Odzyskiwanie należności od stałego klienta - na co zwrócić uwagę?
Odzyskiwanie należności od stałego klienta bywa trudniejsze niż w przypadku jednorazowych współprac. Często w grę wchodzą nie tylko kwestie finansowe, ale też wzajemne powiązania i emocje. Jak odzyskiwać pieniądze od stałego klienta? Na co trzeba zwrócić uwagę, a czego lepiej unikać? Wyjaśniamy w dzisiejszym artykule.
Odzyskiwanie należności od stałego kontrahenta - czy stały klient zasługuje na... specjalne traktowanie?
Przedsiębiorcy, którzy stają przed koniecznością odzyskiwania pieniędzy od stałego partnera biznesowego, często mają opory - znacznie większe niż w przypadku jednorazowych współprac. Nie ma w tym niczego dziwnego. Zwykle stałe współprace mają kluczowe znaczenie dla firmy, a nierzadko determinują jej dalsze funkcjonowanie. Z wielu przyczyn stały klient jest ważniejszy niż każdy inny.
Równocześnie jednak często transakcje ze stałymi klientami opiewają na największe sumy. Nieodzyskanie ich może spowodować po stronie firmy poważne konsekwencje, jak chociażby zachwianie płynnością finansową.
Co ważne, aby takie konsekwencje się pojawiły, wcale nie musi minąć rok, czy dwa. Czasem wystarczy kilka nieodzyskanych należności, aby skutki zachwiania płynności finansowej wpłynęły na kondycję całej firmy.
Niebezpiecznie jest więc zakładać, że stały klient zawsze płacił, więc w końcu zapłaci, a ja biernie poczekam. Pod tym kątem „specjalne traktowanie” stałego klienta jest po prostu nierozsądne.
Jeśli pojawiają się opóźnienia w płatnościach, trzeba windykować - bez względu na to, czy mamy do czynienia ze stałym partnerem, czy jednorazową współpracą!
Relacje ze stałym klientem - bardzo ważne w trakcie windykacji
Odzyskiwanie należności od stałego klienta jest jednak specyficznym procesem - ze względu na relacje. O ile z klientem, z którym współpracowaliśmy raz, zwykle nie łączy nas żadna szczególna biznesowa więź, o tyle ze starym partnerem, relacje te mogą wyglądać zupełnie inaczej. Nierzadko też - mimo braku zapłaty - firmie zależy, aby po odzyskaniu pieniędzy móc kontynuować współpracę. Warto o tym pamiętać podczas windykacji... i działać rozważnie. Każde wypowiedziane i niewypowiedziane!) zdanie może mieć znaczenie!
W trakcie rozmów ze stałym klientem o konieczności spłaty należności warto trzymać się kilku zasad:
- Trzeba trzymać nerwy na wodzy. Na etapie polubownych rozmów z dłużnikiem zwykle są szanse, aby kontynuować wspólne przedsięwzięcia po zażegnaniu trudności. Warto dbać o relację i w żadnym razie nie dopuszczać, aby sprawa firmowego długu stała się sprawą osobistą. Bez agresji!
- Warto przemyśleć różne możliwości. W przypadku stałych współprac rozsądne może być np. zawieszenie współpracy do czasu otrzymania płatności. To często silna motywacja do szybszej zapłaty.
- Najlepiej negocjować z jedną osobą. Do decydowania o sprawach finansowych firmy uprawnione są konkretne osoby - zwykle właściciel lub dyrektor finansowy. Osoby trzecie, jeśli zostaną dopuszczone do negocjacji, mogą próbować przeforsować swoje propozycje. Tymczasem - szczególnie jeśli osoby te nie były zaangażowane w sprawę od początku - propozycje te mogą nie być najbardziej trafione.
- Warto szczerze informować o kolejnych krokach. W negocjacjach z dłużnikiem należy komunikować mu - zrozumiale i konkretnie - co zamierzamy zrobić dalej. Może to być np. dodanie sprawy na giełdę wierzytelności, dodanie danych firmy do BIG, czy w końcu - skierowanie sprawy do sądu. Oczywiście, aby nie narażać się na niepoważne traktowanie, wszystkich tych „obietnic” należy później dotrzymywać.
- Trzeba być konsekwentnym i nie dawać się zwieść. Negocjując, trzeba konsekwentnie dążyć do swojego celu - uzyskania spłaty należności. To nie podlega negocjacjom. Można negocjować środki prowadzące do celu, ale nie sam cel!
Odzyskiwanie należności od stałego klienta - jak przebiega?
W trakcie windykacji od stałego klienta trzeba dbać o relacje. Z operacyjnego punktu widzenia - windykacja od stałego klienta wygląda jednak tak samo, jak w przypadku jednorazowych współprac.
Odzyskiwanie należności od stałego klienta przebiega w trzech zasadniczych etapach:
- Etap polubowny. Rozpoczyna go zwykle telefon do klienta z pytaniem o przyczyny braku zapłaty. Warto go wykonać już 2-5 dni po upływie terminu z faktury. Jeśli klient nie zareaguje na telefon, kolejnym krokiem jest przygotowanie wezwania do zapłaty w klasycznej, papierowej formie. Zwykle wysyła się takich wezwań kilka, co najmniej dwa. Warto przygotowywać je na papierze, aby móc wykorzystać je także w trakcie ewentualnej sprawy sądowej. Pomiędzy wezwaniami warto też wysyłać monity w formie SMS lub mailowej.
Na etapie polubownym warto też rozważyć dodanie danych stałego klienta na giełdę długów lub do BIG.
- Postępowanie sądowe. Jeśli wezwania nie przyniosą skutku - czas zwrócić się o pomoc do sądu. Postępowanie sądowe rozpoczyna się poprzez złożenie pozwu o zapłatę.
- Postępowanie egzekucyjne. Jeśli sąd wyda wyrok korzystny dla wierzyciela lub nakaz zapłaty - wyegzekwowaniem należności zajmie się komornik.
W przypadku stałych kontrahentów kluczowy jest jednak etap polubowny. To czas, w którym można negocjować i wspólnie ustalać warunki spłaty zadłużenia.
Udział sądu i komornika często na dobre niweczy relacje między przedsiębiorcami - choć oczywiście bywa niezbędny.
Przykład:
Pani Joanna, właścicielka agencji marketingowej, od lat współpracuje z Panem Piotrem, właścicielem studia fotograficznego. Pani Joanna regularnie korzystała z usług pana Piotra i zawsze płaciła faktury na czas. Niestety z zapłatą za ostatnią faktur, wystawioną na rekordową kwotę (blisko 50 000 zł) zwleka od 5 miesięcy. Pan Piotr do czasu zapłaty zawiesił świadczenie swoich usług. Wielokrotnie także kontaktował się z Panią Joanną, prosząc o zapłatę. Pani Joanna każdorazowo obiecuje, że już za chwileczkę zapłaci... ale nie robi tego. Jednocześnie wciąż podkreśla, że zależy jej na tej współpracy i prosi o czas. Pan Piotr od wspólnych znajomych z branży dowiedział się, że firma Pani Joanny ma ostatnio pewne trudności finansowe. Dla jego niewielkiej firmy nieodzyskanie 50 000 zł również mogłoby być tragiczne w skutkach. Postanowił więc nie czekać i złożyć pozew do sądu, zanim ubiegną go pozostali wierzyciele Pani Joanny. Pan Piotr rozsądnie uznał, że warto to zrobić, nawet narażając stałą relację biznesową.
Relacje ze stałym klientem są ważne, ale kluczowe są interesy Twojej firmy
Dbając o relacje ze stałym kontrahentem, nie można zapominać o najważniejszym - interesach swojej własnej firmy.
Dla utrzymania firmy na rynku płynność finansowa jest najważniejsza. Nie warto jej narażać dla żadnego kontrahenta!
Ostatecznie przecież, nawet gdy problemy z płatnościami ma stały partner biznesowy... zawsze można znaleźć nowego stałego partnera. To często trudne, ale zwykle - nie jest to niemożliwe. Tymczasem problemy, jakie mogą spowodować w firmie nieotrzymane płatności, mogą zdecydować o tym, czy firma utrzyma się na rynku, czy też nie.
Dlatego właśnie kluczowe jest szybkie rozpoczęcie windykacji - bez względu na to, czy z płatnością zwleka stały, czy jednorazowy kontrahent. W odzyskiwaniu należności małym i średnim firmom pomaga system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online - Vindicat.pl.
Windykuj skutecznie i nie pozwól, aby stały klient doprowadził do problemów w Twojej firmie!
Nowoczesna windykacja nie jest ani trudna, ani skomplikowana. Jest za to niezwykle skuteczna - aż 93% spraw prowadzonych przy pomocy systemu Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym. To najkorzystniejsze zakończenie sprawy dla wierzyciela, szczególnie w przypadku problemów ze stałymi kontrahentami!
System do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl to rozwiązanie dla każdej małej i średniej firmy.
Vindicat.pl pozwala odzyskiwać pieniądze na dwa sposoby: w ramach samodzielnej windykacji online i w ramach automatycznej windykacji online. W pierwszym wariancie przedsiębiorca samodzielnie podejmuje kolejne czynności windykacyjne, które wskazuje mu system. W drugim wariancie - windykacji automatycznej - system samodzielnie podejmuje aż 10 czynności na etapie polubownym.
Vindicat.pl pozwala przedsiębiorcom:
- Oszczędzać czas. Dzięki windykacji automatycznej nie musisz poświęcać dłużej długich godzin na odzyskiwanie należności. System może automatycznie podjąć aż 10 efektywnych działań windykacyjnych. Bez Twojego osobistego udziału! Wystarczy, że zlecisz windykację automatyczną... i możesz spokojnie czekać na efekty. Przeczytaj, jak to działa i dlatego to takie skuteczne.
- Oszczędzać pieniądze. Za windykację automatyczną zapłacisz dopiero po odzyskaniu pieniędzy - jedynie 8% wartości należności!
- Korzystać z wygodnej integracji z systemem księgowym. Vindicat.pl można połączyć z programami do księgowości online - iFirmą, wFirmą, InFaktem i Fakrurownią. Dlaczego to ważne? Bo dzięki tej integracji nieopłacone od razu faktury trafią do Vindicat.pl. Przeczytaj, jak to działa.
- Dodawać długi na giełdę długów. Giełda długów Vindicat jest bezpieczna i wysokopozycjonowana. Jeśli chcesz zmotywować dłużnika do jak najszybszej zapłaty, zdecydowanie powinieneś wypróbować to rozwiązanie!
- Korzystać z obszernej bazy gotowych do użycia dokumentów windykacyjnych. Z systemu Vindicat.pl w kilka minut wygenerujesz spersonalizowane dokumenty windykacyjne - w tym np. wezwania do zapłaty, pozwy, czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego.
- Regularnie monitorować płatności. System Vindicat.pl umożliwia zachowanie kontroli nad firmowymi płatnościami, a w razie potrzeby - pozwala szybko skierować fakturę do windykacji. Monitoring i windykacja online w jednym systemie? To możliwe i bardzo wygodne!
- Umieszczać na swoich fakturach pieczęć prewencyjną Vindicat. Dzięki pieczęci kontrahenci (także ci stali!) od razu będą wiedzieli, że w razie problemów z zapłatą, sprawa trafi do ekspertów Vindicat.
Vindicat.pl to pewne, sprawdzone i bezpieczne rozwiązanie. W systemie aktualnie toczy się blisko 62 000 wszczętych przez kilka tysięcy przedsiębiorców z różnych branż. Może Twoja sprawa będzie następna?
Windykuj już teraz - bo dobro Twojej firmy jest kluczowe!
Windykacja, także ta online, jest najskuteczniejsza... gdy jest szybka. Czym mniej czasu minie od upływu terminu zapłaty do podjęcia pierwszych czynności, tym większe są szanse na odzyskanie całej kwoty
Skuteczność windykacji automatycznej w systemie Vindicat.pl wynosi aż 86% w przypadku faktur, których termin płatności upłynął w ciągu 30 ostatnich dni i aż 67% dla faktur przeterminowanych do 60 dni.
Już teraz sprawdź ofertę Vindicat.pl. Pamiętaj, że za windykację automatyczną (w modelu prowizyjnym) możesz zapłacić dopiero po odzyskaniu pieniędzy. Twoja firma może na tym tylko zyskać!
Zapoznaj się z propozycją Vindicat.pl i wybierz model, który bardziej pasuje do potrzeb Twojej firmy:
FAQ:
Jak długo warto czekać, aż stały klient zapłaci?
Jeśli stały klient spóźnia się z zapłatą dłużej niż kilka dni - to moment, aby działać. Na początek wystarczy niezobowiązujący telefon z zapytaniem o przyczyny opóźnienia. W kolejnym etapie należy skierować do klienta wezwania do zapłaty.
Jak rozmawiać z klientem, aby zgodził się dobrowolnie zapłacić?
To trudne... ale nie niemożliwe. Czasem negocjacje z dłużnikiem - o ile prowadzi się je świadomie i we właściwy sposób - przynoszą dobre efekty. Pisaliśmy o tym w artykule Jak rozmawiać z dłużnikiem? - zasady negocjacji z dłużnikiem.
Ile wezwań do zapłaty warto wysłać do stałego klienta?
To zależy. Zwykle standardem - przed rozpoczęciem kolejnego etapu windykacji - jest 3-5 wezwań do zapłaty. W międzyczasie, oprócz standardowych wezwań w formie papierowej, kontrahentowi warto też wysyłać przypomnienia w formie SMS i e-mail.
Stały klient a sprawa sądowa - czy warto wszczynać sprawę w sądzie przeciwko stałemu klientowi?
Czasem nie ma wyjścia, choć w wielu przypadkach sprawa sądowa będzie oznaczała pogorszenie relacji między przedsiębiorcami i zakończenie współpracy. Należy więc dobrze przeanalizować interesy firmy i podjąć tę decyzję świadomie.
Ile trwa sprawa sądowa przeciwko stałemu klientowi?
Dla sądu to bez znaczenia, czy współpraca była stała, czy jednorazowa. Znaczenie mają dowody. Aktualnie jednak - nawet w przypadku prostych spraw o zapłatę faktury - trzeba liczyć się z co najmniej 2-10 miesiącami w sądzie.
Czy windykując od stałego kontrahenta warto korzystać z pomocy firm windykacyjnych?
Pomoc profesjonalnych windykatorów może być przydatna, ale warto pamiętać, że często działają oni agresywnie. Ceną za skuteczność ich działań może być brak możliwości powrotu do współpracy w przyszłości. Wato poważnie przemyśleć tę decyzję.
Co jeśli stały klient z dnia na dzień „zniknie”?
Odzyskiwanie pieniędzy od „znikających firm” jest trudne, ale nie jest niemożliwe. Pisaliśmy o tym w artykule Jak odzyskać pieniądze od znikających firm?.
