Monitoring należności - co to jest i dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Monitoring należności polega na bieżącym kontrolowaniu terminów płatności wynikających z wystawianych faktur VAT. Jego celem jest minimalizowanie ryzyka wystąpienia opóźnień w płatnościach. Prowadzenie rzetelnego i regularnego monitoringu bywa wybawieniem dla aktywnie działających przedsiębiorców. Zobacz w jaki sposób rozpocząć monitoring i w czym może pomóc Twojej firmie.

Windykacja, a monitoring należności - jaka jest różnica?

Często pojęcie monitoringu należności kojarzy się przedsiębiorcom bezpośrednio z procesem windykacji i odzyskiwaniem pieniędzy. Nie są to jednak pojęcia tożsame. Zadaniem monitoringu wierzytelności jest zapobieganie powstaniu problemów z otrzymywaniem terminowych wpłat. Windykacja natomiast zajmuje się usuwaniem skutków takich opóźnień i odzyskiwaniem pieniędzy.

Monitoring należności poprzedza rozpoczęcie windykacji. Dopiero po podjęciu nieudanych prób przypomnienia kontrahentowi o konieczności zapłaty, można przejść do windykacji polubownej.

Często zdarzają się również sytuacje, w których monitoring należności okaże się na tyle skuteczny, że rozpoczynanie windykacji - nawet polubownej - nie będzie konieczne.

Czy każda firma powinna prowadzić monitoring należności?

Prowadzenie monitoringu należności pozwala w utrzymaniu kontroli nad stanem finansów przedsiębiorstwa. Tym samym przyczynia się do podtrzymywania płynności finansowej firmy. Na tym właśnie zależy każdej firmie - bez względu na jej wielkość czy ilość wystawianych faktur VAT.

Regularne monitorowanie należności odgrywa ogromną rolę w przypadku firm, które wystawiają dużo faktur VAT. Szczególnie przydaje się przedsiębiorcom wystawiającym faktury VAT z odroczonym terminem płatności. Nad płatnościami takich właśnie faktur zwykle najtrudniej zapanować. Nie jest to jednak warunek konieczny. Monitoring należności przydaje się również w firmach, które wystawiają mniejsze ilości faktur. Pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji i pomaga w zachowaniu terminowości otrzymywania wpłat od kontrahentów.

Jeśli chcesz na bieżąco kontrolować finanse swojej firmy - monitoring należności z pewnością Ci z w tym pomoże.

Należności warto monitorować nawet, jeśli Twoja firma wystawia tylko kilka faktur miesięcznie. Każda nieuregulowana należność, o którą się nie upomnisz może przyczynić się do zachwiania płynności finansowej. Stąd już tylko krok dzieli Cię od poważniejszych kłopotów.

Przykład:
Pan Jan prowadzi niewielką firmę budowlaną. Zajmuje się przede wszystkim pracami wykończeniowymi i nie zatrudnia na stałe żadnego pracownika. Jego firma działa wyłącznie na lokalnym rynku. Pan Jan sądził, że skala jego działalności jest zbyt mała, by na bieżąco monitorować faktury VAT i nie kontrolował regularnie terminowości swoich kontrahentów. Okazało się, że większość faktur, które wystawił w ciągu ostatniego roku nie zostało opłacone w terminie. W efekcie Pan Jan nie posiada teraz środków, by zapłacić podwykonawcom, z którymi współpracował. Nie ma też pieniędzy na zakup dobrej jakości materiałów budowlanych, co znacznie obniża jego atrakcyjność na rynku budowlanym. Problemów finansowych Pana Jana można było uniknąć dzięki bieżącej kontroli terminowości wpłat wynikających z wystawionych faktur VAT oraz odpowiednio wczesnemu rozpoczęciu windykacji polubownej. Zobacz w jaki sposób prowadzić skuteczną windykację polubowną.

Dlaczego warto prowadzić monitoring należności? 10 zalet regularnego monitoringu należności

Wiesz już, że monitoring należności polega na podejmowaniu odpowiednich działań w celu nadzorowania spłaty bieżących zobowiązań. Istnieje cały szereg plusów płynących z prowadzenia regularnego monitorowania należności w firmie. Dzięki prowadzeniu monitoringu:

• Przejmiesz kontrolę nad płatnościami i będziesz mógł na bieżąco identyfikować kontrahentów, którzy muszą zapłacić za towar lub usługę Twojej firmie.
• Ukształtujesz dyscyplinę płatniczą wśród swoich partnerów biznesowych. Poprzez regularne przypominane im o terminach płatności, pokażesz swój profesjonalizm i udowodnisz, że dbasz o interesy swojej firmy.
• Utrzymasz porządek w fakturach i pozostałej dokumentacji firmowej.
• Zredukujesz ukryte koszty związane z utrzymywaniem nieopłaconej należności.
• Zabezpieczysz swoją firmę przed zwiększeniem ilości przeterminowanych faktur. Czym bardziej przeterminowana faktura, tym trudniej jest wyegzekwować płatność.
• Obniżysz koszty bieżącej obsługi klientów.
• Poprawisz reputację firmy i postrzeganie jej jako rzetelnego partnera biznesowego.
• Przyczynisz się do eliminacji zatorów płatniczych.
• Ułatwisz sobie szeroko rozumiane zarządzanie wierzytelnościami.
• W dłuższej perspektywie, uzyskasz stabilność finansową dla swojego przedsiębiorstwa.

W jaki sposób monitorować należności? Praktyczne narzędzia wykorzystywane przy monitorowaniu należności

Wszystkie czynność podejmowane w monitoringu należności mają łagodny charakter. Monitoring to nie windykacja i w ramach tych dwóch procesów wykorzystywane są odrobinę inne narzędzia.

Monitoring należności w dużej mierze opiera się na wysyłaniu kontrahentom stosownych przypomnień. Zazwyczaj przypomnienia wysyłane do kontrahentów zawierają:

• Informację o tym, że termin płatności się zbliża lub właśnie upłynął.
• Przypomnienie o konieczności uregulowania należności.
• Numer konta do zapłaty.
• Prośbę o kontakt w razie wystąpienia jakichkolwiek niejasności.

Kontakt z kontrahentem możesz podjąć w najwygodniejszy dla Ciebie sposób. To Ty znasz najlepiej swojego partnera biznesowego i wiesz czy szybciej odpowie na maila czy odbierze telefon.

Podejmij takie działania, które wydają Ci się najbardziej skuteczne. Najpopularniejsze formy kontaktu z kontrahentem to:

• Kontakt telefoniczny
• Wiadomości tekstowe - SMS’y, e-maile
• Wezwania do zapłaty
• Wiadomości głosowe

Jak przebiega monitorowanie należności?

Wiesz już jakie czynności możesz podjąć w ramach monitoringu należności. Pozostaje jeszcze pytanie w jaki sposób można przystąpić do ich realizacji.

W praktyce monitorowanie należności najczęściej rozpoczyna się od utworzenia tzw. rejestru sprzedaży. Jest to specjalna baza, która zawiera informacje o zawieranych transakcjach, terminach płatności oraz częściowych wpłatach.

Działania podejmowane w ramach monitoringu należności nie są zazwyczaj czasochłonne ani wybitnie skomplikowane. Najczęściej opierają się na krótkich przypomnieniach wystosowywanych do kontrahentów. Mimo to, warto powierzyć takie zadanie odpowiedzialnej osobie. Stawką jest utrzymanie płynności finansowej Twojej firmy.

Jeśli samodzielnie zajmujesz się sprawami księgowymi swojej firmy, możesz podjąć się również monitoringu należności. Jeśli wyznaczysz do tego zadania pracownika, warto wybrać takiego, który posiada odpowiednie kwalifikacje. Jest to jednak rozwiązanie kosztowne... i niekonieczne. Na szczęście w dzisiejszych czasach istnieją sposoby lepsze niż ręczne wpisywanie do tabeli kto nie zapłacił, kto zapłacił i ile. Tego typu działania można w prosty sposób zautomatyzować i dzięki temu bardzo ułatwić sobie życie. Pomaga w tym system do samodzielnej windykacji i monitorowania należności Vindicat.pl.

Vindicat.pl - monitoring i windykacja należności Twojej firmy

Vindicat.pl to innowacyjny i kompleksowy system, który pomaga firmom w monitorowaniu i odzyskiwaniu należności. Przeznaczony jest głównie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Aplikacja Vindicat.pl to skuteczna pomoc skierowana do wszystkich przedsiębiorców, którzy mają problem z terminowym regulowaniem należności przez kontrahentów.

Po rejestracji w aplikacji Vindicat.pl otrzymasz możliwość kompleksowego monitorowania należności Twojej firmy. Wszystko odbywa się online, dzięki czemu nie musisz wyznaczać specjalnego pracownika do monitorowania należności. Oszczędzasz dzięki temu czas i pieniądze oraz zyskujesz pewność, że odpowiednie działania zostały podjęte w terminie.

Vindicat.pl pomoże Ci również w sytuacjach, w których monitoring należności nie zadziała. Przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy windykacji i zaproponuje sprawdzony scenariusz działania. System umożliwia również wystawienie wierzytelności na giełdę długów oraz prowadzenie negocjacji z dłużnikiem w sferze online, bez konieczności podejmowania osobistego kontaktu.

Aplikacja Vindicat.pl oferuje użytkownikom bogatą bazę dokumentów i pism windykacyjnych. Po rejestracji i wyborze najlepszej oferty dla Twojej firmy, otrzymasz dostęp do gotowych i spersonalizowanych wezwań do zapłaty, pozwów, e -pozwów i wielu innych dokumentów.

Nad całością procesu windykacji prowadzonego przy pomocy aplikacji Vindicat.pl czuwa sztab prawników i ekspertów w dziedzinie windykacji. Dzięki temu masz pewność, że podejmowane przez Ciebie działania windykacyjne są legalne i w pełni profesjonalne. W razie wątpliwości zawsze możesz również zwrócić się o pomoc do Kancelarii Prawnej Vindicat.

Dzięki systemowi do monitorowania i odzyskiwania należności online zachowasz pełną kontrolę nad płatnościami w Twojej firmie. Utrzymanie płynności finansowej jest w zasięgu Twojej ręki.

Monitoruj w sposób najwygodniejszy dla Twojej firmy - pamiętaj, że warto to robić

Bez względu na to czy zdecydujesz się prowadzić monitoring w klasycznej formie czy postanowisz skorzystać z systemu do monitoringu online - pamiętaj, że warto to robić. Utrzymywanie kontroli nad płatnościami w firmie to pierwszy krok do osiągnięcia stabilności finansowej, na której przecież zależy każdemu przedsiębiorcy. Monitoruj należności, a w razie potrzeby - windykuj skutecznie. System Vindicat.pl pozostaje do Twojej dyspozycji. Na własnej skórze przekonaj się jak dużą wygodę zapewnia monitoring i windykacja online. Załóż konto w aplikacji już dziś. Ceny rozpoczynają się już od 169 zł netto miesięcznie.

Pytania i odpowiedzi: