Windykacja a ochrona danych osobowych

Zgodnie z przepisami prawa, windykacja musi odbywać się w zgodzie z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, które w Polsce reguluje przede wszystkim RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) oraz krajowe przepisy dotyczące ochrony prywatności. Zastanawiasz się jakie ryzyka niesie ze sobą zarządzanie danymi, oraz jak unikać niepotrzebnych problemów prawnych? Dowiedz się więcej o zasadach dotyczących ochrony danych osobowych w trakcie procesu windykacji.

Windykacja i ochrona danych osobowych w świetle przepisów

Zgodnie z przepisami RODO, każda firma, która przetwarza dane osobowe, musi przestrzegać zasad ochrony danych osobowych. W przypadku windykacji, firmy zajmujące się dochodzeniem należności (czy to same firmy, czy zewnętrzni partnerzy, takie jak agencje windykacyjne) przetwarzają dane osobowe dłużników, a w związku z tym mają obowiązek przestrzegania wymogów RODO. Każdy przedsiębiorca powinien znać podstawowe zasady dotyczące przetwarzania danych w windykacji.

Przetwarzanie danych osobowych podczas windykacji przebiega zgodnie z prawem jeśli:

• Istnieje podstawa prawna do ich przetwarzania np.: umowa, faktura sprzedaży lub uzasadniony interes administratora danych np.: odzyskanie należności.
• Zakres przetwarzanych danychpokrywa się z rzeczywistymi potrzebami - w windykacji dane osobowe, które mogą być przetwarzane, to m.in. imię, nazwisko, adres, numer PESEL, numer telefonu, adres e-mail, informacje dotyczące zaległych płatności oraz dane, które są niezbędne do identyfikacji dłużnika i prowadzenia windykacji,

Przetwarzane powinny być tylko te dane, które są niezbędne do celów windykacji. Oznacza to, że nie wolno zbierać ani przechowywać danych osobowych, które nie są potrzebne do dochodzenia roszczeń.

Kogo poinformować o przetwarzaniu danych osobowych?

RODO wymaga, aby osoba, której dane są przetwarzane, została odpowiednio poinformowana o tym fakcie. W przypadku windykacji najczęściej nie jest wymagane uzyskanie zgody dłużnika na przetwarzanie jego danych osobowych, ponieważ przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych (firmy windykacyjnej lub wierzyciela).

Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

• otrzymania informacji o tym, kto i w jakim celu przetwarza ich dane,
• sprawdzenia informacji na temat okresu przechowywania danych osobowych,
• poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

W praktyce oznacza to, że każda osoba, której dane osobowe są wykorzystywane w procesie windykacyjnym, powinna być poinformowana o tym w sposób jasny i przejrzysty. Powinna też mieć możliwość skorzystania z praw przewidzianych w RODO, takich jak prawo dostępu do danych czy prawo do sprzeciwu.

Firma, która przetwarza dane, musi informować dłużników o tym, że ich dane będą przetwarzane w celu dochodzenia należności.

Jak przechowywać dane osobowe związane z windykacją?

Zgodnie z RODO, dane osobowe nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne. W kontekście windykacji oznacza to, że dane dłużników powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń, a po zakończeniu procedury windykacyjnej (np. po spłacie długu lub po zamknięciu sprawy sądowej) powinny być usunięte lub zanonimizowane.

Ten temat jest szczególnie ważny, dlatego polecamy przyjrzeć mu się uważnie w naszym artykule o upublicznianiu danych osobowych dłużnika.

Warto pamiętać, że dane przechowywane w systemach windykacyjnych muszą być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych, aby zapobiec naruszeniom ochrony danych osobowych.

y zapobiec naruszeniom ochrony danych osobowych.

Jakie są konsekwencje niewłaściwego przetwarzania danych osobowych?

Niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych w procesie windykacyjnym może skutkować poważnymi konsekwencjami. Zgodnie z przepisami RODO, firmy mogą zostać ukarane wysokimi grzywnami za naruszenie przepisów ochrony danych osobowych. Oprócz kar administracyjnych, firma, która niewłaściwie przetwarza dane osobowe w procesie windykacyjnym, może ponieść odpowiedzialność cywilną, np. w przypadku naruszenia prywatności dłużnika. Może to prowadzić do konieczności wypłacenia odszkodowania za szkody poniesione przez osobę, której dane zostały niewłaściwie przetwarzane.

Nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych może wpłynąć negatywnie na reputację firmy. Klienci i dłużnicy, którzy dowiedzą się, że ich dane osobowe są niewłaściwie przetwarzane, mogą stracić zaufanie do firmy, co może prowadzić do utraty klientów i spadku obrotów.

Jak zapewnić zgodność z RODO podczas windykacji?

Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko związane z niewłaściwym przetwarzaniem danych osobowych w windykacji, warto opracować politykę ochrony danych. Każda firma zajmująca się windykacją powinna mieć przygotowaną szczegółową politykę ochrony danych osobowych, która określi, jak dane będą zbierane, przechowywane i wykorzystywane w procesie windykacyjnym. Dobrym pomysłem są też szkolenia dla pracowników.

Pracownicy firm windykacyjnych oraz działów zajmujących się windykacją wewnętrzną powinni przejść szkolenia z zakresu RODO, aby wiedzieli, jak poprawnie przetwarzać dane osobowe.

Przeszkoleni pracownicy będą sprawnie obsługiwać narzędzia niezbędne przy zarządzaniu danymi. Zainwestowanie w oprogramowanie do zarządzania windykacją, które spełnia wymogi RODO, pomoże w zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych. Wykwalifikowany pracownik wie, jak ważne jest dokumentowanie danych. Wszystkie procesy związane z przetwarzaniem danych osobowych, w tym procedury windykacyjne, powinny być odpowiednio dokumentowane, aby w razie potrzeby móc wykazać zgodność z przepisami

Pomocna może okazać się po prostu współpraca z ekspertami ochrony danych. Zatrudnienie specjalisty ds. ochrony danych osobowych (DPO) lub współpraca z firmą zewnętrzną, która specjalizuje się w ochronie danych osobowych, pomoże zapewnić zgodność z przepisami RODO.

Windykacja to skomplikowany proces, który wiąże się z wieloma ryzykami, zarówno finansowymi, jak i prawnymi. Zgodność z przepisami ochrony danych osobowych, w tym RODO, jest kluczowa, aby uniknąć kar i problemów związanych z naruszeniem prywatności dłużników. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że proces windykacji nie może odbywać się kosztem ochrony danych osobowych. Dbałość o zgodność z regulacjami prawnymi oraz stosowanie odpowiednich procedur to gwarancja bezpieczeństwa dla firmy i jej klientów.

Windykacja i ochrona danych pod kontrolą w systemie Vindicat

System Vindicat to nowoczesne narzędzie do automatycznej windykacji online oraz monitoringu płatności. System przeprowadzi Cię przez cały proces windykacji. Krok po kroku, wskazówka po wskazówce, aż do szczęśliwego momentu odzyskania należności.

System Vindicat zapewnia:

• dostęp do automatycznej windykacji za pomocą robota RoboVindicat,
• monitoring płatności w cenie abonamentu,
• możliwość sprzedawania wierzytelności na bezpiecznej giełdzie długów,
• gotowe do wysłania dokumenty windykacyjne i pisma sądowe.

Małe i średnie przedsiębiorstwa, które korzystają z automatycznej windykacji w systemie Vindicat mogą bezpiecznie upubliczniać dane dłużników. Dzieje się tak, dzięki bezpośredniemu dostępowi do renomowanej giełdy długów Vindicat oraz dostępnej opcji dodania wpisu do rejestru BIG InfoMonitor. Upublicznienie danych dłużnika to praktyka całkowicie zgodna z przepisami RODO, dlatego nie bój się korzystać z tych narzędzi.

Wejdź do świata automatycznej windykacji i już dzisiaj zaloguj się na Vindicat.pl

FAQ: