Klient odmawia przyjęcia faktury VAT - co zrobić?

11-07-2022

Klient odmawia przyjęcia faktury VAT - co zrobić? Spokojnie - na pewno nie jest to jeszcze moment, aby wpadać w panikę. Nie jest tak, że jeśli klient odmówi przyjęcia faktury, to otrzyma usługę lub produkt za darmo... a my nie będziemy mogli nic z tym zrobić. Sprawdź, co zrobić, gdy wykonałeś usługę lub sprzedałeś towar, a klient nie chce przyjąć faktury.

Klient odmawia przyjęcia faktury - po co w ogóle faktura?

Na początek warto przypomnieć, że faktura to dokument, który wystawiamy głównie w celach podatkowych. Świadczy o tym m.in. fakt, że regulacje dotyczące faktur znajdują się w ustawie o podatku dochodowym [Dz. U. z 2021 r. poz. 1800, 1927, 2105, 2106, 2269, 2427, z 2022 r. poz. 583, 655, 830, 872, 1079] i podatku od towarów i usług [Dz. U. z 2022 r. poz. 931, 974, 1137].

Faktura sama w sobie nie jest jeszcze dowodem na istnienie roszczenia o zapłatę.

Zdarzają się też oczywiście faktury wystawione w sposób bezpodstawny. Pisaliśmy o tutaj: Windykacja bezpodstawnej faktury - próba wyłudzenia, jak się przed tym bronić?. Podstawą do roszczenia o zapłatę, a więc do domagania się pieniędzy, co do zasady nie jest nie faktura, a wykonanie umowy zawartej pomiędzy stronami.

Faktura VAT a umowa

Wiesz już, że aby domagać się zapłaty, konieczna jest umowa pomiędzy stronami. Oczywiście zdarzają się przypadki, w których można „wybronić” umowę zawartą wyłącznie ustnie, ale dla bezpieczeństwa warto sporządzać umowy pisemne.

Umowy pisemne stanowią jasny dowód, jeśli klient odmawia zapłaty lub przyjęcia faktury.

Jeśli jednak mleko już się rozlało, a Ty wykonałeś usługę lub sprzedałeś towar bez pisemnej umowy - być może nadal możesz odzyskać pieniądze. O tym, jak to zrobić, pisaliśmy w artykule Jak udowodnić wykonanie usługi jeśli nie podpisałeś umowy?. Być może dysponujesz SMS-ami lub mailami z klientem, które składają się w treść zamówienia? To może być przydatne, gdy klient odmawia przyjęcia faktury i sprawę trzeba skierować do sądu. Zacznijmy jednak od początku - od metod polubownych.

Klient odmawia przyjęcia faktury VAT - spokojna rozmowa może pomóc

Pierwszym i najważniejszym krokiem jest rozmowa z nierzetelnym klientem. Telefon warto wykonać tak naprawdę już kilka dni po upływie terminu zapłaty, gdy pieniędzy nadal nie ma na Twoim koncie, a Ty zastanawiasz się, co się dzieje. Jeśli okaże się, że klient stanowczo odmówi przyjęcia faktury - najważniejsze to działać strategicznie, nie spontanicznie.

Czasy są obecnie trudne dla wielu branż. Niestety możemy spodziewać się, że w najbliższej przyszłości „kombinowanie” będzie jeszcze bardziej widoczne.

Warto więc spróbować mimo wszystko dogadać się z klientem. Być zwyczajnie może gra na czas, bo np. sam czeka na jakąś płatność, i dlatego odmawia przyjęcia faktury? W takich przypadkach pomocne może być np. rozłożenie należności na raty. Być może jest w trakcie jakichś ważnych zmian organizacyjnych w firmie i boi się o przyszłość? Tutaj pomocne może okazać się przedłużenie terminu zapłaty.

Nie warto od początku stawiać sprawy na ostrzu noża. Wszelkie rozwiązania polubowne są i tak szybsze i tańsze niż angażowanie w sprawę sądu i komornika - choć oczywiście bywa to konieczne.

Ważne, aby w trakcie rozmowy z nierzetelnym klientem nie dawać się emocjom.

Nawet jeśli okaże się, że klient nie ma żadnych ważnych powodów i zwyczajnie, oszukańczo odmawia przyjęcia faktury - nerwy tu nie pomogą. Bądź spokojny i profesjonalny. O tym, jak rozmawiać z dłużnikiem, aby rozmowy przyniosły sukces, pisaliśmy w osobnym artykuleJak rozmawiać z dłużnikiem? – zasady negocjacji z dłużnikiem.

Klient odmawia przyjęcia faktury VAT - wyślij wezwanie do zapłaty

Kolejnym krokiem, wdrażanym jeśli rozmowy się nie powiodą, powinna być wysyłka wezwania do zapłaty. Wezwań można wysłać kilka, przy czym najważniejsze jest to ostateczne - przedsądowe. To proste pismo, w którym wskazujemy dłużnikowi ile, do kiedy i na jaki numer konta powinien zapłacić. Należy również wskazać możliwe konsekwencje dalszego braku zapłaty - czyli skierowanie sprawy do sądu. O tym, co szczegółowo powinno zawierać, przeczytasz tutaj: przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty dla bezpieczeństwa dowodowego wyślij listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Dodatkowo wezwanie wyślij również mailowo, najlepiej z użyciem opcji potwierdzenia odbioru wiadomości i przeczytania. Do wezwania dołącz fakturę, której dotyczy. Jeśli posiadasz, dołącz także wszelkie dokumenty potwierdzające wykonanie usługi. Może to być klasyczny protokół zdawczo-odbiorczy, ale też np. mail, w którym klient dziękuje za wykonanie usługi i potwierdza jej przyjęcie. Ważne, aby załączniki do wezwania do zapłaty były kompletne i jak najpełniej udowadniały Twoje racje. To uświadomi nierzetelnemu kontrahentowi, że mamy dowody, a jeśli nie zapłaci - nie zawahamy się użyć ich w sądzie.

Oprócz wysyłki też wykorzystać inne metody windykacji miękkiej. Może to być dodanie danych dłużnika na giełdę długów, czy poinformowanie o nieuczciwych praktykach np. w formie negatywnej opinii w wyszukiwarce.

Przykład:
Pani Anna prowadząca biuro nieruchomości jest wierzycielką Pana Jakuba. Pan Jakub, inwestor nieruchomościowy, nie uregulował ostatniej faktury za usługi Pani Anny. Odmówił też jej odbioru. Nie odczytał maila z fakturą, nie odebrał też korespondencji, a gdy Pani Anna przyjechała wręczyć dokument osobiście, odmówił spotkania. Kwota z faktury to 15 000 zł. Dla Pani Anny to duże pieniądze, dlatego postanowiła zawalczyć. Już jeden dzień po tym, gdy okazało się, że próby dogadania się z Panem Jakub zawiodły, przygotowała przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wysłała je pocztą tradycyjną za potwierdzeniem odbioru oraz mailowo. Poinformowała w nim wyraźnie Pana Jakuba, że jeśli nie odbierze faktury i nie zapłaci, skieruje sprawę do sądu. Dodatkowo wysłała Panu Jakubowi fakturę MMS-em oraz kilka przypomnień o zapłacie w formie SMS. Dodała także negatywną opinię o firmie dłużnika w wyszukiwarce. Co więcej, opowiedziała o nieprzyjemnej sytuacji na lokalnych grupach na portalu społecznościowym, poświęconym nieruchomościom. Wszystkie te działania sprawiły, że Pan Jakub skontaktował się z Panią Anną i poprosił o rozłożenie należności na raty.

Jeżeli jednak wezwanie do zapłaty i inne, skoordynowane z nim działania, nie przyniosą spodziewanych rezultatów - czas na kolejny krok. Jest nim skierowanie sprawy do sądu.

Klient odmawia przyjęcia faktury VAT - niezbędny może być sąd

Jeśli na klienta nie podziała przedsądowe wezwanie do zapłaty - niezbędne może okazać się skierowanie sprawy do sądu. I tak, co do zasady jest to długotrwałe i kosztowne... ale czasem nie ma wyjścia. W najlepszej sytuacji są przedsiębiorcy, którzy kwalifikują się do skorzystania z EPU, czyli elektronicznego postępowania upominawczego, w skrócie: e-sądu.

Elektroniczne postępowanie upominawcze nie wymaga osobistego stawiennictwa w sądzie, bo toczy się online. Jest szybkie i znacznie tańsze niż „klasyczna” sprawa sądowa.

E-sąd zajmuje się tylko sprawami nieskomplikowanymi, niebudzącymi żadnych wątpliwości. Aby e-sąd rozpoznał sprawę, roszczenie nie może być bezzasadne, a dług musi wynikać wprost np. z m.in. umowy, faktury VAT, rachunku itp. Roszczenie nie może też być starsze niż trzy lata. Więcej o warunkach skorzystania z EPU pisaliśmy w artykule Jak działa e-sąd? Podstawowe pojęcia i porady z zakresu elektronicznego postępowania upominawczego.

E-sąd zbada, czy:

Kontrahent, faktycznie zamówił naszą usług lub towar. Tutaj najlepiej dysponować pisemną umową z klientem lub chociaż - prostym formularzem zamówienia.
Usługa została przez nas wykonana. Potwierdzenie wykonania usługi to przede wszystkim protokół zdawczo-odbiorczy, ale także proste mailowe potwierdzenie od klienta.
Wystawiliśmy fakturę. Sprawdzi też, czy klient ją otrzymał - możemy dysponować np. mailem z wysłaną FV lub klasycznym potwierdzeniem nadania.
Wysłaliśmy wezwanie do zapłaty. Konieczne jest tu potwierdzenie nadania wezwania lub koperta z wezwaniem wraz ze stemplami stwierdzającymi nieodebranie przez klienta faktury.

Jeśli e-sąd uzna nasze dowody za przekonujące, wyda nakaz zapłaty.

Pozwany klient będzie miał 14 dni na uregulowanie należności. W przeciwnym razie będziemy mieć pełne prawo, aby skierować sprawę do komornika.

Nie pozwól, aby klienci „wyłudzali” towary lub usługi - windykuj już teraz!

Problem nieprzyjęcia faktury przez klienta może przydarzyć się w każdej, nawet najlepiej zarządzanej firmie. Jeśli nierzetelni klienci są problemem również w Twoim przedsiębiorstwie - nie czekaj, aż czas zacznie działać na Twoją niekorzyść. Windykuj szybko i strategicznie. Pomoże Ci w tym system do monitoringu płatności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl.

Vindicat.pl to kompletne narzędzie, przy pomocy którego firmowe należności odzyskuje już blisko 3 500 przedsiębiorców.

Aby korzystać z Vindicat.pl, nie potrzebujesz specjalistycznej wiedzy. Wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Odzyskiwać pieniądze możesz z dowolnego miejsca na świecie. Jeśli zechcesz, system cały etap polubowny może przeprowadzić automatycznie.

Vindicat.pl oferuje m.in. możliwości takie jak:

Windykacja automatyczna. Ty prowadzisz biznes, system działa dla Ciebie. Wysyła przypomnienia, wezwania do zapłaty i dodaje należności na giełdę długów. A co najlepsze - za windykację płacisz dopiero po odzyskaniu należności, jedynie 8% windykowanej kwoty.
Integracja z systemem do księgowości online. Przepisywanie do systemu danych z faktur? Nie w Vindicat.pl. Konto połączysz z ifirmą, wFirmą, InFaktem oraz Fakturownią. Dzięki temu połączeniu nieuregulowane faktury automatycznie znajdą się w systemie Vindicat.pl. Dowiedz się więcej na temat tej możliwości.
Dostęp do wszystkich pism windykacyjnych, jakich możesz potrzebować. Z systemu Vindicat.pl pobierzesz gotowe i spersonalizowane dla Ciebie dokumenty takie jak pozwy, wezwania do zapłaty, czy wnioski egzekucyjne.
Pomoc w zapobieganiu przyszłym trudnościom z płatnościami. Vindicat.pl to nie tylko windykacja. System pozwala też regularnie monitorować należności i korzystać z pieczęci prewencyjnej Vindicat. Dzięki niej kontrahent od razu dowiaduje się, że jeśli nie zapłaci, sprawą zajmie się Vindicat.

Windykacja automatyczna jest nie tylko wygodna, ale co najważniejsze - skuteczna. Użytkownicy Vindicat.pl czekają na odzyskanie pieniędzy średnio tylko 25 dni po upublicznieniu danych dłużnika na giełdzie długów.

Jeśli zależy Ci na czasie (a powinno!) Vindicat.pl to zdecydowanie rozwiązanie dla Ciebie.

Windykuj tak, jak Ci wygodnie - z systemem Vindicat.pl

Nowoczesna windykacja nie nadwyręży Twojego budżetu, ani Twoich możliwości czasowych. Da Ci natomiast możliwość szybkiego odzyskania należności - w tym również od trudnych kontrahentów, odmawiających przyjęcia faktury. Zaufaj możliwościom, jakie daje automatyczna windykacja online. Ciesz się czasem i pieniędzmi, które zaoszczędzisz!

Wypróbuj innowacyjną windykację w systemie Vindicat.pl w modelu:

FAQ:

Czy nieodebrana przez klienta faktura jest nieważna?

Absolutnie nie. Odbiór faktury przez klienta nie jest warunkiem jej ważności.

Czy faktura może zastąpić umowę?

Nie. Faktura to tylko dokument rozrachunkowy. Nie jest ona sama w sobie dowodem na istnienie umowy pomiędzy stronami, z której wynikałoby żądanie zapłaty za określone towary i usługi. Umowę, najlepiej pisemną, należy zawrzeć osobno.

Faktura papierowa czy elektroniczna?

Możliwa jest i tak, i taka forma faktury. Obie są prawnie dopuszczalne. Warto jednak pamiętać, że stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji tej formy przez kontrahenta.

Czy można wysłać fakturę zwykłym listem?

Zdecydowanie bezpieczniej zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem odbiorcy. Wysyłka zwykłym listem pozwoli zaoszczędzić kilka złotych, ale niestety utrudni udowodnienie nadania lub doręczenia przesyłki.

Kiedy wysłać wezwanie do zapłaty?

Tak naprawdę pierwsze wezwanie do zapłaty można wysłać nawet już jeden dzień po upływie terminu zapłaty określonego na fakturze. W praktyce jednak lepiej wcześniej skontaktować się z kontrahentem i zapytać o przyczyny opóźnienia.

Wysyłka faktury - na adres siedziby czy na adres do korespondencji?

Jeśli po sprawdzeniu kontrahenta w CEiDG lub KRS okaże się, że adresy te różnią się od siebie - powinniśmy skorzystać najpierw z adresu do korespondencji.