Czy warto inwestować w dział windykacji, czy lepiej zlecić obsługę procesu firmie zewnętrznej?
Kontrahenci Twojej firmy uchylają się od terminowych płatności? Wobec rosnących należności zastanawiasz się co zrobić, by szybko odzyskać zarobione pieniądze? Nadal nie wiesz czy zainwestować w wewnętrzny dział windykacji, a może zlecić obsługę tego procesu specjalistycznym firmom zewnętrznym? Decyzja nie jest łatwa i zależy od wielu czynników - zarówno finansowych, jak i organizacyjnych.
Windykacja wewnętrzna - korzyści i wyzwania
Posiadanie wewnętrznego działu windykacji to dla wielu firm symbol kontroli i stabilności. Średnie i duże przedsiębiorstwa decydują się na to rozwiązanie m.in. z uwagi na stały wgląd w działania podejmowane wobec swoich dłużników. Odzyskiwanie należności na własną rękę zapewnia spójność w komunikacji z klientami. Pracownicy rozumieją kontekst biznesowy i relacje z poszczególnymi kontrahentami. Warto jednak wiedzieć, iż specjaliści z branży windykacyjnej mają to wszystko na uwadze.
Profesjonalne firmy działają zgodnie z polityką swoich klientów i podejmują działania na podstawie indywidualnej sytuację każdego wierzyciela.
Zanim podejmiesz decyzję o inwestowaniu w dział windykacji, przeanalizuj wszelkie „za” i „przeciw” takiego przedsięwzięcia. Przede wszystkim pamiętaj, że zatrudnienie dedykowanego zespołu windykacyjnego wiąże się z kosztami stałymi, takimi jak:
- pensje,
- szkolenia,
- inwestycje w narzędzia IT.
Tego rodzaju inwestycja może być opłacalna w przypadku firm, które obsługują dużą liczbę klientów i regularnie borykają się z problemem nieterminowych płatności. Opłaty te jednak pozostają niezmienne, nawet w okresach, kiedy liczba przypadków windykacyjnych jest mniejsza.
Kategoria kosztów: | Windykacja wewnętrzna: | Outsourcing windykacji: |
Stałe | ● wynagrodzenie pracowników windykacyjnych, ● koszty rekrutacji i szkoleń, ● utrzymanie biura i sprzętu, ● koszty oprogramowania. | ● opłata abonamentowa (w Vindicat.pl od 169 zł za prowadzenie do 5 spraw), ● prowizja od odzyskanej kwoty (w Vindicat.pl 8% w wariancie success fee). |
Zmienne | ● koszty dodatkowych pracowników w przypadku większej liczby spraw, ● inwestycje w rozwój technologiczny. | ● brak dodatkowych kosztów, niezależnie od liczby spraw. |
Aktualizacja wiedzy | ● regularne szkolenia z przepisów prawa windykacyjnego, ● aktualizacje systemów. | ● brak kosztów szkoleń ● firma windykacyjna aktualizuje procedury na bieżąco, we własnym zakresie. |
Elastyczność rozliczeń | ● stałe koszty, niezależnie od liczby spraw. | ● Elastyczne rozliczenie konkretnych działań. |
Ukryte koszty | ● ryzyko dodatkowych kosztów operacyjnych i inwestycyjnych. | ● koszty są przewidywalne i transparentne. |
Outsourcing windykacji - dlaczego warto zlecić ten proces firmie zewnętrznej?
Chociaż posiadanie wewnętrznego działu windykacji może przynieść firmie wiele korzyści, outsourcing procesu jest opcją, którą warto wziąć pod uwagę, zwłaszcza w przypadku skomplikowanych lub długotrwałych spraw.
Firmy windykacyjne posiadają sprawdzone narzędzia i szeroką wiedzę prawną, co pozwala im skuteczniej odzyskiwać należności.
Zlecenie windykacji takiej firmie skutkuje szybszym rozwiązaniem problemu niż w przypadku działania wewnętrznego działu, który nie ma tak dużego doświadczenia i dostępu do nowoczesnych narzędzi.
Zlecenie windykacji profesjonalnej firmie pozwala na elastyczne zarządzanie wydatkami. Zamiast ponosić stałe koszty związane z utrzymaniem działu windykacji, firma płaci za konkretne usługi i efekty.
Pamiętaj! Korzystanie z usług profesjonalnych firm windykacyjnych znacznie zmniejsza ryzyko finansowe.
Windykacja należności pochłania czas i zasoby, zwłaszcza gdy firma musi monitorować liczne faktury, przypominać o płatnościach oraz angażować się w negocjacje z dłużnikami. Każdy etap, od wysłania pierwszego przypomnienia po ewentualne działania prawne, wymaga zaangażowania pracowników, co obciąża firmę operacyjnie i finansowo.
Usprawnienie tych procesów nie tylko zwiększa efektywność, ale także pozwala firmom skupić się na ich kluczowych działaniach.
Przykład:
Przedsiębiorstwo specjalizujące się w produkcji systemów energii odnawialnej, stanęło przed problemem z odzyskaniem należności od swojego klienta - firmy zajmującej się projektowaniem zielonych przestrzeni miejskich. Wartość niezapłaconej faktury wynosiła 120 000 zł, a opóźnienie w płatności sięgało już 90 dni. Pan Tomasz, dyrektor finansowy, był odpowiedzialny za nadzorowanie działań wewnętrznego działu windykacji. Pomimo licznych prób kontaktu z dłużnikiem, wysyłania monitów i prób negocjacji, sprawa nie posuwała się do przodu.
Wewnętrzny dział windykacji miał problemy z efektywnym prowadzeniem procesu windykacyjnego. Pracownicy nie posiadali wystarczającej wiedzy prawnej ani odpowiednich narzędzi do prowadzenia skutecznych działań windykacyjnych. Dodatkowo brak czasu i nadmiar innych obowiązków powodował, że działania windykacyjne były wykonywane z opóźnieniem i niedostateczną konsekwencją. Pan Tomasz poświęcił wiele godzin na analizę sprawy i kontaktowanie się z dłużnikiem jednak ten wciąż zwlekał z zapłatą.
Po miesiącach bezowocnych prób mężczyzna zdecydował się zlecić sprawę firmie windykacyjnej. Po zaledwie kilku dniach od przekazania sprawy, dzięki zastosowaniu profesjonalnych metod, zadłużone przedsiębiorstwo odpowiedziało na wezwanie i zobowiązało się do uregulowania zaległej płatności w ratach.
Chociaż sprawa zakończyła się sukcesem, Pan Tomasz żałował, że nie skorzystał z usług profesjonalistów wcześniej. Stracił kilka miesięcy na próby wewnętrznej windykacji, podczas gdy zewnętrzna firma skutecznie odzyskała pieniądze w krótkim czasie.
Na przewagę firm windykacyjnych składają się:
- specjalistyczna wiedza i doświadczenie,
- elastyczność kosztowa,
- automatyzacja procesu.
Hybrydowy model windykacji - optymalne rozwiązanie dla wielu firm
Decyzja o tym, czy inwestować w wewnętrzny dział windykacji, czy zlecać obsługę zewnętrznym firmom, powinna być poparta gruntowną analizą.
Coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw decyduje się na zastosowanie modelu hybrydowego, łączącego zalety wewnętrznego działu windykacji i outsourcingu spraw do profesjonalistów z zakresu odzyskiwania należności. W tym modelu wewnętrzny dział windykacji zajmuje się prostymi przypadkami, takimi jak bieżące przypomnienia o płatnościach, monitorowanie terminowości oraz kontakt z klientami, którzy zazwyczaj regulują swoje zobowiązania w terminie. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad codziennym procesem windykacyjnym, minimalizując koszty.
Natomiast bardziej złożone przypadki, takie jak duże należności lub długi z długą historią, są przekazywane specjalistom zewnętrznym. Dedykowane kancelarie dysponują profesjonalnymi narzędziami, które w tych przypadkach pozwalają na znacznie skuteczniejsze działania.
Przykład:
Firma zajmująca się dystrybucją sprzętu medycznego, miała coraz więcej zaległych płatności od swoich klientów. Ze względu na specyfikę branży, wartość każdej transakcji była wysoka, a opóźnienia w płatnościach negatywnie wpływały na płynność finansową firmy. Pani Tamara, dyrektor finansowa, była odpowiedzialna za zarządzanie działem windykacji oraz utrzymanie sprawnych przepływów pieniężnych.
W firmie przyjęto hybrydowy model windykacji. Wewnętrzny dział, liczący cztery osoby, zajmował się prostymi przypadkami - opóźnienia do 30 dni, niewielkie kwoty i klienci regularnie współpracujący z firmą. Dzięki temu firma unikała kosztów związanych z outsourcingiem na tych podstawowych poziomach windykacji. Pracownicy wysyłali przypomnienia, monity i prowadzili bezpośrednie rozmowy z klientami, skutecznie rozwiązując większość spraw na wczesnym etapie.
Trudniejsze przypadki, w których dłużnicy unikali kontaktu, zalegali z płatnościami powyżej 90 dni lub kwoty były znaczne, były przekazywane do zewnętrznej firmy windykacyjnej. Outsourcing takich spraw pozwalał pani Tamarze zoptymalizować koszty - firma unikała zatrudniania dodatkowych pracowników do skomplikowanych spraw, które wymagały specjalistycznej wiedzy prawnej oraz umiejętności negocjacyjnych.
Vindicat.pl - Nowoczesne podejście do windykacji
Chcesz zautomatyzować i usprawnić proces ściągania długów od niesłownych kontrahentów? Vindicat.pl to profesjonalna firma windykacyjna, która doskonale sprawdza się w roli głównego windykatora, ale także oferuje wsparcie firmom z własnym działem windykacyjnym.
Dzięki narzędziom takim jak RoboVindicat średnie i duże przedsiębiorstwa zyskują dostęp do efektywnych, prostych w obsłudze rozwiązań, które skracają czas odzyskiwania długu i minimalizują koszty związane z prowadzeniem spraw.
Jedną z największych zalet Vindicat.pl jest kompleksowe zarządzanie procesem windykacji - od pierwszego kontaktu z dłużnikiem, aż po ewentualne działania prawne.
Platforma umożliwia wierzycielom:
- bieżące monitorowanie należności - system przypomina dłużnikom o zbliżających się terminach płatności,
- generowanie i wysyłanie wezwań do zapłaty - zaledwie kilkoma kliknięciami wygenerujesz profesjonalne wezwania do zapłaty, które trafią bezpośrednio do dłużnika,
- negocjacje z dłużnikiem - Vindicat.pl umożliwia prowadzenie polubownych negocjacji, dzięki czemu aż 93% spraw kończy się bez konieczności angażowania sądu i komornika,
- automatyzację procesów - za sprawą aplikacji RoboVindicat, wiele etapów windykacji odbywa się automatycznie, co pozwala wierzycielom na oszczędność czasu i zasobów,
- opatrzenie pism windykacyjnych pieczęcią prewencyjną kancelarii Vindicat.pl.
Dla bardziej złożonych przypadków Vindicat.pl oferuje pełne wsparcie prawne, w tym możliwość skierowania sprawy na drogę sądową oraz nadzór nad procesem egzekucyjnym. Z pomocą doświadczonych prawników i windykatorów, wierzyciele mają pewność, że nawet najtrudniejsze należności zostaną odzyskane.
Transparentność kosztów i dostępne modele opłat w Vindicat.pl
Vindicat.pl wyróżniają elastyczne opłaty oraz jasne i zrozumiałe modele rozliczeń. Przedsiębiorstwa mogą wybrać spośród dwóch głównych opcji:
- model abonamentowy - wierzyciel ponosi stałą opłatę, która zaczyna się od 169 zł miesięcznie za prowadzenie do 5 spraw. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które regularnie monitorują i prowadzą wiele mniejszych spraw windykacyjnych;
- prowizja od odzyskanej kwoty - w przypadku, gdy windykacja zakończy się sukcesem, firma płaci prowizję wynoszącą 8% od odzyskanej należności. To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla firm, które nie chcą ponosić dużych kosztów stałych i preferują elastyczne opłaty, zależne od wyników.
Warianty płatności dostosowane do różnych potrzeb przedsiębiorstw sprawiają, że każda firma może wybrać odpowiednie dla siebie rozwiązanie. Dzięki temu Vindicat.pl staje się dostępny zarówno dla mniejszych firm, które prowadzą niewielkie sprawy windykacyjne, jak i dla większych przedsiębiorstw z bardziej skomplikowanymi przypadkami.
Jak widzisz, korzystanie z Vindicat.pl to nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale także gwarancja skutecznej windykacji. Nasze statystyki mówią same za siebie - z Vindicat.pl odzyskasz pieniądze szybko i bez zbędnych komplikacji.
FAQ:
Co jest bardziej opłacalne - utrzymanie działu windykacji czy outsourcing spraw?
Zależy kiedy. Jednak często, wbrew pozorom, tańszym rozwiązaniem jest zlecenie sprawy profesjonalnej firmie windykacyjnej. Wierzyciel nie ponosi wówczas opłat stałych, takich jak pensje pracowników, utrzymanie sprzętu czy inwestowanie w narzędzia IT oraz szkolenia.
Czy to prawda, że 93% spraw powierzonych Vindicat.pl kończy się polubownie?
TAK. Dzięki nowoczesnym narzędziom i specjalistom aż 93% spraw jest rozwiązywanych bez konieczności wchodzenia na drogę sądową.
Czy korzystając z usług Vindicat.pl, mogę monitorować postępy w windykacji?
TAK. Platforma Vindicat.pl umożliwia nieograniczony wgląd w każdą sprawę.
Czy korzystanie z usług Vindicat.pl jest opłacalne przy niewielkiej liczbie spraw?
TAK. Abonament za prowadzenie spraw w Vindicat.pl zaczyna się od 169 zł miesięcznie, co czyni to rozwiązanie zdecydowanie bardziej opłacalnym niż tworzenie wewnętrznego działu windykacji.
