Jak powstają nieściągalne należności?

W jaki sposób powstają należności nieściągalne? Co właściwie oznacza to pojęcie i jakie skutki prawne i prawno-podatkowe rodzi dla wierzyciela? W dzisiejszym artykule przyglądamy się tzw. nieściągalnym należnościom. To termin ze styku prawa i księgowości. Problemy z odzyskiwaniem pieniędzy od kontrahentów są niestety codziennością wielu przedsiębiorców - ten artykuł zdecydowanie warto przeczytać.

Nieściągalne wierzytelności - co to jest?

Każdy przedsiębiorca doskonale wie, w jaki sposób powstają długi. Załóżmy, że sprzedajesz kontrahentowi swoje towary lub usługi. Następnie wystawiasz fakturę, określasz w niej termin zapłaty... i czekasz. Jeśli klient nie zapłaci, staje się Twoim dłużnikiem. Nie oznacza to jednak od razu, że wierzytelność trzeba uznać za nieściągalną. Aby móc skutecznie uznać dług za nieściągalny, konieczne jest spełnienie jeszcze kilku innych warunków.

„Nieściągalność wierzytelności” oznacza, że nie istnieje możliwość zaspokojenia wierzyciela z majątku dłużnika. Zakłada też, że wyczerpano wszystkie możliwości, jakie w danej sytuacji przewidywało prawo - w tym również postępowanie egzekucyjne.

Z wierzytelnościami nieściągalnymi mamy do czynienia zawsze, gdy dłużnik jest niewypłacalny. Więcej na temat niewypłacalności dłużnika przeczytasz w naszym artykule Co to jest niewypłacalność firmy?.

Odrębne warunki uznania wierzytelności za nieściągalną występują również na gruncie prawa podatkowego. Przeczytasz o nich w dalszej części artykułu.

Wierzytelności nieściągalne - jak powstają?

Wierzytelności nieściągalne w praktyce gospodarczej powstają na wiele różnych sposobów. Każdy przedsiębiorca wie, że droga od nawiązania współpracy do momentu, w którym kontrahent staje się dłużnikiem, może przebiegać bardzo różnie.  Wierzytelności nieściągalne łączy jednak to, że pomimo wykorzystania wszystkich prawnych możliwości - pieniędzy nie udaje się odzyskać. Najczęściej powstają, gdy:

1. Postępowanie egzekucyjne wobec dłużnika zostaje umorzone z powodu braku możliwości uzyskania z egzekucji sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych. W praktyce jest to zdecydowanie najczęstsza przyczyna umarzania egzekucji. Na skutek takiego umorzenia droga przedsiębiorcy do odzyskania pieniędzy na skutek postępowania egzekucyjnego, zamyka się (przy tym trzeba zaznaczyć, że nie oznacza to oczywiście umorzenia samego długu).
2. W sytuacjach, gdy ze względu na osobę dłużnika, egzekucja jest niedopuszczalna.
3. W przypadkach, gdy mamy do czynienia z wierzytelnościami przedawnionymi. UWAGA: Warto mieć świadomość, że przedawnienie także wpływa na nieściągalność należności. Równocześnie jednak trzeba pamiętać, że wierzytelności przedawnionych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów, której to kwestii poświęcamy dalszą część artykułu.

Uznanie wierzytelności za nieściągalną teoretycznie nie wyklucza możliwości odzyskania jej w przyszłości.

Wierzyciel nie traci swojego prawa do dochodzenia zapłaty. Traci jednak faktyczne możliwości, bo uznanie należności za nieściągalną zakłada, że wszystkie zostały już wykorzystane. W praktyce więc odzyskanie należności, które możemy zakwalifikować jako nieściągalne, zdarza się bardzo rzadko.

Wierzytelności nieściągalne a prawo podatkowe

Na początku artykułu wspomnieliśmy już, że nieściągalność wierzytelności jest pojęciem ze styku księgowości i prawa. W momencie, gdy wierzyciel wykorzystał już całą drogę windykacyjną, a pieniędzy nie udało się odzyskać, pojawia się poważna trudność. Jest nią konieczność uregulowania podatków od towaru lub usługi, za którą firma nie otrzymała zapłaty. Wynika to z faktu, że do przychodów z działalności gospodarczej zalicza się m.in. wszystkie wymagalne wierzytelności, w tym także te nieotrzymane.

Przedsiębiorcy, którzy nie otrzymali zapłaty od swojego kontrahenta, mogą zaliczyć ją do kosztów podatkowych. Mają też możliwość skorygowania VAT-u należnego.

Brzmi sprawiedliwie? Teoretycznie tak. Aby jednak móc skorzystać z tej ulgi, konieczne jest spełnienie określonych prawem warunków. Należą do nich:

• wcześniejsze zarachowanie należności jako przychodu należnego,
• udokumentowanie nieściągalności wierzytelności w sposób przewidziany przez ustawę.

Należność nieściągalna a warunek przychodu należnego

Zacznijmy od pierwszej z przesłanek warunkujących to, czy wierzyciele, którzy nie otrzymali zapłaty, mogą zaliczyć ją do kosztów podatkowych i skorygować należny VAT.

Do przychodów podatkowych zaliczamy wszystkie przychody należne - nie tylko te otrzymane faktycznie.

W praktyce większość należności będzie spełniała ten warunek. Warto jednak wspomnieć, że istnieje pewna kategoria przychodów, które nie mają cechy należności - bo powstają np. na zasadzie kasowej. Będą to w szczególności należności takie jak np. odsetki od pożyczek. Powstają one w dacie wpływu należności. W ich przypadku nie będzie więc można skorzystać z ulgi.

Za przychody należne uznaje się kwoty netto, tj. bez podatku VAT. Wynika to z faktu, że należnego podatku VAT nie kwalifikuje się jako przychodu podatkowego.

Nieściągalność wierzytelności musi być udokumentowana

Drugi warunek skorzystania z ulgi dotyczy konieczności udokumentowania faktu, że należność jest nieściągalna. Przepisy prawa podatkowego wymagają, aby wierzyciel, który chce skorzystać z ulgi, był w posiadaniu postanowienia organu egzekucyjnego o umorzeniu egzekucji z powodu jej bezskuteczności.

Nieściągalność wierzytelności, zgodnie z Prawem upadłościowym i naprawczym [Dz. U. z 2020 r.poz. 1228] można też udokumentować przy pomocy:

• postanowienia sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszeniu upadłości, w  przypadkach, gdy majątek dłużnika nie wystarczy na pokrycie kosztów postępowania,
• postanowieniu o umorzeniu postępowania z przyczyny wskazanej w punkcie poprzednim,
• postanowieniu o zakończeniu postępowania upadłościowego.

Istnieje też jeszcze jedna, mniej sformalizowana możliwość dokumentacji nieściągalności należności. Jest nią sporządzenie przez podatnika (czyli w tym przypadku wierzyciela) protokołu.

W protokole podatnik wyjaśnia, że koszty dochodzenia należności w procesie sądowym i podczas egzekucji byłyby wyższe lub równe kwocie wierzytelności.

To sposób wygodny i stosunkowo prosty. Decydując się na tę możliwość, trzeba jednak zachować ostrożność. Organy podatkowe mogą podważyć rzetelność takiego protokołu.

Należności nieściągalne a podatek VAT

W przypadku podatku od towarów i usług, sytuacja jest odrobinę mniej skomplikowana niż w przypadku podatków dochodowych. Wystarczy tu uprawdopodobnienie (a nie udowodnienie), że wierzytelność jest nieściągalna. Jak dochodzi do uprawdopodobnienia?

Uprawdopodobnienie nieściągalności należności następuje, gdy w terminie 90 dni od terminu płatności określonego w umowie między stronami lub na fakturze, należność nie zostaje uregulowana.

Oprócz tego istnieją jeszcze inne warunki konieczne:

• drugą stroną transakcji (dłużnikiem) jest czynny podatnik VAT,
• status czynnego podatnika VAT u dłużnika występuje w dniu korekty rozliczenia.

Korekty w zakresie podatku VAT można dokonać w terminie dwóch lat (maksymalnie) od daty wystawienia faktury za transakcję. W czasie tych dwóch lat dłużnik nie powinien być w trakcie postępowania upadłościowego, restrukturyzacji,
czy likwidacji.

Dla podatku od towarów i usług korekta dotyczy rozliczenia za okres, w którym wierzytelność uznano za uprawdopodobnioną - czyli po 90 dniach liczonych od dnia upływu terminu płatności.

Powstaniu nieściągalnych należności nie zawsze można zapobiec, ale zawsze można zwiększyć swoje szanse na skuteczną windykację

Należności nieściągalne niestety na pewnym etapie prowadzenia biznesu pojawiają się w niemal każdym aktywnie działającym przedsiębiorstwie. Życzymy Ci, abyś nie musiał radzić sobie z tego typu trudnościami, a wszystkie długi - odzyskiwał sprawnie i możliwie szybko. Jak? Na przykład online, przy pomocy systemu do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl.

System Vindicat.pl przeprowadzi Cię przez cały proces odzyskiwania pieniędzy. Kompleksowo, w całości online, z dowolnego miejsca na świecie.

Co ważne - aby korzystać z systemu nie jest potrzebna żadna specjalistyczna wiedza ani ponadprzeciętne umiejętności! Wystarczy zarejestrować się w systemie, wybrać ofertę oraz wprowadzić dane z nieuregulowanych faktur. I gotowe - dalej wystarczy już tylko podążać za instrukcjami otrzymywanymi z systemu. System przedstawi najlepszy scenariusz postępowania w konkretnej sprawie oraz wyjaśni co, jak i kiedy powinieneś zrobić.

Obawiasz się, że nie podołasz? Wykluczone. Instrukcje są precyzyjne i zrozumiałe - stworzone z myślą o potrzebach przedsiębiorców takich jak Ty.

Vindicat.pl to między innymi bogata baza gotowych, spersonalizowanych dokumentów windykacyjnych.

W kilka minut z systemu wygenerujesz m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy czy wnioski egzekucyjne. Wystarczy je wydrukować i podpisać.

To oczywiście dopiero początek korzyści, jakie niesie ze sobą windykacja online.  Vindicat.pl to również system do monitorowania płatności i wysoko pozycjonowana giełda długów.

A może zależy Ci na automatyzacji działań windykacyjnych? Vindicat.pl daje taką możliwość. Robotwindykacyjny może wykonać za Ciebie proste czynności związane z odzyskiwaniem pieniędzy.

Robot może automatycznie może generować i wysyłać wezwania do zapłaty, dodawać wierzytelności na giełdę długów, a także wysyłać przypomnienia do klientów. Brzmi dobrze, prawda? Więcej na ten temat tej innowacyjnej możliwości dowiesz się z artykułu Automatyzacja w systemie Vindicat, czyli robot do ściągania należności .

Użytkownicy Vindicat.pl mogą również korzystać z pieczęci prewencyjnej, systemu BIG InfoMonitor i programu edukacyjnego.

Tak wiele możliwości - jeden system.

Vindicat to prawdopodobnie jedyny system do zarządzania należnościami, monitoringu i windykacji, jakiego potrzebuje Twoja firma.

Świadomi wierzyciele nie zwlekają z windykacją

Prowadzenie biznesu nie jest proste - jako przedsiębiorca zapewne doskonale o tym wiesz. Pojawienie się na firmowej drodze wierzytelności trudnych do ściągnięcia lub wręcz nieściągalnych, jeszcze bardziej utrudnia to zadanie. Dlatego w razie jakichkolwiek sygnałów, że z uzyskaniem płatności od konkretnego kontrahenta mogą być problemy, trzeba działać szybko. Sprawne i strategiczne działania windykacyjne pozwolą odzyskać pieniądze od dłużnika, zanim zrobią to inni jego wierzyciele.

Wypróbuj innowacyjny system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. Usprawnij procesy windykacyjne w swojej firmie, oszczędzaj czas i odzyskuj pieniądze efektywniej niż kiedykolwiek. Sprawdź ofertę i skorzystaj z wyjątkowych promocji.

FAQ: