Jak zabezpieczyć się przed niepłacącym klientem?

Odpowiednie zabezpieczenie się przed niepłacącym klientem w przypadku małej i średniej firmy może być kluczowe dla utrzymania płynności finansowej. Przed poważnymi problemami finansowymi uchronić firmę może m.in. monitoring płatności czy kompleksowa weryfikacja kontrahenta - ale nie tylko. Poznaj wszystkie sprawdzone działania prewencyjne i bądź mądry przed szkodą.

Zanim rozpoczniesz współpracę - sprawdź, czy firma istnieje

Weryfikacja istnienia firmy kontrahenta może wydawać się krokiem zbędnym i banalnym. Tymczasem, jest bardzo ważnym działaniem prewencyjnym. W emocjach, powodowanych wizją nowej, intratnej współpracy łatwo przecież zapomnieć o zachowaniu podstawowych zasad bezpieczeństwa. Brak odpowiedniej weryfikacji kontrahenta powoduje jednak, że małe i średnie firmy często borykają się przez kolejne miesiące z odzyskaniem należności za uczciwie wykonaną usługę lub sprzedany towar.

W jaki sposób zweryfikować kontrahenta? Przede wszystkim, upewnij się czy firma na pewno istnieje - poszukaj jej danych w bazie CEiDG, KRS lub rejestrze REGON.

To bardzo podstawowy krok, jednak zdecydowanie warto go wykonać. W dobie Internetu jest to naprawdę bardzo proste - dostęp do każdej z tych baz jest darmowy, a dane wyszukasz w kilka minut przez Internet. Sprawdź, czy podmiot nie został wykreślony z rejestru i czy dane, które podał Tobie zgadzają się z wpisanymi w rejestr. Każdą nieścisłość spróbuj wyjaśnić zanim rozpoczniecie współpracę.

Więcej o tym, w jaki sposób sprawdzić czy firma istnieje, pisaliśmy także w artykule: Jak sprawdzić czy firma istnieje?.

Sprawdź, czy kontrahent nie jest zadłużony

Jeśli upewniłeś się już, że firma istnieje, kolejnym krokiem powinna być weryfikacja kondycji finansowej kontrahenta. Gdzie możesz szukać informacji na temat ewentualnego zadłużenia?

1. Upewnij się, czy kontrahent nie figuruje na którejś z popularnych giełd długów. Aby to zrobić, wystarczy, że wpiszesz imię i nazwisko lub nazwę firmy w wyszukiwarkę Google i przejrzysz kilka pierwszych stron. Popularne, wysoko pozycjonowane giełdy długów, np. giełda długów Vindicat.pl wyświetlają tego typu informacje jako jeden z pierwszych wyników wyszukiwania. To solidna motywacja dla dłużnika do szybkiej spłaty zadłużenia.
2. Sprawdź opinie o firmie w Google i na Facebooku. Często zdarza się, że oszukani partnerzy biznesowi dzielą się tam swoimi wrażeniami na temat współpracy z konkretnym przedsiębiorcą. Jeśli nie ufasz takim opiniom, zawsze możesz spróbować poruszyć ten temat w rozmowie ze swoim potencjalnym kontrahentem i sprawdzić jak zareaguje. Dokładny research z pewnością nie zaszkodzi.
3. Skorzystaj z Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Są to miejsca, z których możesz wygenerować raport o stanie zobowiązań swojego kontrahenta i jego ogólnej kondycji finansowej. Nie jest to opcja bezpłatna, jednak koszty są stosunkowo niskie - kilkanaście-kilkadziesiąt złotych za jeden raport. Informacje, które uzyskasz mogą uchronić się przed podjęciem kosztownej, złej decyzji. Więcej o BIG-ach pisaliśmy w artykule Czym są Biura Informacji Gospodarczej (BIG)?.
4. Zrób research w branży. To bardzo prosty krok, jednak z jakiegoś powodu przedsiębiorcy często go pomijają. Zapytaj znajomych przedsiębiorców, pracujących w tej samej branży czy znają Twojego potencjalnego kontrahenta. Być sami z nim współpracowali lub znają kogoś, kto miał okazję prowadzić interesy z tym kontrahentem. Jeśli usłyszysz dużo negatywnych opinii, będzie to dla Ciebie jasny sygnał, by drążyć głębiej.

Dowiedz się więcej na temat poszczególnych sposobów weryfikacji zadłużenia kontrahenta.

Zadbaj o to, aby zawrzeć umowę pisemnie

Faktem jest, że polskie prawo dopuszcza ustne zawarcie umowy. Jest ono jednak znacznie trudniejsze do udowodnienia w razie ewentualnego postępowania sądowego. Zawsze dbaj więc, aby Wasze ustalenia znalazły się na piśmie. Umowa w swojej naprawdę podstawowej formie powinna zawierać:

• Określenie rodzaju umowy;
• Datę i miejsce zawarcia;
• Oznaczenie stron;
• Przedmiot umowy;
• Określenie obowiązków i uprawnień stron;
• Informację o wynagrodzeniu i sposobie jego płatności;
• Informację o sobie rozwiązania/odstąpienia od umowy;
• Ustalenie, który sąd będzie właściwy do rozstrzygania sporów;
• Podpisy stron.

Aby sporządzić umowę nie musisz korzystać z pomocy prawnika, chociaż oczywiście zalecamy takie rozwiązanie. Jeśli jednak nie chcesz, możesz sporządzić umowę samodzielnie, pamiętając o powyższych elementach. Będzie to i tak duże zabezpieczenie w porównaniu z sytuacją kompletnego braku umowy.

Kontrahent odmawia zawarcia umowy pisemne lub gra na czas? Powinieneś zachować czujność.

Przykład:
Pan Roman, właściciel średniej wielkości firmy transportowej, stanął przed szansą zawarcia dużego kontraktu. Uznał, że nie musi weryfikować istnienia firmy ani jej zadłużenia, ponieważ kontrahent to duża i znana marka. Zaniepokoił się jednak, gdy jego propozycja zawarcia umowy na piśmie spotkała się z odmową. Początkowo kontrahent grał na czas i obiecywał, że odeśle umowę. Poprosił jednak Pana Romana, aby w tym czasie rozpoczął już realizację kontraktu. Po kilku tygodniach i kolejnym upomnieniu ze strony Pana Romana, kontrahent wprost powiedział, że umowy nie podpisze. Nie uregulował również płatności za usługi, które do tego czasu świadczyła firma Pana Romana. Nie reagował też na próby polubownego rozwiązania sprawy. Pan Roman został więc zmuszony do skierowania sprawy do sądu. Sprawa była obarczona dodatkową trudnością, ponieważ Pan Roman kontaktował się z kontrahentem głównie telefonicznie, a więc nie dysponował praktycznie żadnymi pisemnymi dowodami. Szanse Pana Romana na odzyskanie należności byłyby większe, gdyby przystąpił do prac, dopiero po zawarciu pisemnej umowy. W takiej sytuacji sprawę Pana Romana mogą uratować tylko pozytywne zeznania świadków.

Monitoring płatności - dbaj o porządek w fakturach

Zweryfikowałeś kontrahenta i zawarliście umowę na piśmie? Świetnie! Niestety nie jest to jeszcze gwarancją udanej współpracy. Kolejnym ważnym krokiem jest regularny monitoring należności.

Monitorowanie płatności polega na bieżącej identyfikacji faktur, których termin płatności jeszcze nie minął lub minął stosunkowo niedawno.

Następnie do kontrahenta, który zamówił usługę lub kupił towar, wysyła się przypomnienia o konieczności dokonania zapłaty. Działania w ramach monitoringu należności pozwalają na uniknięcie konieczności rozpoczynania windykacji i zachowanie dobrych relacji z klientem. W konsekwencji chronią więc firmę przed utratą płynności finansowej.

„Ręczny” monitoring należności, np. przy pomocy tabeli w Excelu mógłby być bardzo uciążliwy. Warto więc korzystać z dedykowanych narzędzi, dzięki którym na czas otrzymasz odpowiednie powiadomienia i wystosujesz przypomnienia do klienta.

Idealnym rozwiązaniem dla małych i średnich firm jest system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji online Vindicat.pl. To jedyne na rynku tak kompleksowe rozwiązanie, dzięki któremu zachowasz kontrolę nad płatnościami, a w razie potrzeby - szybko rozpoczniesz windykację.

Cokolwiek robisz, bądź w swoich działaniach konsekwentny

Na koniec mamy dla Ciebie jeszcze jedną, bardzo istotną poradę. Na nic zda się pisemna umowa, kompleksowa weryfikacja kontrahenta czy nawet monitoring należności, jeśli nie będziesz konsekwentny w swoich działaniach.

Długofalowe zabezpieczenie się przed niepłacącym klientem, wymaga regularności i konsekwencji.

Monitorowanie należności tylko w jednym miesiącu to za mało. Dbałość o zawarcie umowy z trzema klientami to nic, jeśli kolejnym pięciu zaufasz na słowo.

Kolejną ważną kwestią jest regularny kontakt z klientem. Kontaktuj się z kontrahentami jeszcze przed upływem terminu płatności i daj im odczuć, że dbasz o interesy swojej firmy i nie dasz się oszukać. Wszystko to oczywiście w grzeczny sposób i z szacunkiem - w końcu dopóki kontrahent nie spóźnia się z płatnością, nie masz najmniejszych podstaw, aby mu nie ufać. Bądź jednak rozsądny i działaj prewencyjnie.

Regularny kontakt z kontrahentem jest często kluczem do utrzymania prawidłowych relacji. Znacznie wpływa na Twoją pozycję w oczach klienta. Przedsiębiorcy, którzy realizują usługi lub dostarczają towary, ale równocześnie zapominają o kontakcie z klientem, znacznie częściej borykają się z problemami nieterminowych płatności.

Zabezpieczenie przed niepłacącym klientem i szybka windykacja - system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl

System do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl to idealne narzędzie, dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie kompleksowe rozwiązania. Pozwala nie tylko na prowadzenie windykacji online, ale również - regularne działania prewencyjne. Przy pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl możesz:

• Monitorować należności. W ramach jednego abonamentu otrzymasz dostęp do usługi monitoringu faktur oraz możliwość samodzielnego windykowania online. W zależności od wybranego abonamentu, uzyskasz możliwość monitorowania oraz windykowania konkretnej liczby spraw. System przypomina przedsiębiorcom o zbliżających się terminach płatności, wysyła powiadomienia do kontrahenta i ułatwia zachowanie porządku w fakturach.
• Sprawdzić swojego potencjalnego kontrahenta . Jest to możliwe, dzięki dostępnej w systemie opcji wygenerowania raportu o bieżącym stanie zobowiązań z Big InfoMonitor. W razie potrzeby możesz także dodać wpis z danymi swojego dłużnika.
• Przekonać się czy dane Twojego dłużnika nie figurują na popularnej i wysoko pozycjonowanej giełdzie długów Vindicat.pl, a w razie potrzeby - dodać wpis.

Obszar prewencyjny jest istotny również już po nawiązaniu współpracy. Użytkownicy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl mogą pobrać pieczęć prewencyjną i i dodać ją za pomocą programu księgowego do swojej faktury.

Umieszczona na fakturze pieczęć prewencyjna to jasny sygnał dla kontrahenta, że w razie opóźnienia płatności, sprawą zajmie się Vindicat.pl.

Działania prewencyjne to oczywiście nie wszystko. W przypadku wyjątkowo uporczywych kontrahentów, system Vindicat.pl kompleksowo przeprowadzi Cię również przez całość procesu windykacji. Otrzymasz wsparcie na etapie polubownym, sądowym i egzekucyjnym.

System Vindicat.pl „za rękę” prowadzi przedsiębiorcę przez całość windykacji. Proponuje sprawdzone scenariusze postępowania i zapewnia możliwość wygenerowania wszystkich niezbędnych dokumentów windykacyjnych w ciągu kilku sekund.

Z systemu Vindicat.pl wygenerować można m.in. wezwania do zapłaty, pozwy, e-pozwy czy wnioski o wszczęcie postępowania egzekucyjnego. Są to dokumenty spersonalizowane i gotowe do użytku. Wystarczy jedynie Twój podpis.

Dowiedz się więcej na temat windykacji przy pomocy systemu do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl .
Przekonaj się, jak wiele korzyści daje połączenie działań prewencyjnych i skutecznej windykacji w ramach jednego systemu.

Przed niepłacącym klientem można się zabezpieczyć - pamiętaj o regularności

Faktem jest, że nie masz bezpośredniego wpływu na mentalność polskich przedsiębiorców, którzy nie płacą na czas, ponieważ „wszyscy tak robią”. Aby ten stan rzeczy uległ zmianie na stałe, potrzeba czasu. Możesz jednak - a nawet powinieneś - wdrożyć szereg działań, opisanych powyżej. Dzięki temu zminimalizujesz ryzyko braku terminowej płatnościi zadbasz o finanse swojej firmy. Stawka jest wysoka - możesz uniknąć kosztownego i czasochłonnego postępowania sądowego.

Jeśli cenisz kompleksowe rozwiązania i chciałbyś z jednego miejsca zarządzać podejmowanymi działaniami prewencyjnymi i windykacyjnymi - system do monitoringu należności i samodzielnej windykacji Vindicat.pl. to rozwiązanie dla Ciebie. Ceny rozpoczynają się już od 169 zł miesięcznie. Sprawdź i przekonaj się, jakie to proste.

FAQ: