Przegląd zmian legislacyjnych w windykacji – 2025/2026

Windykacja od lat stanowi dla wielu firm fundament płynności i bezpieczeństwa finansowego. Nadchodzące zmiany prawne na lata 2025-2026 znacząco przekształcają ten obszar, wprowadzając nowy porządek oparty na przejrzystości, dokumentacji i nadzorze instytucjonalnym. Dla wierzycieli oznacza to konieczność aktualizacji procedur i narzędzi, a dla firm windykacyjnych - wejście w reżim działalności regulowanej.

Nowe otoczenie prawne - co się zmienia?

Największy wpływ na branżę windykacyjną mają obecnie dwa procesy legislacyjne.

Ustawa o obsłudze kredytów zagrożonych (tzw. NPL Act), obowiązująca od 19 lutego 2025 roku nakłada na podmioty zajmujące się obsługą lub nabywaniem wierzytelności obowiązek uzyskania zezwolenia Komisji Nadzoru Finansowego, a także stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML/CFT). W praktyce oznacza to, że każda firma prowadząca windykację wierzytelności kredytowych staje się instytucją nadzorowaną i musi spełniać wymogi raportowe oraz kontrolne.

Dla firm oznacza to obowiązek wdrożenia pełnego systemu zgodności, obejmującego:

• ocenę ryzyka klientów i transakcji,
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego,
• raportowanie transakcji podejrzanych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
• archiwizację dokumentacji i weryfikację beneficjentów rzeczywistych.

Każdy przedsiębiorca powinien więc sprawdzić, czy jego działalność mieści się w definicji „obsługi kredytów” i - jeśli tak - przygotować wniosek o zezwolenie KNF.

Drugim filarem zmian jest projekt ustawy o działalności windykacyjnej i zawodzie windykatora, przygotowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Dokument, który ma wejść w życie w 2026 r., kompleksowo reguluje zasady prowadzenia windykacji wobec konsumentów oraz w relacjach B2B, wprowadzając zupełnie nowe standardy działania.

Ujednolicone wezwania i obowiązki informacyjne

Każde wezwanie będzie musiało zawierać:

• dane wierzyciela i podstawę prawną roszczenia,
• dokładną kalkulację należności głównej, odsetek i kosztów,
• termin płatności nie krótszy niż 14 dni,
• pouczenie o prawach dłużnika - w tym o możliwości złożenia sprzeciwu lub wniosku o restrukturyzację.

Celem tych zmian jest wyeliminowanie niejasnych i niepełnych wezwań, które często stanowiły źródło sporów sądowych. W praktyce każdy przedsiębiorca prowadzący windykację będzie musiał zaktualizować swoje wzory pism, wprowadzić kontrolę poprawności treści i zapewnić, by komunikacja z dłużnikiem była w pełni zgodna z prawem.

Dokumentacja i kontrola działań windykacyjnych

Projekt ustawy wprowadza również obowiązek prowadzenia akt windykacyjnych.

Każda czynność - od e-maila, przez rozmowę telefoniczną, po SMS - będzie musiała być zarejestrowana i archiwizowana przez okres co najmniej sześciu lat od zakończenia sprawy. Taki rejestr ma gwarantować możliwość kontroli, a także zabezpieczać obie strony w razie sporu. Firmy, które nie posiadają zintegrowanego systemu do zarządzania korespondencją i ewidencją kontaktów, będą musiały wdrożyć odpowiednie narzędzia IT oraz opracować procedury zgodne z wymogami ustawy.

To rozwiązanie ma również walor prewencyjny - dokumentowanie wszystkich czynności eliminuje ryzyko nieuprawnionych działań, zapewnia przejrzystość i umożliwia audyt wewnętrzny w każdym momencie.

Prawa dłużnika i etyka kontaktu

Nowe przepisy kładą szczególny nacisk na ochronę dłużnika i kulturę prowadzenia windykacji.

Projekt ustawy przewiduje m.in. prawo dłużnika do wniesienia sprzeciwu, który automatycznie wstrzymuje dalsze czynności windykacyjne do czasu jego rozpatrzenia. Ustalono też ograniczenia dotyczące formy i częstotliwości kontaktu - zakaz nachodzenia bez zgody, maksymalną liczbę prób połączeń czy obowiązek posługiwania się identyfikatorem windykatora.

To przesunięcie akcentów w stronę etyki i przejrzystości nie ma na celu utrudnienia dochodzenia należności, lecz przywrócenie równowagi między stronami. Firmy, które dostosują się do tych standardów wcześniej, zyskają reputację profesjonalnych i godnych zaufania partnerów biznesowych.

W środowisku prawnym i branżowym pojawiają się propozycje wprowadzenia:

• limitu liczby prób kontaktu w tygodniu,
• określonych godzin rozmów telefonicznych,
• prawa dłużnika do wniesienia sprzeciwu, który wstrzymuje dalsze działania windykacyjne,
• obowiązku rejestrowania każdego kontaktu i sposobu jego przeprowadzenia.

Choć przepisy są wciąż na etapie projektu, firmy powinny już dziś wdrażać zasady samoregulacji wyznaczyć maksymalną liczbę kontaktów, archiwizować komunikację i zapewnić nadzór nad etyką rozmów.

Rejestr i licencjonowanie windykatorów

Działalność windykacyjna będzie możliwa wyłącznie po uzyskaniu licencji zawodowej, a osoby prowadzące czynności windykacyjne będą zobowiązane do spełnienia wymogów dotyczących niekaralności, kwalifikacji oraz przestrzegania kodeksu etyki zawodowej.

Dla wierzycieli oznacza to również nowy obowiązek - współpracę wyłącznie z podmiotami posiadającymi stosowne uprawnienia i wpis do rejestru. Każda firma zlecająca windykację będzie musiała zweryfikować status swojego partnera, podobnie jak obecnie sprawdza się licencje doradców finansowych czy komorników.

Nowe wymogi nie tylko porządkują rynek, lecz także tworzą nowy standard konkurencyjności - firma zgodna z prawem, nadzorowana i etyczna będzie dla kontrahentów i sądów wiarygodniejszym partnerem niż podmiot działający „po staremu”.

Egzekucja z wynagrodzenia - nowe limity i skutki praktyczne

Zmiany w kodeksie pracy i przepisach egzekucyjnych, obowiązujące od 1 stycznia 2025 r., wpływają bezpośrednio na skuteczność dochodzenia należności.

Wraz z podniesieniem minimalnego wynagrodzenia do 4666 zł brutto (stawka godzinowa 30,50 zł) wzrosła tzw. kwota wolna od potrąceń, która jest wyrażana procentowo względem płacy minimalnej.

W zależności od rodzaju długu i sytuacji dłużnika komornik może potrącić odpowiednio:

• 25%,
• 10%,
• 0%

Dla wierzycieli oznacza to konieczność ponownej oceny realnych możliwości odzysku należności z wynagrodzeń. Skuteczna egzekucja będzie wymagała większego nacisku na wcześniejsze działania windykacyjne, zabezpieczenia majątkowe i monitorowanie płynności dłużników.

Upadłość i restrukturyzacja po nowelizacji z lipca 2025 r.

Nowelizacja Prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego z lipca 2025 r. ma na celu przyspieszenie postępowań i zwiększenie roli wierzycieli.

Nowe przepisy przewidują m.in.:

• możliwość zatwierdzenia układu mimo sprzeciwu części grup wierzycieli,
• wprowadzenie obowiązkowego „testu zaspokojenia” dla oceny realności układu,
• szerszy udział wierzycieli zabezpieczonych rzeczowo,
• skrócenie czasu postępowania o zatwierdzenie układu do czterech miesięcy.

W praktyce oznacza to, że wierzyciele powinni aktywnie monitorować KRZ, by jak najwcześniej reagować na sytuację swoich kontrahentów. Firmy, które zautomatyzują ten proces (np. poprzez systemy alertów), zyskają znaczącą przewagę informacyjną.

Terminy przedawnienia - bez zmian, ale pod większym nadzorem

Zgodnie z obowiązującymi zasadami, jeżeli termin przedawnienia przekracza dwa lata, kończy się on z upływem ostatniego dnia roku kalendarzowego. Dla wierzycieli masowych oznacza to konieczność bieżącego śledzenia setek tysięcy terminów jednocześnie.

Choć kodeks cywilny nie przewiduje nowych skróceń terminów przedawnienia (wciąż 6 lat dla roszczeń majątkowych i 3 lata dla okresowych), to w praktyce rośnie znaczenie kontroli ich biegu.

Dlatego coraz więcej firm wdraża automatyczne systemy monitorowania przedawnień, które sygnalizują konieczność podjęcia czynności przerywających bieg terminu - takich jak uznanie długu, mediacja czy wniesienie pozwu. Brak takiej kontroli grozi utratą prawa do dochodzenia należności, nawet w przypadku bezspornych długów.

Nowe standardy - więcej prawa, mniej improwizacji

Polska windykacja wchodzi w etap profesjonalizacji. Licencje, rejestry, procedury AML i kontrola dokumentacji nie są biurokratycznym obciążeniem, lecz inwestycją w stabilność i bezpieczeństwo obrotu. Firmy, które potraktują nowe przepisy jako impuls do uporządkowania procesów, zyskają przewagę - będą działać skuteczniej, z poszanowaniem prawa i zaufania klientów.

Windykacja w nowej erze - czas działać mądrze

Nowe regulacje w windykacji na lata 2025/2026 to przede wszystkim szansa, by przestawić firmę na bardziej nowoczesne, etyczne i zautomatyzowane tory działania.

Firmy, które już dziś postawią na transparentność, automatyzację i pełną dokumentację zyskają reputację partnera godnego zaufania. W świecie, gdzie kontrahenci coraz uważniej patrzą na jakość współpracy, takie podejście może być kartą przetargową i przewagą, która przełoży się na stabilny wzrost.

Jeśli chcesz, by Twoja firma nie tylko przetrwała w nowych realiach, ale stała się liderem w swojej branży, zacznij od prostych kroków:

• audytu procesów,
• wdrożenia systemu rejestracji działań,
• przeszkolenia zespołu.

Im szybciej zareagujesz, tym łatwiej wykorzystasz nowe prawo jako trampolinę do rozwoju.

Twoja firma nie musi obawiać się zmian. Może na nich zyskać.

FAQ: