Windykacja bezpodstawnej faktury - próba wyłudzenia, jak się przed tym bronić?

Windykacja bezpodstawnej faktury i próba wyłudzenia to sytuacja, która może spotkać każdego przedsiębiorcę. Jak się przed tym bronić? Sprawdzamy dziś, co można zrobić, aby uniknąć zapłaty bezpodstawnej faktury nieuczciwemu „kontrahentowi”.

Windykacja bezpodstawnej faktury - czyli jakiej?

W toku prowadzenia działalności gospodarczej można spotkać się z wieloma próbami wyłudzenia. To pojęcie może być rozumiane szeroko. Na potrzeby tego artykułu przyjmiemy jednak, że bezpodstawna faktura to taka, która dotyczy usługi, której wyłudzający nie wykonał.

Innymi słowy - chodzi o przypadek, w którym kontrahent wystawia fakturę za usługę, której nie wykonał. Może także chodzić o sprzedaż towaru, która nie doszła do skutku.

W skrajnych przypadkach może też dochodzić do sytuacji, w których nieuczciwy kontrahent żąda zapłaty za usługę, której nie tylko nie wykonał, ale nawet - nie została mu ona w ogóle zlecona. Analogicznie taka sytuacja może również dotyczyć sprzedaży towarów.

Krok numer 1 - weryfikacja kontrahentów pozwoli uniknąć próby wyłudzenia

Pierwszym krokiem, który pozwoli uniknąć prób wyłudzenia, jest dokładna weryfikacja kontrahentów - jeszcze przed nawiązaniem współpracy.

Sprawdzenie rzetelności firmy to podstawa udanej współpracy.

Nawet najlepiej zapowiadający się kontrahent może mieć na swoim koncie nieuczciwe działania. A jeśli je ma... bardzo możliwe jest, że ktoś z oszukanych klientów dał już temu wyraz w Internecie.

Klienta można zweryfikować:

• Na giełdach długów i w biurach informacji gospodarczej. Posiadanie długów to zawsze sygnał ostrzegawczy, który powinien skłonić do przemyśleń na temat nawiązania współpracy.
• Na portalach internetowych i w Google. Warto dokładnie przeszukać Internet. Może zdarzyć się, że oszukani kontrahenci pozostawili informacje o takim procederze w Google lub jednym z for (także służących teoretycznie do czegoś innego, np. zostawiania informacji o pracodawcy).
• W podstawowych rejestrach. Sprawdź, czy firma figuruje w KRS lub CEiDG, a także na liście płatników VAT. Warto też sprawdzić na Google Street View, czy siedziba firmy faktycznie mieści się tam, gdzie zadeklarował potencjalny kontrahent.
• Poprzez rozmowę ze znajomymi z branży. Czasem zwyczajne zapytanie znajomych przedsiębiorców o rzetelność i praktyki potencjalnego kontrahenta może dać znakomite rezultaty. To prosta czynność, ale nie warto jej lekceważyć!

Zweryfikować można także klienta zagranicznego. O tym, jak to zrobić, pisaliśmy w osobnym artykule: Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?

Krok nr 2 - zawieraj umowy na piśmie, aby faktury nie były bezpodstawne

Po weryfikacji klienta przychodzi czas na formalizację współpracy. Tak, tak, wiemy - w Polsce obowiązuje zasada swobody umów, a w wielu branżach umowa ustna jest wręcz standardem. Mimo to lepiej nie polegać wyłącznie na słowach i dla bezpieczeństwa przygotować umowę pisemną.

W umowie należy dokładnie opisać, co jest jej przedmiotem - tak, aby w przyszłości uniknąć wątpliwości na temat tego, co właściwie było zlecone, a co nie.

Dzięki umowie pisemnej klient ma świadomość, za co otrzyma wynagrodzenie oraz co nie wchodzi w zakres zleconych czynności. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której klient - nawet z dobrej woli - zrobi coś dodatkowo, a potem zażąda za to zapłaty, podczas gdy my wcale nie oczekiwaliśmy takiej czynności. Umowa pisemna stanowi jasną podstawę do uniknięcia konieczności zapłaty za taką usługę, czy towar.

O tym, czy da się udowodnić wykonanie usługi, jeśli nie podpisano umowy, pisaliśmy w osobnym artykule: Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?.

Krok numer 3 - zachowaj porządek w dokumentach, aby uniknąć windykacji bezpodstawnej faktury

Trzecim, kluczowym krokiem, jest... porządek w firmowych dokumentach. Brzmi banalnie? Niekoniecznie.

Jeśli umowy i faktury są uporządkowane, skatalogowane i dostępne dla wszystkich osób w firmie odpowiedzialnych za płatności, uniknięcie zapłaty za bezpodstawną fakturę jest dużo łatwiejsze.

Choć może brzmieć to nieprawdopodobnie, sytuacje, w których próby wyłudzenia okazują się skuteczne tylko dlatego, że ktoś nie sprawdził, czy firma faktycznie zamawiała daną usługę lub towar, zdarzają się w praktyce. Najczęściej oszuści wysyłają bezpodstawne faktury na niewielkie kwoty, a ich targetem są większe przedsiębiorstwa, przez które przewijają się tysiące faktur miesięcznie. Faktycznie może zdarzyć się, że osoba odpowiedzialna za płatność zapłaci „z rozpędu” (choć często takie oszukańcze faktury wyglądają podejrzanie i przychodzą np. z nietypowych adresów e-mail). Porządek w firmowych dokumentach i odpowiednie przeszkolenie osób z działu księgowości znacząco zminimalizuje takie ryzyko.

Jak bronić się przed windykacją bezpodstawnej faktury, gdy wszystkie sposoby zawiodły?

Niestety nawet skrupulatnie prowadzone działania prewencyjne mogą zawieść. Zdarzają się przypadki, w których wyłudzacze działają ostrzej - mimo braku zadłużenia, wysyłają do swojej ofiary firmy windykacyjne lub informują o przekazaniu sprawy komornikowi. Poniżej przykład kilku takich sytuacji wraz z propozycjami działania.

• Kontrahent nęka mnie wiadomościami z przypomnieniami o zapłacie, a ja nie zamawiałem tego towaru/usługi. Tak może wydarzyć się na skutek np. wspomnianego już braku doprecyzowania w umowie pisemnej, co właściwie wchodzi w zakres współpracy. W takich przypadkach - jeśli kontrahent jest wyjątkowo natarczywy w swoich działaniach i nie przyjmuje do wiadomości odmowy - warto zwrócić się o pomoc do kancelarii prawnej. Doświadczony prawnik pomoże załatwić sprawę polubownie, w drodze negocjacji. W razie potrzeby podejmie też inne kroki, aby kontrahent nie żądał dłużej zapłaty za bezpodstawną fakturę.
• Kontrahent nasyła na mnie firmę windykacyjną, a ja nie mam długu. Przed działaniami firmy windykacyjnej można się bronić. Prawo przewiduje środki takie jak m.in. skarga na firmę windykacyjną do Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Można też skorzystać z drogi karnej i zgłosić nękanie do organów ścigania.
• Kontrahent straszy mnie komornikiem, a ja nie jestem winien mu żadnych pieniędzy. Niestety uzyskanie niezasadnego nakazu zapłaty, a kolejno dochodzenie zapłaty w drodze egzekucji komorniczej, jest możliwe. Oszukańczy kontrahent może złożyć pozew o zapłatę do e-sądu i uzyskać nakaz zapłaty na podstawie bezpodstawnej faktury VAT. Od takiego nakazu oczywiście można się odwołać - prawo przewiduje 14 dni na złożenie sprzeciwu, liczone od dnia odebrania przesyłki. Po złożeniu sprzeciwu sprawa trafia do „klasycznego” sądu, gdzie strony mogą przedstawić swoje racje i np. wyjaśnić, dlaczego przedmiotowa faktura jest bezpodstawna. Przekroczenie 14-dniowego terminu na złożenie sprzeciwu skutkuje natomiast uprawomocnieniem się nakazu zapłaty, a w przyszłości - komornikiem.

Broń się nie tylko przed bezpodstawnymi fakturami - broń się także przed opóźnieniami w zapłacie!

Próby wyłudzenia mogą zdarzyć się w każdej, nawet sprawnie zarządzanej firmie. W każdym przedsiębiorstwie mogą zdarzyć się tez trudności z otrzymywaniem zapłat za faktury w terminie. Statystyki są w tym zakresie nieubłagane - trudności z utrzymaniem płynności finansowej spowodowane brakiem regularnych płatności przez klientów są znane niemal każdej małej i średniej firmie.

System do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które chce skutecznie odzyskiwać należności od klientów ignorujących terminy zapłaty.

Vindicat.pl pozwala odzyskiwać pieniądze na dwa sposoby: w ramach samodzielnej windykacji online oraz w ramach automatycznej windykacji online. W ramach pierwszej z tych możliwości użytkownik sam podejmuje kolejne czynności windykacyjne, zgodnie ze sprawdzonymi scenariuszami windykacji dostępnymi w systemie. W drugim wariancie - system automatycznie podejmuje aż 10 czynności na etapie polubownym. Sam możesz zdecydować, czy chcesz działać samodzielnie, czy powierzyć windykację polubowną w całości systemowi.

Vindicat.pl pozwala małym i średnim firmom:

• Oszczędzać czas. Dzięki windykacji automatycznej przedsiębiorca, dla którego liczy się każda minuta, może skupić się na biznesie - windykacją zajmuje się system. Sprawdź, jak to działa i dlaczego to bezpieczne i wygodne.
• Oszczędzać. Nowoczesna windykacja nie zrujnuje finansów żadnej małej ani średniej firmy. Za windykację automatyczną zapłacisz, gdy odzyskasz już pieniądze - tylko 8% windykowanej kwoty.
• Działać wygodnie. Windykację online można maksymalnie zautomatyzować, także dzięki integracji z najpopularniejszymi programami do księgowości online - iFirmą, wFirmą, InFaktem i Fakrurownią. Dzięki tej integracji nieopłacone od razu faktury trafią do Vindicat.pl. Przeczytaj, jak dużo czasu możesz dzięki temu zaoszczędzić.
• Dodawać długi na giełdę długów. Chcesz zmotywować dłużnika do jak najszybszej zapłaty? Giełda długów Vindicat.pl - popularna i wysoko pozycjonowana - to sprawdzone rozwiązanie. Wszyscy użytkownicy systemu mogą dodawać na nią swoje wierzytelności... i oczekiwać szybkiego przelewu od dłużnika!
• Korzystać z bazy gotowych do użycia dokumentów windykacyjnych. Masz dość tracenia czasu na samodzielne przygotowywanie pism windykacyjnych? Z systemu wygenerujesz spersonalizowane wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
• Dbać o brak opóźnień w przyszłości. Prewencja jest równie ważna jak windykacja. Vindicat.pl umożliwia regularny monitoring płatności praz pozwala umieszczać na fakturach pieczęć prewencyjną Vindicat.

Windykacja online jest nie tylko wygodna, ale i skuteczna. Ponad 90% spraw toczących się w systemie kończy się już na pierwszym etapie windykacji - etapie polubownym.

Nie zwlekaj z windykacją, bo może być za późno, aby odzyskać Twoje pieniądze!

Windykacja, również w formule online, jest najbardziej skuteczna, gdy jest szybka. Dlatego nie czekaj i rozpocznij walkę z niepłacącymi klientami już dziś.

W systemie Vndicat.pl aktualnie toczy się blisko 62 000 spraw. Może Twoja będzie kolejna? Sprawdź ofertę Vindicat.pl już teraz i wybierz model rozliczenia, który najbardziej odpowiada potrzebom Twojej firmy:

• windykacja w modelu prowizyjnym,
• windykacja w modelu abonamentowym.

FAQ: