3 kroki do skutecznej windykacji

Niemal co drugie polskie przedsiębiorstwo boryka się z problemem braku terminowych płatności. Warto więc wiedzieć, jak działać, gdy ten problem dotknie również Twoja firmę. Do skutecznej windykacji prowadzą trzy podstawowe kroki: monitoring płatności, wezwanie do zapłaty i giełda długów.

Mądrze przeprowadzona windykacja polubowna da znakomite efekty

Na początek warto przypomnieć, że cały proces windykacji składa się z trzech etapów:

• windykacji polubownej,
• windykacji sądowej,
• windykacji egzekucyjnej.

W dzisiejszym artykule skupimy się na windykacji polubownej. To krok często niedoceniany przez przedsiębiorców, którzy mają wrażenie, że „pomóc może im tylko sąd”. Tymczasem - szczególnie w dobie pandemii - skierowanie sprawy do sądu powinno stanowić ostateczność. Windykacja polubowna, o ile zostanie właściwie przeprowadzona, często okazuje się jedynym etapem - zakończonym skutecznym odzyskaniem pieniędzy.

Przedsiębiorca na drodze pozasądowej może skutecznie odzyskiwać należności, wykorzystując monitoring płatności, wezwania do zapłaty i giełdę długów.

Należy jednak podejść do tego zadania odpowiedzialnie... i strategicznie. Pierwszym krokiem powinny być działania prewencyjne, czyli monitoring płatności.

Krok pierwszy - regularny monitoring płatności

Dlaczego monitoring płatności jest tak istotny? Czy trzeba go prowadzić także w małych i średnich firmach, które wystawiają stosunkowo niewiele faktur? Odpowiedź na każde z tych pytań brzmi: zdecydowanie tak.

Zasadniczym celem monitoringu płatności jest przeciwdziałanie problemom z otrzymywaniem wpłat w terminie. Do tego dąży przecież każda firma.

Monitoring należności polega na wysyłaniu klientom stosownych przypomnień. Zawierają one informacje, że termin płatności się zbliża lub właśnie minął. Pozwala to przedsiębiorcy zachować pełną kontrolę nad płatnościami, firmowymi należnościami i terminami. Dzięki temu firma zawsze wie, kiedy powinna rozpocząć windykację - odpowiednio szybkie wdrożenie właściwych działań gwarantuje najlepsze rezultaty.

Jeśli firma straci kontrolę nad nieodzyskanymi płatnościami, zaczną one szybko się kumulować... a stąd już prosta droga do problemów z utrzymaniem płynności finansowej.

Monitorowanie płatności powinno być standardem w każdej firmie. Wielkość przedsiębiorstwa, czy liczba wystawianych faktur, są bez znaczenia. Monitoring płatności, jako kluczowe działanie prewencyjne, to przejaw odpowiedzialności za firmowe finanse. Należy prowadzić go bez względu na to, czy firma dysponuje własnym działem księgowości, czy korzysta z pomocy zewnętrznych specjalistów.

Więcej o praktycznym znaczeniu monitoringu należności płatności pisaliśmy w artykułach Monitoring należności - co to jest i dlaczego Twoja firma go potrzebuje? oraz Monitoring należności i windykacja online.

W systemie Vindicat.pl monitorowanie płatności jest wyjątkowo proste. System dopasowany jest do potrzeb małych i średnich firm. Dodatkowo od monitoringu do windykacji polubownej można przejść przy pomocy zaledwie kilku kliknięć.

Krok drugi - wezwanie do zapłaty

Po zidentyfikowaniu klientów, którzy opóźniają się z zapłatą, przyszedł czas na kolejny krok. Jest nim wysyłka wezwania do zapłaty. Pierwsze wezwanie do zapłaty można wysłać tak naprawdę już jeden dzień po upływie terminu zapłaty.

Wezwanie do zapłaty to pismo, w którym wierzyciel domaga się od dłużnika uregulowania należności we wskazanym terminie. Jest także nazywane monitem.

Wezwanie do zapłaty zwykle zawiera:

• dane wierzyciela i dłużnika (imię i nazwisko lub nazwa firmy),
• numer faktury lub umowy, z której wynika roszczenie o zapłatę,
• wskazanie kwoty długu wraz z odsetkami,
• termin, w którym dłużnik powinien uiścić należność (najczęściej: 7 lub 14 dni),
• sposób spłaty długu (najczęściej po prostu poprzez wskazanie odpowiedniego numeru rachunku bankowego),
• wskazanie konsekwencji, które spotkają dłużnika, jeśli nie zapłaci we wskazanym terminie,
• podpis wierzyciela oraz datę i miejsce sporządzenia dokumentu.

Do wezwania należy dołączyć kopię faktury lub umowy, z której wynika dług. Najlepiej wezwania każdorazowo wysyłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Świetnie jeśli już pierwsze wezwanie do zapłaty okaże się skuteczne... ale zwykle występuje konieczność wysłania co najmniej kilku pism.

Każde z nich odrobinę różni się nazwą i funkcją, którą pełni. Po tym, jak pierwsze wezwanie okaże się nieskuteczne, wysyła się ostateczne wezwanie do zapłaty (przed złożeniem pozwu do sądu) oraz przedsądowe wezwanie do zapłaty (jako wezwanie „ostatniej szansy”). Warto wysyłać także wezwania do zapłaty pod rygorem wystawienia długu na internetowej giełdzie długów.

Wezwania do zapłaty można przygotowywać samodzielnie. Można też, zamiast tego, oszczędzać swój czas, a gotowe do użycia i spersonalizowane wezwanie do zapłaty wygenerować z systemu Vindicat.pl.

Więcej na temat funkcji wezwania do zapłaty, piszemy w artykule Dlaczego warto wysłać wezwanie do zapłaty?

Przykład:
Pan Jan ma dłużnika - Pana Adama. Pan Adam jest dla Pana Jana ważnym kontrahentem, ponieważ regularnie kupuje w hurtowni Pana Jana dużą ilość towarów. Niestety często spóźnia się z zapłatą. Pan Jan, dzięki temu, że rzetelnie monitoruje płatności, potrafi szybko zidentyfikować nieopłacone faktury. Jeszcze przed upływem terminu zapłaty, wysyła kontrahentowi przypomnienia o konieczności jej dokonania. Jeśli termin upływa bezskutecznie - natychmiast wysyła wezwania do zapłaty. Wysyła je w formie papierowej za potwierdzeniem nadania, jak również elektronicznie i SMS-owo. Wśród wysyłanych przez Pana Jana wezwań znajdują się również te informujące o tym, że w razie niespłacenia długu w wyznaczonym terminie, dane kontrahenta trafią na giełdę długów. Dzięki tym strategicznym i konsekwentnym działaniom wierzyciela dłużnik reguluje płatności i sprawy pomiędzy przedsiębiorcami kończą się na etapie polubownym.

Krok trzeci - giełda długów

Wystawienie wierzytelności na giełdzie długów jest trzecim, niezwykle skutecznym sposobem na odzyskanie pieniędzy. Giełdy długów to w pełni legalne i bezpieczne rejestry informacji gospodarczych, które działają na podstawie właściwych przepisów prawa.

Na internetowych giełdach długów można nie tylko sprzedać dług. Służą one również upublicznieniu danych nierzetelnego kontrahenta.

Takie upublicznienie - szczególnie gdy giełda długów jest popularna - jest dla dłużnika bardzo dotkliwe. Na informacje o zadłużeniu trafią wszystkie osoby, które wpiszą nazwisko dłużnika lub nazwę jego firmy w popularną wyszukiwarkę. Ponadto taki wpis znacznie utrudnia dłużnikowi uzyskanie finansowania, np. w drodze kredytu bankowego, czy pożyczki. To z perspektywy dłużnika naprawdę poważna niedogodność. Równocześnie stanowi ona silną motywację do tego, aby kontrahent jak najszybciej spłacił zadłużenie.

Wierzyciel może także zadecydować, że nie chce dłużej prowadzić windykacji i woli po prostu sprzedać wierzytelność.

Czym popularniejsza giełda długów, tym łatwiej znaleźć nabywcę. To odpowiednie rozwiązanie zarówno dla wierzycieli, którzy chcą skłonić dłużnika do zapłaty, jak również tych, którzy chcą po prostu sprzedać dług... i pozbyć się problemu.

Innowacyjna giełda długów Vindicat.pl - giełda długów dla przedsiębiorców, którzy nie lubią przepłacać

Jedną z najpopularniejszych i najlepiej widocznych w wyszukiwarkach internetowych giełd długów online, jest giełda długów Vindicat.

W przypadku giełdy Vindicat upublicznienie danych dane nierzetelnego kontrahenta jest wyjątkowo proste. Giełda ma bardzo dobrą pozycję w wyszukiwarce internetowej. Dzięki temu dane nierzetelnego kontrahenta są świetnie widoczne dla wszystkich osób, poszukujących informacji o nim.

To jednak nie wszystko. Giełda długów Vindicat wyróżnia się na rynku także innowacyjnym, bardzo korzystnym dla wierzyciela modelem rozliczenia.

Opłatę za skorzystanie z giełdy długów przedsiębiorca poniesie, dopiero gdy odzyska należność. Wysokość opłaty to tylko 2,5-3,5% odzyskanej kwoty.

Czy to się opłaca? Oczywiście!

• To znacznie tańsze niż długotrwałe prowadzenie windykacji polubownej „klasycznymi” metodami (takimi jak rozmowy telefoniczne z dłużnikiem, osobiste pertraktacje, czy wysyłka setek pism).
• Wystawienie wierzytelności na giełdę długów jest proste - wymaga jedynie komputera z dostępem do Internetu. Samo w sobie nie zajmuje dużo czasu.
• Wierzyciel, chcą rozpocząć windykację, nie musi „wykładać” pieniędzy już na start. Zapłaci, gdy odzyska należność lub przerwie proces windykacji automatycznej.

Windykacja przy pomocy giełdy długów Vindicat po prostu się opłaca!

Vindicat.pl - kompleksowa windykacja online dla małych i średnich firm

Giełda długów Vindicat jest częścią w pełni kompleksowego systemu do windykacji online Vindicat.pl.

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się windykować przy pomocy systemu Vindicat.pl, uzyskują rzetelną pomoc na każdym etapie odzyskiwania pieniędzy.

Jak to możliwe? Otóż „samodzielna windykacja online” tylko z nazwy jest samodzielna. Tak naprawdę przedsiębiorca jest prowadzony przez system przez każdy etap windykacji i otrzymuje zestaw niezbędnych narzędzi. Należą do nich m.in.:

• system do monitoringu płatności,
• spersonalizowane i gotowe do użytku wzory dokumentów windykacyjnych - m.in. wezwań do zapłaty, pozwów, czy e-pozwów.
• innowacyjny robot indykacyjny[https://vindicat.pl/baza-wiedzy/automatyzacja-w-systemie-vindicat-czyli-robot-do-sciagania-naleznosci/],
• pieczęć prewencyjna Vindicat,
• dostęp do BIG InfoMonitor,
• program edukacyjny.

System Vindicat.pl pomoże Ci w każdym z trzech kroków do skutecznej windykacji... i zrobi dla Ciebie o wiele więcej.

Otwórz się na nowoczesną windykację online. Mamy XXI wiek - nie musisz tracić dłużej cennego czasu na nieefektywne metody odzyskiwania pieniędzy!

Działaj strategicznie... i skutecznie

Odpowiednia strategia i racjonalny plan działania są bardzo ważne w przypadku odzyskiwania pieniędzy. Tylko czynności podejmowane w odpowiedniej kolejności, krok po kroku, pozwolą firmie skutecznie pozbyć się problemów z długami. Nie działaj więc przypadkowo i spontaniczne. Ułóż plan i skrupulatnie go realizuj. Pozwoli to także uświadomić dłużnikom Twojej firmy, że traktujesz swoje sprawy poważnie.

Na szczęście nie musisz układać planu działania samodzielnie. Zarejestruj się w systemie Vindicat.pl, wybierz ofertę dla swojej firmy i skorzystaj z gotowych, profesjonalnych scenariuszy windykacji. Bez względu na to, na jakim etapie jest Twoja sprawa - znajdziesz przydatne narzędzia. Będą to system do monitoringu płatności, spersonalizowane wezwania do zapłaty, giełda długów... i wiele więcej. Sprawdź już teraz i skorzystaj z naszych limitowanych promocji.

FAQ: