Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego?

Współpraca z kontrahentem zagranicznym to często dla firmy szansa na szybszy rozwój. Ekscytując się nową współpracą, nie można jednak zapominać o tym, co najważniejsze - rzetelnym sprawdzeniu przyszłego klienta. Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego? Gdzie szukać pewnych informacji, którym można zaufać? Wyjaśniamy.

Dlaczego trzeba sprawdzać klientów zza granicy?

Na początek słowem przypomnienia - weryfikować należy wszystkich kontrahentów, z którymi nasza firma podejmuje współpracę. W przypadku kontrahentów zza granicy jest to jednak szczególnie ważne.

Klientom zza granicy łatwiej jest uciec przed działaniami windykacyjnymi. Przeszkodę w odzyskiwaniu należności od klientów z innych krajów stanowią czynniki takie jak język, waluta, kultura, inne uregulowania prawne.

Nieuczciwi kontrahenci zza granicy wszystkie te elementy mogą wykorzystać na niekorzyść przedsiębiorcy z Polski. Nie oznacza to jednak, że trzeba bać się międzynarodowych współprac. Wręcz przeciwnie, w biznesie, szczególnie w nietypowych czasach pandemii, trzeba wykorzystywać wszystkie szanse. W przypadku klientów zagranicznych zdecydowanie bezpieczniej jest jednak zapobiegać niż leczyć.

Jeśli obawiamy się samodzielnego sprawdzenia klienta, a chodzi o kluczową współpracę, od której mogą zależeć dalsze losy naszej firmy - warto skorzystać z pomocy specjalistów.

Istnieją na rynku firmy, które przeprowadzają specjalistyczne weryfikacje - tzw. wywiady gospodarcze. Zanim jednak zwrócisz się o pomoc do ekspertów, warto samodzielnie wykorzystać możliwości, jakie daje Internet.

Krok nr 1 - sprawdź podstawowe informacje online

Internet to prawdziwa kopalnia informacji o potencjalnym kontrahencie. To pozornie oczywiste, ale bardzo często zdarza się, że przedsiębiorca z Polski nie wykonuje nawet bardzo podstawowej weryfikacji. Nie popełniaj tego błędu!

Sprawdź:

• W jakim kraju zarejestrowana jest działalność potencjalnego kontrahenta. Uprawnij się też, czy i gdzie firma klienta ma swoje oddziały, przedstawicielstwa itp.
• Zwróć uwagę na to, czy kontrahent nie prowadzi swojej działalności w tzw.rajach podatkowych. Może (choć nie musi) stanowić to sygnał ostrzegawczy.
• Skorzystaj z Google Street View i zweryfikuj, czy siedziba klienta faktycznie znajduje się tam, gdzie klient deklaruje. Przyznasz, że to znacznie łatwiejsze niż osobista wycieczka na miejsce.
• Sprawdź media społecznościowe firmy kontrahenta, a jeśli firma jest jednoosobowa - także jego samego. Szczególnie dużo mogą powiedzieć Ci opinie na Facebooku. W przypadku nieuczciwych firm, ich klienci i kontrahenci często dają w tym miejscu upust swoim emocjom.
• Sprawdź opinie o firmie w Google.

Wszystkie te czynności łącznie nie powinny zająć Ci więcej niż godzinę. W trosce o bezpieczeństwo finansowe firmy, zdecydowanie warto wygospodarowywać ten czas!

Krok nr 2 - skorzystaj z europejskiego portalu e-justice oraz bazy VIES

W przypadku klientów, którzy mają swoje siedziby na terytorium Unii Europejskiej, możliwości weryfikacji jest więcej. W szczególności warto zwrócić uwagę na dwa proste w obsłudze portale.

• Portal e-justice.europa.eu. Pozwala przedsiębiorcom z krajów UE sprawdzić rejestry przedsiębiorców z innych krajów członkowskich. Firmy z Polski za pośrednictwem tego portalu mogą zweryfikować dane funkcjonujących przedsiębiorstw z terytorium całej Unii Europejskiej. Co ważne, w odpowiednich zakładkach na portalu e-justice można sprawdzić też, czy firma klienta nie znajduje się aktualnie w stanie np. upadłości. Warto „przeklikać” się przez wszystkie dostępne na portalu zakładki i uzyskać o potencjalnym kliencie jak najwięcej informacji. Portal dostępny jest też w języku polskim.
• Europejski rejestr VIES. Rejestr VIES - VAT Information Exchange System - służy do sprawdzenia, czy klient ma aktywny numer VAT UE. Warto zweryfikować tę informację, ponieważ posiadanie numeru VAT UE przesądza o możliwości handlu w UE z 0% VAT. To bardzo ważne biznesowo i może przesądzić o zaangażowaniu się we współpracę lub wycofaniu z niej. Jeśli danych potencjalnego kontrahenta nie znajdziesz w rejestrze, możesz poprosić o weryfikację w urzędzie skarbowym w kraju klienta.
• Przydatna w konkretnych sytuacjach może okazać się też weryfikacja w systemie rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych na potrzeby celne - EORI.

Krok nr 3 - zasięgnij języka u byłych kontrahentów potencjalnego klienta

To krok banalny i wielu przedsiębiorców ma opory, aby go wykonać, ale... zdecydowanie warto. Firmy, które współpracowały w przeszłości z Twoim potencjalnym kontrahentem i nie są z tej współpracy zadowolone, na pewno chętnie podzielą się swoją wiedzą.

Informacje o tym, z kim klient współpracował w przeszłości, możesz pozyskać m.in.:

• Bezpośrednio od klienta. To najprostszy i najskuteczniejszy sposób. Jeśli klient nie ma niczego do ukrycia, powinien bez problemu opowiedzieć o swoich współpracach (wyjątkiem będą oczywiście sytuacje, w których podpisał umowy o poufności).
• Ze strony internetowej klienta. Sprawdź, czy na stronie jest zakładka „opinie” lub „referencje”.
• Z social mediów. Sprawdź sekcję „opinie” - co jak już wiesz z kroku nr 1, jest i tak bardzo przydatne.

Byłych klientów potencjalnego kontrahenta można luźno, niezobowiązująco zapytać, jak oceniają współpracę. Warto przy tym dodać, że jesteśmy przedsiębiorcą z Polski, to nasza pierwsza (lub jedna z niewielu) międzynarodowych współprac i chcemy mieć pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Odzew może być naprawdę zaskakujący!

Sprawdzanie klienta zza granicy - co powinno wzbudzić niepokój?

W trakcie weryfikacji klienta i negocjacji warunków przyszłej współpracy można trafić na informacje będące jasnym sygnałem ostrzegawczym. Takie sygnały ostrzegawcze to sytuacje, w których klient:

• drastycznie zaniża ceny swoich towarów w stosunku do cen rynkowych,
• oferuje inne produkty, niż sugerowałaby jego branża,
• wciąż odwleka podpisanie umowy,
• miga się od złożenia zamówienia, mimo że wcześniej utrzymywał, że zależy mu na czasie,
• nie figuruje w bazie VIES, mimo że składa taką deklarację,
• nie ma żadnych opinii ani referencji na WWW, w social mediach lub w Google, a prowadzi działalność na dużą skalę (lub ma opinie wyglądające na wystawione przez tzw. boty).

Wszystkie te przypadki - mogą, choć oczywiście nie muszą - świadczyć o nieuczciwych zamiarach potencjalnego klienta. Jeśli wystąpią w Twoim przypadku, poważnie rozważ ryzyko, jakie w Twoim przypadku może generować współpraca.

Przykład:
Potencjalny klient Pana Daniela, właściciela agencji marketingowej z Polski, ma siedzibę w Hiszpanii. Negocjacje przebiegały zgodnie z planem. Mimo to klient, choć podtrzymywał chęć współpracy, wciąż odwlekał podpisanie umowy. Wzbudziło to niepokój Pana Daniela. Postanowił więc rzetelniej zweryfikować kontrahenta. Okazało się, że klient, mimo że deklarował, nie figuruje w bazie VIES. Podejrzanie wyglądały też jego social media - wynikało z nich, że oferuje zupełnie inne produkty, niż te, które interesowały firmę Pana Daniela. Dodatkowo, gdy Pan Daniel sprawdził w Google Street View adres podany jako siedzibę klienta na jego stronie internetowej, okazało się, że w tym miejscu nie ma żadnych firm. Pan Daniel postanowił więc zawiesić negocjacje, a jako że była to kluczowa współpraca dla rozwoju jego biznesu - zlecił pogłębioną weryfikację specjalistycznej firmie.

A jeśli weryfikacja nie pomoże - windykuj na czas!

Problemy z nieterminowymi płatnościami zdarzają się w prawie każdej firmie - zarówno tej pracującej z klientami zagranicznymi, jak i wyłącznie z krajowymi. Weryfikacja jest bardzo kluczowym elementem zapobiegania problemom i eliminacji najpoważniejszych ryzyk. Mimo weryfikacji może się jednak zdarzyć, że klient nie zapłaci.

Co zrobić w takiej sytuacji? Najlepiej - działać od razu. Windykować nowocześnie i strategicznie, a za windykację zapłacić dopiero po odzyskaniu pieniędzy!

System monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pozwala małym i średnim firmom skutecznie odzyskiwać pieniądze od nierzetelnych klientów. W prosty sposób, efektywnie, w 100% online!

Aby korzystać z Vindicat.pl, nie potrzebujesz żadnej wiedzy windykacyjnej. System prowadzi użytkownika przez cały proces odzyskiwania pieniędzy. Możesz też zdecydować się na windykację automatyczną, w której system samoczynnie podejmie aż 10 efektywnych czynności zmierzających do odzyskania pieniędzy. Vindicat.pl to rozwiązanie dla każdego małego i średniego przedsiębiorcy, który chce oszczędzać czas i odzyskiwać należności szybko!

Użytkownicy Vindicat.pl mogą m.in.:

• Zlecić windykację automatyczną. System może zupełnie automatycznie wysyłać kontrahentom przypomnienia o płatności, dodawać należności na giełdę długów i podejmować inne działania w ramach windykacji polubownej. To rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też najkorzystniejsze finansowo. Za windykację automatyczną zapłacisz dopiero po odzyskaniu pieniędzy! Przeczytaj i dowiedz się, dlaczego automatyczna windykacja online to prawdopodobnie rozwiązanie także dla Twojej firmy.
• Połączyć system do windykacji online ze swoim systemem do księgowości. Konto w Vindicat.pl można w kilka minut połączyć z ifirmą, wFirmą, InFaktem oraz Fakturownią. Dzięki integracji nieuregulowane faktury automatycznie trafią do Vindicat.pl, a Ty - bez konieczności ręcznego wprowadzania danych - będziesz mógł swobodnie rozpocząć windykację.
• Wygenerować raport BIG InfoMonitor o wiarygodności kontrahenta (ważny etap weryfikacji kontrahenta krajowego!) oraz dodać wpis do BIG InfoMonitor.
• Umieszczać na wystawianych fakturach pieczęć prewencyjną Vindicat.
• Umieszczać wierzytelności na popularnej giełdzie długów. Giełda działa także w modelu windykacji automatycznej - success fee.
• Korzystać z bogatej bazy gotowych do użycia i spersonalizowanych dokumentów windykacyjnych.
• Monitorować płatności. Potrzebujesz systemu, który pozwoli Ci nie tylko windykować, ale też regularnie monitorować firmowe należności? Vindicat.pl to najlepsza z dostępnych możliwości!

Vindicat.pl to bezpieczne i sprawdzone rozwiązanie, któremu zaufało już ponad 3 500 przedsiębiorców.

Ponad 90% spraw prowadzonych przy pomocy systemu Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym. Twoje sprawy również mogą!

Weryfikuj kontrahentów i windykuj jak najszybciej - w dobie pandemii to szczególnie ważne!

Całkowite wyeliminowanie ryzyka związanego ze współpracą z klientem zagranicznym nie jest niestety możliwe. W dobie Internetu można jednak - i to we własnym zakresie - sprawdzić naprawdę wiele informacji. Warto poświęcić na to swój czas i ograniczyć ryzyko. Przy współpracach zagranicznych to absolutna podstawa.

A jeśli Twoja firma regularnie boryka się z brakiem terminowej zapłaty - także ze strony klientów z Polski - postaw na skuteczną windykację w nowoczesnej formie. Zapłać za windykację dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Sprawdź ofertę w modelu rozliczenia prowizyjnego lub abonamentowego!

FAQ: