Jak sprawdzić czy firma istnieje?

Jak sprawdzić czy firma istnieje - to pytanie zadaje sobie wielu polskich przedsiębiorców przed podjęciem współpracy biznesowej. Na szczęście w czasach, gdy dostęp do danych jest tak powszechny, nie powinno to być trudne zadanie. W dzisiejszym artykule podpowiadamy jak i gdzie możesz zweryfikować wiarygodność swojego potencjalnego kontrahenta. Dowiesz się również na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę, aby zabezpieczyć interesy Twojej firmy.

Jak sprawdzić czy firma istnieje... i po co?

Jeśli rozważasz podjęcie jakiejkolwiek współpracy z kontrahentem, którego nie znasz - bezwzględnie powinieneś go zweryfikować. Z pewnością czasami w ekscytacji nową współpracą będzie to ostatnia rzecz, o której pomyślisz... ale zawsze powinieneś to zrobić. W tej kwestii powinieneś kierować się przede wszystkim rozsądkiem i interesem swojej firmy.

Zagrożeniem jet nie tylko kontrahent niewypłacalny i nieistniejący, ale również taki, który ma w zwyczaju notorycznie zalegać z płatnościami.

Jeśli coś pójdzie nie po Twojej myśli, Twoje możliwości dochodzenia roszczenia względem firmy, która w rzeczywistości nie istnieje, będą bardzo ograniczone. Argument „nie wiedziałem” w czasach, gdy dostęp do internetu i podstawowych narzędzi weryfikacji kontrahenta jest tak powszechny, jest bardzo łatwy do obalenia.

W ostatnim czasie niebezpiecznie wzrosła również ilość pseudo-sklepów internetowych. Jeśli zawierasz umowy z podmiotem, działającym online, powinieneś zachować szczególną ostrożność. Pierwszym krokiem jest dokładne przyjrzenie się danym, które Ci podaje.

Kierując się dbałością o dobro swojej firmy, za każdym razem, gdy zawierasz umowę lub wchodzisz w jakąś transakcję, weryfikuj kontrahenta.

Weryfikacja kontrahenta - co powinno wzbudzać zaniepokojenie?

Czerwona lampka ostrzegawcza powinna zapalić się w Twojej głowie w szczególności, gdy potencjalny partner nie podaje swoich pełnych danych.

Każda firma - niezależnie czy jest to spółka czy jednoosobowa działalność gospodarcza - powinna podawać swoje pełne dane na umowach, fakturach itp.

Obowiązek ten ma zastosowanie również do przedsiębiorców, którzy świadczą swoje usługi lub sprzedają towary na odległość. Pełne dane firmy to:

• Pełna nazwa
• Adres firmy
• NIP
• REGON
• KRS w przypadku spółek

Jak sprawdzić czy firma istnieje w bazie CEiDG, KRS, rejestr REGON

Jeśli posiadasz chociażby podstawowe dane swojego potencjalnego kontrahenta - możesz przejść do weryfikacji. Przydane okażą się trzy rejestry. Możesz skorzystać z nich online. Dostęp do nich jest całkowicie darmowy.

• Jeśli Twój potencjalny kontrahent prowadzi działalność jednoosobową lub jest wspólnikiem spółki cywilnej, skorzystaj z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).
• Jeśli potencjalny partner prowadzi firmę w formie spółki prawa handlowego (m.in. spółki z o.o., spółki jawne), interesujące Cię informacje znajdziesz w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)
• Gdy próbujesz zweryfikować spółkę cywilną, a aktualnych danych nie znajdziesz w CEiDG, skorzystaj z rejestru REGON.

Jak sprawdzić w CEIDG czy firma istnieje?

Aby sprawdzić czy informacje o firmie znajdują się w CEiDG wystarczy skorzystać z prostej, internetowej wyszukiwarki. Nie musisz wpisywać wszystkich danych firmy. Możesz wpisać imię i nazwisko przedsiębiorcy, jego adres, nr NIP lub REGON.

Najszybciej wyszukasz interesujący Cię podmiot, wpisując jego unikalne dane, np. NIP czy REGON. Jeśli wpiszesz nazwę ulicy i miasto, wyszukiwarka wyświetli Ci wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w danym mieście przy interesującej Cię ulicy.

Jeśli znajdziesz swojego potencjalnego partnera biznesowego w CEiDG - to świetnie. Wszystkie rejestry, zarówno CEiDG, KRS, jak i rejestr REGON dysponują aktualnymi i prawdziwymi danymi.

Co więcej, możesz również pobrać szczegółowe dane interesującej Cię firmy i je wydrukować. W CEIDG znajdziesz takie informacje, jak m.in.:

• Datę, z którą przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie swojej firmy
• Adres firmy
• Adres e-mail (jeśli nie został zastrzeżony)
• Aktualny status przedsiębiorcy (aktywny, zawieszony)
• Rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej
• Dane pełnomocników
• Spółki cywilne, w których wspólnikiem jest interesujący Cię przedsiębiorca

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca, którego próbujesz wyszukać, został wykreślony z rejestru. W takich przypadkach CEiDG nadal pozostaje przydatna. Wyszukiwarka CEIDG nie wyszuka jednak przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność przed 1 lipca 2011 r.

Aby wyszukać podmioty, które zostały wykreślone z rejestru, przy wyszukiwaniu należy zaznaczyć opcję „uwzględnij wykreślone”. Dla bezpieczeństwa zawsze lepiej to robić. Wówczas wyszukiwarka wyszuka podmioty aktywne i wykreślone.

Przykład:
Pan Daniel, właściciel firmy transportowej stanął przed okazją zawarcia dużej transakcji z Panem Janem, działającym w tej samej branży. W dokumentach, które wymienił z Panem Janem, brakowało jednak pełnych danych jego firmy. Wzbudziło to zaniepokojenie Pana Daniela, więc postanowił sprawdzić kontrahenta. Wiedział, że Pan Jan prowadzi swoją firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, dlatego skorzystał z CEiDG. Mimo usilnych prób wyszukania firmy Pana Jana i zaznaczenia opcji „uwzględnij wykreślone” - nie udało się. Okazało się, że firma Pana Jana zakończyła działalność przed 1 lipca 2011 r. Jeśli Pan Daniel chciałby zdobyć informacje na jej temat, musiałby poszukać ich w urzędzie miasta i gminy, odpowiednim ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy.

Jak sprawdzić w KRS czy firma istnieje

Jeśli firma, której wiarygodność chcesz sprawdzić działa w formie spółki prawa handlowego, powinieneś skorzystać z KRS. Spółki możesz wyszukiwać m.in. po ich numerze NIP, REGON, KRS, nazwie czy miejscowości.

Uwaga - pamiętaj, aby przy wpisywaniu danych zaznaczyć okno „przedsiębiorcy”. W KRS możesz też wyszukać fundacje, stowarzyszenia itp.

W KRS, podobnie jak w CEiDG najlepiej wyszukiwać podmioty po danych charakterystycznych wyłącznie dla nich, jak np. NIP, KRS, czy REGON, a także nazwa spółki. Jeśli wpiszesz inne dane, np. wyłącznie miasto, możesz nie otrzymać żadnych rezultatów. KRS wyświetla tylko 100 wyników, a w większości polskich miast będzie działało znacznie więcej niż 100 przedsiębiorstw.

W KRS znajdują się m.in dane takie jak adres firmy, forma działalności, numery identyfikacyjne czy data wpisu/wykreślenia. Jeśli wybierzesz opcję „pobierz wydruk” uzyskasz bardziej szczegółowe dane. W pobranym pliku PDF znajdą się informacje o organach reprezentujących spółkę, kapitale, przedmiocie działalności, ewentualnym postępowaniu upadłościowym i zawieszeniu, wierzytelnościach i zmianach w KRS. Znajdziesz tam również dane wspólników.

Wydruk z KRS, zawierający szczegółowe informacje, możesz pobrać tylko dla spółek, które aktualnie figurują w rejestrze. Nie pobierzesz raportu dla spółki wykreślonej.

Weryfikacja kontrahenta w KRS - 5 rzeczy, na które powinieneś zwrócić uwagę

Wpis z KRS może powiedzieć Ci o Twoim potencjalnym partnerze biznesowym naprawdę dużo. W szczególności powinieneś zwrócić uwagę na:

• Sposób reprezentacji spółki. Na podstawie tej informacji będziesz wiedział z kim powinieneś podpisać umowę.
• Wysokość kapitału zakładowego/akcyjnego - dla spółek kapitałowych. Dzięki takiej wiedzy, poznasz maksymalną kwotę odpowiedzialności za zobowiązania.
• Informacje o datach składania sprawozdań finansowych. Zasadniczo, spółka powinna składać sprawozdania raz w roku. Jeśli nie zrobi tego, może to świadczyć o jej nieuczciwości (choć oczywiście nie jest to zasadą).
• Informacje o ustanowieniu kuratora dla spółki, przekształceniach, otwarciu postępowania likwidacyjnego, podziale lub połączeniu spółki. Duże znaczenie praktyczne mają też informacje o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego.
• Informację o otwarciu likwidacji. Jeśli spółka złożyła wniosek o likwidację, w konsekwencji zaprzestanie działalności.

