Zdalne podpisywanie umowy a windykacja - czy taką umowę można podważyć?

Zdalne podpisywanie umów staje się wręcz standardem w niektórych branżach. Czy zawsze jest to bezpieczne rozwiązanie? Jak windykować umowę podpisaną zdalnie, a w końcu - czy dłużnik może podważyć taki dokument? Sprawdźmy, jak polskie prawo patrzy na zdalne podpisywanie umów. To wiedza, którą musi mieć każdy nowoczesny przedsiębiorca.

Zasada swobody umów w Polsce - a więc w czym problem?

Wielu przedsiębiorców bez większego zastanowienia podpisuje umowy przez Internet, bo przecież „w Polsce mamy swobodę umów”. To prawda - w teorii wiąże nawet umowa ustna. W praktyce jednak warto wiedzieć, że zasada swobody umów ma kilka wyjątków. Szereg umów przedsiębiorcy muszą (lub po prostu ze względów dowodowych wolą) zawierać w formach szczególnych, określonych przez prawo. Te formy to:

• akt notarialny,
• forma z podpisami notarialnie poświadczonymi,
• forma pisemną z datą pewną,
• forma pisemna,
• forma elektroniczna,
• forma dokumentowa.

Trzy pierwsze formy wymagają udziału notariusza lub organu państwowego. Oznacza to więc, że zdalnie nie podpiszemy każdej umowy, jaką tylko zechcemy - np. przeniesienie własności nieruchomości bez wizyty u notariusza jest po prostu niemożliwe.

Zdalne podpisywanie umów - kwalifikowany podpis elektroniczny

Na początek zastanówmy się, jak rozumiemy pojęcie „elektronicznego podpisania umowy”. Wymiana ustaleń w korespondencji? Skan PDF z odręcznym podpisem? Tak - ale to potoczne rozumienie. Prawo patrzy na to inaczej.

Zgodnie z polskim prawem cywilnym do zawarcia umowy w formie elektronicznej niezbędne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu plik podpisany w ten sposób traktuje się jako plik podpisany własnoręcznie. Jeśli więc przepis mówi, że dla zawarcia danej umowy konieczna jest forma pisemna, posiadając kwalifikowany e-podpis, można taką umowę podpisać zdalnie.

Podpis kwalifikowany można kupić jednego z certyfikowanych dostawców. Ich listę można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Podpis kwalifikowany jest przyporządkowany wyłącznie podpisującemu. Pozwala na ustalenie tożsamości podpisującego i umożliwia rozpoznanie każdej zmiany danych. Szczegółowo o tym, jakie warunki musi spełniać podpis kwalifikowany, mówi rozporządzenie Parlamentu i Rady Unii Europejskiej z 2014 roku, określane jako  eIDAS.

Zdalne podpisywanie umów - niekwalifikowany podpis elektroniczny

Innym sposobem zdalnego podpisywania umów jest „zwykły”, niekwalifikowany podpis elektroniczny. To mniej zaawansowana forma podpisu elektronicznego niż podpis kwalifikowany. Podpis niekwalifikowany można przypisać do konkretnej osoby, ale nie przechodzi ona aż tak szczegółowej weryfikacji jak w przypadku podpisu kwalifikowanego.

Podpis niekwalifikowany nie zawsze wywołuje takie same skutki prawne jak podpis kwalifikowany. Tylko podpis kwalifikowany traktujemy jak podpis własnoręczny.

Oznacza to, że podpis niekwalifikowany możemy stosować do podpisywania dokumentów, które nie wymagają zachowania formy pisemnej. Możemy w ten sposób podpisać zdecydowaną większość umów spotkanych na co dzień w działalności biznesowej - np. umowy zlecenia, sprzedaży, umowy na konkretne zamówienia, czy szereg dokumentów wewnętrznych firmy.

Serwisy pozwalające podpisać umowę online - jak korzystać z nich bezpiecznie?

Aktualnie na rynku istnieje wiele serwisów umożliwiających zdalne podpisywanie umów. Warto szczególnie zastanowić się nad ich wyborem - stawką jest bezpieczeństwo naszych najwrażliwszych danych.

Do najpopularniejszych dostawców podpisów kwalifikowanych należą: Szafir 2.0, Sigilium Sign, proCertum SmartSign oraz SecureDoc 2 firmy EuroCert.

Listę certyfikowanych dostawców podpisów kwalifikowanych można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.

Dostawcy elektronicznych podpisów niekwalifikowanych nie muszą spełniać aż tak rygorystycznych warunków, jak dostawcy podpisów kwalifikowanych. Z tego powodu wybór tych dostawców jest znacznie szerszy - tutaj trzeba więc wybierać szczególnie ostrożnie. Warto poczytać opinie użytkowników o danym dostawcy, zweryfikować jego rzetelność i sprawdzić, jak funkcjonuje dane rozwiązanie.

Czy można podważyć umowę podpisaną zdalnie?

Umowa podpisana elektronicznie może wydawać się nierzetelnemu kontrahentowi łatwiejsza do podważenia i „wymiksowania” się z jej skutków. Na szczęście - to mylne przekonanie. Od strony prawnej nie występują przesłanki, aby podważać umowy podpisane elektronicznie.

Podpis elektroniczny, bez względu na to, czy jest kwalifikowany, czy nie, może stanowić istotny dowód przed sądem.

Taki wniosek płynie z art. 25.1 wspomnianego już rozporządzenia eIDAS. Zarówno podpis elektroniczny kwalifikowany, jak i niekwalifikowany, jest dopuszczalny jako dowód. Dłużnik nie może więc podważać legalności, zasadności, czy skutków podpisów elektronicznych dostarczanych przez zaufanych dostawców.

A czy bez podpisu kwalifikowanego lub niekwalifikowanego nie da się zawrzeć umowy zdalnie?

Warto też dodać, że brak podpisu kwalifikowanego lub zwykłego podpisu elektronicznego nie wyklucza oczywiście możliwości zdalnego zawarcia umowy.

Jeśli prawo nie przewiduje dla danego rodzaju umowy formy szczególnej, to umowę można zawrzeć w dowolny sposób, także nie posiadając podpisu kwalifikowanego lub zwykłego podpisu elektronicznego.

Dokumentem jest nie wyłącznie podpisana kartka papieru - może być nim również skan dokumentu podpisanego odręcznie, ustalenia e-mailowe, czy nawet wymienione przez strony wiadomości SMS. Potwierdzają to polskie przepisy kodeksu cywilnego określające, czym jest dokument, oraz utrwalona praktyka.

Dla bezpieczeństwa warto jednak zawsze spisywać ustalenia pomiędzy stronami pisemnie. O tym, co zrobić, gdy jednak takiej umowy nie zawarliśmy, pisaliśmy w artykule Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?

Jak windykować umowę podpisaną zdalnie?

Skoro wiemy już, że umowa podpisana elektronicznie, jest dla stron nie tylko wiążąca, ale może stanowić też istotny dowód przed sądem, warto wiedzieć, jak można ją windykować.

Windykacja umowy podpisanej zdalnie nie będzie różniła się znacząco od windykacji standardowej, papierowej umowy.

Należy oczywiście zacząć od etapu polubownego i próby odzyskania pieniędzy na skutek dogadania się z dłużnikiem - bez udziału sądu i komornika. Jeśli to nie przyniesie efektów, należy złożyć do sądu pozew o zapłatę - powołując się w nim m.in. na umowę podpisaną elektronicznie. Jeśli i to nie pomoże, egzekucją należności zajmie się komornik.

Windykując umowę podpisaną zdalnie, warto szczególnie skupić się na etapie polubownym.

Polubowne zakończenie sprawy jest nie tylko najszybsze, ale też najkorzystniejsze pod względem kosztów. Na tym etapie warto nie tylko wysyłać wezwania do zapłaty, czy negocjować w trakcie rozmów telefonicznych, ale też dodać dane dłużnika do BIG i na giełdę długów. To skutecznie motywuje do szybszej zapłaty. Warto wykorzystać wszystkie możliwości, a najlepiej - windykować zdalnie.

System do samodzielnej windykacji online Vindicat.pl pomaga przedsiębiorcom odzyskiwać należności szybko i skutecznie - bez względu na to, czy podpisali umowę zdalnie, czy w klasycznej papierowej formie!

Załatwiasz sprawy online? Windykować też możesz online!

Zdalne podpisywanie umów to ogromna wygoda. Jeśli doceniasz możliwość skutecznego załatwiania spraw z domu - docenisz także windykację online. Tak, tak - odzyskiwać pieniądze od nierzetelnych kontrahentów także możesz online!

Vindicat.pl to innowacyjny system do automatycznej windykacji online. Pozwala odzyskiwać firmowe pieniądze szybko i bez wychodzenia z domu. Korzysta z niego już ponad 3 500 zadowolonych użytkowników.

Vindicat.pl wspiera przedsiębiorców na każdym etapie sprawy z dłużnikiem. W sposób szczególny skupia się jednak na etapie polubownym - „dogadanie się” z dłużnikiem jest zwyczajnie najkorzystniejsze pod względem kosztów i czasu inwestowanego w windykację.

System Vindicat.pl maksymalnie odciąży Cię w czynnościach windykacyjnych. Automatycznie wyśle do Twoich klientów wezwania do zapłaty i przypomnienia.

Doda też wierzytelności na popularną giełdę długów - to najskuteczniejszy sposób, aby skłonić dłużnika do szybkiej zapłaty. To jednak nie wszystko.

Vindicat.pl pozwala także:

• Oszczędzać Windykacja automatyczna to rozwiązanie, które angażuje najmniej Twojego czasu spośród wszystkich dostępnych na rynku - po prostu. Sprawdź, w jak wielu kwestiach wyręczy Cię Vindicat.pl. Zobacz artykuł: Zapłać za windykację, dopiero gdy odzyskasz pieniądze.

  Zaledwie 25 dni - tyle wynosi średni czas odzyskiwania pieniędzy, po upublicznieniu danych dłużnika na giełdzie długów w ramach windykacji automatycznej.

• Windykować sprawnie i wygodnie. Windykację online możesz prowadzić z każdego miejsca, bez względu na to, czy przebywasz w biurze, czy w domu, w Polsce, czy za granicą. System połączysz z najpopularniejszymi systemami do księgowości online ( ifirmą, wFirmą, InFaktem oraz Fakturownią). Dzięki temu wszystkie nieuregulowane FV automatycznie trafią do Vindicat.pl. Bez konieczności ręcznego uzupełniania danych - wygodniej się nie da! Zobacz, jak to działa: Połącz swój system księgowy z Vindicat.pl. Odzyskuj pieniądze wygodniej niż kiedykolwiek!
• Korzystać z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów. System dokładnie, krok po kroku, wskaże Ci i wyjaśni, jak odzyskiwać pieniądze - co robić i kiedy. Scenariusze windykacji przygotowali profesjonaliści z wieloletnim doświadczeniem w zakresie odzyskiwania należności. To jeszcze nie wszystko - z systemu wygenerujesz gotowe do użycia i spersonalizowane dokumenty windykacyjne, w tym wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski o wszczęcie egzekucji. Wystarczy je tylko wdrukować i podpisać.
• Działać szerzej. Vindicat.pl wspiera małe i średnie firmy nie tylko w windykacji, ale też w zapobieganiu podobnym problemom w przyszłości. Użytkownicy mogą korzystać ze skutecznych narzędzi prewencyjnych, w tym m.in. z opcji monitoringu płatności i pieczęci prewencyjnej Vindicat. Mogą też weryfikować potencjalnych klientów na giełdzie długów Vindicat i w BIG InfoMonitor.

Aż 93% spraw prowadzonych w Vindicat.pl kończy się polubownie.

Twoje sprawy również mogą!

Bezpieczeństwo działania i szybkie efekty - windykacja online dla każdej małej i średniej firmy

Windykacja automatyczna online to rozwiązanie dla wszystkich przedsiębiorców, którzy są już zmęczeni walką z klientami ignorującymi terminy płatności. Ta walka naprawdę może być łatwiejsza, jeśli tylko możesz liczyć na wsparcie systemu, który wyręczy Cię w wielu czynnościach.

Nie zwlekaj i już dzisiaj wypróbuj automatyczną windykację w systemie Vindicat.pl. Przygotowaliśmy dwa korzystne modele rozliczenia:

• prowizyjny (tylko 8% od windykowanej należności),
• abonamentowy (już od 169 zł miesięcznie).

Działaj szybko, strategicznie i skutecznie. Odzyskaj swoje pieniądze razem z Vindicat.pl!

FAQ: