Niepłacenie faktur jako sposób na życie - jak ustrzec się przed nieuczciwym kontrahentem?

Kontrahent nie uregulował faktury? Niestety, to zdarza się znacznie częściej, niż życzyliby sobie przedsiębiorcy. Na szczęście przed nierzetelnymi klientami można się skutecznie ustrzec. Sprawdź, co warto zrobić, zanim nawiążesz kolejną współpracę i ochroń firmę się przed nieuczciwymi klientami.

Niepłacenie faktur naprawdę bywa sposobem na życie

Na początek warto stanąć oko w oko z brutalnym faktem: płacenie faktur na czas nie jest w Polsce standardem. Choć to marne pocieszenie, problemy z terminowym otrzymywaniem zapłaty dotyczą prawie wszystkich firm. Niestety, także tych najmniejszych, dla których otrzymanie przelewu to często warunek utrzymania się na rynku.

Jak wynika z danych upublicznianych przez Krajowy Rejestr Długów, polskie firmy są winne innym przedsiębiorstwom łącznie ponad 9 milionów złotych.

Te dane przerażają. Dlaczego przedsiębiorcy nie płacą, skoro sami prowadzą firmy i wiedzą, jak poważne konsekwencje mogą przynieść ich zaniechania?

Uporczywe niepłacenie faktur - jak to możliwe?

Problem z niepłaceniem faktur jest zakorzeniony głęboko w polskiej kulturze biznesowo-finansowej. Oczywiście, zdarza się, że przedsiębiorca nie płaci, bo zwyczajnie nie ma w danym momencie pieniędzy lub faktura mu „umknęła”. Niestety, równie często firmy nie płacą na czas, bo:

• nie traktują poważnie terminu płatności wskazanego na fakturze,
• uważają, że mogą zapłacić w dowolnym momencie, a kontrahent powinien cieszyć się, że w ogóle otrzymał pieniądze,
• „wszyscy tak robią”.

Tak „luźne” podejście do regulowania zaciągniętych zobowiązań nie stawia niestety polskich przedsiębiorców w najlepszym świetle. Nie bez winy jest jednak także druga strona, czyli wierzyciel.

Przedsiębiorcy, którzy czekają na płatność, często bywają zbyt bierni. Nie windykują aktywnie i nie dotrzymują raz danego słowa. Wyznaczają ostateczny, przedsądowy termin zapłaty, po czym wcale nie kierują sprawy do sądu...

Za sprawą takiego podejścia obydwu stron, negatywne zjawisko społecznego przyzwolenia na ignorowanie terminów płatności, rozkwita. Nierzetelni przedsiębiorcy latami utrzymują się na rynku, a uczciwi, lecz zbyt pobłażliwi wierzyciele, zmuszeni się „zwinąć interes”.

Kontrahenci nie płacą „bo mogą”, a wierzyciele nie działają „bo czekają”. Część dłużników naprawdę latami utrzymuje się na rynku bez większego uszczerbku dla swojego interesu.

Czy - i kiedy - taka sytuacja się zmieni, a polscy przedsiębiorcy zaczną traktować się poważnie? Niestety, zmiany tak głęboko zakorzenione w mentalności, wymagają czasu. Aktualnie dużą rolę odgrywa edukacja biznesowo-finansowa. Za sprawą coraz powszechniej dostępnej wiedzy w zakresie podstaw prowadzenia działalności, firmy będą coraz bardziej świadome. Tym samym - pozostaje wierzyć, że w przyszłości będą działać rozważniej.

Na tę chwilę jednak, przed wejściem w kolejną transakcję, która może narazić firmę na straty, warto zadać sobie odrobinę trudu i zweryfikować kontrahenta. W dobie Internetu nie trzeba do tego żadnej tajemnej wiedzy ani specjalistycznych narzędzi.

Po pierwsze - sprawdzaj, gdzie tylko można

Przedsiębiorców przybywa z dnia na dzień. Założenie, że każdy podmiot, który staje na naszej biznesowej drodze ma dobre zamiary jest szlachetne, ale niestety naiwne. Warto więc już od samego początku nowej biznesowej relacji zachować wszelkie środki bezpieczeństwa.

Zanim wykonasz usługę lub dostarczysz towar:

1. Sprawdź, czy firma kontrahenta istnieje. To pierwszy, bardzo podstawowy krok. Sprawdź firmę w CEiDG lub KRS. Twój szczególny niepokój powinna wzbudzić odmowa kontrahenta w zakresie podania pełnych danych. Szczegółowo o metodach weryfikacji klientów pisaliśmy w artykule Jak sprawdzić czy firma istnieje? [pl/baza-wiedzy/jak-sprawdzic-czy-firma-istnieje/]
2. Upewnij się, czy kontrahent nie figuruje na giełdach długów, w rejestrach dłużników lub Biurach Informacji Gospodarczej np. BIG InfoMonitor. Takie informacje zwykle pojawiają się wysoko w wynikach wyszukiwania. Dokładne „wygooglowanie” kontrahenta to w dzisiejszych czasach absolutna podstawa.
3. Przeczytaj opinie o firmie. Chodzi tu nie tylko o opinie w Google, ale i w mediach społecznościowych - na Facebooku, a coraz częściej także na Instagramie. Czym dokładniejszy research, tym lepiej. Oszukani kontrahenci zostawiają opinie często w miejscach, które wcale do tego nie służą.
4. Zasięgnij języka. Jeśli Twój potencjalny klient działa w tej samej branży, być może macie wspólnych znajomych. Być może ktoś już z nim współpracował, a może ktoś coś słyszał. Fakt, że kontrahent był rzetelny w przeszłości, nie wyklucza oczywiście całkowicie możliwych kłopotów, jednak - warto sprawdzić.
5. Zachowaj czujność. Czasem przedsiębiorca już od początku czuje, że współpraca z danym kontrahentem może być katorgą. Sygnały ostrzegawcze to np. nieodbieranie telefonów, unikanie odpowiedzi na ważne pytania, chęć robienia wszystkiego „na słowo”, prowadzenie ważnych pertraktacji przez wielu pośredników, „gra na czas”... Warto zachować czujność, a jeśli transakcja nie warunkuje „być albo nie być” naszej firmy, czasem lepiej po prostu poszukać nowego partnera.

Po drugie - podpisz umowę i zadbaj o udokumentowanie transakcji

Odpowiednia dokumentacja to bardzo skuteczne narzędzie w walce z nieuczciwymi klientami. Co prawda polskie prawo uznaje umowę ustną, jednak dla bezpieczeństwa zawsze warto dokumentować wszystkie elementy transakcji na piśmie. Podpisanie umowy określającej prawa i obowiązki stron to podstawa.

Gromadź i przechowuj wszystkie ważne dokumenty, które potwierdzają transakcje.  Są to w szczególności umowy, faktury, oferty i wszystkie inne pisma poświadczające wydanie towaru, czy wykonanie usługi.

Jeśli masz taką możliwość, zadbaj aby klient każdorazowo podpisywał się na fakturze. Za sprawą podpisu klienta będziesz dysponować klarowną akceptacją ceny oraz potwierdzeniem zawarcia umowy. W razie jakichkolwiek problemów łatwiej będzie odzyskać pieniądze.

Warto też wszystkie dodatkowe ustalenia, nieujęte w umowie ani w aneksie do niej (a bezwzględnie w razie braku umowy pisemnej!), opisywać mailowo. Maile, w przeciwieństwie do rozmowy telefonicznej, stanowią jasny dowód w razie ewentualnych problemów - nawet jeśli nie układają się bezpośrednio w treść umowy. W żadnym wypadku nie gódź się na przystąpienie do realizacji usługi, czy sprzedaży towaru wyłącznie po rozmowie telefonicznej z potencjalnym klientem!

Dbaj o także o poprawność wystawianych faktur i innych dokumentów. W razie jakiegokolwiek błędu po Twojej stronie dłużnikowi łatwiej będzie wymigać się od zapłaty.

Przykład:
Pan Adam prowadzi firmę remontową. W ciągu kilku ostatnich miesięcy zyskał kilku nowych klientów. Z powodu nadmiaru zleceń wystawiał faktury „na szybko”, nie sprawdziwszy dokładnie danych i terminów. Po otrzymaniu faktur za wykonane usługi dwóch kontrahentów nie zapłaciło, ponieważ znaleźli na nich błędy. Pan Adam nie monitorował faktur regularnie, dlatego zorientował się dopiero po trzech miesiącach. Jeden z kontrahentów zażądał korekty, a drugi dodatkowo poprosił o cierpliwość, bo „teraz akurat nie ma pieniędzy”. Pozornie drobne błędy mogą znacznie spowolnić przypływ gotówki na firmowe konto.

Po trzecie - monitoruj płatności i windykuj na czas

Monitoring płatności to kolejne istotne narzędzie prewencyjne, dzięki któremu firma może oszczędzić sobie problemów z nierzetelnymi kontrahentami. Każdy przedsiębiorca powinien mieć przecież pełną kontrolę nad wystawianymi fakturami. Jak widać na podstawie powyższego przykładu, brak monitoringu może znacząco spowolnić otrzymanie pieniędzy, a w skrajnych przypadkach spowodować problemy z płynnością finansową. Lepiej oszczędzić sobie takich „atrakcji”.

Choć nawet najbardziej rzetelny monitoring nie sprawi w magiczny sposób, że klient zacznie płacić terminowo, to umożliwi podejmowanie na czas dalszych kroków. Nie można przecież upomnieć się o płatność, gdy nie mamy świadomości, że termin już minął.

Nie ma sensu liczyć na uczciwość kontrahenta. Bezpieczniej z góry założyć, że klient, który nie otrzyma przypomnienia, po prostu nie zapłaci. Przeczytaj więcej na temat roli i znaczenia monitorowania faktur.

A co, jeśli mimo upomnień, klient nie ureguluje płatności? Zdarza się przecież, że nawet mimo zachowania wszelkich środków ostrożności i dokładnej weryfikacji, i tak trafimy na nieuczciwą firmę. W takich przypadkach nie można jednak załamywać rąk - trzeba działać.

Szybkie wdrożenie działań windykacyjnych znacznie zwiększa szanse na odzyskiwanie pieniędzy i szczęśliwe zakończenie sprawy.

Rozpoczynamy oczywiście od windykacji polubownej - warto chociażby zwyczajnie zadzwonić do kontrahenta i zapytać o powody opóźnienia. Kolejno wysyłamy wezwania do zapłaty - w „klasycznej”, papierowej formie oraz online. Warto też dodać dane klienta na popularną giełdę długów (to naprawdę skuteczna motywacja do szybkiej zapłaty!).

Pamiętaj, że przy pomocy sprawdzonych, bezpiecznych i prostych w obsłudze narzędzi, skuteczną windykację możesz przeprowadzić samodzielnie.

Jedyne, czego potrzebujesz, to system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl.

Nowoczesna windykacja - skuteczna jak nigdy dotąd

Samodzielna windykacja online to doskonałe rozwiązanie dla małych i średnich firm. Umożliwia samodzielne, w pełni bezpieczne i profesjonalne przejście przez każdy z etapów windykacji.

System do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl prowadzi wierzyciela przez całość windykacji. Wyjaśnia, jakie czynności i kiedy należy podjąć oraz umożliwia wygenerowanie gotowych do użycia dokumentów.

Użytkownicy Vindicat.pl uzyskują stały dostęp do gotowych scenariuszy windykacji i spersonalizowanych pism windykacyjnych. Wystarczy je jedynie wydrukować i podpisać. Koniec z godzinami spędzonymi nad kolejnym dokumentem! Z systemu można w ciągu kilku minut wygenerować m.in. wezwania do zapłaty, pozwy i wnioski niezbędne w postępowaniu egzekucyjnym.

Aby zacząć przygodę z windykacją online wystarczy zarejestrować się w systemie, wprowadzić niezbędne dane i działać według zaproponowanego scenariusza.

Vindicat.pl to także ponadprzeciętnie skuteczne narzędzie do monitorowania płatności. To jedyny na rynku system do monitoringu faktur dedykowany małym i średnim firmom - również tym, które wystawiają stosunkowo niewiele faktur. Utrzymanie porządku w firmowych dokumentach nigdy dotąd nie było łatwiejsze.

Vindicat.pl to także innowacyjne rozwiązania automatyzacyjne. Część czynności może wykonać z użytkownika robot windykacyjny.

Jak to możliwe? To bardzo proste. Robot działa w oparciu o wprowadzone przez przedsiębiorcę dane. Wysyła przypomnienia, generuje dokumenty i dodaje wierzytelności na giełdę długów. Dzięki robotowi windykacyjnemu przedsiębiorca nie musi samodzielnie wykonywać powtarzalnych czynności. Oszczędza czas, który może poświęcić na rozwój swojej firmy.

Zapoznaj się z artykułem Automatyzacja w systemie Vindicat, czyli robot do ściągania należności i przekonaj się, że to naprawdę proste.

Użytkownicy Vindicat.pl mogą również korzystać m.in. z popularnej giełdy długów, programu edukacyjnego, pieczęci prewencyjnej i indywidualnej pomocy prawnej.

Aż 93% spraw prowadzonych w systemie Vindicat.pl kończy się na etapie polubownym. To z perspektywy wierzyciela zwykle najkorzystniejsze rozwiązanie, dzięki któremu unika angażowania w sprawę sądu i komornika.

Bądź świadomym przedsiębiorcą i skorzystaj ze wszystkich możliwości, jakie oferuje nowoczesna windykacja. Odzyskiwanie pieniędzy szybciej i bez zbędnych nerwów jest możliwe!

Przezorny zawsze ubezpieczony - warto robić wszystko, aby uchronić się przed nierzetelnym kontrahentem

Dokładna weryfikacja kontrahenta, dbałość o dokumentowanie transakcji i odpowiednio szybkie wdrażanie windykacji polubownej - to skuteczny przepis na minimalizację problemów z nierzetelnymi kontrahentami. Działając w taki właśnie sposób, uchronisz swoją firmę przed poważnymi problemami, które mogą osłabić jej kondycję finansową.

Poszukując wsparcia w procesach windykacyjnych, pamiętaj o systemie do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. Sprawdź oferty i wybierz tę, która najlepiej współgra z potrzebami Twojej firmy. Przekonaj się, że windykacja może być łatwiejsza, szybsza, a przede wszystkim - znacznie skuteczniejsza!

FAQ: