Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?

Powszechnie wiadomo, że przy przyjmowaniu zleceń i wykonywaniu usług pożądane jest zawarcie umowy w formie pisemnej. W życiu - i w biznesie - zdarzają się jednak różne sytuacje. Czasami przedsiębiorcy współpracują ze sobą już od wielu lat i tak bardzo sobie ufają, że na pewnym etapie swojej relacji stwierdzają, że kolejna umowa nie jest im potrzebna. W innych przypadkach na zawarcie umowy zwyczajnie nie starcza czasu, bo wykonanie usługi jest pilne. Może się też zdarzyć, że strony pozostają ze sobą w bliskich relacjach prywatnych i zakładają, że umowa „na słowo” wystarczy. Przykłady można mnożyć.
Jeśli mimo braku umowy kontrahent uregulował płatność, możemy spać spokojnie. Jeśli jednak z powodu braku umowy odmawia zapłaty lub kwestionuje legalność wystawionej przez nas faktury, dobrze jest wiedzieć w jaki sposób wyegzekwować naszą należność. Czy brak spisania umowy przekreśla szansę na wyegzekwowanie zapłaty za usługę? Czy możemy wystawić fakturę VAT mimo braku umowy pisemnej i domagać się płatności? Odpowiedzi w niniejszym artykule.

Czy umowa zawsze musi być pisemna?

Słowo „umowa” często jednoznacznie kojarzy nam się z dokumentem. Warto jednak mieć świadomość, że polski Kodeks Cywilny (Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93) daje możliwość zawierania umów w różnej formie. Może to być rzecz jasna najbardziej popularna forma pisemna, ale dopuszczalna jest również forma ustna czy elektroniczna. Problematykę tę precyzują artykuły 73-81 KC.

Ważna w tej kwestii jest też obowiązująca w polskim prawie zasada tzw. swobody umów. Reguluje ją art. 353¹ KC. Zgodnie z nią, strony umowy mogą ułożyć stosunek prawny w sposób dowolny, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się naturze stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Obowiązywanie tej zasady powoduje, że umowy w naszym kraju co do zasady mogą być zawierane w formie dowolnej.

Umowa jest dla stron wiążąca niezależnie od formy, w której została zawarta. Istnieją oczywiście wyjątki od tej zasady, np: przeniesienie własności nieruchomości zawsze będzie wymagało bardzo rygorystycznej formy aktu notarialnego. Są też umowy np: leasingu czy poręczenia, na które ustawodawca nałożył wymóg zachowania formy pisemnej. Zasadniczo, pomijając przykładowe wyjątki, strony mogą zawrzeć umowę w wybranej przez siebie formie. Niekoniecznie musi to być forma pisemna.

Jako ciekawostkę potraktować można fakt, że w niektórych przypadkach umowa może być zawarta poprzez podjęcie tzw. czynności konkludentnych. Polegają one na tym, że poprzez samo ich podjęcie przystępujemy do realizacji umowy. Będzie to np: umowa przewozu komunikacją miejską. Wsiadając do autobusu nie podpisujemy przecież żadnej umowy, a mimo to dochodzi do jej zawarcia.

Bardzo istotną dla przedsiębiorców regulację stanowi art. 68² KC. Warto się z nim zapoznać, jeśli mamy kontrahentów, z którymi współpracujemy w sposób regularny i istnieje między nami więź tzw. stałych stosunków gospodarczych. Nie będzie on miał zastosowania, jeśli wykonanie przez nas usługi dla danego kontrahenta miało charakter nieregularny i incydentalny.

Art. 68² KC mówi o sytuacji, w której zawarcie umowy pisemnej pomiędzy przedsiębiorcami nie jest konieczne. Stanowi, że jeśli przedsiębiorca otrzymuje od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych ofertę zawarcia umowy w ramach swojej działalności, to brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty. Oznacza to, że jeśli złożyliśmy ofertę, a druga strona nie zawiadomi nas natychmiast o tym, że nie chce zawrzeć z nami tej umowy, to dojdzie do jej zawarcia na mocy art. 68² KC. Jest to tzw. zawarcie umowy w ramach milczącej akceptacji.

Warto jednak pamiętać, że regulacja ta dotyczy tylko przedsiębiorców pozostających w stałych stosunkach gospodarczych, tj. współpracujących ze sobą regularnie w dłuższym okresie czasu. Przedmiot umowy musi się natomiast mieścić w ramach działalności gospodarczej prowadzonej przez adresata.

Czy można wystawić fakturę VAT bez zawartej umowy pisemnej?

Wiemy już, że dla ważności umowy forma pisemna nie zawsze jest konieczna. Kolejnym argumentem nieuczciwego kontrahenta przeciwko zapłacie za wykonanie przez nas usługi może być powoływanie się na nielegalność wystawienia FV bez postawy prawnej, tj. uprzednio zawartej umowy. Może również odmawiać jej przyjęcia, licząc, że nieodebranie FV zniweluje obowiązek zapłaty.

Jeśli usługa została wykonana, mimo braku umowy zawartej w formie pisemnej, możemy wystawić FV i domagać się zapłaty wynikającej z niej należności. Wiąże się to z uregulowaniami Kodeksu Cywilnego omówionymi wyżej, które dopuszczają różne formy zawarcia umowy. Umowa zawarta w formie ustnej również stanowi podstawę prawną do wystawienia FV.

Brak formy pisemnej przy zawieraniu umowy o świadczenie usług może spowodować, że jej udowodnienie będzie znacznie trudniejsze, ale nie wpływa na ważność samej czynności.

Faktura VAT dokumentuje wykonanie przez nas usługi, a tryb i termin jej wystawiania regulowany jest konkretnymi przepisami. Wystawienie FV zasadniczo jest zatem potwierdzeniem wykonania usługi. Potwierdza również, że zleceniodawca ma wobec wykonawcy usługi zaległość płatniczą. Nie zastępuje jednak zwarcia umowy i nie należy traktować jej jako substytutu umowy.

Jeśli zleceniodawca konsekwentnie odmawia przyjęcia FV, nie możemy go oczywiście zmusić go jej odebrania. Brak akceptacji FV - np. odesłanie jej z powrotem do wykonawcy usługi - nie powoduje jednak, że obowiązek zapłaty po stronie zleceniodawcy przestanie istnieć. W takiej sytuacji nie pozostaje nam nic innego jak tylko udowodnić, że wykonanie usługi zostało nam zlecone oraz, że usługa została przez nas wykonana. W celu udowodnienia, że żądanie płatności jest zasadne, pozostaje nam droga sądowa. Wówczas na mocy art. 6 KC będzie na nas spoczywał tzw. ciężar dowodu. Oznacza to, że będziemy zobowiązani do udowodnienia naszych twierdzeń. Mimo braku umowy pisemnej - w wielu przypadkach będzie to możliwe.

Jak udowodnić wykonanie usługi bez umowy pisemnej?

Brak umowy pisemnej precyzującej dokładne warunki zlecenia nie przekreśla szans na udowodnienie, że usługa została nam zlecona. Pomóc nam w tym mogą:

• zeznania świadków - pracowników, rodziny, znajomych,
• korespondencja mailowa dotycząca zamówienia,
• wiadomości sms,
• nagrania rozmów telefonicznych,
• audiowizualne nagrania z monitoringu,
• zdjęcia dokumentujące etapy wykonywania zlecenia,
• pokwitowania wykonania usługi,
• innego rodzaju pisma czy wiadomości sugerujące, że doszło do zlecenia i wykonania usługi.

Zaznania świadków mogą być dla nas bardzo istotnym świadczącym na naszą korzyść  - często jest to również pierwsze rozwiązanie, które przychodzi nam na myśl.

Jeśli jednak w naszej sprawie brakuje świadków i nikt nie będzie w stanie potwierdzić, że wykonanie usługi zostało nam zlecone, warto wiedzieć że dowodem może być również korespondencja między stronami. Nie musi ona „układać się” wprost w treść umowy. Wystarczy, że dotyczy ona jej przedmiotu i np. precyzuje w jaki sposób, gdzie lub kiedy usługa zostanie wykonana. W dzisiejszych czasach prowadzenie korespondencji mailowej, sms-owej czy też przez różnego rodzaju komunikatory internetowe jest przecież niezwykle powszechne. W sytuacjach spornych mogą one być wykorzystane w sądzie i świadczyć na naszą korzyść. Muszą jednak - chociażby pośrednio - sugerować, że chodzi o wykonanie tej właśnie usługi, za którą domagamy się zapłaty. Jeśli już w trakcie wykonywania usługi zorientujemy się, że zleceniodawca może nie być wobec nas uczciwy, warto zadbać o jak najpełniejsze udokumentowanie wykonywanych przez nas prac i unikać dokonywania jakichkolwiek ustaleń w formie ustnej.

Przydatne mogą okazać się również różnego rodzaju pisma i inne „papiery”, nie będące umową. Wszystkie z pozoru nieistotne świstki, na których przeprowadzaliśmy ze zleceniodawcą ustalenia dotyczące wykonywania usługi mogą świadczyć na naszą korzyść. Tak naprawdę dowody, którymi możemy posłużyć się w sądzie, aby udowodnić, że zlecono nam jakieś prace, a my je wykonaliśmy mogą być bardzo różne.

Warto pamiętać o omówionym wyżej art. 68² KC odnoszącym się do sytuacji, w której obie strony umowy to przedsiębiorcy, którzy pozostają ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych. Wówczas mimo braku zawarcia umowy pisemnej, pod warunkiem, że adresat oferty nie zgłosi niezwłocznego sprzeciwu domniemanie zawarcia umowy wynika z regulacji Kodeksu Cywilnego.

Sąd? A nie da się inaczej?

Niestety ciężko wyobrazić sobie w takiej sytuacji drogę inną niż sądową. Nie możemy przecież zmusić nierzetelnego kontrahenta do przyznania, że zlecił nam wykonanie usługi a tym bardziej do zapłaty za nią.

Jeśli wizja sporu sądowego wydaje nam się zbyt trudna i angażująca, warto pamiętać, że zawsze możemy skorzystać z pomocy profesjonalistów.

Eksperci z Kancelarii Vindicat (link) mają doświadczenie i wiedzę, dzięki której udowodnienie wykonania usługi nierzetelnemu kontrahentowi będzie dużo łatwiejsze.

Każda sprawa jest inna, więc prawnicy z Kancelarii Vindicat najpierw dogłębnie ją przeanalizują, aby następnie wybrać rozwiązanie najbardziej optymalne i uszyte na miarę naszego problemu. Podpowiedzą w jaki sposób udowodnić wykonanie usługi, pomogą w zebraniu dowodów i przygotowaniu pozwu, a następnie przeprowadzą przez postępowanie sądowe.

Oczywiście, niniejszy artykuł daje wskazówki w jaki sposób zrobić to samodzielnie - nie jest to niemożliwe. Postępowania sądowe niestety często się przeciągają, a strona przeciwna gra na czas. Być może warto czas i energię, którą spożytkowalibyśmy na walkę z nieuczciwym kontrahentem poświęcić na prowadzenie swojego biznesu, a sprawę zostawić profesjonalistom.

Kancelaria Vindicat przyjmie sprawę za darmo, a prowizję rozpoczynającą się już od 5% wartości spornej należności pobierze dopiero po jej odzyskaniu.

Sąd jest po naszej stronie, a uparty kontrahent nadal nie płaci?

Jeśli uda nam się wygrać spór w przedmiocie ustalenia istnienia stosunku zlecenia i zasadności żądania zapłaty, a nieuczciwy kontrahent nadal nie płaci - z pomocą przychodzi aplikacja Vindicat.pl. Jeśli nie zdecydowaliśmy się na współpracę z kancelarią prawną, będzie to dla nas idealne rozwiązanie.

Aplikacja Vindicat.pl służy do samodzielnego odzyskiwania należności online. Ponieważ cały proces dochodzenia wierzytelności odbywa się przez Internet, za pomocą aplikacji, nie wymaga od nas ani dużej ilości czasu ani pieniędzy (link do cennika).

Aby skorzystać z możliwości systemu Vindicat, wystarczy jedynie założyć konto w aplikacji oraz wprowadzić informacje o dłużniku i dochodzonej należności. Przez kolejne kroki system prowadzi przedsiębiorcę samoczynnie.

Jeśli dochodzona wierzytelność tak bardzo dała nam się we znaki, że jedyne czego pragniemy to jak najszybsze zamknięcie sprawy - możemy sprzedać ją na giełdzie długów. Taką możliwość również oferuje system Vindicat.

Warto zarejestrować się w aplikacji Vindicat i poznać jej możliwości. Szczegóły dotyczące sposobu działania systemu oraz odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, znajdują się tutaj: .

Warto pamiętać, że forma pisemna wiele ułatwia

Czasami do sporu może dojść nawet z kontrahentem, któremu ufamy. Umowa pisemna zabezpiecza nasze interesy przed nierzetelnością drugiej strony o wiele silniej. Pozwala na jednoznaczne określenie co było treścią umowy, jaki był termin wykonania usługi oraz w jakiej wysokości zostanie wypłacone wynagrodzenie. Zgodnie z zasadą swobody umów, wynikającą z Kodeksu Cywilnego, strony mogą ukształtować treść umowy dowolnie, zawierając w niej najważniejsze dla wykonania usługi informacje. W razie sporu sądowego, o ile została podpisana przez obydwie strony, tak skonstruowana umowa stanowi ciężki do podważenia dowód.

Spisanie umowy nie jest niczym trudnym i zasadniczo nie potrzeba do tego specjalnej wiedzy ani umiejętności. W najprostszej formie wystarczy jedynie kartka papieru, na której zapiszemy kto się umawia, na co, w jakim terminie ma być wykonana usługa i za ile. Nie można również zapomnieć o podpisach obydwu stron.

Jeśli jednak z różnych względów doszło zawarcia umowy jedynie w formie ustnej i mamy teraz z tego tytułu różne nieprzyjemności, warto skorzystać z porad zawartych w niniejszym artykule. Pamiętajmy również, że po pomóc w rozwiązaniu problemu zawsze możemy zgłosić się do profesjonalistów.

Już dziś zarejestruj się i odzyskaj pieniądze od Twojego kontrahenta!
Zacznij już dziś »