Warto poświęcić nieco więcej czasu analizie danych z KRS. Ich znaczenie zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Mimo to, informacje o wszczęciu postępowania upadłościowego, układowego restrukturyzacyjnego lub naprawczego czy też otwarciu likwidacji, nigdy nie wróżą przyszłej współpracy dobrze.

Jak w rejestrze REGON sprawdzić czy firma istnieje

Oprócz KRS i CEiDG, interesujące Cię informacje może zawierać również wyszukiwarka krajowego rejestru podmiotów gospodarki narodowej (REGON). Interesującą Cię firmę możesz wyszukać, podając jej numer NIP, REGON, KRS lub adres.

W rejestrze REGON znajdziesz m.in. informacje na temat spółek cywilnych, których nie odnalazłeś w CEIDG.

Jak sprawdzić czy firma istnieje w pozostałych rejestrach

Chociaż swoje poszukiwania powinieneś rozpocząć od rejestrów takich jak CEiDG, KRS i REGON, istnieje jeszcze kilka adresów, pod którymi możesz znaleźć interesujące Cię informacje. Należą do nich:

• Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, prowadzony przez Krajowy Rejestr Sądowy. Aby skorzystać z tej wyszukiwarki, konieczna jest jednak znajomość numeru RDN dłużnika. Jeśli nie znasz takiego numeru, ale dysponujesz NIP-em, PESEL-em, nazwą firmy lub nazwiskiem przedsiębiorcy, w oddziale Centralnej Informacji możesz złożyć specjalny wniosek o wydanie zaświadczenia. Z zaświadczenia uzyskasz numer RDN i dowiesz się czy dany przedsiębiorca figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych.
• Monitor Sądowy i Gospodarczy. Tutaj możesz sprawdzić sprawozdanie finansowe firmy.
• Biura Informacji Gospodarczej. Są to instytucje gromadzące i udostępniające dane o nierzetelnych dłużnikach. Zasięgnąć informacji możesz m.in. w Krajowym Rejestrze Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA, Biurze Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor), Rejestrze Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A., Krajowym Biurze Informacji Gospodarczej KBIG oraz w Krajowej Informacji Długów Telekomunikacyjnych.

Działaj rozważnie - weryfikuj kontrahenta, monitoruj należności i windykuj odpowiednio wcześnie

Prowadzenie firmy wymaga działalności na kilku frontach. Przed rozpoczęciem współpracy, powinieneś dokładnie zweryfikować kontrahenta. Aby zachować kontrolę nad firmowymi płatnościami, powinieneś prowadzić regularny monitoring należności. Wreszcie, gdy monitoring należności zawiedzie, należy rozpocząć windykację. Na każdym z tych etapów przydatny jest system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl.

System do monitoringu wierzytelności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to narzędzie stworzone w odpowiedzi na potrzeby małych i średnich przedsiębiorców. Umożliwia weryfikację kontrahenta w BIG InfoMonitor, ułatwia kontrolowanie firmowych należności oraz prowadzi przedsiębiorców przez cały proces windykacji.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w systemie do monitoringu wierzytelności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl otrzymują dostęp do szeregu narzędzi, ułatwiających prowadzenie działalności. Mogą w prosty sposób sprawdzić kontrahenta w BIG InfoMonitor, a dzięki usłudze monitoringu wierzytelności szybko i skutecznie kontrolują firmowe płatności. Te dwa etapy to pierwszy, bardzo ważny krok do uniknięcia poważnych problemów finansowych.

Aplikacja Vindicat.pl to również bogata baza gotowych do użycia i spersonalizowanych dokumentów i pism windykacyjnych. Można z niej szybko wygenerować m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy oraz wszelkie wnioski niezbędne na etapie postępowania egzekucyjnego. System prowadzi użytkownika przez każdy z etapów, podpowiadając kolejne czynności do wykonania. Ponadto, w systemie do monitoringu wierzytelności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl można również wystawić wierzytelność na popularnej i wysoko pozycjonowanej giełdzie długów.

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to ogromne ułatwienie dla nowoczesnych przedsiębiorców. Pozwala weryfikować kontrahenta w Big InfoMonitor, monitorować należności oraz bezpiecznie przejść przez cały proces windykacji.

Dbaj o interesy swojej firmy i kieruj się zasadą ograniczonego zaufania

Jak widzisz, weryfikacja kontrahenta nie powinna sprawić Ci większych problemów. Dzięki powszechnemu dostępowi do Internetu, to zadanie powinno zająć Ci kilkanaście minut. Dokładna weryfikacja kontrahenta może oszczędzić Ci wielu problemów. Kieruj się zasadą ograniczonego zaufania i zanim podpiszesz jakiekolwiek dokumenty, sprawdź czy firma na pewno istnieje.

Zapoznaj się również z ofertą systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl i otrzymaj dostęp do Big InfoMonitor w cenie abonamentu.

FAQ: