Koszty windykacji - czy można zaliczać je do kosztów uzyskania przychodu?

W związku z rosnącą liczbą małych i średnich przedsiębiorstw ryzyko trafienia na nieuczciwego kontrahenta jest niestety coraz większe. W celu ściągnięcia wierzytelności i utrzymania płynności finansowej swojej firmy przedsiębiorcy są zmuszeni do podejmowania działań windykacyjnych i tym samym muszą pokrywać związane z tym wydatki. Dla niewielkich firm koszty windykacji potrafią być dotkliwym wydatkiem. Warto zatem mieć świadomość, że koszty windykacji mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu - zarówno, gdy windykację prowadzi komornik sądowy jak i podmiot inny niż komornik, np. firma windykacyjna. Aby móc to zrobić, należy jednak wykazać związek pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodami, które uzyskaliśmy w efekcie poniesionych kosztów. Jak to zrobić? Szczegóły w niniejszym artykule.

Koszty windykacji jako koszty uzyskania przychodu - podstawa prawna

Kwestię odliczenia kosztów windykacji od przychodu regulują dwie zasadnicze dla tej problematyki ustawy: ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT, Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86) i ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT, Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 35).

Zgodnie z definicją z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Ustawa o PIT kwestię tę reguluje w art. 22. Stanowi on, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Choć zarówno ustawa o PIT jak i o CIT nie mówią bezpośrednio o kosztach windykacji, w wyniku analizy przepisów tych ustaw możemy wyciągnąć kilka zasadniczych wniosków.

Po pierwsze, lista wydatków, które przedsiębiorcy mogą wliczyć do kosztów uzyskania przychodu nie jest zamknięta. Obydwie ustawy stanowią jedynie, że  kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu ich uzyskania. Ustawodawca nie zdecydował się na precyzyjne wyszczególnienie tych kosztów.

Ponadto, zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych wymieniają w sposób szczegółowy te wydatki, które definitywnie nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W art. 16 ustawy o CIT i art. 23 ustawy o PIT znajdziemy szczegółowy katalog tzw. kosztów negatywnych, które nie są traktowane przez ustawy o podatkach dochodowych za koszty uzyskania przychodu. Nie znajdziemy wśród nich kosztów windykacji.

Należy również pamiętać, że wydatków poniesionych w związku z windykacją nie należy interpretować wąsko. Nie będą to jedynie koszty skorzystania z usług firm windykacyjnych. Wydatkami poniesionymi na windykację będą również np. wynagrodzenie za świadczenie usług przez kancelarię prawną, polegające na zastępstwie prawnym (stanowi tak m.in interpretacja Urzędu Skarbowego w Wolsztynie z dnia 20 grudnia 2006 r. (sygn. ZD/415-19/06).

Związek kosztów z działalnością - warunek konieczny

Choć cytowane powyżej przepisy nie mówią wprost o kosztach windykacji, to nie istnieją prawne przeszkody, aby móc zaliczyć koszty windykacji do kosztów uzyskania przychodu. Konieczne jest jednak spełnienie ogólnych przesłanek wynikających z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz wykazanie istnienia związku pomiędzy poniesionymi na windykację wydatkami, a prowadzoną działalnością. Kwestia wykazania związku pomiędzy kosztami i osiągniętymi przychodami jest tu kluczowa. Związek ten co to zasady powinien być bezpośredni, choć w niektórych sytuacjach wystarczy udowodnienie istnienia jedynie związku potencjalnego.

Jeśli zatem działania firmy windykacyjnej wykazują związek z działalnością gospodarczą, którą prowadzi podatnik oraz osiąganymi przychodami, zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe. Należy również pamiętać, że·związek pomiędzy wydatkiem, a uzyskanym w jego efekcie przychodem będzie zawsze rozpatrywany z uwzględnieniem okoliczności konkretnej sprawy.

Jeśli mamy zamiar zaliczyć koszty windykacji do kosztów uzyskania przychodu w naszej firmie, konieczne będzie przechowywanie wszystkich dokumentów, które mogą pomóc nam w udowodnieniu przedmiotowego związku. Związek ten należy udowodnić przy pomocy konkretnych środków dowodowych. Samo uprawdopodobnienie jego istnienia to w tym przypadku za mało.

Nie ma również wyraźnych przeszkód, aby za koszt uzyskania przychodu można było uznać również wydatki poniesione na „nieudaną” windykację, która nie przyniosła oczekiwanych rezultatów. W takim przypadku należy jednak dowieść, że działania windykacyjne były w pełni uzasadnione.

Stanowisko sądów i organów podatkowych

Choć początkowo istniały rozbieżności w kwestii uznania czy koszty windykacji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu czy też nie, już w 1998 r. Naczelny Sąd Administracyjny (dalej jako: NSA) rozwiał te wątpliwości. W wyroku z dnia 15 października () NSA uznał, że wydatki związane z windykacją należności podatnika są kosztami uzyskania przychodów także wtedy, gdy windykację prowadził inny podmiot niż komornik sądowy.

Choć początkowo istniały rozbieżności w kwestii uznania czy koszty windykacji można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu czy też nie, już w 1998 r. Naczelny Sąd Administracyjny (dalej jako: NSA) rozwiał te wątpliwości. W wyroku z dnia 15 października (sygn. I SA/Po 173/98) NSA uznał, że wydatki związane z windykacją należności podatnika są kosztami uzyskania przychodów także wtedy, gdy windykację prowadził inny podmiot niż komornik sądowy.

W 2004 r. stwierdził tak również Minister Finansów. W piśmie z dnia 11 marca 2004 r. (sygnatura PB3-530/8214-56/HR/04), powołując się na cytowany wyżej wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego, potwierdził, że wydatki poniesione na działania windykacyjne są kosztami uzyskania przychodów, również gdy windykacja prowadzona była przez podmiot inny niż komornik. Stanowiło to ostateczne uznanie prawidłowości wyroku z 1998 r.

Również organy podatkowe przychylają się do takiej interpretacji zagadnienia. Potwierdza to np. interpretacja Podkarpackiego Urzędu Skarbowego z dnia 21 lipca 2005 r. (sygn. PUS.I/423/33-2/05) czy też interpretacja III Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z dnia 15 listopada 2006 r. (sygn. 1473/727/KDO/423/4/06/WSz).

Wynagrodzenie firmy windykacyjnej, a koszty uzyskania przychodu

Firmy windykacyjne, choć kuszą często ofertami, w których oferują swoje usługi za bezcen, zawsze pobierają prowizję. Prowizja ta stanowi określony procent lub część ściągniętej należności. Czym większej wierzytelności dochodzimy, tym prowizja jest większa i równocześnie zwiększają się koszty, które musi ponieść nasze przedsiębiorstwo.

Rozpatrując to zagadnienie należy odwołać się do ogólnych zasad zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Przypomnijmy, że zgodnie z ich treścią, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów nieuznawanych przez ustawę za koszty uzyskania przychodu, które określone są odpowiednio w art. 16 CIT i art. 23 PIT.

Wskutek analizy powyższych regulacji, prawidłowy jest zatem wniosek, że nie istnieją przeszkody prawne, aby również prowizję pobraną przez firmę windykacyjną móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Choć nie jest to wyrażone w przepisach prawnych wprost, istnieje szereg interpretacji organów podatkowych, które dopuszczają takie rozwiązanie. Takie stanowisko zostało wyrażone m.in w 2010 r. w Interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 lipca (sygn. IBPBII/1/415-435/10/MZ). Stanowi tak również Interpretacja Urzędu Skarbowego w Głubczycach z dnia z dnia 27 listopada 2006 r. (sygn. PO.I/415/4/GM/06). Potwierdza to również Postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 7 października 2005 r. (sygn. US.PD_I/415-15/MK/05)

Jeśli podatnik uznaje dany wydatek za koszt uzyskania przychodu, musi w sposób niepozostawiający wątpliwości wykazać, że jego poniesienie miało lub też mogło mieć wpływ na wielkość przychodu, który osiągnął. W związku z tym bardzo istotne jest odpowiednie udokumentowanie w poniesionych kosztów. W celach dowodowych zalecamy zatem przechowywanie całej dokumentacji związanej z przeprowadzoną windykacją. Będą to oczywiście faktury, ale również np: raporty od windykatorów czy wiadomości z informacjami o czynnościach, które zostały wykonane.

Podsumowując - jeśli zdecydujemy się wliczyć koszty prowizji firny windykacyjnej w koszty uzyskania przychodu, zalecamy skrupulatne przechowywanie całej dokumentacji związanej z windykacją.

Vindcat.pl - nowe oblicze windykacji

Problematyka zaliczania kosztów windykacji do kosztów uzyskania przychodu jest powszechna nie bez przyczyny. Większości małych i średnich przedsiębiorstw w naszym kraju znane są problemy z kontrahentami, którzy nie regulują swoich zobowiązań na czas. Konsekwencją tego jest zachwianie płynności finansowej w firmie, która mimo wydania towaru lub wykonania usługi nie otrzymała zapłaty. Wówczas pojawia się konieczność rozpoczęcia działań windykacyjnych. Jeśli takie problemy nie są obce również i naszemu przedsiębiorstwu, warto mieć świadomość, że skorzystanie z usług firmy windykacyjnej i „klasyczny” przebieg windykacji nie jest jedyną możliwą drogą do odzyskania pieniędzy.

W odpowiedzi na potrzeby przedsiębiorców, którzy cenią sobie swój czas i pieniądze, powstał system służący do samodzielnej windykacji online - Vindicat.pl. Jest to innowacyjna aplikacja, która pozwala firmom egzekwować należności z dowolnego miejsca i dowolnej porze. Wystarczy jedynie komputer z dostępem do Internetu i konto na platformie Vindicat.

System Vindicat.pl oferuje pomoc przedsiębiorcom na każdym etapie windykacji. Generuje wezwania do zapłaty, umożliwia zawarcie ugody z dłużnikiem, pomaga w sporządzeniu pozwów do sądu i e-sądu oraz generuje wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. To tylko przykładowe funkcje. System Vindicat.pl został stworzony przez specjalistów z dziedziny windykacji w taki sposób, aby odpowiadał na wszystkie problemy, które mogą pojawić się w trakcie procesu windykacji. W razie jakichkolwiek wątpliwości pomocą służą również specjaliści z Kancelarii Vindicat.

Zobacz także:
- Jak odzyskać pieniądze z Vindicat.pl
- Jak działa eSąd?
- Jak zarejestrować się w eSądzie?

Aby skorzystać z usług Vindicat.pl, należy założyć konto w systemie. Rejestracja jest darmowa, a przyjęcie do 5 spraw miesięcznie to koszt od 169 zł netto. Samodzielna windykacja online jest zatem opcją znacznie korzystniejszą cenowo aniżeli usługi firm windykacyjnych. Nie wpływa to jednak na jej skuteczność - aż 93% spraw prowadzonych przy użyciu aplikacji Vindicat.pl kończy się polubownie. Najczęściej polubowne rozwiązanie sporu jest najkorzystniejszą możliwą opcją dla obydwu stron i pozwala na zachowanie dobrych relacji z dłużnikiem.

System Vindicat.pl jest prosty w obsłudze i intuicyjny, a także na bieżąco aktualizowany. Przedsiębiorcy korzystający z usług Vindicat.pl mają zatem pewność, że wysyłane przez nich dokumenty są zgodne z prawem i profesjonalne.

Jeśli chodzi o zaliczenie kosztów windykacji prowadzonej online do kosztów uzyskania przychodu, należy odwołać się do cytowanej już interpretacji Urzędu Skarbowego w Wolsztynie z 12 grudnia 2006 r. Kosztów poniesionych na windykację nie należy interpretować wąsko, a zatem koszty samodzielnej windykacji online przedsiębiorcy również mogą uznać za koszty uzyskania przychodu. W związku z tym, że korzystając z usług Vindicat.pl cały proces windykacji odbywa się przez Internet, udokumentowanie podjętych działań jest niezwykle łatwe. System rejestruje  działania przedsiębiorcy, a w razie potrzeby odpowiednie dokumenty zawsze można pobrać i wydrukować.

Podsumowując - zaliczać można, ale trzeba pamiętać o dokumentach

Aktualnie stanowisko sądów administracyjnych i organów podatkowych jest raczej jednolite i dopuszcza zaliczanie kosztów windykacji do kosztów uzyskania przychodu. Jeśli jednak zamierzamy dokonać takiego zaliczenia w naszej firmie, musimy pamiętać o koniecznym związku przyczynowo - skutkowym pomiędzy poniesionymi wydatkami, a uzyskanym przychodem. Aby uniknąć wątpliwości ze strony organów podatkowych, poniesienie wydatków musi być zatem uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.

Warto również zastanowić się nad samodzielnym przeprowadzeniem windykacji online. Gwarantuje nam to stały dostęp do niezbędnej dokumentacji oraz kontrolę nad całością procesu windykacyjnego.