Kultura płacimy w terminie - jak zbudować w firmie wewnętrzną politykę płatniczą, która zmniejsza potrzebę windykacji?

W polskich firmach z sektora MŚP temat terminowych płatności rzadko jest traktowany jako obszar strategiczny. Najczęściej postrzega się go jako element pracy księgowości. Tymczasem to znacznie więcej: to narzędzie budowania reputacji, bezpieczeństwa finansowego oraz przewidywalności działań całej organizacji. Kultura płatnicza zaczyna się od świadomie zaprojektowanych procedur, konsekwentnej komunikacji wewnętrznej oraz jasno określonych ról - zwłaszcza zarządu, działu sprzedaży i księgowości.

Dlaczego terminowe płatności decydują o stabilności i rozwoju MŚP w Polsce?

Terminowe regulowanie zobowiązań to jeden z fundamentów zdrowego zarządzania finansami. Nie jest to jednak obowiązek jednego działu - w rzeczywistości wszystkie piony organizacji wpływają na to, czy faktura zostanie zapłacona na czas.

Jak terminowe płatności przekładają się na stabilność firmy?

• zaufanie dostawców - rzetelny płatnik uzyskuje lepsze warunki handlowe, pierwszeństwo realizacji zamówień oraz dostęp do rabatów.
• niższe koszty operacyjne - mniej interwencji, przypominania, eskalacji i renegocjacji.
• ochrona płynności - przewidywalne przepływy redukują ryzyko korzystania z kredytów obrotowych.
• pozycja strategiczna - firmy o dobrej kulturze płatniczej są bardziej wiarygodne przy pozyskiwaniu inwestorów i finansowania bankowego.

Natomiast, gdy w firmie brakuje kultury terminowych płatności zaczynają kumulować się opóźnienia, które generują narastające koszty - zarówno odsetek ustawowych, jak i rekompensat za nieterminowe regulowanie zobowiązań. W efekcie dostawcy tracą zaufanie i coraz częściej ograniczają współpracę lub narzucają mniej korzystne warunki handlowe.

W takich warunkach bardzo szybko pojawiają się zatory płatnicze, które mogą poważnie zaburzyć płynność finansową firmy, a w skrajnych przypadkach nawet sparaliżować jej działalność operacyjną.

Księgowość, zamiast zajmować się planowaniem i usprawnianiem procesów, musi poświęcać większość czasu na wyjaśnianie opóźnień i negocjowanie terminów. Negatywne konsekwencje odczuwa również dział sprzedaży, który traci wiarygodność w oczach partnerów handlowych i ma trudność w utrzymaniu relacji oraz budowaniu stabilnych kontraktów.

Trzy filary skutecznej polityki płatniczej w firmie MŚP

Kluczem jest połączenie strategii, praktycznych procedur oraz komunikacji wewnętrznej.

Transparentność i zgodność z przepisami - fundament relacji i zaufania.

To zarząd odpowiada za zdefiniowanie standardów, które są później realizowane przez operacyjne zespoły. W tym filarze kluczowe jest:

• jasne określenie terminów płatności,
• wprowadzenie obowiązkowego zapisu: „termin liczony od daty doręczenia poprawnej faktury”,
• przejrzyste umowy - sprzedaż i zakupy muszą wiedzieć, jakie zasady obowiązują przy negocjacjach,

zrozumiałe komunikaty do dostawców o przyjętej polityce płatniczej.

W procesie budowania kultury terminowych płatności kluczową rolę odgrywają trzy obszary organizacji:

• zarząd,
• dział sprzedaży,
• księgowość.

Zarząd pełni funkcję strategiczną, to on zatwierdza zasady polityki płatniczej i odpowiada za nadzór nad ich przestrzeganiem. Dział sprzedaży odpowiada natomiast za negocjowanie warunków współpracy z kontrahentami w taki sposób, aby były one zgodne z przyjętą polityką firmy. Księgowość pełni rolę operacyjną i kontrolną, czyli dba o poprawność danych na fakturach, weryfikuje zgodność dokumentów z umowami oraz czuwa nad tym, by proces płatności przebiegał zgodnie z procedurami i obowiązującymi standardami.

Współpraca tych trzech obszarów jest niezbędna, aby polityka płatnicza nie była tylko dokumentem, lecz skutecznym narzędziem wspierającym finanse i reputację firmy.

Procesy operacyjne i odpowiedzialność - „kto, co i kiedy robi”.

Skuteczna polityka płatnicza wymaga jasnych procedur - prostych, krótkich i powtarzalnych. Kluczowe elementy procedur:

• obieg faktury - dostarczenie, rejestracja, opis merytoryczny, akceptacja, przygotowanie do płatności,
• terminy realizacji każdego etapu - opis merytoryczny w 48 godzin, akceptacja w 24 godziny,
• jedna osoba odpowiedzialna za monitorowanie płatności,
• automatyczne przypomnienia.

Tak jak poprzednio zarząd definiuje zakres odpowiedzialności poszczególnych zespołów oraz regularnie oczekuje raportów, które pozwalają monitorować wyniki i reagować na pojawiające się ryzyka. Dział sprzedaży i zakupów odpowiada za to, by wszystkie dokumenty były poprawne pod względem merytorycznym i zgodne z ustalonymi warunkami współpracy. Księgowość natomiast monitoruje terminy płatności, które umożliwiają utrzymanie płynności finansowej.

Dopiero wspólna, spójna praca tych trzech obszarów sprawia, że proces płatności staje się przewidywalny, uporządkowany i odporny na zakłócenia.

Monitorowanie, analiza i ciągłe usprawnianie - kultura odpowiedzialności.

Polityka płatnicza działa tylko wtedy, gdy jest stale monitorowana. Wskaźniki, które powinna analizować firma:

• odsetek faktur zapłaconych w terminie,
• średni czas zapłaty,
• liczba faktur opóźnionych >14 dni,
• przyczyny opóźnień (wewnętrzne vs zewnętrzne),
• koszty odsetek i rekompensat.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w obszarze płatności wymaga zaangażowania kilku działów, z których każdy odpowiada za inny etap przepływu informacji. Cykl zaczyna się od regularnych raportów przygotowywanych przez osoby odpowiedzialne za finanse - to na ich podstawie zarząd otrzymuje pełny obraz sytuacji i może ocenić, czy proces przebiega zgodnie z założeniami.

Kwartalne spotkania z działami sprzedaży i zakupów pozwalają natomiast spojrzeć na płatności w szerszym kontekście operacyjnym:

• identyfikować powtarzające się źródła błędów,
• sprawdzać, jak kontrahenci wywiązują się ze swoich obowiązków dokumentacyjnych,
• analizować wpływ sezonowości na przepływ faktur.

W tym komunikacyjnym modelu rola zarządu polega przede wszystkim na interpretowaniu danych i podejmowaniu decyzji w obszarach, które wymagają korekty. Dział sprzedaży wspiera płynność poprzez pozyskiwanie przychodów, oraz usprawnianie przebiegu informacji pomiędzy firmą a kontrahentami. Z kolei księgowość przygotowuje i interpretuje dane, wskazując obszary wymagające usprawnień, np. zbyt długi obieg dokumentu czy powtarzające się błędne opisy merytoryczne.

W rezultacie komunikacja wewnętrzna przestaje być wyłącznie przekazywaniem informacji, a staje się mechanizmem wspólnego uczenia się i eliminowania źródeł opóźnień.

Jak wdrożyć kulturę „płacimy w terminie” - praktyczny przewodnik krok po kroku

Krok 1: Audyt obecnych procesów i komunikacji.

Pierwszym krokiem w budowaniu skutecznej polityki płatniczej jest dokładny audyt istniejących procesów i sposobu komunikacji w firmie. Warto sprawdzić, jak długo trwa obieg faktury od momentu jej wpływu do finalnej akceptacji oraz na którym etapie najczęściej pojawiają się opóźnienia. Równie istotne jest ustalenie, czy obowiązujące procedury są pracownikom znane i rzeczywiście stosowane, czy też funkcjonują jedynie „na papierze”.

Krok 2: Zbudowanie polityki płatniczej oraz procedur.

Drugim krokiem jest stworzenie przejrzystej polityki płatniczej oraz praktycznych procedur, które staną się realnym narzędziem pracy, a nie jedynie formalnym dokumentem. Taki dokument powinien jasno określać standardy terminów płatności, na przykład 30 dni dla dostawców krajowych czy 45 dni dla zagranicznych, tak aby wszystkie strony współpracy znały obowiązujące zasady.

Niezbędne jest również opisanie pełnego procesu obiegu dokumentów. Od momentu wpływu faktury, przez jej opisanie i akceptację, aż po realizację płatności. Ważnym elementem jest precyzyjne wskazanie ról poszczególnych działów, aby każdy wiedział, za który etap odpowiada i jakie ma obowiązki. W dokumencie powinny znaleźć się także zasady komunikacji z kontrahentami, tak by zarówno firma, jak i jej partnerzy operowali na tych samych założeniach.

Krok 3: Wdrożenie - szkolenia i komunikacja wewnętrzna.

Kolejnym etapem są szkolenia, ponieważ dział sprzedaży musi poznać nowe zasady dotyczące warunków umownych, a księgowość - procedury oraz narzędzia, którymi będzie się posługiwać na co dzień. Każdy pracownik powinien mieć dostęp do aktualnych informacji i móc w każdej chwili do nich wrócić. Właśnie w tej konsekwentnej i otwartej komunikacji rodzi się kultura terminowych płatności - nie jako narzucony obowiązek, lecz jako wspólne zrozumienie i odpowiedzialność.

Krok 4: Monitorowanie, korekty i utrwalanie kultury.

Czwarty krok polega na systematycznym monitorowaniu i korygowaniu procesu, tak aby polityka płatnicza nie była jednorazowym projektem, lecz trwałym elementem kultury organizacji.

Po 30, 60 i 90 dniach od wdrożenia warto przeprowadzić przegląd wyników, analizując, które elementy funkcjonują zgodnie z założeniami, w których miejscach proces wciąż się zatrzymuje, gdzie brakuje odpowiedzialności oraz jakie zespoły potrzebują dodatkowego wsparcia. Takie regularne podsumowania pozwalają szybko reagować na pojawiające się wyzwania i eliminować słabe punkty zanim urosną do rangi problemu.

Najczęstsze pułapki przy budowaniu polityki płatniczej

W wielu firmach MŚP pojawiają się podobne problemy, które skutecznie podważają skuteczność polityki płatniczej. Najczęściej wynika to z braku komunikacji. Innym typowym wyzwaniem jest rozmyta odpowiedzialność. Nikt formalnie nie pilnuje poszczególnych etapów procesu, przez co faktury potrafią zalegać bez żadnego nadzoru. Do tego dochodzi niespójność między działami, szczególnie wtedy, gdy sprzedaż negocjuje warunki, których księgowość później nie jest w stanie dotrzymać.

Częstym błędem jest również ignorowanie raportowania, ponieważ bez regularnych danych zarząd nie ma pełnego obrazu sytuacji i nie widzi miejsc, w których powstają opóźnienia.

Od deklaracji do działania: pierwszy krok do kultury terminowych płatności w Twojej firmie

Kultura terminowych płatności nie jest efektem jednego dokumentu ani pojedynczej decyzji - to codzienna praktyka, która z czasem staje się elementem tożsamości firmy. Gdy procesy są jasne, odpowiedzialności dobrze zdefiniowane, a komunikacja przejrzysta, płatności zaczynają płynąć tak, jak powinny: przewidywalnie i bez napięcia.

Jeśli chcesz sprawdzić, na ile Twoja firma jest gotowa na taką zmianę, zacznij od jednego, prostego kroku: przyjrzyj się, jak naprawdę wygląda obieg faktur w Twojej organizacji.

FAQ: