Zobowiązanie - czym jest zobowiązanie w windykacji?
Twój klient ignoruje kolejne terminy płatności? Chcesz odzyskać swoje pieniądze, ale mechanizmy ściągania długu oraz specjalistyczna terminologia przyprawiają Cię o ból głowy? Z myślą o osobach, które stawiają pierwsze kroki w walce z dłużnikami, zebraliśmy w jednym artykule dawkę niezbędnej wiedzy. Z artykułu dowiesz się czym jest zobowiązanie, oraz kiedy warto reagować, jeżeli pieniądze nie wpływają na Twoje konto w terminie zgodnym z umową.
Należność a zobowiązanie
Przed przystąpieniem do zawarcia transakcji biznesowej warto posiadać elementarną wiedzę na temat windykacji. Dzięki znajomości podstawowych terminów możesz nie tylko szybko działać w momencie powstania długu, ale również uchronić się przed taką sytuacją.
Podstawowymi pojęciami, jakie powinien znać każdy kontrahent, są należność oraz zobowiązanie.
Rozróżnienie pojęć pozwoli Ci sprawniej poruszać się po dokumentach księgowych, a tym samym nadzorować swoje finanse. Należność jest rodzajem wynagrodzenia, które jedna strona uzyskuje od drugiej w zamian za wykonanie określonego świadczenia. Druga strona jest natomiast zobowiązana do zapłaty za świadczenie, a więc posiada zobowiązanie.
Przykład:
Pani Hanna świadczy luksusowe usługi dekoracji wnętrz. Pan Andrzej zdecydował się na skorzystanie z oferty pani Hanny, by w eleganckim stylu urządzić swój gabinet. Po zakończeniu usługi mężczyzna musiał za nią zapłacić.
Należność występuje po stronie pani Hanny. Oznacza to, że pani Hanna jest uprawniona do uzyskania płatności za usługę dekoratorską, którą wykonała na rzecz pana Andrzeja. Kwota, którą pan Andrzej jest winien pani Hannie za usługę, stanowi jej przychód.
Zobowiązanie występuje po stronie pana Andrzeja. Oznacza to, że pan Andrzej ma obowiązek uregulować płatność za usługę wykonaną przez panią Hannę. Jest to jego zobowiązanie, ponieważ musi zapłacić za usługę, którą już otrzymał.
Jak widzisz, zobowiązanie powstaje w momencie, gdy usługa lub rzecz została oddana, a płatność nie odbyła się w tym samym momencie.
Zobowiązania wymagalne i niewymagalne
Musisz wiedzieć, że nie każde zobowiązanie jest podstawą do wszczęcia postępowania windykacyjnego. Warto w tym miejscu wyróżnić dwa rodzaje zobowiązań - niewymagalne oraz wymagalne.
Zobowiązanie niewymagalne ma określoną datę płatności, która nie została jeszcze przekroczona.
Zobowiązania niewymagalne obejmują na przykład:
- kredyty lub pożyczki, których termin spłaty upływa w przyszłości,
- faktury, których termin płatności wciąż nie nadszedł.
Monitorowanie zobowiązań niewymagalnych jest istotne, ponieważ firmy muszą na bieżąco śledzić swoje zobowiązania, aby efektywnie zarządzać kapitałem i płynnością. Firmy powinny uwzględniać tego typu zobowiązania w swoich sprawozdaniach finansowych i bilansach, aby zobaczyć dokładny obraz swojej sytuacji finansowej.
Warto pamiętać, że choć zobowiązania niewymagalne nie są jeszcze konieczne do zapłaty, to w niedługim czasie mogą stać się wymagalnymi.
Zobowiązanie wymagalne występuje wtedy, gdy termin płatności upłynął, a dłużnik jest zobowiązany do uregulowania określonej kwotę na rzecz wierzyciela.
Do zobowiązań wymagalnych mogą należeć między innymi:
- opłaty za usługi publiczne (rachunki za prąd, gaz, wodę czy telefon) z przekroczonym terminem płatności,
- faktury, których termin płatności już upłynął.
WAŻNE: Zobowiązania wymagalne są ważne zarówno dla wierzycieli, którzy oczekują płatności, jak i dla dłużników. Niewywiązanie się z zobowiązań wymagalnych może skutkować karami odsetkowymi, utratą wiarygodności kredytowej, kosztownym procesem windykacji, a także innymi negatywnymi konsekwencjami.
Przykład:
Pan Daniel jest profesjonalnym fotografem, a pani Ilona prowadzi firmę specjalizującą się w projektowaniu wnętrz. Pani Ilona zleciła panu Danielowi wykonanie sesji fotograficznej, która miała uwiecznić jej projekty. Umówili się na konkretne warunki współpracy i podpisali umowę, w której określono zakres usługi, termin wykonania, warunki płatności i inne kluczowe szczegóły.
Po udanym zakończeniu sesji fotograficznej pan Daniel dostarczył pani Ilonie zdjęcia zgodnie z umową. Następnie, również zgodnie z umową, wystawił fakturę za wykonaną usługę, z terminem płatności wynoszącym 14 dni od daty wystawienia faktury. To zobowiązanie było na początku niewymagalne, ponieważ termin płatności jeszcze nie upłynął.
Niestety, po upływie 14 dni, pani Ilona nie uregulowała faktury, a pan Daniel nie otrzymał zapłaty za wykonaną pracę. Mężczyzna próbował nawiązać kontakt z panią Iloną, wysyłając jej przypomnienia, ale niestety nie odniósł sukcesu.
W rezultacie zobowiązanie, które pierwotnie było niewymagalne, przekształciło się w wymagalne. Pani Ilona, jako dłużniczka, była teraz zobowiązana do uregulowania zaległej płatności zgodnie z warunkami umowy, a także do opłacenia odsetek wynikających z opóźnienia i pokrycia kosztów windykacji zaległości.
Jak pokazuje powyższy przykład, zobowiązanie niewymagalne może zamienić się w wymagalne, a co za tym idzie, zainicjować proces windykacji.
Ze zobowiązaniami wiążą się także istotne pojęcia wierzytelności i długu.
Dług powstaje wówczas gdy termin płatności zostaje przekroczony, a więc zobowiązanie zyskuje wymagalność. O wierzytelność możemy wtedy mówić jako o wymagalnej należności.
Pamiętaj! Zobowiązanie wymagalne jest podstawą do podjęcia kroków windykacyjnych!
Mój Klient nie zapłacił za usługę. Jak wykazać, że ma wobec mnie zobowiązanie?
Przed rozpoczęciem relacji biznesowej z nowym klientem ważne jest, by zabezpieczyć się na wypadek dochodzenia roszczeń w drodze windykacji. Prowadząc firmę z pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, jak ważna jest archiwizacja dokumentów.
Aby wykazać, że Twój klient ma wobec Ciebie zobowiązanie, musisz podjąć odpowiednie kroki i zbierać odpowiednie dokumenty oraz dowody.
W celu potwierdzenia wiążącego zobowiązania przydatne będą:
- umowa (określenie warunków świadczenia usługi, cena, terminy płatności etc.),
- faktury,
- korespondencja z kontrahentem (e-maile, wiadomości SMS, listy),
- dowody dostarczenia usługi (potwierdzenia dostawy, daty wykonania usługi, zdjęcia etc.).
Jeśli mimo przedstawienia kompletu dokumentów klient nie reguluje zobowiązań, rozpocznij windykację samodzielnie lub z profesjonalnym wsparciem. Pamiętaj, że procedury windykacji i rozstrzygania sporów różnią się w zależności od charakteru roszczenia. Warto więc skonsultować się z profesjonalistą, aby działać rozważnie i skutecznie odzyskać zarobione przez siebie pieniądze.
Przykład:
Pan Jerzy prowadził firmę sprzątającą, specjalizującą się w usługach czyszczenia biur i firm. Pani Jolanta, właścicielka niewielkiej firmy, zdecydowała się na skorzystanie z usług pana Jurka. Umówili się na termin usługi, warunki płatności i konkretne zadania, które miały zostać wykonane.
Pan Jurek, jako odpowiedzialny przedsiębiorca, wykonał pracę dokładnie i w ustalonym terminie. Biuro pani Jolanty lśniło czystością, a on sam dostarczył jej fakturę za wykonaną usługę. W umowie ustalili termin płatności na 14 dni od daty wystawienia faktury.
Niestety, mimo upływu terminu płatności, pani Jolanta nie dokonała płatności. Pan Jurek próbował kilkukrotnie skontaktować się z nią telefonicznie i drogą mailową, przypominając jej o zaległym płatności. Niestety, wszelkie próby pozostały bez odpowiedzi.
Z dokumentacją w ręku, w tym umową, fakturą i korespondencją e-mailową, pan Jurek zdecydował się skorzystać z usług firmy zajmującej się windykacją długów. Firma podjęła się odzyskania zaległej płatności od pani Jolanty. Dzięki profesjonalnym krokom podjętym przez firmę windykacyjną oraz z wykorzystaniem zebranej dokumentacji udało się odzyskać pełną kwotę zaległej płatności od pani Jolanty w stosunkowo krótkim czasie.
Ten przykład pokazuje, jak ważne jest posiadanie umowy, faktur oraz innych dokumentów w procesie windykacji, aby skutecznie odzyskać zaległe płatności od niesolidnych klientów.
Sposoby rozliczania zobowiązań
Choć transakcje gotówkowe są najpopularniejszą formą rozliczenia, regulowanie zobowiązań nie musi wiązać się z przekazywaniem pieniędzy. Jeśli umowa jest odpowiednio skonstruowana, formą uregulowania zobowiązania może być przekazanie rzeczowego składnika majątku. Z czymś Ci się to kojarzy? Zachowaj ostrożność- takiego sposobu rozliczenia nie można mylić z barterem.
Barter zakłada bowiem, iż obie strony transakcji są dla siebie jednocześnie nabywcami i sprzedawcami - chcą uzyskać konkretną rzecz lub usługę od drugiej strony, dokonując ich wymiany.
Bezgotówkowe rozliczenie zobowiązania | Barter | |
należność | Po stronie wykonawcy | Wzajemne |
zobowiązanie | Po stronie zamawiającego | Wzajemne |
Pamiętaj! Księgowanie środków trwałych różni się od księgowania wpływów gotówkowych! Zanim przystaniesz na taką formę rozliczenia zobowiązania, zapoznaj się z obowiązującymi zasadami bądź zasięgnij opinii specjalistów!
Vindicat.pl - profesjonalne wsparcie na każdym etapie windykacji
Chcesz walczyć o swoje pieniądze, ale nie wiesz, od czego zacząć? Nie posiadasz dostatecznej wiedzy, by windykować na własną rękę? Poświęć swój cenny czas na rozwój biznesu, a my zaopiekujemy się Twoimi finansami! Vindicat.pl oferuje profesjonalne wsparcie już pierwszego dnia po przeterminowaniu faktury.
Po zarejestrowaniu się w systemie Vindicat zyskujesz dostęp do szeregu specjalistycznych narzędzi windykacyjnych.
Dzięki aplikacji RoboVindicat otrzymasz dostęp do:
- skutecznego modułu negocjacyjnego,
- obszernej bazy wiedzy Vindicat.pl,
- Giełdy Długów Vindicat.pl, na której możesz sprzedać wierzytelność lub sprawdzić wiarygodność potencjalnego klienta,
- generatora profesjonalnych pism i dokumentów windykacyjnych, takich jak ponaglenia, wezwanie do zapłaty czy wniosek o wszczęcie postępowania sądowo-egzekucyjnego,
- pieczęci prewencyjną kancelarii Vindicat.pl, którą opatrzysz wysyłane do dłużnika pisma.
Do windykacji jeden krok - monitoruj i działaj!
Nie pozwól, by walka z nieuczciwym klientem pochłaniała Twój cenny czas. W Vindicat.pl dbamy o to, by proces windykacji był nie tylko skuteczny, ale i sprawny. Pamiętaj, że sukces w ściąganiu długu zależy przede wszystkim od szybkiej reakcji i właśnie w tym jesteśmy specjalistami!
Aż 93% spraw, które trafiły do Vindicat.pl zostało rozwiązane na etapie windykacji polubownej, a więc bez konieczności wkraczania na czasochłonną ścieżkę sądową.
Za pośrednictwem systemu Vindicat:
- jednym kliknięciem wyślesz do dłużnika ponaglenia czy wezwania do zapłaty,
- w kilku prostych krokach wyliczysz poziom odsetek,
- ustalisz oraz wyślesz do dłużnika harmonogram spłaty w przypadku rozłożenia jej na raty.
System RoboVindicat wesprze Cię także w monitorowaniu bieżących płatności. Jest on zintegrowany z najpopularniejszymi programami do fakturowania: iFirma, wFirma, Fakturownia, inFakt. Dzięki temu rozwiązaniu system powiadomi Cię, gdy faktura zostanie przeterminowana, a następnie pomoże Ci podjąć odpowiednie kroki windykacyjne!
Zaległe płatności mogą doprowadzić firmę do problemów finansowych, a przy tym są frustrujące i czasochłonne. Rozpocznij współpracę z Vindicat.pl, by jak najszybciej móc cieszyć się z odzyskanych pieniędzy!
FAQ:
Co to jest zobowiązanie niewymagalne?
Zobowiązanie niewymagalne jest zobowiązaniem, które jeszcze nie osiągnęło terminu płatności i dlatego dłużnik nie jest jeszcze zobowiązany do uregulowania długu.
Jakie są konsekwencje braku uregulowania zobowiązania wymagalnego?
Brak uregulowania zobowiązania wymagalnego może skutkować karami odsetkowymi, windykacją czy skierowaniem sprawy do sądu.
Kiedy zobowiązanie zamienia się w wierzytelność?
Zobowiązanie zamienia się w wierzytelność, gdy dłużnik przekroczy termin płatności.
Czy zobowiązanie wymagalne to dług?
TAK. Pojęć tych można używać zamiennie.
Jakie są konsekwencje prawne wobec dłużnika, na skutek nieuregulowania zobowiązania?
Konsekwencje prawne takiej sytuacji mogą obejmować orzeczenie sądowe na korzyść wierzyciela, nakaz zapłaty, koszty sądowe i w skrajnych przypadkach zajęcie majątku dłużnika.
Co to jest wierzytelność?
Wierzytelność jest należnością, która nie została uregulowana w terminie wskazanym w umowie lub na fakturze.
