozpoczęcie procesu o wydanie nakazu zapłaty.
Przykład:
Pan Tomasz, Dyrektor Finansowy w firmie zajmującej się produkcją opakowań, od kilku miesięcy próbował odzyskać należności od swojej klientki, pani Katarzyny, właścicielki niewielkiej firmy kosmetycznej. Mimo licznych przypomnień i wezwań do zapłaty, pani Katarzyna pozostawała obojętna na próby polubownego rozwiązania sprawy.
Zdeterminowany, pan Tomasz postanowił w imieniu firmy skierować sprawę do sądu. Na szczęście, wcześniej zadbał o to, by dokładnie udokumentować wszystkie próby windykacji polubownej. Gdy sąd poprosił o dowody potwierdzające, że podjęto takie działania, pan Tomasz mógł bez problemu dostarczyć komplet dokumentów, w tym korespondencję z panią Katarzyną oraz wezwanie do zapłaty. Dzięki temu proces przebiegł sprawnie i bez zbędnych opóźnień, a pan Tomasz zaoszczędził cenny czas. Gdyby nie jego wcześniejsze działania, postępowanie mogłoby się przeciągnąć, a jego firma poniosłaby dodatkowe koszty i straciła jeszcze więcej czasu.
Windykacja sądowa obejmuje wszczęcie postępowania przeciwko dłużnikowi w celu odzyskania należności. Jest ona zazwyczaj bardziej kosztowna i czasochłonna niż windykacja polubowna.Dlatego warto postarać się o skuteczne działania na etapie windykacji polubownej. Jeśli CFO nie czuje się pewnie w prowadzeniu negocjacji, a dział windykacji osiąga na tym etapie słabe wyniki, warto skorzystać z pomocy profesjonalistów.
Rola Dyrektora Finansowego w procesie windykacji
Zadaniem współczesnego Dyrektora Finansowego jest nadzorowanie procesu windykacji, monitorowanie należności oraz podejmowanie decyzji dotyczących strategii windykacyjnych.
W praktyce oznacza to, że CFO musi ściśle współpracować z działem windykacji lub zewnętrznymi firmami windykacyjnymi. Tylko wówczas możliwe jest osiągnięcie najlepszych wyników finansowych oraz minimalizacja ryzyka związanego z niewypłacalnością klientów.
Jednym z kluczowych zadań CFO jest współpraca z działem windykacji w opracowywaniu strategii windykacyjnej.
Strategia ta powinna obejmować zasady związane z monitorowaniem należności oraz działania podejmowane w przypadku opóźnień w płatnościach. CFO, ze względu na swoje doświadczenie i wiedzę finansową, jest idealnie predysponowany do tego, aby wspierać dział windykacji w tworzeniu skutecznych procedur i polityk, które pozwolą na minimalizację ryzyka finansowego.
Aby opracować najlepszą strategię odzyskiwania przeterminowanych należności, CFO powinien regularnie śledzić efektywność prowadzonych działań windykacyjnych. Bieżąca analiza wskaźników efektywności pozwala zidentyfikować obszary wymagające poprawy oraz usprawnić narzędzia i metody odzyskiwania długów.
Do najważniejszych wskaźników efektywności windykacji należą:
- wskaźnik odzyskiwania długów,
- wskaźnik cyklu rotacji należności (DSO),
- wskaźnik wieku długu (AR),
- wskaźnik czasu windykacji,
- wskaźnik kosztów windykacji,
- wskaźnik satysfakcji klienta (NPS).
Przykład:
Dyrektor Finansowy firmy zajmującej się transportem międzynarodowym zauważył, że średni czas windykacji w ostatnim kwartale znacząco wzrósł, przekraczając wewnętrzne normy i osiągając 45 dni, podczas gdy wcześniej wynosił 30 dni. Ta zmiana sugerowała, że proces odzyskiwania należności stał się mniej efektywny, co negatywnie wpływało na płynność finansową firmy.
Analizując przyczyny wzrostu wskaźnika, CFO odkrył, że problemem była rosnąca liczba spraw trafiających do windykacji na późnym etapie przeterminowania, a także niewystarczająca komunikacja z dłużnikami na wcześniejszych etapach. W odpowiedzi na te odkrycia Dyrektor zdecydował o wprowadzeniu nowych procedur, które zakładały wcześniejszy kontakt z dłużnikami oraz bardziej rygorystyczne monitorowanie należności już od momentu ich powstania.
Wprowadzone zmiany przyniosły oczekiwane rezultaty. Średni czas windykacji skrócił się do 28 dni, co nie tylko poprawiło przepływy pieniężne, ale także zwiększyło efektywność działu windykacji i zredukowało koszty związane z późnymi etapami windykacji. Dzięki regularnemu monitorowaniu wskaźników przez CFO firma była w stanie szybko zareagować na problem i wdrożyć skuteczne rozwiązania, które poprawiły wyniki finansowe.
Szybka identyfikacja problematycznych obszarów i podjęcie odpowiednich działań może zapobiec poważnym problemom finansowym firmy.
CFO, jako lider zarządzania finansami, powinien także angażować się w edukację i szkolenia dla zespołu windykacyjnego. Dzięki temu dział windykacji będzie dysponować odpowiednią wiedzą i umiejętnościami, które pozwolą na skuteczne prowadzenie procesu windykacyjnego. Szkolenia te mogą obejmować zarówno aspekty techniczne, takie jak obsługa narzędzi informatycznych, jak i aspekty miękkie, takie jak negocjacje z dłużnikami czy komunikacja z klientami.
W celu skutecznego zaspokojenia roszczeń przedsiębiorstwo może zdecydować się na skorzystanie z usług zewnętrznej firmy windykacyjnej. CFO, jako osoba odpowiedzialna za finanse firmy, powinien brać czynny udział w procesie wyboru partnera zewnętrznego. Decyzja ta powinna być oparta na szczegółowej analizie kosztów i korzyści oraz na ocenie skuteczności danej firmy windykacyjnej.
Pamiętaj! Aż 93% spraw powierzonych Vindicat.pl zostało rozwiązanych w drodze ugody.
Vindicat.pl - wsparcie Twojego działu windykacji!
Vindicat.pl to profesjonalna firma, która oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie windykacji należności. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii Vindicat.pl wspiera Dyrektorów Finansowych małych i średnich firm, gdzie zasoby personalne i technologiczne mogą być ograniczone.
Jak już wiesz, jednym z wyzwań w procesie windykacyjnym jest podejmowanie działań w odpowiednim czasie. Vindicat.pl oferuje dostęp do RoboVindicat - systemu, który automatyzuje poszczególne etapy odzyskiwania należności.
Platforma umożliwia m.in.:
- sprawne wysyłanie przypomnień o płatnościach,
- generowanie i wysyłkę wezwań do zapłaty,
- monitorowanie statusu sprawy,
- pieczęć kancelarii Vindicat.pl,
- dostęp do giełdy długów Vindicat,
- dostęp do obszernej bazy wiedzy na temat procesów windykacyjnych.
Dzięki automatyzacji CFO może skupić się na strategicznym zarządzaniu finansami, podczas gdy RoboVindicat wykonuje codzienne, rutynowe zadania.
W przypadku, gdy konieczne staje się wszczęcie postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi, Vindicat.pl oferuje niezbędne wsparcie prawne.
Z Vindicat.pl windykacja się opłaca!
W Vindicat.pl oferujemy elastyczne i opłacalne rozwiązania dla małych i średnich firm:
- abonament od 169 zł miesięcznie za prowadzenie do 5 spraw,
- model prowizyjny w wysokości 8% skutecznie odzyskanej kwoty.
Dzięki naszym opcjom rozliczeniowym masz pewność, że korzystanie z usług Vindicat.pl jest opłacalne i dostosowane do potrzeb Twojej firmy.
Jesteś Dyrektorem Finansowym i chcesz usprawnić procesy windykacyjne swojego przedsiębiorstwa? Skontaktuj się z nami i dołącz do grona zadowolonych klientów Vindicat.pl!
FAQ:
Jakie są obowiązki Dyrektora Finansowego w kontekście zarządzania windykacją?
CFO odpowiada za monitorowanie należności, współpracę z działem windykacji, analizę efektywności działań windykacyjnych oraz podejmowanie strategicznych decyzji dotyczących zarządzania procesem windykacyjnym.
Czy Dyrektor Finansowy może współpracować z zewnętrznymi firmami windykacyjnymi?
TAK. Decyzja dotycząca skorzystania ze wsparcia firmy windykacyjnej pozytywnie wpływa na efektywność odzyskiwania należności.
Czy wiekowanie należności jest istotne w procesie windykacyjnym?
TAK. Wiekowanie należności pozwala ocenić, jak długo faktury pozostają nieopłacone, co jest kluczowe dla identyfikacji problematycznych dłużników.
Czym różni się windykacja polubowna od sądowej?
Windykacja polubowna to działania mające na celu odzyskanie należności bez udziału sądu, np. poprzez przypomnienia o płatnościach czy negocjacje. Windykacja sądowa obejmuje dochodzenie roszczeń poprzez uzyskanie nakazu zapłaty i tytułu wykonawczego, co jest bardziej kosztowne i czasochłonne.
